幼儿园档案档案管理制度

PAGE幼儿园档案档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、行政管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所称档案，是指幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得分散保存。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理幼儿园各项工作活动中形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案，采取保密措施。5.便于利用原则：优化档案整理和保管方式，便于档案的查阅、利用和统计。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立档案检索系统，编制各种检索工具，方便档案的查询利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的安全保护工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。6.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为幼儿园各项工作提供参考依据。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保档案的及时、准确、完整。2.按照档案管理制度的要求，对本部门档案进行日常管理，保证档案的安全和有序存放。3.协助综合档案室开展档案的查询、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。4.接受综合档案室的业务指导和监督检查，不断提高本部门档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括幼儿园发展规划、工作计划、总结、规章制度、会议记录、大事记、统计报表、人事档案、工资档案、财务档案等。2.教育教学类：包括教学计划、教案、教材、教学课件、教学成果、学生学籍档案、教师业务档案等。3.安全管理类：包括安全工作计划、安全检查记录、安全事故处理档案、食品卫生档案、消防安全档案等。4.后勤管理类：包括物资采购计划、物资管理制度、固定资产档案、维修档案、环境卫生档案等。5.家园共育类：包括家长委员会记录、家长学校资料、家园联系手册、家长意见反馈等。6.其他类：包括幼儿园举办的各类活动档案、对外交流合作档案、荣誉证书、捐赠档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门或个人应在工作活动结束后，及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，移交本部门档案管理人员。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、销毁或丢失。对于破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于管理和查找。3.同一类别的档案应按照时间顺序排列，依次编号，确保档案编号的唯一性和系统性。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照年度机构问题分类法进行整理，即先按年度分开，再按机构（部门）归类，最后按问题（如文件种类、事项等）排列。2.教育教学类档案：按照学科年级学期分类法进行整理，先按学科分类，再按年级细分，最后按学期排列。3.安全管理类档案：按照安全类别时间顺序分类法进行整理，如食品卫生档案按食品类别和检查时间排列，消防安全档案按消防设施检查时间和火灾事故时间排列。4.后勤管理类档案：按照物资类别时间顺序分类法进行整理，如固定资产档案按资产类别和购置时间排列，维修档案按维修项目和维修时间排列。5.家园共育类档案：按照活动主题时间顺序分类法进行整理，如家长委员会记录按会议主题和召开时间排列，家园联系手册按学期和发放时间排列。6.其他类档案：根据档案的具体内容和性质，采用合适的分类方法进行整理，如活动档案按活动主题和举办时间排列，荣誉证书按颁发时间和奖项类别排列。四、档案的分类与编号（一）分类幼儿园档案分为行政管理类（A）、教育教学类（B）、安全管理类（C）、后勤管理类（D）、家园共育类（E）、其他类（F）六大类。每大类下再根据档案内容的具体情况细分若干二级类目，如行政管理类下分为行政事务（A1）、人事管理（A2）、财务管理（A3）等；教育教学类下分为教学常规（B1）、课程建设（B2）、教学研究（B3）等。（二）编号档案编号采用“全宗号年度类别保管期限件号”的结构。全宗号暂定为“01”；年度采用公元纪年，如“2023”；类别按照上述分类代码填写，如“A”“B”等；保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下），分别用“Y”“C”“D”表示；件号为每一份档案在其所在类别中的顺序号。例如：012023AY001，表示幼儿园2023年度行政管理类永久保存的第一份档案。五、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管：凡是在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。（二）保管条件1.综合档案室应具备专用的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备，如消防器材、除湿机、防虫药品、防盗门、窗帘、吸尘器、空气净化器等。3.档案架应牢固、整齐，档案应分类存放，排列有序，并在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等标识，便于查找。（三）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理，并做好记录。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施。六、档案的利用（一）借阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.综合档案室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并按照规定提供档案。借阅档案一般不得超过5个工作日，如需延期使用，应办理续借手续。3.借阅人员必须爱护档案，不得擅自涂改、圈划、污损、抽取、撤换、转借档案，严禁在档案上批注无关信息。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅人员应在指定地点查阅档案，查阅完毕后及时归还档案，由综合档案室管理人员进行核对签收。（二）查阅规定1.幼儿园教职工因工作需要查阅档案的，可直接到综合档案室查阅。查阅时，应在综合档案室管理人员的监督下进行，不得擅自将档案带出档案室。2.外单位人员查阅幼儿园档案，须持有单位介绍信，经幼儿园分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守幼儿园档案管理制度，不得泄露档案内容。3.查阅档案时，如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。复印或摘录的档案内容应与原件一致，不得断章取义或擅自更改。（三）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅、复印、摘录等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员代表以及相关业务专家组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析其内容、来源、形式等方面的价值，确定其保管期限。2.分析档案的形成背景和历史联系：了解档案产生的时代背景、与其他档案的关联程度，综合判断其价值。3.参考档案的利用情况：统计档案的查阅频率、利用效果等，对利用率极低、无保存价值的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、年度、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经幼儿园分管领导审批