乡镇兽医站档案管理制度

PAGE乡镇兽医站档案管理制度一、总则1.目的为加强乡镇兽医站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在兽医工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本乡镇兽医站实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于乡镇兽医站在业务活动中形成的各类档案，包括但不限于动物疫病防治记录、畜禽养殖档案、兽药饲料管理档案、人员培训档案、财务档案等。3.基本原则档案管理应遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。确保档案管理工作与兽医站各项业务工作紧密结合，实现档案管理的规范化、科学化和现代化。二、档案管理职责1.站领导职责乡镇兽医站站长负责全面领导档案管理工作，将档案管理纳入站年度工作计划和目标考核体系，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。定期对档案管理工作进行检查和指导，协调解决档案管理工作中的重大问题。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等具体工作。严格执行档案管理制度，确保档案的安全和完整。积极开发档案信息资源，为兽医站业务工作提供及时、有效的档案利用服务。对各部门档案管理工作进行监督和指导，组织开展档案业务培训。3.各部门职责各部门负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理人员移交。明确专人负责档案管理工作，配合档案管理人员做好档案管理的各项工作。三、档案的收集与整理1.收集范围动物疫病防治方面：包括疫情报告、诊断记录、防控措施实施记录、疫苗接种记录、疫病监测数据等。畜禽养殖档案：养殖场基本信息、畜禽品种及数量、养殖过程记录（饲料使用、兽药使用、免疫程序、消毒记录等）、出栏记录等。兽药饲料管理档案：兽药饲料采购记录、出入库记录、质量检验报告、使用情况记录等。人员培训档案：培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩等。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。其他与兽医站业务相关的文件、资料、图表等。2.收集要求各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。4.整理方法按照档案的类别进行分类，如动物疫病防治档案、畜禽养殖档案、兽药饲料管理档案等。每类档案再根据其形成时间、来源等因素进行细分，如动物疫病防治档案可分为疫情报告类、防控措施类等。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的归档与保管1.归档时间各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料整理完毕，移交档案管理人员归档。对于重大事件或紧急业务形成的档案，应在事件结束或业务完成后及时归档。2.归档程序档案管理人员对接收的档案材料进行审核，检查其完整性、准确性和规范性。对审核合格的档案材料进行分类、编号、编目等整理工作，并装入档案盒或档案袋。在档案盒或档案袋上注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息，然后将档案存入档案库房。3.保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。具体保管期限划分如下：永久保管：涉及重大动物疫病防控决策、重要疫情报告、畜禽养殖重大事故处理等具有重要历史意义和凭证价值的档案。长期保管：动物疫病防治常规记录、畜禽养殖年度档案、兽药饲料质量检验报告等对兽医站业务工作有较长时间参考价值的档案。短期保管：一般性的业务文件、临时性的报表等在较短时间内有查考价值的档案。4.保管要求设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性。五、档案的利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，确保档案信息的安全和保密。2.利用方式查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.利用手续查阅档案时，利用者应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。借阅档案时，利用者应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理人员审核批准后，方可借阅。借阅申请表应包括借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅档案名称及数量、归还时间等信息。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。4.保密规定档案管理人员应对档案内容严格保密，不得泄露档案信息。利用者在查阅或借阅档案过程中，应遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照相关法律法规进行管理和利用。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由站领导、档案管理人员和相关业务部门负责人组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。3.鉴定方法对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行全面审查，判断其是否仍具有保存价值。参考国家有关档案保管期限的规定和本乡镇兽医站的实际情况，综合考虑档案的利用频率、重要程度等因素。征求相关业务部门和人员的意见，确保鉴定结果的科学性和合理性。4.销毁程序经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经站领导审核批准后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，监销人员应在销毁记录上签字确认。销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的乡镇兽医站档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。2.信息化管理内容档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并建立电子档案数据库。档案信息录入：将档案目录及相关信息录入档案信息化管理系统，便于检索和查询。系统功能模块：包括档案收集、整理、归档、保管、利用、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作的全过程信息化。安全管理：建立档案信息化管理系统的安全防护体系，保障档案信息的安全。3.信息化管理要求