档案工作管理制度包括

PAGE档案工作管理制度包括一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作的规范化、科学化管理，提高档案利用效率，保障档案的完整与安全，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本档案工作管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则档案应如实反映本公司/组织各项工作活动的真实情况，归档的文件材料必须内容真实、手续完备，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集本公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的门类齐全、内容完整，不遗漏重要文件。4.系统性原则按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号、排列和编目，保持档案之间的有机联系，便于管理和查找利用。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要档案，采取有效的保密措施，防止档案信息泄露。6.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，为公司/组织各项工作提供及时、准确、有效的档案信息服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本公司/组织设立档案管理部门，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调全公司/组织的档案工作。档案管理部门可根据实际情况配备相应的档案管理人员，明确岗位职责。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案工作管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的完整与安全。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等规范化整理，建立健全档案检索体系，方便档案的查找利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁失去保存价值的档案，确保档案库存的质量。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为档案管理决策提供数据支持。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.积极开发档案信息资源，根据公司/组织工作需要，编写档案参考资料，为领导决策和各项工作提供参考依据。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案业务水平。9.对本公司/组织各部门的档案工作进行监督、检查和指导，确保档案工作规范有序开展。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括本公司/组织在行政管理、党群工作、业务管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、会议纪要、合同协议等。2.科技档案涵盖本公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的具有保存价值的文件材料，如科研项目资料、产品设计图纸及文件、工程建设项目档案等。3.会计档案包含本公司/组织在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.人事档案主要是本公司/组织员工的个人基本信息、工作经历、考核评价、工资福利、奖惩情况等人事资料。5.业务档案根据本公司/组织不同业务领域特点，分类收集整理在业务活动中形成的档案，如市场营销档案、客户服务档案、项目招投标档案等。使用人员在实际操作中，可根据本公司/组织业务的具体情况，在上述一级分类基础上进一步细分二级、三级类目，以满足档案管理的精细化需求。例如，文书档案可细分为行政公文、党群工作文件、业务往来文件等二级类目；科技档案可按照科研项目类别、产品型号等进行更细致的分类。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，确保每个档案编号对应唯一的一份档案，便于档案的识别、管理和查找利用。2.编号方法采用“全宗号分类号年度保管期限件号/卷号”的编号结构。全宗号：本公司/组织档案全宗的唯一标识符，由档案管理部门统一编制。分类号：根据档案分类方案，对不同类别的档案赋予相应的代码，如文书档案用“WS”表示，科技档案用“KJ”表示等。年度：档案形成的年份，采用公元纪年，如“2023”表示2023年形成的档案。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，如“永久”“长期”“短期”，分别用“Y”“C”“D”表示。件号/卷号：对于文书档案、业务档案等以件为单位整理的档案，编件号；对于科技档案、会计档案等以卷为单位整理的档案，编卷号。件号/卷号从“001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的永久保存的文书档案，其编号可能为：全宗号WS2023Y001。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织各部门在履行职能过程中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.本公司/组织签订或接收的各类合同、协议、函件、证书等文件。3.本公司/组织开展的科研项目、生产活动、工程建设等工作中产生的技术文件、实验数据、图纸等资料。4.本公司/组织员工的人事档案材料，包括入职登记表、学历证书、职称评定材料、考核表等。5.本公司/组织财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表等会计档案。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的文件材料，确保档案的完整性和及时性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。对于电子文件，应确保其格式通用、内容可读，并按照规定进行备份存储。3.对涉及多个部门的文件材料，由主办部门负责收集整理后移交档案管理部门；联合办理的文件材料，由各联合部门分别保存原件，并将副本或复印件移交档案管理部门。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）进行分类，将同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件材料集中在一起。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，包括文号、责任者、题名（标题）、日期、页号等项目。装订文件，去除金属物，采用左侧装订方式，保持文件整齐牢固。编制归档文件目录，将整理好的文件按照顺序排列，逐件登记在目录上，便于查找利用。2.科技档案整理按照项目、专业等进行分类，将同一项目或专业的文件材料集中整理。对科技文件进行编号、编目，建立科技档案目录，包括项目名称、文件题名、日期、编号等信息。对图纸等特殊载体的科技文件，应进行折叠、裱糊等处理，使其规格统一，便于装订和保管。按照科技档案的形成过程，编制项目档案卷内目录和备考表，详细记录档案内容和整理情况。3.将会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理。会计凭证应按月装订成册，并填写凭证封面，注明年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码等信息。会计账簿应按照年度和账簿种类分别整理，编制账簿目录，注明账簿名称、年度、册数等。财务报告应按照年度和报告种类进行整理，装订成册，编制报告目录。4.人事档案整理按照个人基本信息、履历材料、考核材料、学历学位材料、职称评定材料、工资福利材料、奖惩材料等类别进行分类整理。对每份人事档案材料进行编号、编目，填写档案目录，记录材料名称、日期、来源等信息。按照档案管理规定，对人事档案进行装订、装盒，确保档案的整齐规范。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，方便档案的整理、编目、查询等工作。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案。档案柜、档案架应坚固耐用，便于分类存放档案；档案盒应选用质地优良、规格统一的产品，用于存放归档文件。2.档案装具应按照档案分类编号顺序排列，便于查找和管理。每个档案柜、档案架应标明存放档案的类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和本公司/组织实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对于重要的、具有长远利用价值的档案，如本公司/组织的重大决策文件、长期合同协议、核心技术资料等，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，如年度工作计划、总结、一般性业务文件等，可列为长期保管；对于保存价值相对较短的档案，如临时性通知、一般性报表等，可列为短期保管。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。3.严格执行档案借阅、归还制度，对借出的档案要及时催还，防止档案丢失或损坏。4.做好档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法依规、服务为本、方便快捷的原则，在确保档案安全保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司/组织各项工作提供支持。2.档案利用应根据利用者的需求，提供准确、完整的档案信息，不得擅自更改、涂抹、伪造档案内容。（二）利用方式1.查阅利用利用者可到档案管理部门查阅室查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、利用者姓名、单位、查阅档案名称、查阅目的等。2.借阅利用对于确需借出档案的情况，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应向借阅者明确告知档案保管要求和归还期限，并对借出的档案进行编号登记。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（三）利用限制1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.重要档案的利用应严格按照规定的审批程序进行，确保档案信息的安全。3.档案利用过程中，利用者不得擅自拆卷、抽页、涂改、转借档案，不得在档案上圈划、批注、污损。（四）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、单位、利用档案名称、利用方式、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，形成档案利用统计报表，为档案管理决策提供数据支持。统计内容包括档案查阅人次、借阅人次、利用档案类别、利用目的等。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、科学判定、严格把关的原则，确保鉴定结果准确可靠，既保证档案的完整性，又避免保存过多失去价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括是否反映本公司/组织主要职能活动、是否对今后工作具有查考利用价值等。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整保管期限。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保存价值和保管期限。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、重要程度等方面的差异，确定其保存价值。3.效益评估法评估档案利用的频率、效果和效益，对于很少被利用且无潜在利用价值的档案，可考虑予以销毁。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案名称、年度、保管期限类别、数量、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经公司/组织分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。2.推进档案信息资源共享，为公司/组织各