中心档案管理制度

PAGE中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中心各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：中心档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映中心各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和保存中心工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及中心机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置中心设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责中心档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定中心档案管理制度并组织实施。2.负责中心各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和共享。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。5.按照规定的范围和程序，为中心各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作，及时收回借出的档案。6.组织开展档案鉴定工作，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行相应处理。7.负责向有关部门移交应归档的档案，并做好档案移交手续。8.参与中心重大活动和重要项目的档案管理工作，对档案形成过程进行监督和指导。9.开展档案业务培训和宣传工作，提高中心员工的档案意识和档案管理水平。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类档案：包括中心行政事务管理活动中形成的文件材料，如中心文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务管理类档案：涵盖中心各项业务工作中产生的文件材料，如项目申报与审批文件、业务合同、技术方案、实验数据、业务报表等。3.财务管理类档案：主要是中心财务活动中形成的凭证、账簿、报表、审计报告等文件材料。4.项目档案：针对中心承担的各类项目，包括项目立项文件、项目实施方案、项目进度报告、项目验收文件等。5.声像档案：记录中心重要活动、会议、项目等的照片、录音、录像等资料。6.实物档案：中心获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构。2.全宗号：由档案管理部门根据中心实际情况统一编制，代表中心档案全宗。3.分类号：按照档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码。4.年度：填写档案形成的年度，采用公元纪年，如“20XX”。5.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（115年），分别用“Y”“C”“D”表示。6.件号：按照档案整理顺序，对每一份档案或一组档案赋予的顺序号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，并定期移交档案管理部门。2.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。3.对于零散的文件材料，档案管理人员应及时进行收集和整理，确保档案的完整性。4.在中心重大活动、重要项目结束后，相关部门应及时将活动或项目过程中形成的文件材料收集整理后移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其完整性，对破损或褪色的文件材料进行修复或复制。3.按照档案编号规则，为每份档案编制唯一的编号，并填写档案盒封面、脊背及备考表等相关信息。4.对档案进行编目，编制卷内文件目录、归档文件目录等，以便于查找和利用。5.定期对档案整理情况进行检查和核对，确保档案整理的准确性和规范性。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。2.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。3.档案存放区应设置密集架或档案柜，按照档案类别和编号顺序排列，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对档案的保管情况进行详细记录，包括档案的入库时间、存放位置、保管期限、借阅情况等。3.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。5.定期对档案库房的温湿度进行监测和调节，确保档案保管环境符合要求。（三）档案数字化管理1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立档案数字化数据库。2.制定档案数字化操作规程，确保数字化档案的质量和安全。3.对数字化档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.加强对档案数字化系统的管理和维护，确保系统的正常运行，方便档案的检索和利用。六、档案利用（一）利用范围1.中心内部员工因工作需要，可查阅、借阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅中心档案的，应按照规定办理相关手续。3.涉及中心机密的档案，严格限制查阅和借阅范围，按照保密规定进行管理。（二）利用手续1.中心内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、利用目的等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理。2.外单位查阅中心档案时，应出具单位介绍信，注明查阅档案的内容、目的等，经中心分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。如需借阅档案，应按照中心相关规定签订借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。3.档案管理人员应按照规定对查阅、借阅申请进行审核，对符合条件的申请予以批准，并做好登记工作。（三）利用方式1.档案查阅：档案管理人员应根据查阅申请，提供相应档案供查阅人员在指定地点查阅。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.档案借阅：借阅人员应按照借阅期限及时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、所在部门、利用目的、档案名称及编号、归还日期等。2.定期对档案利用登记情况进行统计和分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成。2.档案鉴定小组根据档案保管期限表，对已超过保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应认真审查档案的内容、价值和历史意义，确保鉴定结果的准确性和客观性。4.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、年度、保管期限、数量等信息。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，报中心分管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应采