居委会档案室各项制度

PAGE居委会档案室各项制度一、总则（一）目的为加强居委会档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于居委会档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、保管、查阅和销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：居委会档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映居委会的工作活动和历史面貌，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及国家机密、居民隐私等重要档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案收集制度（一）收集范围1.上级部门下发与居委会工作相关的各类文件、通知、指示等。2.居委会在开展各项工作中形成的文件、报告、记录、统计报表等。3.居委会组织的各类会议记录、纪要、决议等。4.居民提交的各类申请、证明、反馈意见等。5.其他与居委会工作有关的具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门和工作人员应及时将办理完毕的文件、资料等移交档案室，不得积压。2.移交的档案应齐全、完整，字迹清晰，签署完备。3.对重要文件和资料，应同时移交电子文档。（三）收集程序1.各部门指定专人负责收集本部门的档案，定期移交档案室。2.档案室对接收的档案进行核对、登记，不符合要求的档案退回原部门补充完善。三、档案整理制度（一）分类标准1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分。2.按机构分类：根据居委会内部机构设置，将档案分为不同类别。3.按问题分类：将档案按其反映的问题进行分类。每大类下可根据实际情况进一步细分小类。（二）整理要求1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.对每份档案进行编号、编目，编制目录索引。3.去除档案中的金属物，破损档案应进行修复。4.电子档案应按照规范的命名和存储方式进行整理。（三）整理程序1.档案管理人员对接收的档案进行初步审核，确定分类方案。2.按照分类标准对档案进行分类、排序、编目等整理工作。3.将整理好的档案装入档案盒，填写盒脊标签。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于查找。（二）保管要求1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时修复或复制。3.电子档案应定期进行备份，存储在安全的介质上。（三）档案存储1.纸质档案应分类存放于档案盒中，按顺序排列在档案架上。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，建立索引和备份机制。五、档案查阅制度（一）查阅范围1.本居委会工作人员因工作需要可查阅相关档案。2.居民因合理需求，经居委会批准后可查阅部分档案。（二）查阅要求1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容等。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。3.涉及机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定。（三）查阅程序1.查阅人员向档案室提出查阅申请，说明查阅事由。2.档案室管理人员对申请进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，管理人员进行核对。六、档案借阅制度（一）借阅范围仅限本居委会工作人员因工作需要借阅档案。（二）借阅要求1.借阅档案应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意。2.借阅期限一般不超过[X]天，如需延期应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人。（三）借阅程序1.借阅人员填写借阅申请表，提交部门负责人审批。2.档案室管理人员根据审批意见办理借阅手续，提供档案。3.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案室管理人员进行检查。七．档案鉴定与销毁制度（一）鉴定原则根据档案的保存价值和历史意义，定期对档案进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由居委会领导、档案管理人员及相关部门代表组成。（三）鉴定标准1.重要性：对居委会工作有重大影响的档案应长期保存。2.时效性：超过一定期限且无保存价值的档案可考虑销毁。3.完整性：档案不完整或失去查考利用价值的可鉴定销毁。（四）销毁程序1.鉴定小组对档案进行鉴定，提出销毁意见。2.经居委会领导批准后，填写档案销毁清册。3.由两人以上监督销毁，并在销毁清册上签字。八、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出数量。2.档案的整理、保管、利用情况。（二）统计要求1.档案管理人员应定期进行统计，确保数据准确。2.统计报表应及时报送相关领导和部门。（三）统计程序1.档案管理人员根据日常工作记录进行统计汇总。2.编制统计报表，经审核后上报。九、档案信息化管理制度（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化系统建设1.选用适合居委会档案管理的信息化系统。2.对档案管理人员进行信息化培训，确保系统正常运行。（三）电子档案管理1.按照规范的格式和命名规则生成电子档案。2.建立电子档案的备份和恢复机制，确保数据安全。（四）信息化安全管理1.加强信息化系统的安全防护，设置用户权限。2.定期进行数据备份，防止数据丢失。十、档案工作人员岗位职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、查阅等日常工作。2.制定和执行档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。3.对档案进行统计分析，为领导决策提供参考。4.参与档案鉴定和销毁工作。（二）部门兼职档案员职责1.负