保密档案室进入管理制度

PAGE保密档案室进入管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密档案室的管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案资料的泄露、丢失或损坏，特制定本进入管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及保密档案室进入的人员，包括公司内部员工、外来访客、合作伙伴等。（三）基本原则1.严格审批原则：进入保密档案室必须经过严格的审批流程，确保进入人员具备必要的权限和资质。2.安全保密原则：进入保密档案室的人员必须遵守安全保密规定，采取必要的安全措施，防止档案信息的泄露。3.监督管理原则：对进入保密档案室的人员进行全程监督管理，确保其行为符合规定要求。二、进入人员分类及审批流程（一）公司内部员工1.日常工作需要进入员工因日常工作需要进入保密档案室，应提前填写《保密档案室进入申请表》，注明进入日期、时间、事由、所需查阅或使用的档案资料等信息。申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至保密档案室管理部门。保密档案室管理部门根据申请内容进行审批，对于符合规定的申请，予以批准，并发放《保密档案室进入许可证》。2.特殊情况进入若员工因特殊情况需要临时进入保密档案室，如紧急查阅重要文件资料等，应在进入前电话联系保密档案室管理部门，简要说明情况。保密档案室管理部门核实情况后，可先行批准进入，但员工需在进入后及时补办《保密档案室进入申请表》的填写及审批手续。（二）外来访客1.预约进入如果外来访客需要进入保密档案室，接待部门应提前与保密档案室管理部门沟通，并填写《外来访客保密档案室进入预约表》，详细说明访客身份、来访目的、预计进入时间、陪同人员等信息。保密档案室管理部门对预约信息进行审核，对于符合保密要求的预约，予以批准，并告知接待部门。接待部门负责向访客传达保密要求，并在访客进入保密档案室时，安排专人陪同。2.临时访客对于临时来访且需要进入保密档案室的人员，接待部门应立即向保密档案室管理部门报告，并说明情况。保密档案室管理部门根据实际情况进行审批，如认为必要，可要求接待部门采取额外的安全措施，如对访客进行背景审查等。经批准后，发放临时的《保密档案室进入许可证》，并安排陪同人员。（三）合作伙伴1.合作项目涉及进入当合作伙伴因合作项目需要进入保密档案室时，合作项目负责人应向公司保密管理部门提交《合作伙伴保密档案室进入申请函》，详细说明合作项目背景、进入目的、所需查阅或使用的档案范围、预计进入时间等内容。公司保密管理部门组织相关部门对申请进行联合审核，重点审查合作项目的必要性、合作伙伴的保密信誉及安全保障措施等。审核通过后，由公司与合作伙伴签订保密协议，明确双方的权利义务和保密责任。同时，为合作伙伴办理《保密档案室进入许可证》，并指定专人陪同进入。2.定期合作进入对于与公司有定期合作关系的合作伙伴，如长期供应商、战略合作伙伴等，若其需定期进入保密档案室，应在首次进入前按照上述“合作项目涉及进入”的流程办理申请和审核手续。后续每次进入时，可简化审批流程，但仍需提前提交《合作伙伴保密档案室进入申请表》，注明进入日期、时间、事由等信息，经保密档案室管理部门备案后即可进入。三、进入人员资格与培训（一）资格要求1.公司内部员工进入保密档案室，应熟悉公司保密制度，了解所涉及档案资料的保密级别和重要性。2.外来访客和合作伙伴进入保密档案室前应提供身份证明，并承诺遵守公司保密规定。对于涉及重要机密项目的访客，可能需要进行额外的背景调查，确保其无不良记录和泄密风险。3.所有进入保密档案室的人员应具备基本的安全意识和责任心，能够妥善保管和使用档案资料，防止发生丢失、损坏或泄密事件。（二）培训内容1.保密法律法规培训：组织进入人员学习国家及地方有关保密的法律法规，明确违反保密规定应承担的法律责任。2.公司保密制度培训：详细讲解公司保密档案室的各项管理制度，包括进入流程、档案查阅与使用规定、安全保密措施等内容，确保进入人员熟悉并遵守相关规定。3.档案安全知识培训：介绍档案保管的基本知识，如防火、防盗、防潮、防虫等要求，以及档案资料的正确查阅、使用和归还方法，提高进入人员的档案安全意识和操作技能。4.应急处理培训：针对可能出现的档案安全事故，如火灾、水灾、泄密事件等，进行应急处理培训，包括事故报告流程、应急措施及逃生方法等内容，确保进入人员在紧急情况下能够迅速、有效地采取应对措施。（三）培训方式与记录1.培训方式可采用集中授课、现场演示、视频教学等多种形式相结合，确保培训效果。2.每次培训结束后，应对进入人员进行考核，考核内容包括培训知识的掌握程度和实际操作能力等。对于考核合格的人员，颁发《保密档案室进入培训合格证书》，作为其具备进入资格的凭证之一。3.建立培训记录档案，记录进入人员的培训时间、培训内容、考核结果等信息，以便跟踪和管理。培训记录应至少保存[X]年，以备查阅。四、进入保密档案室的安全措施（一）门禁管理1.保密档案室应安装门禁系统，设置专门的门禁通道。进入人员必须凭有效的《保密档案室进入许可证》通过门禁验证后方可进入。2.