建立档案工作管理制度

PAGE建立档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案工作的规范化、科学化管理，提高档案利用效率，有效保护和利用档案资源，为公司/组织各项工作的开展提供有力支持，特制定本档案工作管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。由专门的档案管理部门负责档案的统筹管理工作，各部门应积极配合，将本部门形成的档案及时移交档案管理部门。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司/组织在各个业务活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，涵盖文件、合同、报表、技术资料、会议记录等各种形式的资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。根据档案的密级设定不同的查阅权限，确保档案信息安全。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查找、调阅和利用，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率，满足公司/组织内部各部门及相关人员对档案信息的需求。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。档案管理部门可根据实际情况配备专职档案管理人员，确保档案管理工作的有效开展。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定、修订和完善档案工作管理制度、流程和标准，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责组织、指导和监督各部门档案的收集、整理工作，定期对各部门移交的档案进行检查和验收，确保档案的质量符合要求。按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目等整理工作，建立档案目录数据库，方便档案的检索和利用。3.档案保管建立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变等情况。做好档案库房的环境管理，保持库房清洁、通风良好，控制温湿度在适宜范围内。4.档案利用服务建立档案查阅、借阅制度，为公司/组织内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务。根据档案利用需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。对涉及重要机密的档案，严格按照保密规定进行审批和管理，确保档案信息安全。积极开展档案编研工作，根据公司/组织发展需要，编写档案参考资料、大事记等，为公司/组织决策提供参考依据。5.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。负责档案数据的录入、维护和更新，确保档案信息系统的正常运行。加强对档案管理人员的信息化培训，提高其信息技术应用能力，推动档案管理工作的现代化进程。6.档案鉴定与销毁定期组织对已超过保管期限的档案进行鉴定，按照规定的程序和标准，确定档案的存毁。对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，经审批后进行销毁，并做好销毁记录。7.监督与指导对各部门档案工作进行定期监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。加强与各部门的沟通协调，指导各部门做好档案的日常管理工作，提高各部门档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据公司/组织的业务范围和档案形成特点，将档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司/组织的各类行政文件、规章制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案、印章管理档案等。2.业务管理类涵盖公司/组织各业务部门在经营活动中形成的各类文件、合同协议、市场调研资料、销售记录、财务报表、审计报告等。3.项目管理类针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。4.技术资料类包含公司/组织的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准、专利文件等。5.企业文化类如公司/组织的宣传资料、文化活动记录、荣誉证书、员工风采展示等相关档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行统一编号。编号采用层次编码法，并遵循以下规则：1.一级编号：代表档案的大类，以大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表业务管理类，“C”代表项目管理类，“D”代表技术资料类，“E”代表企业文化类。2.二级编号：根据大类下的具体分类进行细分编号，用两位数字表示，如行政管理类中的“会议记录”编号为“A01”，业务管理类中的“合同协议”编号为“B02”等。3.三级编号：对二级编号下的具体档案顺序进行编号，用三位数字表示，如“A01001”表示行政管理类会议记录中的第一份档案。档案编号应保持唯一性和系统性，确保每一份档案都有一个明确的编号，便于档案的识别和管理。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等各种载体形式的资料。具体收集范围涵盖但不限于以下内容：行政管理类：各类发文、收文、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结及人事任免、考核、培训等相关文件资料。业务管理类：各类业务合同、协议、订单、报价单、发票、销售统计报表、财务凭证、审计报告等。项目管理类：项目立项申请书、可行性研究报告、项目预算、项目进度计划、项目变更记录、项目验收报告等。技术资料类：技术研发文档、产品设计图纸、工艺流程图、技术标准、专利申请文件、技术检验报告等。企业文化类：公司宣传册、海报、活动照片、视频资料、员工投稿、荣誉证书等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。在工作活动结束后，应及时将形成的档案整理归档，不得拖延积压。收集的档案应保持原始记录状态，不得随意涂改、伪造或销毁。对于电子文件，应确保其内容真实、格式规范，并按照规定进行备份存储。档案收集过程中，应注意收集相关的背景资料、补充说明等，以保证档案信息的全面性和准确性。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理步骤分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。装订：对纸质文件进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保文件整齐牢固。对于纸张规格不一致的文件，应进行裱糊或折叠处理，使其规格统一。编页号：在每份文件的正面右上角和背面左上角编写页号，以便于文件的查阅和统计。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。目录应清晰准确，便于检索。同时，建立电子目录数据库，实现档案目录的信息化管理。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背上填写档案编号、题名、起止日期等信息，便于识别和查找。五、档案的保管（一）档案库房管理1.库房选址与建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源、污染源等。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，按照国家有关标准进行建设和装修。2.库房设施配备档案架（柜）：根据档案数量和存储需求，配备足够数量的档案架（柜），确保档案存放整齐有序。档案架（柜）应坚固耐用，符合档案保管要求。温湿度调节设备：安装温湿度传感器和调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。防火设备：配备火灾自动报警系统、灭火器材等防火设备，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。防虫、防鼠设备：安装防虫、防鼠设施，如防虫网、挡鼠板等，防止害虫和老鼠进入库房损坏档案。防盗设备：安装防盗门窗、监控系统等防盗设备，确保库房安全。监控系统应覆盖库房各个区域，保存监控记录不少于30天。照明设备：配备适宜的照明设备，避免光线直射档案，减少光线对档案的损害。（二）档案保管措施1.上架存放档案应按照编号顺序上架存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。对于珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。2.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。一般每月进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查，并做好检查记录。发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况时，应及时采取措施进行处理。3.安全防护加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房。档案管理人员离开库房时，应关闭门窗、电源、照明等设备，确保库房安全。同时，做好库房的清洁卫生工作，定期对库房进行清扫，保持库房整洁。4.电子档案保管对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，并定期进行数据备份检查，防止数据丢失。同时，建立电子档案访问权限管理制度，严格控制电子档案的访问和使用，确保电子档案信息安全。六、档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和公司/组织的相关规定，确保档案利用活动的合法性和合规性。2.审批原则公司/组织内部人员查阅、借阅档案需填写档案利用申请表，按照规定的审批流程进行审批。未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。3.保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案信息予以保密，不得泄露给无关人员。（二）利用方式1.查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应向档案管理部门提交档案利用申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。档案管理部门根据申请内容进行审核，经批准后，由档案管理人员提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定范围内进行。2.借阅因工作需要借阅档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照或传播档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用活动进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、档案名称、编号、查阅或借阅期限、利用目的、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果客观、准确、合理。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定小组负责对公司/组织的档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（三）鉴定标准1.保管期限划分根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，将档案保管期限划分为永久保管、定期保管（[X]年、[X]年等）。永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、年度财务决算报告、机构演变文件等。定期保管：对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可根据实际情况确定不同的定期保管期限。定期保管期限届满后，经鉴定仍有保存价值的档案，可延长保管期限；确无保存价值的档案，予以销毁。2.存毁鉴定对已超过保管期限的档案，鉴定小组应逐卷（件）进行审查，综合考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，判断其是否仍具有保存价值。对于具有重要历史意义、文化价值、经济价值或对公司/组织工作有参考作用的档案，应继续保存；对于已无利用价值的档案，编制档案销毁清册，经审批后进行销毁。（四）销毁程序1.编制销毁清册档案管理部门根据鉴定结果，编制档案销毁清册。销毁清册应详细列出拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限、数量等信息，并由档案鉴定小组负责人签字确认。2.审批档案销毁清册报经公司/组织主管领导审批同意后，方可进行销毁。审批过程应严格记录，确保审批程序合规。3.销毁实施档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门和相关监督人员共同实施。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。销毁过程