团学会档案管理制度

PAGE团学会档案管理制度一、总则（一）目的团学会档案是团学会工作的重要组成部分，是团学会组织活动、开展工作的真实记录和宝贵资源。为加强团学会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和传承，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于团学会各部门、各社团及参与团学会工作的全体成员形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：团学会档案由专门的档案管理机构或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映团学会工作的实际情况，数据准确，手续完备。3.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容特点等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立团学会档案管理办公室，负责团学会档案的日常管理工作。（二）职责1.档案管理办公室职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校相关规定，制定和完善团学会档案管理制度。负责接收、整理、保管、统计团学会各类档案，定期对档案进行清查和核对。开展档案的编目、检索工作，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅利用。负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。做好档案的安全保密工作，采取必要的防护措施，确保档案的安全。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高团学会成员的档案意识。2.各部门、社团职责负责本部门、社团工作中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。明确一名档案管理人员（或兼职），负责本部门、社团档案工作的具体实施，并及时向档案管理办公室报送档案相关信息。配合档案管理办公室做好档案的查阅、利用工作，按照规定提供所需档案资料。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括团学会组织架构、工作计划、总结、会议记录、决议、规章制度、人事档案等。2.活动策划与执行类：各类活动的策划方案、活动通知、活动执行记录、活动照片、视频等。3.宣传推广类：团学会制作的海报、宣传单页、宣传视频、新闻稿件、新媒体运营资料等。4.社团管理类：各社团的章程、活动记录、成员信息、获奖情况等。5.志愿者服务类：志愿者招募信息、服务记录、志愿者表彰等。6.财务类：团学会的经费预算、决算、报销凭证等。（二）编号规则档案编号采用分类号+年度+流水号的形式。分类号按照上述档案分类设置，年度为档案形成的年份，流水号为同一类档案在该年度内的顺序号。例如：行政管理类档案，编号为XZGL20XX001，其中XZGL为行政管理类分类号，20XX为年份，001为流水号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门、社团应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，使用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应按照规定格式和命名规则进行存储，并确保其真实性和可读性。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.同一类档案按照时间顺序排列，对于有内在联系的文件应集中排列在一起。3.对每份档案材料进行编号，并编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案保管（一）保管场所档案管理办公室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管方式1.档案应按照分类顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用装订成册或装盒的方式进行保管；对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管：反映团学会重大活动、重要历史事件、核心规章制度等具有长远历史价值和查考利用价值的档案。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括团学会一般性活动记录、重要工作文件等。3.短期保管：保管期限为19年的档案，如一般性通知、临时性活动资料等。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.团学会成员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理办公室查阅。2.校外单位或个人因特殊原因需要查阅团学会档案的，须持单位介绍信，经团学会指导老师批准后，方可查阅。（二）查阅方式1.档案查阅应在档案管理办公室指定的地点进行，查阅人员应遵守档案管理办公室的各项规定，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。2.如需复印档案资料，应经档案管理办公室同意，并按照规定办理复印手续。（三）利用反馈档案管理办公室应建立档案利用反馈机制，对档案查阅利用情况进行跟踪记录，及时了解档案利用效果，以便对档案管理工作进行改进。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、保持文件之间的历史联系等原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人、各部门负责人代表等组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案保管期限表，对到期档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的存毁。2.对于仍有查考利用价值的档案，应延长其保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报团学会指导老师批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责，在档案鉴定小组的监督下进行。2.销毁档案时，应采用粉碎、焚烧等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现团学会档案的数字化管理，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和服务水平。（二）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类进行存储，建立清晰的目录结构，便于查找和利用。2.对电子档案应进行加密处理，确保档案信息的安全。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。（三）档案管理系统应用引入先进的档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、检索、利用等功能，提高档案管理的信息化水平。九、档案统计与移交（一）档案统计档案管理办公室应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.团学会换届或机构调整时