门禁系统应具备人员身份识别功能，如刷卡、指纹识别或人脸识别等，并与公司内部人员信息管理系统相连接，确保只有授权人员能够进入。3.门禁系统应设置权限管理功能，根据进入人员的职责和权限，限制其可进入的区域范围。例如，普通员工只能进入其工作所需的特定档案存放区域，涉及核心机密的区域只有经过特殊授权的人员才能进入。4.门禁系统应具备实时监控功能，对进入和离开保密档案室的人员进行记录，包括时间、人员身份等信息。监控记录应至少保存[X]天，以便在需要时进行查阅和追溯。（二）人员管理1.进入保密档案室的人员必须由公司内部指定的陪同人员全程陪同，不得擅自单独行动。陪同人员应熟悉保密档案室的安全规定和流程，负责监督进入人员的行为，确保其遵守相关规定。2.进入人员应严格遵守保密规定，不得将无关人员带入保密档案室，不得在保密档案室内吸烟、饮食、大声喧哗或进行其他与档案查阅无关的活动。3.进入人员应按照规定的流程查阅和使用档案资料，不得擅自复制、拍照、录像或带出保密档案室。如需复制或带出档案资料，必须经过严格的审批手续，并按照规定的方式进行操作。4.进入人员在离开保密档案室时，应将使用过的档案资料归还原位，并接受保密档案室管理人员的检查。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时报告并采取相应的措施。（三）环境安全管理1.保密档案室应配备必要的安全设施，如防火设备（灭火器、消防栓等）、防盗设备（监控摄像头、报警装置等）、防潮设备（除湿机等）、防虫设备（防虫剂等）等，确保档案存放环境的安全。2.定期对保密档案室的安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。如发现安全设施存在故障或损坏，应及时修复或更换。3.保持保密档案室内的整洁和卫生环境，定期进行清洁消毒，防止灰尘、霉菌等对档案资料造成损害。4.严格控制保密档案室内的温度、湿度等环境参数，确保档案资料在适宜的条件下保存。温度应控制在[X]℃至[X]℃之间，湿度应控制在[X]%至[X]%之间。五、档案查阅与使用规定（一）查阅流程1.进入保密档案室的人员应在陪同人员的协助下，按照预先申请的档案资料范围进行查阅。如需查阅其他档案资料，应重新办理审批手续。2.查阅档案资料时，应使用专门的查阅设备，如档案查阅台、电脑等，并在规定的区域内进行操作。不得擅自将档案资料带出查阅区域。3.查阅人员应认真核对档案资料的内容，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅档案名称及编号、查阅目的等信息。查阅记录应妥善保存，以备日后查阅。（二）使用限制1.未经批准，进入人员不得擅自对档案资料进行修改、删除、添加等操作。如需对档案资料进行必要的整理或标注，应在得到保密档案室管理人员同意后，并按照规定的方法进行操作。2.进入人员只能将档案资料用于申请事由所明确的目的，不得将其用于其他任何非法或不当用途。3.涉及机密级以上的档案资料，原则上不得在保密档案室内进行复印、拍照、录像等操作。如因工作需要确需复制或记录部分内容，必须经过严格的审批手续，并采取必要的保密措施，确保档案信息不被泄露。（三）归还要求1.查阅完毕后，进入人员应将档案资料归还原位，并整理好查阅现场。陪同人员应进行检查，确保档案资料的完整性和准确性。2.如发现档案资料有损坏或丢失情况，进入人员应立即向保密档案室管理人员报告，并协助进行查找和处理。如因进入人员的原因导致档案资料损坏或丢失，应依法追究其责任。六、监督与检查（一）内部监督1.保密档案室管理部门应定期对进入保密档案室的人员进行监督检查，检查内容包括进入人员是否遵守进入管理制度、是否按照规定查阅和使用档案资料、是否存在安全隐患等。2.建立内部监督记录档案，记录每次监督检查的时间、内容、发现的问题及处理情况等信息。对于发现的问题，应及时要求进入人员进行整改，并跟踪整改情况。3.公司内部审计部门应定期对保密档案室的进入管理情况进行审计，检查进入管理制度的执行情况、审批流程的合规性、档案资料的安全保管等方面，确保保密档案室的管理工作符合公司规定和法律法规要求。（二）外部审计1.公司应定期邀请外部专业审计机构对保密档案室的进入管理情况进行审计，审计内容包括进入管理制度的健全性、执行的有效性、档案信息的安全性等方面。2.根据外部审计机构提出的审计意见和建议，及时对保密档案室进入管理制度进行完善和改进，不断提高管理水平和安全保障能力。3.对于涉及重要机密项目的保密档案室，应在项目结束后，主动邀请外部审计机构进行专项审计，确保项目期间档案信息的安全与保密。（三）违规处理1.对于违反保密档案室进入管理制度的人员，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同、追究法律责任等。2.如因进入人员的违规行为导致档案资料泄露、丢失或损坏，给公司造成损失的，公司有权要求其承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据损失情况进行评估确定。3.对于违规进入保密档案室的外来访客或合作伙伴，公司有权终止合作关系，并依法追究其法律责任。同时，应及时采取措施，防止档案信息的进一步扩散。七、