图书阅览档案中心制度

PAGE图书阅览档案中心制度一、总则（一）目的为加强图书阅览档案中心的管理，规范图书借阅、档案保管与利用等工作流程，确保图书资料和档案的安全、完整，提高服务质量和工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内图书阅览档案中心的各项工作，包括图书采购、编目、上架、借阅，档案的收集、整理、归档、保管、查阅等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保图书阅览档案管理工作合法合规。2.真实性原则：保证图书资料和档案内容的真实、准确，如实反映公司/组织的各项活动和业务情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存各类图书资料和档案，防止遗漏和缺失。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的图书资料和档案，严格保密，防止信息泄露。5.服务性原则：以方便员工查阅利用为宗旨，提供优质、高效的服务。二、图书管理（一）采购1.需求调研定期收集各部门员工的图书需求信息，了解员工的阅读兴趣和工作需要，以此为依据制定图书采购计划。2.供应商选择建立合格供应商名录，对供应商的信誉、资质、产品质量、价格等方面进行综合评估，选择优质供应商合作。3.采购流程根据采购计划，填写采购申请单，经相关领导审批后进行采购。采购过程中要严格按照合同约定执行，确保图书按时、按质、按量到货。4.验收图书到货后，由图书管理人员和相关专业人员共同进行验收。核对图书的数量、品种、版本、质量等是否符合要求，对验收合格的图书办理入库手续。（二）编目1.分类标准采用科学合理的图书分类法，如《中国图书馆分类法》，对图书进行分类编号，便于管理和查找。2.著录信息详细记录图书的书名、作者、出版社、出版日期、ISBN号、价格等信息，建立图书书目数据库。3.条码制作为每本图书制作唯一的条码，以便在借阅系统中进行识别和管理。（三）上架1.排架规则按照图书分类号顺序进行排架，同类图书再按著者号或其他辅助区分号排列，确保书架排列整齐、有序。2.标识设置在书架上设置明显的分类标识和架位标识，方便读者快速找到所需图书。（四）借阅1.借阅权限公司/组织员工均享有图书借阅权限，根据员工岗位和工作需要设定不同的借阅数量和期限。2.借阅流程员工填写借阅申请表，注明借阅图书的书名、数量、预计归还日期等信息，经所在部门负责人签字批准后，到图书阅览档案中心办理借阅手续。图书管理人员根据申请表发放图书，并在借阅系统中记录借阅信息。3.续借规定如需续借图书，员工应在图书到期前[X]个工作日内办理续借手续，续借期限不得超过原借阅期限。4.逾期处理对逾期未归还的图书，图书管理人员应及时催还。逾期[X]天以上的，按每天[X]元收取逾期滞纳金。逾期超过[X]天的，暂停该员工的图书借阅权限，直至归还逾期图书并缴纳滞纳金。（五）盘点1.定期盘点每月/每季度/每年对图书进行全面盘点，核对图书的实际数量与书目数据库记录是否一致。2.差异处理对盘点中发现的图书丢失、损坏等差异情况，及时查明原因，进行相应的处理。如属员工原因造成的丢失或损坏，由员工照价赔偿。三、档案管理（一）收集1.归档范围明确公司/组织各类档案的归档范围，包括但不限于行政管理档案、业务档案、财务档案、人事档案、工程档案等。2.收集渠道通过各部门定期移交、文件承办人主动提交、档案管理人员定期收集等方式，确保档案及时、完整地收集到图书阅览档案中心。（二）整理1.分类原则根据档案的形成来源、时间、内容等因素，按照一定的分类标准进行分类，如年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。2.编号规则为每类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。编号应具有系统性和逻辑性，能够反映档案的类别、年度、保管期限等信息。3.装订要求对纸质档案进行整理装订，去除金属物，采用统一规格的档案盒或文件夹进行装盒/夹。（三）归档1.归档流程档案管理人员对整理好的档案进行核对，确保档案内容完整、准确、分类编号正确后，按照归档顺序依次装入档案盒/夹，并在档案盒/夹封面和脊背填写相关信息，然后将档案存入档案库房。2.电子档案归档对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行整理归档，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可读性和可追溯性。（四）保管1.库房环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.安全防护配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施，确保档案的安全。3.定期检查定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、褪色等情况，发现问题及时处理，并做好检查记录。（五）查阅1.查阅权限明确不同人员对档案的查阅权限，如一般员工、部门负责人、公司/组织领导等，根据查阅内容的敏感程度和重要性进行分级授权。2.查阅流程查阅人填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，经相关领导签字批准后，到图书阅览档案中心办理查阅手续。档案管理人员根据申请表提供档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定。3.复制规定如需复制档案，查阅人应另行填写复制申请表，经批准后，档案管理人员按照规定的复制方式和数量进行复制，并做好登记。复制件应与原件核对无误后加盖档案专用章。（六）借阅1.借阅范围严格控制档案的借阅范围，仅限于因工作需要必须借阅档案的人员。2.借阅流程借阅人填写借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、数量、借阅期限、归还日期等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。档案管理人员将档案装入专用档案袋，交借阅人签收，并在借阅系统中记录借阅信息。3.归还要求借阅人应按时归还档案，归还时档案管理人员要对档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。四、人员管理（一）岗位职责1.图书阅览档案中心主任负责图书阅览档案中心的全面管理工作，制定工作计划和规章制度，组织协调各项工作，确保中心工作的顺利开展。2.图书管理人员负责图书的采购、编目、上架、借阅、盘点等工作，维护图书书目数据库，为读者提供优质的借阅服务。3.档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅借阅等工作，建立档案目录数据库，确保档案的安全和完整，为公司/组织提供档案利用服务。（二）培训与考核1.培训计划定期组织图书阅览档案管理人员参加业务培训，包括图书分类编目、档案管理知识、信息技术应用等方面的培训，提高管理人员的业务水平和综合素质。2.考核制度建立图书阅览档案管理人员考核制度，对管理人员的工作业绩、业务能力、服务态度等方面进行定期考核。考核结果作为管理人员晋升、奖励、调整岗位的依据。五、信息化管理（一）系统建设建立图书借阅管理系统和档案管理系统，实现图书和档案信息的自动化管理。系统应具备图书采购、编目、借阅、盘点，档案收集、整理、归档、保管、查阅借阅等功能模块，提高工作效率和管理水平。（二）数据维护定期对图书借阅管理系统和档案管理系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。及时录入新采购的图书信息、新形成的档案资料，删除已注销或过期的记录。（三）信息安全加强图书阅览档案中心信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。安装