教研室档案资料管理制度

PAGE教研室档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强教研室档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在教学、科研和管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教研室全体成员及与教研室工作相关的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：教研室档案资料由专人负责集中管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映教研室工作的实际情况，保证内容真实可靠。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保档案资料的安全，防止失密、泄密事件发生。4.方便利用原则：优化档案资料管理流程，提高档案资料的检索和利用效率，为教学、科研和管理工作提供便捷服务。二、档案资料管理职责（一）教研室主任职责1.全面负责教研室档案资料管理工作，制定档案资料管理工作计划和目标。2.指导和监督档案资料管理人员的工作，定期检查档案资料管理情况。3.审批重要档案资料的借阅、使用和销毁等事项。4.协调解决档案资料管理工作中出现的问题。（二）档案资料管理人员职责1.负责教研室档案资料的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.建立健全档案资料管理制度，规范档案资料管理流程。3.对档案资料进行分类、编号、编目，编制检索工具，方便查询和利用。4.定期对档案资料进行清查、核对，确保档案资料的完整和安全。5.做好档案资料的保密工作，严格遵守档案资料借阅、使用和销毁规定。6.向教研室成员宣传档案资料管理知识，提高大家的档案意识。（三）教研室成员职责1.积极配合档案资料管理人员做好档案资料的收集、整理工作，及时将工作中形成的各类资料移交档案资料管理人员。2.严格遵守档案资料管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。3.按照规定办理档案资料的借阅、使用手续，按时归还档案资料。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.教学方面：教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册、教学总结等。2.科研方面：科研项目申请书、立项批复、研究报告、学术论文、著作、科研成果鉴定材料等。3.师资队伍建设方面：教师个人简历、培训记录、考核材料、职称评审材料等。4.学生管理方面：学生名册、学生成绩、学生奖惩材料、学生实习报告等。5.教研室活动方面：工作计划、工作总结、会议记录、活动照片、简报等。6.其他与教研室工作相关的资料。（二）收集要求1.各岗位人员应在工作结束后及时将形成的档案资料收集齐全，确保资料的完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集的档案资料进行初步分类，便于后续整理工作。（三）整理方法1.分类：按照档案资料的类别和性质进行分类，如教学类、科研类、师资队伍建设类等。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案资料目录，包括档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。4.装订：对纸张较多的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案资料的类别、编号、名称等信息。四、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.档案资料管理人员应及时将整理好的档案资料进行归档，确保档案资料的及时入库。2.归档的档案资料应按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。3.对重要的档案资料应进行备份，备份方式可采用电子文档存储或纸质档案复印件等形式。（二）保管期限1.永久保管：反映教研室历史沿革、重大事件、重要成果等具有长远保存价值的档案资料。2.长期保管：保存期限为10年以上的档案资料，如教学计划、科研项目立项批复等。3.短期保管：保存期限为110年的档案资料，如学期教学总结、学生成绩册等。（三）保管措施1.档案库房：设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案装具：配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，确保档案资料的安全存放。3.安全防护：安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案资料的安全。4.定期检查：定期对档案资料进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案资料的利用（一）借阅规定1.教研室成员因工作需要借阅档案资料，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、用途、借阅期限等信息，经教研室主任审批后，方可借阅。2.档案资料管理人员应按照审批后的申请表办理借阅手续，借阅人应在规定期限内归还档案资料。如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅档案资料时，借阅人应妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向档案资料管理人员报告，并承担相应责任。（二）查阅规定1.外单位人员查阅教研室档案资料，应持单位介绍信，经教研室主任批准后，方可查阅。2.查阅档案资料时，档案资料管理人员应在场监督，查阅人只能查阅与工作相关的档案资料，不得擅自摘抄、复制、拍照等。如需摘抄、复制、拍照等，应经教研室主任批准，并按照规定办理相关手续。（三）使用规定1.因教学、科研等工作需要使用档案资料的，应按照规定办理借阅手续，并在使用过程中严格遵守档案资料管理规定。2.使用档案资料时，应注意保护档案资料的完整性和保密性，不得擅自更改、删除档案资料内容。3.使用完毕后，应及时将档案资料归还档案资料管理人员，并做好使用记录。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案资料进行鉴定，确保档案资料的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由教研室主任担任组长，档案资料管理人员和相关专业教师为成员。鉴定小组负责对档案资料的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.根据档案资料的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素进行综合评估。2.对于保管期限已满且无保存价值的档案资料，鉴定小组应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案资料，填写《档案资料销毁申请表》，报教研室主任审批。2.审批通过后，档案资料管理人员应按照规定的程序进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。3.销毁记录应包括销毁档案资料的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，销毁记录应长期保存。七、档案资料信息化管理（一）信息化建设目标建立教研室档案资料信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案资料管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案资料录入：将纸质档案资料进行电子化扫描录入，建立电子档案数据库。2.档案资料检索：利用信息化管理系统，实现档案资料的快速检索和查询。3.档案资料利用：通过信息化管理系统，实现档案资料的在线借阅、使用和下载等功能。4.档案资料备份：定期对电子档案数据库进行备份，确保档案资料的安全。（三）信息化管理要求1.档案资料管理人员