嘉禾检察院档案管理制度

PAGE嘉禾检察院档案管理制度一、总则（一）目的为加强嘉禾检察院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在检察工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合本院实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于嘉禾检察院各内设机构及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作在院党组的统一领导下，实行综合档案室集中管理与各部门分散管理相结合的体制。2.维护档案的完整与安全原则。采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案的真实性、完整性和系统性。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是本院档案管理的职能部门，负责对全院档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理制度并组织实施。2.集中统一管理本院各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.推进档案信息化建设，开发利用档案信息资源，为检察工作提供服务。5.定期向同级国家综合档案馆移交档案。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉检察业务，负责档案的具体管理工作。其职责包括：1.按照档案管理规定，做好档案的收集、整理、编目、上架等日常工作。2.负责档案库房的管理，确保档案存放安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。3.办理档案的查阅、借阅手续，提供档案利用服务，做好利用登记和效果反馈工作。4.对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行处理。5.参与档案信息化建设，录入档案信息，维护档案管理系统。（三）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各种文件材料，按照归档要求进行整理。2.定期将整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本院工作有关的文件、指示、通知等。2.本院党组会议、检察委员会会议、检察长办公会议等各类会议记录、纪要。3.本院制定的规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等文件材料。4.各类案件的法律文书、证据材料、卷宗等。5.本院开展的各项业务活动形成的文件材料，如调研材料、工作报告、专项活动资料等。6.本院干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。7.本院的财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。8.本院的基建档案、设备档案等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的真实性和可读性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.案件档案按照案件类别、年度、案号顺序进行整理，装订成册，编制卷内目录、备考表等。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立档案目录和索引。4.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，分类装订，编制会计档案目录。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，面积应满足档案存放需要。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，保障档案安全。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同种类、不同保管期限的档案应分开存放。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.档案装具应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）库房管理1.档案管理人员应定期对库房进行检查，查看档案存放情况、温湿度状况、设备运行情况等，发现问题及时处理。2.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。3.严格控制库房人员进出，非档案管理人员未经批准不得进入库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由分管领导、综合档案室负责人及相关业务部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行逐卷审查。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。3.征求相关业务部门意见，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清册经分管领导审核签字后，报上级档案行政管理部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员监销，确保档案销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级档案行政管理部门报送档案统计报表，确保统计数据准确、及时。（二）移交工作1.按照国家有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。2.移交档案时，应编制档案移交目录，办理交接手续，确保档案移交完整、准确。七、档案的利用（一）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、有关单位因办案需要查阅档案。3.其他单位或个人因特殊需要查阅档案，经本院批准后可以查阅。（二）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理手续。2.司法机关、有关单位查阅档案，应出具单位介绍信和查阅人有效证件，经综合档案室负责人审核后，办理查阅手续。3.其他单位或个人查阅档案，应提交书面申请，说明查阅目的和范围，经本院分管领导批准后，办理查阅手续。（三）利用方式1.档案查阅一般应在综合档案室进行，如需借出，应严格履行借阅手续，并限期归还。2.查阅档案时，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。3.利用档案应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅内容、归还时间等信息，以便统计分析档案利用效果。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.将纸质档案进行扫描，形成电子档案，确保扫描图像清晰、完整。2.对电子档案进行元数据采集和整理，建立电子档案数据库。3.对电子档案进行分类、编号、著录等处理，便于检索和利用。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、存储、查询编目、借阅管理、统计分析等功能。2.实现档案信息的共享，方便本院工作人员及相关单位查阅利用档案。3.具备数据备份、恢复和安全防