文书档案查阅利用制度

PAGE文书档案查阅利用制度一、总则（一）目的为了加强公司文书档案的管理，规范文书档案的查阅利用行为，确保文书档案的安全与完整，充分发挥文书档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工对公司文书档案的查阅利用。（三）基本原则1.依法依规原则：文书档案的查阅利用必须遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.安全保密原则：严格保护文书档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.服务工作原则：以服务公司各项工作为出发点，合理、高效地提供档案查阅利用服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，负责文书档案的集中统一管理。档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。（二）职责分工1.档案管理人员职责负责文书档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。建立健全档案管理制度，完善档案管理流程，确保档案管理工作的规范化、标准化。负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、核对，确保档案的完整与安全。按照规定的范围和程序，为公司各部门及员工提供档案查阅利用服务。做好档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.部门兼职档案员职责负责本部门文书档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向公司档案管理部门移交。协助档案管理部门做好档案的查阅利用工作，提供本部门相关档案信息。配合档案管理部门开展档案安全检查、保密教育等工作，确保本部门档案的安全与保密。三、文书档案的范围与分类（一）文书档案的范围公司文书档案包括公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、材料、图表、声像等资料。具体包括：1.上级机关文件：上级机关发来的与公司工作相关的文件、指示、通知等。2.公司文件：公司制发的各类文件，如公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等。3.内部资料：公司内部形成的各种资料，如统计报表、财务报表、业务资料、技术资料、人事档案等。4.合同协议：公司签订的各类合同、协议、意向书等。5.会议文件：公司召开的各类会议形成的文件、记录、纪要等。6.声像档案：公司在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.其他档案：其他具有保存价值的文件、材料。（二）文书档案的分类文书档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。1.年度分类法：将文书档案按其形成年度进行分类。2.机构（问题）分类法：按照公司内部的组织机构或问题性质进行分类。如行政类、财务类、业务类等。3.保管期限分类法：根据文书档案保管期限的不同进行分类，保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。四、文书档案的查阅利用流程（一）查阅申请1.公司内部人员因工作需要查阅文书档案的，应填写《文书档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.外单位人员因工作需要查阅公司文书档案的，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，并经公司相关部门负责人审核同意，报公司分管领导批准。（二）申请审批1.《文书档案查阅申请表》或单位介绍信提交后，由档案管理部门进行审核。审核内容包括查阅目的是否合理、查阅内容是否明确、查阅期限是否适当等。2.对于内部人员查阅申请，经部门负责人签字同意后，档案管理部门负责人审批即可。3.对于外单位人员查阅申请，档案管理部门审核后报公司分管领导批准。批准后，档案管理部门通知查阅申请人办理查阅手续。（三）查阅登记1.查阅申请人凭批准后的《文书档案查阅申请表》或单位介绍信到档案管理部门办理查阅登记手续。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅期限等。2.档案管理人员根据查阅申请，提供相应的文书档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅情况。（四）查阅利用1.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定地点。2.查阅人查阅档案时，应保持档案的整洁、完整，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。对于重要档案，如需复印或摘抄，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行。3.档案管理人员应在查阅现场进行监督，确保查阅人遵守查阅规定。查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（五）查阅期限1.查阅期限应根据查阅目的和档案内容合理确定，一般不得超过[具体期限]。如需延长查阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.查阅人应在规定的查阅期限内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。对于无故逾期不还的，档案管理部门有权采取相应措施，如停止其查阅档案资格等。（六）查阅记录与反馈1.