档案管理制度罚则

PAGE档案管理制度罚则一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司合法权益，特制定本档案管理制度罚则（以下简称“本罚则”）。（二）适用范围本罚则适用于公司全体员工以及与公司有业务往来的外部人员在涉及公司档案管理工作中的行为规范与违规处理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规以及行业标准，确保档案管理罚则的合法性和有效性。2.全面覆盖原则：涵盖档案管理工作的各个环节，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等，不留管理死角。3.公平公正原则：对违规行为的认定和处罚依据统一标准，不偏袒任何个人或部门，确保公平公正。4.教育与惩戒相结合原则：以教育员工自觉遵守档案管理制度为主，同时对违规行为给予相应惩戒，达到预防和纠正违规行为的目的。二、档案管理职责与罚则（一）档案管理部门职责与罚则1.职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门的档案管理工作，提供档案管理业务培训和咨询服务。集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、编目、上架、保管等工作。负责档案的开发利用，编制档案检索工具，积极为公司各项工作提供档案信息支持。定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。2.罚则若档案管理部门未及时制定或更新档案管理制度，导致公司档案管理工作出现混乱，影响正常业务开展，对部门负责人给予警告处分，并责令限期整改。对各部门档案管理工作指导监督不力，致使部分部门档案管理存在严重问题，如档案资料缺失、分类混乱等，视情节轻重，对部门负责人处以[X]元以上[X]元以下罚款，并要求其在规定时间内整改到位。档案收集过程中，如因工作疏忽，导致重要档案遗漏未收集，给公司造成一定损失的，对直接责任人给予记过处分，对部门负责人处以[X]元以上[X]元以下罚款。档案整理不规范，编目错误，影响档案查询利用的，责令相关责任人立即纠正，并对责任人处以[X]元以上[X]元以下罚款。若因此给公司造成较大损失的，给予责任人降职或撤职处分。档案保管不善，出现档案损坏、丢失等情况，对直接责任人给予开除处分，对部门负责人处以[X]元以上[X]元以下罚款，并要求其负责挽回损失。如因不可抗力等特殊原因导致档案损坏丢失，经查明情况属实，可酌情减轻处罚，但仍需对相关责任人进行批评教育，并要求采取补救措施。（二）各部门兼职档案员职责与罚则1.职责负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，并定期向公司档案管理部门移交。协助档案管理部门开展档案清查、鉴定、销毁等工作，提供本部门档案利用情况。按照档案管理制度要求，对本部门档案进行妥善保管，确保档案安全。2.罚则未按时完成本部门档案收集、整理工作，拖延移交档案的，对兼职档案员给予警告处分，并责令限期完成。逾期仍未完成的，处以[X]元以上[X]元以下罚款。移交的档案不符合整理要求，存在资料不完整、分类错误等问题，责令兼职档案员重新整理，并对其处以[X]元以上[X]元以下罚款。多次出现类似问题的，取消其兼职档案员资格。对本部门档案保管不善，造成档案损坏、丢失或泄露的，视情节轻重，给予兼职档案员记过以上处分，并要求其赔偿相应损失。情节严重的，依法追究法律责任。拒绝协助档案管理部门开展档案清查、鉴定、销毁等工作，或提供虚假档案利用情况的，给予兼职档案员警告处分，并责令改正。拒不改正的，处以[X]元以上[X]元以下罚款。（三）档案利用人员职责与罚则1.职责遵守档案查阅、借阅制度，履行相关审批手续，按规定用途使用档案。不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏、标记、抄录、转借档案。对所查阅、借阅的档案负有保密责任，不得泄露档案内容。查阅、借阅结束后，及时归还档案，不得无故拖延。