幼儿园档案运营管理制度

PAGE幼儿园档案运营管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、管理及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集幼儿园在各个工作环节中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密及个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、编目、装订等工作，建立健全档案检索体系。3.根据国家有关规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出存毁意见，经批准后进行处理。4.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设备，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。5.积极开展档案利用工作，为幼儿园各项工作提供档案信息服务，编制各类档案检索工具和参考资料，做好档案的借阅、查阅登记工作。6.负责组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。7.定期向教育主管部门报送档案工作情况统计报表。（二）部门档案员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和保管工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本部门形成的文件材料进行分类、编号、装订，定期向综合档案室移交档案。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。4.对本部门档案的安全保管负责，发现问题及时向综合档案室报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括幼儿园的规划、计划、总结、报告、通知、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学类：包括教学计划、教案、教材、教学大纲、教学评估、学生成绩、教师业务档案等。3.招生工作类：包括招生简章、招生计划、报名登记、录取名单等。4.后勤管理类：包括校园建设规划、维修记录、物资采购、食品卫生安全档案等。5.党团工会类：包括党组织活动记录、团组织活动记录、工会工作档案等。6.其他类：包括幼儿园获得的荣誉证书、对外交流活动资料、家长委员会工作档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门要及时将办理完毕的文件材料进行整理，按照档案分类标准进行分类，定期移交本部门档案员。3.对于重要文件和具有长期保存价值的档案，应一式两份，一份由形成部门留存，一份交综合档案室保存。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类方案，对档案进行分类。分类应科学合理，便于查找和利用。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰准确。5.对破损或褪色的档案进行修复和复制，确保档案的可读性。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.行政管理类：分为综合管理、人事管理、财务管理、后勤管理等二级类目。2.教育教学类：分为教学管理、课程建设、学生管理、教师培训等二级类目。3.招生工作类：分为招生宣传、报名录取等二级类目。4.后勤管理类：分为校园建设、物资管理、安全管理等二级类目。5.党团工会类：分为党组织工作、团组织工作、工会工作等二级类目。6.其他类：根据档案内容性质进行细分。（二）编号规则档案编号采用“全宗号年度类别保管期限顺序号”的结构。1.全宗号：暂定为[幼儿园代码]。2.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年形成的档案。3.类别：按照上述分类方案，用两位数字表示，如“01”表示行政管理类。4.保管期限：用一位数字表示，“1”表示永久，“2”表示长期（1650年），“3”表示短期（15年以下）。5.顺序号：按照档案整理顺序依次编号，位数根据档案数量确定。例如：一份2023年行政管理类的永久档案，编号为：[幼儿园代码]2023011001五、档案的保管期限（一）永久保管1.幼儿园制定的重要规章制度、规划、计划等。2.涉及幼儿园重大事件、重要活动的文件材料。3.幼儿园与上级主管部门、其他单位签订的具有长期法律效力的合同、协议等。4.幼儿园的历史沿革、大事记等。5.教职工的重要人事档案材料，如任免文件、职称评定材料等。（二）长期保管1.幼儿园年度工作计划、总结、报告等。2.教学改革、课程建设等方面的重要文件材料。3.幼儿园招生、毕业生情况统计等资料。4.幼儿园财务预决算、会计凭证等财务档案。5.教职工业务考核、培训记录等档案。（三）短期保管1.一般性的通知、便函等文件材料。2.临时性工作形成的文件材料。3.幼儿园内部的一般性事务性文件。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合档案室定期组织档案鉴定小组，对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定小组由档案管理人员、相关业务部门负责人等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组负责人审核签字后，报幼儿园主管领导批准。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存综合档案室，一份交档案销毁执行人。4.档案销毁执行人按照批准的《档案销毁清册》进行档案销毁，销毁过程须有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，监销人员应将销毁情况报告档案鉴定小组负责人。七、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，为幼儿园各项工作提供真实、准确的档案信息服务。2.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和幼儿园档案管理制度，确保档案信息的安全。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：确因工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的内容、用途、归还时间等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[规定天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅人应对所借档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容，如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应责任。（三）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、归还日期等。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立幼儿园档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化处理1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、拼接等，提高图像质量。3.将数字化档案按照档案分类方案进行存储，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。（三）系统功能1.档案录入：档案管理人员应将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息管理系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.检索查询：系统应具备多种检索查询功能，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，对借阅情况进行实时跟踪和管理。4.权限管理：根据用户的工作职责和权限，设置不同的系统操作权限，确保档案信息的安全。5.数据备份：定期对档案信息管理系统的数据进行备份，备份数据应存储于不同介质，并异地存放，防止数据丢失。九、档案管理人员职责（一）综合档案室管理人员1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订入库等。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，及时发现并处理档案保管中存在的问题。4.积极开展档案利用工作，为幼儿园各部门提供优质高效的档案信息服务，及时准确地提供所需档案资料。5.负责档案信息化管理工作，维护档案信息管理系统的正常运行，确保档案数据的安全和完整。6.参与档案鉴定和销毁工作，协助制定档案鉴定方案，做好档案销毁的监督和记录工作。7.加强与各部门的沟通协调，指导部门档案员做好档案管理工作，定期组织档案业务培训，提高全体教职工的档案意识和档案管理水平（二）部门档案员1.负责本部门档案的收集、整理和保管工作，确保档案资料的齐