档案管理人员应对每次档案查阅情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅期限、查阅用途等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。2.查阅结束后，档案管理部门应及时了解查阅人对档案查阅利用的反馈意见，对于查阅人提出的问题和建议，应认真研究并及时改进档案管理工作。五、文书档案的借阅管理（一）借阅申请公司内部人员因工作需要借阅文书档案的，应填写《文书档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。外单位人员原则上不得借阅公司文书档案，如因特殊情况确需借阅的，须持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，并经公司相关部门负责人审核同意，报公司分管领导批准。（二）申请审批1.《文书档案借阅申请表》提交后，由档案管理部门进行审核。审核内容包括借阅目的是否合理、借阅内容是否明确、借阅期限是否适当等。2.对于内部人员借阅申请，经部门负责人签字同意后，档案管理部门负责人审批即可。3.对于外单位人员借阅申请，档案管理部门审核后报公司分管领导批准。批准后，档案管理部门通知借阅申请人办理借阅手续。（三）借阅登记1.借阅申请人凭批准后的《文书档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅登记手续。登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅内容、借阅期限等。2.档案管理人员根据借阅申请，提供相应的文书档案，并在档案借阅登记簿上记录借阅情况。同时，向借阅人发放《文书档案借阅须知》，明确借阅人的权利和义务。（四）借阅期限1.借阅期限应根据借阅目的和档案内容合理确定，一般不得超过[具体期限]。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。对于无故逾期不还的，档案管理部门有权采取相应措施，如停止其借阅档案资格、收取逾期滞纳金等。（五）借阅归还1.借阅人应在借阅期限届满前，将借阅的文书档案归还档案管理部门。归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。2.借阅人归还档案后，档案管理人员应在档案借阅登记簿上记录归还情况，并注销借阅登记。（六）借阅监督与保密1.档案管理人员应对借阅人进行监督，确保借阅人遵守借阅规定，不得擅自将档案转借他人或用于其他非借阅目的。2.借阅人应对借阅的文书档案严格保密，不得泄露档案内容。如因工作需要引用档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。六、文书档案的保密管理（一）保密制度1.公司全体员工应严格遵守国家保密法律法规和公司的保密制度，保守公司文书档案的秘密。2.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。3.档案管理人员应严格遵守档案查阅利用和借阅规定，对涉及公司机密的档案，应严格控制查阅利用范围，确保档案信息不被泄露。（二）保密措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全保管。2.对档案管理人员进行定期的保密检查，发现问题及时整改。同时，加强对档案管理人员的日常管理，签订保密责任书，明确保密责任。3.在档案查阅利用和借阅过程中，档案管理人员应严格履行保密职责，对查阅利用和借阅档案的人员进行保密提醒，要求其遵守保密规定。4.对于涉及公司机密的档案，应采用加密存储、专人保管等措施，防止档案信息的泄露。（三）保密教育与培训1.公司应定期组织员工进行保密教育和培训，提高员工的保密意识和保密技能。2.档案管理部门应针对档案管理人员开展专门的保密培训，使其熟悉档案保密制度和保密措施，掌握档案保密工作的方法和技巧。3.在新员工入职培训中，应将档案保密知识作为重要内容进行培训，使新员工了解公司档案保密制度，增强保密意识。（四）泄密处理1.如发现公司文书档案有泄密情况，应立即采取措施，及时报告公司领导，并配合有关部门进行调查处理。2.对于因违反保密规定导致档案泄密的人员，公司将依法依规追究其责任，情节严重的将移交司法机关处理。3.对泄密事件进行调查处理后，应及时总结经验教训，完善档案保密制度和保密措施，防止类似事件再次发生。七、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.文书档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.根据国家有关规定和公司实际情况，制定合理的档案鉴定标准和方法，对档案的保存价值进行科学评估。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对公司文书档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定内容1.档案的内容是否涉及公司核心业务、重要决策、知识产权等方面，是否具有重要的历史价值和现实意义。2.档案的形成时间、来源、保管状况等因素，综合判断档案的保存价值。3.档案的密级情况，对于涉及公司机密的档案，应根据保密规定进行特殊鉴定。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写《文书档案鉴定意见书》，注明档案的名称、年度、保管期限、形成部门、内容摘要、鉴定意见等信息。2.将初步鉴定意见提交档案鉴定工作小组进行审核。鉴定工作小组通过查阅档案、听取汇报、讨论研究等方式，对档案的保存价值进行全面审查，形成最终鉴定意见。3.根据鉴定工作小组的鉴定意见，对失去保存价值的档案进行销毁处理。对仍有保存价值的档案，应继续妥善保管。（五）销毁程序1.编制《文书档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、年