破产企业档案管理制度

PAGE破产企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强破产企业档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保破产企业档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在破产程序中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织负责管理的破产企业档案，包括破产申请受理前形成的各类文件材料、破产程序中产生的相关文件以及与破产企业有关的其他档案资料。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：破产企业档案实行集中统一管理，由本公司/组织指定的部门负责统筹协调。3.完整准确原则：全面收集、整理破产企业档案，保证档案内容真实、准确、完整。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为破产程序顺利进行及相关工作提供便利。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善破产企业档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督破产企业各部门及相关人员做好档案收集、整理工作。3.集中统一接收、保管破产企业档案，建立档案数据库，进行档案信息化管理。4.根据破产程序及相关工作需要，提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.定期对破产企业档案进行鉴定、销毁，确保档案质量。6.开展档案管理业务培训，提高档案管理人员业务水平。（二）破产企业原各部门职责1.负责本部门在破产申请受理前形成档案的收集、整理，并按照规定时间移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好破产程序中相关档案的收集、整理工作，及时提供所需文件材料。3.协助档案管理部门对涉及本部门的档案进行查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案实体安全。3.熟练掌握档案信息化管理系统，做好档案数据录入、维护和备份工作。4.热情接待档案查阅、借阅人员，按照规定办理相关手续，提供准确、快捷的档案利用服务。5.定期对档案进行清查、盘点，发现问题及时报告并处理。三、档案收集（一）收集范围1.破产申请受理前档案企业设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、验资报告等。财务会计档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。合同协议档案,涵盖各类经济合同、租赁合同、技术合同等。人事档案，包括员工花名册、劳动合同、工资表、考勤记录等。生产经营档案，如生产计划、产品图纸、销售记录等。行政管理档案，如办公文件、会议记录、印章使用记录等。知识产权档案，如专利证书、商标注册文件、著作权登记证书等。其他具有保存价值的文件材料。2.破产程序中档案破产申请文件，如破产申请书、证据材料、债权人名单等。法院受理破产申请的裁定书、决定书等法律文书。管理人工作文件，包括接管清单、工作计划、工作报告等。债权人会议相关文件，如会议通知、议程、决议等,财产清查、评估、处置文件，如资产清单、评估报告、拍卖文件等。债权申报、审核、确认文件，如债权申报表、审核意见、确认书等。和解、重整程序相关文件，如和解协议、重整计划、批准文件等。破产终结相关文件，如终结裁定书、公告等。其他与破产程序有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时、全面收集相关文件材料，确保档案的完整性。2.收集的档案应保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，保证档案的可读性。4.收集的电子文件应确保格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）收集时间1.破产申请受理前形成的档案，各部门应在破产申请受理后[X]个工作日内整理完毕，并移交档案管理部门。2.破产程序中产生的档案，相关部门应在文件形成后[X]个工作日内移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。可分为综合管理类、财务会计类、合同协议类、人事管理类、生产经营类、知识产权类等一级类目。一级类目下再根据文件材料的具体内容和性质设置二级及以下类目。例如，财务会计类可细分为会计凭证、会计账簿、财务报表等二级类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母组合编号等方式。编号应涵盖所有档案类别，便于档案的识别和查找。例如，综合管理类档案编号为“ZG[具体编号]”，财务会计类档案编号为“CK[具体编号]”等。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。（三）整理流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案后，对档案进行初步审核，检查档案的完整性和质量。2.根据整理原则和方法，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。3.在整理过程中，对不符合要求的档案材料及时与相关部门沟通，进行补充完善。4.整理完成后，将档案装入档案盒，并在档案盒上标注档案编号、题名等信息，上架存放。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的破产企业档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器、温湿度计等。2.档案架、档案柜应坚固耐用，符合档案存放要求。防虫药品应定期更换，确保防虫效果。（三）档案存储1.按照档案编号顺序，将档案上架存放，确保档案排列有序，便于查找。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和更新。3.建立档案存储位置索引，标明档案在库房中的具体存放位置，方便快速查找档案。（四）档案安全管理1.制定档案库房安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责。2.加强库房安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保库房安全。3.定期对档案进行清查、盘点，核对档案数量、质量和存储位置，发现问题及时处理。4.严格遵守档案借阅、归还制度，防止档案丢失、损坏或泄密。六、档案利用（一）利用范围1.破产企业内部各部门因工作需要查阅档案。2.债权人、债务人及其他相关利害关系人因涉及破产案件相关事宜查阅档案。3.法院、管理人等司法机关及相关部门因办理破产案件查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅时，档案管理人员应在场提供协助，并做好查阅登记工作。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损毁档案。（三）利用手续1.档案利用者应填写档案查阅/借阅申请表，注明查阅/借阅的档案名称、编号、利用目的等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以批准，并提供档案查阅/借阅服务。4.查阅/借阅档案时，档案利用者应在档案查阅/借阅登记簿上签字确认，注明查阅/借阅时间、归还时间等信息。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。2.对可能影响破产程序正常进行或损害债权人利益的档案，未经法院或管理人同意，不得提供利用。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对破产企业档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及专业档案人员组成。鉴定工作小组负责制定鉴定标准和方案，对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、公司/组织负责人批准后，方可进行销毁。