2.罚则未经审批擅自查阅、借阅档案的，给予警告处分，并责令补办手续。如因擅自查阅、借阅档案给公司造成损失的，视情节轻重，处以[X]元以上[X]元以下罚款，并追究相关责任。擅自涂改、抽取、撤换、损坏、标记、抄录档案的，责令恢复原状，并对责任人处以[X]元以上[X]元以下罚款。情节严重的，给予记大过以上处分，如造成公司重大损失的，依法追究法律责任。泄露档案内容，给公司造成不良影响或损失的，视情节轻重，给予责任人降职、撤职直至开除处分，并要求其赔偿公司相应经济损失。情节特别严重的，依法追究法律责任。借阅档案逾期不还，经多次催促仍拒不归还的，给予警告处分，并追回档案。同时，对责任人处以[X]元以上[X]元以下罚款。因逾期不还档案导致公司工作受到严重影响的，给予责任人记过以上处分。三、档案收集环节罚则（一）文件材料形成部门责任1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保应归档的文件材料齐全、完整。若因部门未落实专人负责或责任人失职，导致重要文件材料遗漏未收集，对部门负责人给予警告处分，并责令限期补齐。逾期仍未补齐的，视情节轻重，处以[X]元以上[X]元以下罚款。2.文件材料形成后，应及时整理、分类，在规定时间内移交本部门兼职档案员。拖延移交时间超过规定期限[X]个工作日的，对直接责任人给予警告处分，对部门负责人处以[X]元以上[X]元以下罚款。（二）档案管理部门催收集责任档案管理部门在定期检查中发现部分部门文件材料收集不及时或不完整时，应及时向相关部门发出催收集通知。若相关部门接到通知后，仍未在规定时间内完成收集工作，对部门负责人给予警告处分，并再次发出催办通知。如仍未改进，视情节轻重，处以[X]元以上[X]元以下罚款。（三）特殊文件收集责任对于涉及公司重大项目、重要合同、知识产权等特殊文件材料，相关部门应重点关注收集工作。若因收集不力导致这些重要文件材料缺失或不完整，给公司造成潜在风险或实际损失的，对部门负责人给予记过以上处分，对直接责任人给予降职或撤职处分，并要求相关人员负责采取补救措施，挽回损失。如因故意隐瞒或拒绝提供重要文件材料，情节严重的，依法追究法律责任。四、档案整理环节罚则（一）兼职档案员整理规范责任兼职档案员应按照档案管理部门规定的整理标准和方法，对本部门档案进行分类、编号、编目等整理工作。整理后的档案应符合以下要求：1.分类准确，遵循公司档案分类方案，不得随意打乱分类顺序。若分类错误，导致档案查找困难，责令兼职档案员重新整理，并对其处以[X]元以上[X]元以下罚款。多次出现分类错误的，取消其兼职档案员资格。2.编号清晰、连续，不得重号、漏号。编号错误的，责令及时更正，并对责任人处以[X]元以上[X]元以下罚款。3.编目信息完整、准确，包括题名、日期、责任者、文号、页数等。编目错误影响档案检索利用的，责令兼职档案员重新编目，并对其处以[X]元以上[X]元以下罚款。（二）档案管理部门审核监督责任档案管理部门对各部门移交的档案进行审核时，如发现整理不规范问题，应及时反馈给相关部门要求整改。若档案管理部门未认真履行审核监督职责，导致大量不符合整理规范的档案进入公司档案库，对部门负责人给予警告处分，并责令加强审核工作。如因审核不严给公司档案管理工作造成较大影响的，视情节轻重，处以[X]元以上[X]元以下罚款。五、档案保管环节罚则（一）档案库房管理责任1.档案库房应具备完善的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。若因库房安全设施不完善，导致档案遭受损坏，对档案管理部门负责人给予警告处分，并责令限期整改。逾期未整改到位的，处以[X]元以上[X]元以下罚款。2.档案库房应保持适宜的温度、湿度环境，配备温湿度监测设备和调控装置。因温湿度控制不当，导致档案纸张变形、字迹模糊等损坏情况，对档案管理部门相关责任人给予记过处分，并要求采取措施恢复档案原状。同时，对责任人处以[X]元以上[X]元以下罚款。3.档案库房应建立严格的出入库登记制度，严禁无关人员进入库房。违反规定进入库房的，对责任人给予警告处分。