关联方信息档案管理制度

PAGE关联方信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司对关联方信息的管理，规范关联方信息档案的建立、维护和使用，防范关联交易风险，保障公司及股东的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各子公司、分公司。（三）定义1.关联方：根据《企业会计准则第36号——关联方披露》等相关规定，一方控制、共同控制另一方或对另一方施加重大影响，以及两方或两方以上同受一方控制、共同控制或重大影响的，构成关联方。包括该企业的母公司、子公司、合营企业、联营企业、主要投资者个人、关键管理人员、与主要投资者个人或关键管理人员关系密切的家庭成员等。2.关联方信息档案：指公司为记录关联方基本情况、关联关系、关联交易等信息而建立的档案资料。（四）基本原则1.合法性原则：关联方信息档案的管理应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.准确性原则：确保关联方信息的真实、准确、完整，不得虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。3.保密性原则：对涉及关联方的敏感信息予以保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据关联方关系及交易情况的变化，及时更新关联方信息档案。二、关联方信息的识别与认定（一）识别范围1.公司应按照相关会计准则和法律法规的规定，全面识别可能与公司存在关联关系的主体。2.除上述准则规定的关联方类型外，还应关注潜在关联方，如通过协议或其他安排可能对公司财务和经营决策产生重大影响的主体。（二）认定程序1.各部门在日常工作中发现可能存在关联关系的主体时，应及时向公司财务部门报告。2.财务部门收到报告后，应组织相关人员进行初步核实，并根据核实情况判断是否构成关联方。3.对于初步认定为关联方的主体，财务部门应填写《关联方认定申请表》，详细说明认定依据和理由，并提交公司管理层审批。4.公司管理层审批通过后，由财务部门负责将认定结果记录在关联方信息档案中。（三）定期排查与更新1.公司应定期（至少每年一次）对关联方信息进行全面排查，及时发现新的关联方关系。2.在公司股权结构发生重大变化、业务重组、并购重组等情况下，应同步开展关联方信息的专项排查和更新工作。3.每次排查结束后，应形成排查报告，详细记录排查过程、发现的问题及处理结果，并将报告存档于关联方信息档案中。三、关联方信息档案的建立（一）档案内容1.基本信息：包括关联方名称、注册地址、法定代表人、经营范围、联系方式等。2.关联关系信息：说明关联方与公司的具体关联关系，如控制关系、共同控制关系、重大影响关系等，并提供相关证明材料。3.财务信息：关联方的财务报表、财务指标等，以便对其财务状况进行分析。4.交易信息：记录与关联方发生的各类交易，包括交易类型、交易金额、交易时间、交易背景等。5.决策信息：涉及关联交易的董事会决议、股东大会决议等文件，明确决策过程和审批情况。6.其他重要信息：如关联方的信用状况、涉诉情况、与公司的合作历史等。（二）档案建立流程1.财务部门负责牵头建立关联方信息档案，指定专人负责收集、整理和录入相关信息。2.各部门应按照职责分工，及时向财务部门提供与关联方有关的各类信息，确保信息的完整性和准确性。3.对于新识别的关联方，财务部门应在认定后[X]个工作日内完成信息档案的建立工作。4.关联方信息档案应采用电子和纸质两种形式保存，电子档案应进行备份，并定期进行维护和更新。四、关联方信息档案的维护（一）日常维护1.负责关联方信息档案管理的人员应定期对档案进行检查，确保信息的准确性和完整性。2.如发现档案信息存在错误或遗漏，应及时核实并进行更正。更正过程应记录在案，包括更正原因、更正内容、更正时间等。3.关注关联方的经营状况、财务状况、关联关系等方面的变化，及时更新档案中的相关信息。（二）动态跟踪1.建立关联方动态跟踪机制，密切关注关联方的重大事项，如重大投资、重大诉讼、股权变动等。2.对于关联方的重大事项，相关部门应及时向财务部门通报，财务部门应在收到通报后[X]个工作日内将相关信息更新至关联方信息档案中。3.根据关联方动态跟踪情况，对关联方的信用风险进行评估，并将评估结果记录在档案中。（三）档案借阅与归还1.因工作需要查阅关联方信息档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，并经部门负责人审批。2.档案管理人员应按照审批意见办理借阅手续，借阅人应在规定时间内归还档案。归还时，档案管理人员应检查档案的完整性和保密性，如发现问题应及时报告并处理。3.借阅人不得擅自复制关联方信息档案，如需复制，应另行办理审批手续。五、关联方信息的使用（一）内部使用1.公司各部门在开展业务活动、进行财务分析、制定战略规划等工作中，如需使用关联方信息档案，应按照公司内部规定的流程进行申请和审批。2.关联方信息档案仅供公司内部使用，未经公司管理层批准，任何单位和个人不得将其提供给外部机构或个人。3.在使用关联方信息时，应注意信息的保密性，不得泄露可能对公司或关联方造成不利影响的信息。（二）对外披露1.公司对外披露关联方信息时，应严格按照法律法规和监管要求进行，确保披露信息的真实、准确、完整。2.对外披露关联方信息前，应填写《关联方信息披露申请表》，详细说明披露内容、披露渠道、披露时间等，并提交公司管理层审批。3.经公司管理层审批通过后，由指定的信息披露负责人按照规定的程序进行信息披露。六、关联交易管理与关联方信息档案的关系（一）关联交易识别与审批1.在识别关联交易时，应依据关联方信息档案中的关联方认定结果进行判断。2.对于拟发生的关联交易，业务部门应在交易发起前，查询关联方信息档案，确认交易对方是否为关联方。如为关联方，应按照公司关联交易管理制度的规定履行审批程序。3.关联交易审批过程中，审批人员应参考关联方信息档案中的相关信息，对交易的必要性、合理性、公允性等进行评估。《关联交易管理与关联方信息档案的关系》1.关联交易执行过程中，业务部门应及时将交易进展情况反馈至关联方信息档案管理部门，以便更新档案中的交易信息。2.财务部门在对关联交易进行核算和监督时，应以关联方信息档案中的交易记录为依据，确保财务数据的准确性。3.定期对关联交易进行统计和分析，评估关联交易对公司财务状况和经营成果的影响，并将分析结果记录在关联方信息档案中，为公司决策提供参考。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对关联方信息档案管理制度的执行情况进行审计监督，检查关联方信息的识别、认定、档案建立、维护和使用等环节是否符合规定。2.内部审计部门应每年至少开展一次专项审计，并出具审计报告。审计报告应包括审计发现的问题、整改建议及整改期限等。（二）合规检查1.公司合规管理部门应将关联方信息档案管理制度的执行情况纳入合规检查范围，确保公司的关联方信息管理工作符合法律法规和监管要求。2.合规检查过程中，如发现存在违规行为，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应向合规管理部门提交整改报告。（三）责任追究1.对于在关联方信息档案管理工作中违