测绘档案室安全管理制度

PAGE测绘档案室安全管理制度一、总则（一）目的为加强测绘档案室的安全管理，确保测绘档案的完整、安全与有效利用，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司测绘档案室的安全管理工作，包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、销毁等环节。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生。2.预防为主原则：强化安全防范意识，建立健全安全预防机制，及时消除安全隐患。3.严格管理原则：严格执行各项安全管理制度，规范档案管理行为。4.确保利用原则：在确保档案安全的前提下，充分满足公司对测绘档案的利用需求。二、档案管理人员职责（一）档案管理员1.负责测绘档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架等。2.严格执行档案安全管理制度，做好档案存储场所的安全防范工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与准确。4.负责办理档案的查阅、借阅手续，按照规定提供档案利用服务。5.对破损、变质的档案及时进行修复和处理。6.协助做好档案的鉴定和销毁工作。（二）档案管理负责人1.全面负责测绘档案室的安全管理工作，制定和完善安全管理制度。2.组织实施档案安全管理措施，定期检查档案安全状况。3.协调解决档案管理工作中的安全问题，保障档案管理工作的正常开展。4.对档案管理人员进行安全培训和教育，提高安全意识和业务水平。5.负责与公司内部其他部门及外部相关单位沟通协调档案管理工作中的安全事宜。三、档案收集与整理安全（一）收集1.各部门应及时将本部门形成的测绘档案移交至档案室，移交时需填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理人员在接收档案时，要认真核对档案的数量、内容、完整性等，确保档案质量。3.对于重要的测绘项目档案，应提前介入，了解项目进展情况，确保档案收集的及时性和准确性。（二）整理1.档案管理人员按照测绘档案的分类标准对档案进行整理，确保分类准确合理。2.对档案进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查找和利用。3.在整理过程中，要注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、损毁档案。4.对于破损、褪色的档案，应进行必要的修复和技术处理，确保档案的可读性。四、档案存储安全（一）存储场所1.测绘档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为存储场所。2.存储场所应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备等。3.档案室门窗应坚固耐用，窗户应安装防盗网，门应配备门锁和门禁系统。（二）档案架（柜）1.档案架（柜）应牢固可靠，符合档案存储要求。2.档案架（柜）应分类编号，便于档案的存放和查找。3.定期对档案架（柜）进行检查和维护，确保其正常使用。（三）档案存储方式1.测绘档案应按照类别、年度、项目等进行分类存放，便于管理和查找。2.对重要的测绘档案应采取备份存储的方式，备份存储介质应异地存放，确保档案的安全性。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。五、档案保管安全（一）温湿度控制1.档案室应安装温湿度监测设备，实时监测室内温湿度情况。2.根据档案保管要求，将室内温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.当温湿度超出规定范围时，应及时采取措施进行调节，如使用空调、除湿机、加湿器等设备。（二）防火1.档案室应配备足够数量的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.严禁在档案室吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。3.对档案室的电气设备进行定期检查，确保其安全运行，防止因电气故障引发火灾。（三）防潮1.档案室应做好防潮措施，地面应铺设防潮材料，档案架（柜）应放置在防潮垫上。2.定期对档案进行检查，发现受潮档案应及时进行处理。（四）防虫1.在档案室放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止虫害对档案的破坏。2.定期对档案室进行清扫，保持室内清洁卫生，减少虫害滋生的环境。（五）防盗1.加强档案室的安全保卫工作，安装监控设备，实行24小时值班制度。2.严格限制非档案管理人员进入档案室，确需进入的人员应办理登记手续。3.对档案室的门窗、门锁等进行定期检查，确保其安全可靠。六、档案查阅与借阅安全（一）查阅1.公司内部人员查阅测绘档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，查阅过程中应在现场监督，确保档案的安全。3.查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案，不得在档案上做标记。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅1.因工作需要借阅测绘档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人和档案管理负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完好情况，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案鉴定与销毁安全（一）鉴定1.定期对测绘档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、相关业务部门人员等组成，对档案进行全面审查和鉴定。3.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，综合判断档案的保管期限和价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核、档案管理负责人批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应填写档案销毁清单，注明档案的名称、数量、销毁原因等，经相关人员签字确认后，按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的安全进行。5.销毁完毕后，档案销毁清单应归档保存[X]年以上。八、档案数字化安全（一）数字化流程1.档案数字化应遵循国家相关标准和规范，制定详细的数字化方案。2.数字化前应对档案进行整理、编目，确保档案的准确性和完整性。3.采用专业的数字化设备和软件，对档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作。4.数字化过程中应建立质量控制体系，对数字化成果进行抽检，确保数字化质量。（二）数据存储与管理1.数字化档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。2.建立数字化档案数据管理系统，对数据进行分类、索引、检索等管理，方便利用。3.加强对数字化档案数据的安全防护，设置访问权限，防止数据泄露和非法篡改。（三）人员安全管理1.参与档案数字化工作的人员应经过严格的安全培训，签订保密协议。2.数字化工作场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对数字化设备和存储介质进行定期检查和维护，确保其安全运行。九、应急处置（一）应急预案制定1.制定测绘档案室安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等。2.应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生火灾、水灾、盗窃等安全事故时，应立即启动应急预案，采取相应的处置措施，保护档案安全。2.及时向上级主管部门报告事故情况，配合相关部门进行调查和处理。3.对受损档案进行抢救和修复，尽量减少损失。十、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对测绘档案室的安全管理工作进行检查，检查内容包括档案存储环境、设备运行情况、档案整理与保管情况、查阅与借阅登记情况等。2.每月至少进行一次全面检查，对发现的问题及时进行整改。（二）专项检查1.根据档案管理工作的需要，适时开展专项安全检查，如防火、防潮、防虫等专项检查。2.专项检查应制定详细的检查方案和标准，确保检查工作的针对性和有效性。（三）检查记录与整改1.对每次检查情况应进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限，跟踪整改落实情况。十一、培训与教育（一）安全培训1.定期组织档案管理人员参加安全培训，培训内容包括档案安全法律法规、安全管理制度、安全操作技能等。2.邀请安全专