建设单位档案保密制度

PAGE建设单位档案保密制度一、总则（一）目的为加强建设单位档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，特制定本保密制度。本制度适用于本建设单位内部涉及档案管理、使用、接触的所有部门和人员。（二）适用范围本制度适用于本建设单位在项目建设过程中形成的各类档案，包括但不限于项目前期文件、工程设计文件、施工过程文件、竣工验收文件、项目财务档案以及与项目相关的其他各类资料。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准中关于档案保密的规定，确保档案管理工作合法合规。2.预防为主原则：采取积极有效的预防措施，从档案的形成、收集、整理、存储、利用等各个环节入手，防止档案信息泄露风险。3.最小化授权原则：根据工作需要，严格限定档案查阅、使用和接触的人员范围，确保只有经过授权的人员才能获取和处理相关档案信息。4.全程保密原则：对档案管理的全过程实行保密管理，包括档案的产生、流转、存储、查阅、销毁等环节，确保档案信息始终处于安全保密状态。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案保密制度，并组织实施。2.集中统一管理建设单位的各类档案，建立健全档案管理体系，确保档案的完整性、准确性和系统性。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等日常管理工作，确保档案妥善保管。4.对档案信息进行安全保密检查，及时发现和消除安全隐患。5.负责对档案查阅、借阅、使用等情况进行登记和统计，跟踪档案流向，确保档案使用后及时归还。6.组织开展档案保密宣传教育工作，提高全体员工的保密意识。（二）各部门职责1.负责本部门在项目建设过程中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的真实、完整、准确，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。2.严格遵守档案保密制度，对本部门涉及的档案信息进行保密管理，不得擅自泄露、篡改或销毁档案。3.按照工作需要，在规定的范围内申请查阅、借阅档案，并妥善保管所使用的档案，不得转借他人或用于非工作目的。4.配合档案管理部门做好档案保密检查等相关工作，对发现的问题及时整改。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作，保证档案质量。3.负责档案库房的安全管理，定期检查档案存储环境，确保档案存储条件符合要求。4.对档案查阅、借阅等情况进行详细登记，及时跟踪档案的使用和归还情况。5.保守档案机密，不得向无关人员泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保在项目建设过程中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、声像资料等各种载体形式，确保档案信息的全面性。3.对收集到的档案材料进行初步审核，剔除无关、重复或不符合要求的文件，保证档案质量。（二）档案整理1.档案管理部门按照统一的分类标准和编号规则对收集到的档案进行整理。分类标准应科学合理，便于查找和管理。2.对纸质档案进行装订、编目，编制档案目录索引，便于快速检索。电子档案应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的电子目录。3.对声像资料等特殊载体档案进行分类整理，注明形成时间、地点、内容等关键信息，并进行妥善存储。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.对于重要的电子档案，应采用加密存储技术，确保档案信息在存储过程中的安全性。（二）库房管理1.档案库房应设置专人负责管理，严格控制库房出入人员。库房管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案存储环境和设备运行情况，及时发现并处理问题。2.库房内应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合档案存储要求。根据档案存储需要，配备必要的温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。3.对档案存放架位进行编号管理，建立档案存放位置索引，便于快速查找档案。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和建设项目的实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限一般为10年以上；短期保管的档案保管期限一般为35年。3.档案管理部门应定期对档案保管期限进行审核，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：建设单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，明确查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅本建设单位档案的，应提前向本单位提出书面申请，说明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，并提供有效证明文件。经本建设单位主管领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）借阅程序1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人审核，档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容，不得在档案上圈划、批注，确保档案的完整性和保密性。（三）查阅、借阅登记1.档案管理部门应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息。2.查阅、借阅登记记录应妥善保存，以备查询和审计。六、档案的使用与归还（一）使用要求1.查阅、借阅档案人员应在规定的场所使用档案，不得将档案带出档案管理部门指定的区域。如需在其他场所使用，应提前征得档案管理部门同意，并采取必要的保密措施。2.使用档案过程中，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如因工作需要摘录、复印档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并注明摘录、复印的范围和用途。（二）归还规定1.借阅人员应在规定的借阅期限届满后及时归还所借阅的档案。如需延期归还，应提前办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、完整性和保密性等情况。如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案的保密措施（一）人员保密管理1.对涉及档案管理、使用的人员进行严格的背景审查，确保人员具备良好的职业道德和保密意识。2.与档案管理人员、查阅借阅人员签订保密协议，明确其保密责任和义务，违反保密协议的应承担相应的法律责任。3.定期对档案管理人员和涉及档案工作的人员进行保密培训，提高其保密技能和意识，培训内容包括法律法规、保密制度、安全防范措施等。（二）技术保密措施1.采用先进的档案管理软件和技术手段，对档案信息进行加密存储和管理，防止档案信息在传输和存储过程中被窃取或篡改。2.加强对档案管理系统的安全防护，设置用户权限管理，严格控制不同人员对档案信息的访问级别，防止未经授权的人员访问档案系统。3.对档案存储设备进行加密处理，并定期进行数据备份和恢复演练，确保档案数据的安全性和可恢复性。（三）环境保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。库房内安装监控设备，对库房出入人员和档案操作情况进行实时监控，监控记录应保存一定期限。2.对档案查阅、借阅场所进行单独设置，与其他区域有效隔离，防止档案信息在查阅、借阅过程中被泄露。查阅、借阅场所应配备必要的保密设备，如文件粉碎机、保密柜等。八、档案的销毁（一）销毁鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理和鉴定，组织相关人员对拟销毁档案进行审核，确定档案是否已无保存价值。2.鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、鉴定依据等信息，经档案管理部门负责人审核，建设单位主管领导批准后，方可进行销毁。（二）销毁程序1.对经批准销毁的档案，应采用安全可靠的方式进行销毁。纸质档案应进行粉碎处理，确保无法恢复；电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。2.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息。记录应妥善保存，以备查询。3.销毁工作应在档案管理部门的监督下进行，确保销毁工作符合规定要求，防止档案信息泄露。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案保密制度的执行情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.建设单位内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，重点检查档案保密制度的执行情况、档案管理流程的合规性以及档案信息的安全性等。（二）外部检查1.积极配合国家有关部门、行业监管机构对本建设单位档案管理工作的监督检查，如实提供相关档案资料和信息。2.根据外部检查意见，及时整改档案管理工作中存在的问题，完善档案保密制度和管理措施。十、责任追究（一）责任界定1.对违反档案保密制度，导致档案信息泄露、篡改、丢失或其他安全事故的，根据情节轻重和造成的损失，追究相关人员的责任。2.责任界定应依据档案管理流程和各环节人员的职责，明确直接责任人和间接责任人。（二）追究方式1.对于违反档案保