委托企业档案管理制度

PAGE委托企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强委托企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司接受委托管理的所有企业档案，包括但不限于各类合同协议、财务文件、业务往来资料、人事档案、技术资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映委托企业的实际经营活动和历史情况。2.完整性原则：全面收集、整理委托企业在各个方面形成的档案，确保档案资料的齐全。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案的系统性。4.保密性原则：对涉及委托企业商业秘密、敏感信息的档案严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便委托企业及相关人员查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善委托企业档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划委托企业档案管理工作，确定档案管理的目标、任务和工作重点。3.组织开展档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理队伍的整体素质。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案保管条件符合要求。6.定期对委托企业档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订和上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.妥善保管档案资料，严格执行档案借阅、查阅、归还等手续，防止档案丢失、损坏和泄密。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时报告并处理。5.负责档案信息的录入和维护，建立档案管理信息系统，提高档案检索和利用效率。6.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，做好相关记录。（三）委托企业相关部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.在业务活动中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.对涉及本部门的档案管理工作进行监督和检查，发现问题及时反馈并督促整改。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.委托企业在经营活动中形成的各类合同协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。2.财务文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。3.业务往来资料，如客户资料、供应商资料、订单、发货单、对账单等。4.人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、考核评价等。5.技术资料，如研发项目文档、技术方案、工艺流程、产品图纸等。6.行政管理文件，如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。7.其他与委托企业经营管理相关的重要文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的文件资料，并进行初步整理。2.收集的档案应保持原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的文件资料应进行备份，确保档案的安全性。4.档案收集责任人应定期将收集的档案移交档案管理部门，交接时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为综合管理类、财务管理类、业务管理类、人事管理类、技术管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.装订：对纸张较小、较薄的文件资料应进行粘贴、折叠或装订，使其整齐美观，便于保存和查阅。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查找档案。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应及时对收集整理好的档案进行归档，确保档案资料的有序存放。2.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。3.建立档案索引目录，方便档案的查找和利用。索引目录应包括档案编号、名称、存放位置等内容，并定期进行更新。（二）保管期限1.根据国家有关法律法规和行业标准，结合委托企业的实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限一般分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括涉及委托企业重大权益事项、重要资产凭证、核心技术资料等。长期保管的档案一般为10年以上，如重要合同协议、财务报表等。短期保管的档案为10年以下，如一般性业务文件、临时性资料等。2.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定，确定是否继续保存或销毁。（三）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.档案应存放在专用的档案架或档案柜上，避免档案直接接触地面和墙壁。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.委托企业内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、范围和时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及委托企业商业秘密、敏感信息的档案，查阅申请人应签署保密承诺书，严格遵守保密规定。3.外部单位或个人查阅档案，应事先征得委托企业书面同意，并按照档案管理部门的要求办理查阅手续。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。（二）查阅程序1.申请人填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人将申请表交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。4.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为委托企业提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，提供档案复印件、摘录等资料。2.对于重要档案的利用，档案管理部门可根据实际情况，组织相关人员进行专题研讨或咨询服务。3.鼓励委托企业充分利用档案信息资源，开展数据分析、经验总结等工作，为企业决策提供支持。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对到期档案进行全面审查和评估。2.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定过程中，应充分听取委托企业相关部门的意见，确保鉴定结果客观、准确。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组形成档案销毁清单，经公司领导审批后，确定销毁档案。2.档案管理部门负责组织实施档案销毁工作，销毁过程应指定专人监销，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的委托企业档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，形成电子档案，并建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，实现档案信息的快速检索和查询。3.系统功能模块：档案管理信息系统应具备档案收集、整理、归档、保管、查阅、利用统计、鉴定销毁等功能模块，满足档案管理工作的全过程需求。4.安全管理：加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理、数据备份与恢复、网络安全监控等功能，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备、存储设备和