公路桥梁档案管理制度

PAGE公路桥梁档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司公路桥梁档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公路桥梁建设、维护、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与公路桥梁相关的项目档案管理，包括新建公路桥梁项目、桥梁维护与加固项目、桥梁检测与评估项目等各类涉及公路桥梁的业务活动所形成的档案。（三）档案定义本制度所指公路桥梁档案是指在公路桥梁规划、设计、施工、监理、运营、维护等过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构或指定专人负责公路桥梁档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.全程跟踪原则对公路桥梁项目从立项到竣工验收全过程所形成的档案进行跟踪管理，确保档案的完整性和连续性。3.真实准确原则档案内容必须真实反映公路桥梁项目的实际情况，数据准确可靠，严禁弄虚作假。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为公司的决策、生产、科研等提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司公路桥梁档案管理制度，并组织实施。2.负责公司公路桥梁档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司各部门、各项目组的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对公司公路桥梁档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.参与公司公路桥梁项目的竣工验收，对档案资料进行审查，确保项目档案符合验收要求。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案的及时、完整和准确。2.对项目档案的形成、积累和整理工作进行监督和检查，协调解决项目档案管理工作中出现的问题。3.按照档案管理要求，将项目档案及时移交公司档案管理部门，并办理交接手续。（三）兼职档案员职责1.在项目负责人的领导下，负责本部门项目档案的日常收集、整理和保管工作。2.按照档案管理规定，对项目文件材料进行分类、编号、装订，并及时移交公司档案管理部门。3.协助档案管理部门做好项目档案的查阅、利用等工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公路桥梁项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计任务书等。2.设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更等相关图纸、文件和计算书。3.施工文件，包括施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等。4.监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、工程质量监理文件、工程进度监理文件等。5.竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程质量鉴定报告、竣工决算报告、竣工图等。6.桥梁维护与加固文件，包括维护计划、检测报告、维修记录、加固设计文件、施工文件等。7.桥梁检测与评估文件，包括检测方案、检测报告、评估报告等。8.其他与公路桥梁项目相关的文件，如会议纪要、来往信函、合同协议等。（二）收集要求1.项目各部门应明确兼职档案员，负责本部门项目文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.项目文件材料应随项目进度同步收集，做到边形成、边积累、边整理，不得事后补制。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，严禁使用易褪色的书写材料。4.对电子文件应进行备份，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照项目阶段和文件类别进行分类整理，同一项目的文件应集中整理，不同项目的文件应分开整理。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪色的文件应予复制。（四）整理方法1.分类按照公路桥梁项目的前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维护与加固文件、检测与评估文件以及其他文件等类别进行分类。2.编号对每一份归档文件进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查找。编号可采用项目名称+年份+流水号的方式进行编制。3.装订对纸张规格不一致、破损的文件进行修整和折叠，使其规格统一，并采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件整齐、牢固。4.编目上架编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，并将整理好的档案上架存放，便于查阅和管理。四、档案归档与保管（一）归档要求1.项目完成后，项目负责人应及时组织对项目档案进行整理，并在规定时间内移交公司档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交日期等内容，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合要求的档案应退回项目部门进行补充完善。（二）保管期限公路桥梁档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案（1）具有重要历史价值和科学研究价值的档案。（2）反映公司重大建设项目和重要业务活动的档案。（3）涉及国家机密和重要商业秘密的档案。2.长期保管的档案（1）在较长时间内对公司生产、经营、管理等工作有查考利用价值的档案。（2）公路桥梁项目的主要技术档案和重要文件。保管期限为10年以上（含10年）。3.短期保管的档案在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案。保管期限为15年。（三）保管方式1.纸质档案采用专用档案柜存放，按照档案类别和保管期限进行分类排列，便于查找和管理。档案柜应保持清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储，并定期进行备份。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类、编号和著录，确保电子档案的可读性和可检索性。同时，应建立电子档案的安全管理制度，防止电子档案的丢失、损坏和泄密。（四）档案库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，并定期进行检查和维护。3.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。4.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，一般每5年进行一次全面鉴定。2.价值鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、专业技术人员等组成。鉴定小组负责对保管期满档案的鉴定工作，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.综合分析法结合公司的发展战略、业务需求、档案利用情况等因素，对档案进行综合分析，确定其是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核，公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、人员等信息。4.对已销毁的档案，应在档案目录和检索工具中注明，并进行相应的标识，防止重复销毁或误销毁。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅公路桥梁档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及保密内容的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，经公司保密管理部门批准后方可查阅。3.外部单位查阅公司公路桥梁档案，需持有单位介绍信，并填写档案查阅申请表，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。2.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅和利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人员、查阅内容、利用效果等信息。登记记录应妥善保存，以便统计和分析档案的利用情况。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司公路桥梁档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、在线查阅、远程利用等功能，为公司的决策和生产提供更加便捷的服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司现有的公路桥梁纸质档案进行数字化处理，将其转换为电子图像或文本格式，建立数字化档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、查阅、利用等全过程的信息化管理。3.数据安全管理建立档案信息化安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案数据的安全和保密。（三）信息化管理要求1.