如因违规进入库房导致档案丢失或损坏的，视情节轻重，给予责任人记大过以上处分，并要求其赔偿相应损失。（二）档案实体保管责任1.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，确保档案实体与档案目录一致。如发现档案数量不符、丢失等情况，应及时查明原因并报告。未按规定进行清查盘点，导致档案问题未能及时发现的，对档案管理人员给予警告处分。因清查盘点工作疏忽，造成档案丢失或重大损失的，对责任人给予开除处分，并要求其承担赔偿责任。2.档案存放应科学合理，便于查找利用。如因存放混乱，影响档案查询效率，责令档案管理人员进行整改，并对其处以[X]元以上[X]元以下罚款。多次出现类似问题的，给予责任人降职处分。3.对电子档案应进行定期备份，存储于安全可靠的介质，并异地存放。若因未及时备份或备份存储不当，导致电子档案丢失或损坏，对相关责任人给予记过处分，并要求采取补救措施。同时，对责任人处以[X]元以上[X]元以下罚款。如因备份工作失误给公司造成重大损失的，给予责任人撤职处分。六、档案利用环节罚则（一）内部查阅利用责任1.公司内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。未经审批擅自查阅的，给予警告处分，并责令补办手续。如因擅自查阅给公司造成损失的，视情节轻重，处以[X]元以上[X]元以下罚款，并追究相关责任。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。违反规定带出档案的，给予警告处分，责令立即追回档案。如因带出档案导致档案丢失或损坏的，视情节轻重，给予责任人记大过以上处分，并要求其赔偿相应损失。3.查阅档案过程中，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如有违反，责令恢复原状，并对责任人处以[X]元以上[X]元以下罚款。情节严重的，给予记过以上处分。（二）外部借阅利用责任1.公司外部单位或个人因工作需要借阅档案，必须经公司主管领导批准，并签订借阅协议。未经批准擅自借阅的，对责任人给予警告处分，并责令追回档案。如因擅自借阅给公司造成损失的，视情节轻重，处以[X]元以上[X]元以下罚款，并追究相关责任。2.外部借阅档案应严格按照借阅协议规定的期限归还，逾期不还的，按照本罚则中档案利用人员职责与罚则的相关规定进行处理。3.外部借阅人员应对所借阅档案负有保密责任，不得将档案转借他人或泄露档案内容。如发现泄露档案内容，按照本罚则中档案利用人员职责与罚则的相关规定进行严肃处理，给公司造成重大损失的，依法追究法律责任。七、档案鉴定与销毁环节罚则（一）档案鉴定责任1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立鉴定小组，对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定小组应严格按照档案鉴定标准和程序进行工作，确保鉴定结果准确可靠。若因鉴定小组工作失误，导致不应销毁的档案被销毁，对鉴定小组负责人给予警告处分，并责令采取补救措施。如造成公司重要档案丢失的，视情节轻重，给予责任人记大过以上处分。2.档案鉴定过程中，应认真审查档案的内容、价值等，出具客观公正的鉴定意见。对于存在争议的档案，应进行充分讨论或组织专家论证。若因鉴定意见不客观、不准确，给公司档案管理工作带来不良影响的，对鉴定小组成员给予批评教育，并要求重新鉴定。多次出现类似问题的，取消相关人员参与档案鉴定工作的资格。（二）档案销毁责任1.经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等。若未按规定编制销毁清册或未经批准擅自销毁档案的，对责任人给予记过处分，并责令重新办理销毁手续。如因擅自销毁档案给公司造成损失或不良影响的，视情节轻重，给予责任人降职、撤职直至开除处分。2.销毁档案应采用符合保密和环保要求的方式，确保档案信息彻底消除。如因销毁方式不当，导致档案信息残留或造成环境污染等问题，对责任人给予警告处分，并要求采取补救措施。同时，对责任人处以[X]元以上[X]