办公室收纳档案管理制度

PAGE办公室收纳档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公室收纳档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门办公室收纳档案的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责对全公司的收纳档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：应全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）公司办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类收纳档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。5.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的利用服务工作，为公司各项工作提供档案支持。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交公司办公室归档。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受公司办公室的业务指导和监督。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，积极配合公司办公室做好档案的各项管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项管理制度、规定、办法等文件。3.公司年度工作计划、总结、报告等文件。4.公司各类会议记录、纪要、决议等文件。5.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。6.公司财务报表、审计报告、税务资料等文件。7.公司人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等文件。8.公司业务活动中形成的各类文件材料，如项目策划书、可行性研究报告、招投标文件、技术资料等。9.公司设备采购、维护、报废等文件材料。10.公司获得的荣誉证书、奖励文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行备份保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人事管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊或折叠，使其规格统一，并进行装订。装订应牢固、整齐，不影响文件材料的阅读和日后的拆阅。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等内容。目录应打印或书写清晰，一式多份，分别用于档案管理部门留存、提供利用等。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理完毕，并移交公司办公室归档。2.对于一些重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时整理归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案移交给公司办公室档案管理人员，并填写档案移交清单，双方签字确认。2.公司办公室档案管理人员对接收的档案进行核对、检查，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.核对无误后，公司办公室档案管理人员将档案按照分类编号顺序进行排列上架，并在档案管理系统中录入相关信息。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、营业执照、重要会议记录、重大合同协议等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为[具体年限]年。如公司年度工作计划、总结、一般性会议记录等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为[具体年限]年。如一般性的业务文件、临时性的通知等。（四）保管要求1.公司办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并经所在部门负责人签字批准。特殊情况需查阅机密档案的，还需经公司分管领导签字批准。2.将档案查阅申请表提交给公司办公室档案管理人员，档案管理人员根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，安排查阅地点和时间。3.查阅人只能在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）借阅范围公司内部人员因工作需要，确需借阅档案的，可办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。特殊情况需借阅机密档案的，还需经公司分管领导签字批准。2.将档案借阅申请表提交给公司办公室档案管理人员，档案管理人员根据申请内容进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、借阅人姓名、部门、借阅期限、归还日期等信息，并由借阅人签字确认。3.档案管理人员将档案交给借阅人，并告知借阅人应遵守的借阅规定和注意事项。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六)档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司办公室负责人担任组长，成员包括档案管理人员、各部门负责人等。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据国家有关规定和公司档案管理制度，结合档案的实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的价值和保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对公司档案进行全面清查，对超过保管期限的档案进行初步审查，提出存毁意见。档案管理人员根据鉴定工作小组的意见，编制档案鉴定意见书，详细记录每一份档案的鉴定情况。2.档案鉴定意见书经公司办公室负责人审核后，报公司分管领导审批。3.经批准销毁的档案，由档案管理人员填写档案销毁清单，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并由档案鉴定工作小组组长和公司办公室负责人签字确认。4.档案销毁清单一式两份，一份由公司办公室留存，一份交档案销毁执行部门。档案销毁执行部门按照档案销毁清单进行销毁，并在销毁清单上注明销毁方式、时间、地点等信息。销毁过程中应有两人以上在场监销，确保档案销毁彻底、安全。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁情况报告公司办公室。公司办公室将档案销毁清单与相关档案鉴定材料一并归档保存。七、档案信息化管理（一）建立档案管理信息系统公司应建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、鉴定销毁等功能，提高档案管理的效率和服务水平。（二）档案数字化1.对公司重要的纸质档案应进行数字化处理，建立电子档案数据库。数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，存储格式应符合国家规定的标准。档案数字化工作应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。数字化档案应进行备份保存，备份存储介质应定期进行检