广西乡扶贫档案管理制度

PAGE广西乡扶贫档案管理制度一、总则（一）目的为加强广西乡扶贫档案管理，确保扶贫工作中形成的各类文件材料得到妥善整理、保管和有效利用，真实记录扶贫工作历程和成效，为扶贫工作决策、监督检查、经验总结提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西乡范围内各级扶贫工作机构、相关部门及参与扶贫工作的所有单位和个人在扶贫工作中形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则档案内容必须真实反映扶贫工作实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则全面收集扶贫工作各环节产生的文件材料，确保档案资料的完整性。3.规范性原则严格按照国家档案管理相关法律法规和行业标准进行档案整理、保管和利用。4.保密性原则对涉及扶贫对象隐私、敏感信息等档案资料严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）乡扶贫工作领导小组1.负责统筹领导全乡扶贫档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和规划。2.协调解决档案管理工作中的重大问题，监督检查档案管理工作落实情况。（二）乡扶贫办1.具体负责组织实施全乡扶贫档案管理工作，制定档案管理制度和工作流程。2.指导、督促各村级扶贫工作机构及相关部门做好档案收集、整理、归档工作。3.负责对扶贫档案进行集中统一管理，建立档案数据库，提供档案查阅、利用服务。（三）村级扶贫工作机构1.负责本村扶贫档案的收集、整理、初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照乡扶贫办要求，定期将本村扶贫档案移交乡扶贫办统一保管。3.配合乡扶贫办做好档案查阅、利用等相关工作。（四）相关部门1.各部门负责本部门在扶贫工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并按规定移交乡扶贫办。2.协助乡扶贫办做好涉及本部门业务的扶贫档案查阅、核实等工作。三、档案收集（一）收集范围1.扶贫政策文件类：包括国家、自治区、市、县各级出台的扶贫政策、法规、办法等文件。2.项目申报与实施类：扶贫项目申报书、可行性研究报告、项目实施方案、项目招投标文件、项目合同、项目验收报告等。3.资金管理类：扶贫资金预算文件、资金分配方案、资金拨付凭证、资金使用台账、财务审计报告等。4.贫困对象识别与动态管理类：贫困户申请书、家庭情况调查表、贫困对象识别与退出公示材料、贫困人口信息采集表、帮扶手册等。5.帮扶工作类：帮扶计划、帮扶记录、帮扶成效评估材料、干部走访慰问记录等。6.培训与就业类：贫困劳动力培训方案、培训记录、就业信息登记表、就业帮扶协议等。7.产业扶贫类：产业扶贫规划、产业项目申报材料、产业扶持资金使用情况、产业发展成效评估等。8.易地扶贫搬迁类：搬迁对象申请书、搬迁协议、安置点建设资料、搬迁户入住情况等。9.其他类：与扶贫工作相关的会议记录、调研报告、统计报表、图片、影像资料等。（二）收集要求1.各部门和村级扶贫工作机构应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、准确收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案整理（一）分类标准扶贫档案按照年度类别保管期限进行分类。1.年度：按照文件材料形成的年度进行划分。2.类别：分为政策文件、项目管理、资金管理、贫困对象管理、帮扶工作、培训就业、产业扶贫、易地扶贫搬迁、其他等九大类。3.保管期限：根据档案重要程度和保存价值，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种保管期限。（二）整理方法1.文书档案按照《归档文件整理规则》进行整理，以件为单位进行装订、分类、编号、编目、装盒。2.项目档案按照项目类别分别整理，一个项目形成的文件材料集中在一起，按照项目实施流程顺序排列，编制项目档案目录。3.会计档案按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》进行整理，分类存放，编制会计档案目录。4.照片档案按照片形成时间、内容进行分类整理，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等，装入照片档案册。5.电子档案按照年度类别进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）编号规则1.文书档案编号：年度+类别代码+保管期限代码+流水号。例如：2023ZCY001，其中“2023”为年度，“ZC”为政策文件类别代码，“Y”为永久保管期限代码，“001”为流水号。2.项目档案编号：年度+项目名称代码+保管期限代码+流水号。例如：2023XM01C001，其中“2023”为年度，“XM01”为项目名称代码，“C”为长期保管期限代码，“001”为流水号。3.其他档案编号可参照上述规则，结合实际情况进行编制。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等项目。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，并分别装订成册，一份随档案存放，一份单独保存。五、档案归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.项目档案在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门归档。4.其他档案应根据实际形成时间及时归档。（二）归档程序1.各部门和村级扶贫工作机构整理好的档案，经本部门负责人审核签字后，向乡扶贫办移交。2.乡扶贫办对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.验收合格的档案办理交接手续，填写档案移交清单，双方签字确认。六、档案保管（一）保管场所1.乡扶贫办应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫鼠等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，排列有序，便于查找。2.电子档案应存储于专用服务器或存储设备中，定期进行备份，确保数据安全。3.照片档案、实物档案等应根据其特点进行妥善保管。（三）档案清查1.每年定期对档案进行清查，核对档案数量、内容等，确保档案的完整和安全。2.清查中发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。七、档案利用（一）利用范围1.扶贫工作决策参考：为制定扶贫政策、规划、计划等提供依据。2.监督检查：接受上级部门、审计部门等对扶贫工作的监督检查时提供档案资料。3.经验总结与交流：总结扶贫工作经验，进行内部交流和对外宣传。4.司法诉讼：在涉及扶贫工作的司法案件中作为证据使用。5.其他合法利用需求：如扶贫对象查询自身档案信息等。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，提交乡扶贫办。2.乡扶贫办对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。4.如需复印、拍照档案资料，应经乡扶贫办同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，由管理人员核对无误后办理归还手续。（三）保密规定1.对涉及扶贫对象隐私、敏感信息等档案资料严格保密，未经批准不得向任何单位和个人提供。2.查阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由乡扶贫办负责人、档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案保管期限规定和实际保存价值，对档案进行鉴定。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。3.《档案销毁清册》