建立队伍建设档案制度

PAGE建立队伍建设档案制度一、总则（一）目的为加强公司队伍建设，全面、客观、动态地记录员工成长与发展历程，为公司人才选拔、培养、激励、职业规划等提供科学依据，特制定本队伍建设档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及外派至其他单位工作但仍与本公司保持劳动关系的员工。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实记录员工的工作表现、培训经历、奖惩情况等，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖员工从入职到离职全过程的关键信息，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护员工个人隐私，未经员工同意，不得随意泄露档案内容。4.动态更新原则：随着员工工作经历的变化，及时更新档案信息，保持档案的时效性。二、档案内容与分类（一）个人基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.入职信息：入职时间、所在部门、岗位名称、劳动合同期限、试用期情况等。（二）工作经历与业绩1.工作履历：按时间顺序记录员工在公司内不同岗位的任职经历，包括起止时间、岗位职责、工作成果等。2.项目经验：参与的重要项目名称、项目起止时间、担任角色、项目成果及个人贡献等。3.业绩考核：历年绩效考核结果、考核等级、绩效反馈意见等。（三）培训与发展1.培训记录：参加公司内部培训、外部培训课程的名称、时间、培训时长、培训效果评估等。2.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划，以及公司为其提供的职业发展指导记录。（四）奖励与惩罚1.奖励情况：获得公司级、部门级及以上奖励的名称、颁发时间、奖励原因等。2.惩罚记录：受到公司纪律处分、行政处罚等的原因、时间、处分类型等。（五）技能与证书1.专业技能：员工具备的专业技能名称、技能水平等级、技能获得时间等。2.资格证书：取得的各类资格证书名称、颁发机构、颁发时间等。（六）职业素养与评价1.职业素养记录：包括团队合作能力、沟通能力、责任心、执行力等方面的评价记录。2.上级评价：直属上级对员工工作表现、职业素养等方面的定期评价与反馈。3.同事评价：同事对员工协作能力、工作态度等方面的评价意见。三、档案建立与收集（一）建立主体人力资源部门负责统一建立和管理员工队伍建设档案。（二）信息收集渠道1.员工自填：员工按照要求填写个人基本信息、职业发展规划等内容，并定期更新。2.部门报送：各部门负责收集本部门员工的工作履历、项目经验、业绩考核等信息，按时报送至人力资源部门。3.培训部门提供：培训部门将员工培训记录反馈至人力资源部门。4.奖惩管理部门提供：负责公司奖惩管理的部门及时将员工奖惩情况告知人力资源部门。（三）档案建立流程1.员工入职时，填写个人基本信息表，提交至人力资源部门。2.人力资源部门根据员工提供的信息及各部门报送的资料，建立员工初始档案。3.在员工工作过程中，人力资源部门定期提醒员工更新个人信息，并及时收集各部门反馈的相关信息，对档案进行动态维护。四、档案整理与归档（一）整理要求1.人力资源部门定期对收集到的档案信息进行整理，确保资料齐全、完整。2.按照档案分类标准进行分类存放，同一类别的资料按照时间顺序排列。3.对每份资料进行编号，以便于查询和管理。（二）归档方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式。纸质档案按照档案盒分类存放，电子档案存储在公司指定的服务器上，并进行备份。2.电子档案命名规范应清晰明了，便于识别和检索，例如：员工姓名+队伍建设档案。五、档案查阅与使用（一）查阅权限1.员工本人：员工有权查阅自己的队伍建设档案，了解档案内容。2.人力资源部门相关人员：因工作需要，可查阅员工档案，用于人才选拔、培训规划、绩效管理等工作。3.上级领导：员工直属上级在必要时可查阅员工档案，了解员工工作表现及职业发展情况，以便进行针对性的指导和管理。4.其他经授权人员：如涉及公司重大决策、法律纠纷等特殊情况，经公司高层领导批准，相关人员可查阅指定员工的档案。（二）查阅流程1.员工本人查阅：填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到人力资源部门查阅。2.人力资源部门人员查阅：在工作范围内，直接在档案管理系统中查阅相关员工档案信息。3.上级领导查阅：填写查阅申请表，注明查阅原因，经人力资源部门负责人审核后，由档案管理人员协助查阅。4.其他经授权人员查阅：按照公司规定的特殊审批流程，经批准后由档案管理人员提供查阅服务。（三）档案使用规定1.查阅档案人员应严格遵守保密制度，不得擅自复制、传播档案内容。2.档案仅供公司内部使用，用于与员工队伍建设相关的人力资源管理工作，不得挪作他用。六、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对员工队伍建设档案进行全面梳理，根据员工实际情况更新档案内容。2.员工个人基本信息如有变更，应在变更后[X]个工作日内告知人力资源部门，以便及时更新档案。（二）即时更新1.员工工作岗位变动、取得新的技能证书、获得奖惩等重要信息发生后，相关部门应在[X]个工作日内将信息反馈至人力资源部门，人力资源部门即时更新档案。2.绩效考核结果确定后，考核部门应在规定时间内将结果报送人力资源部门，人力资源部门及时将考核结果录入员工档案。七、档案保管与保密（一）保管期限1.员工在职期间，其队伍建设档案由人力资源部门妥善保管。2.员工离职后，档案继续保存[X]年，以备后续可能的查询和使用。（二）保管责任1.人力资源部门指定专人负责档案保管工作，确保档案存放安全有序。2.定期对档案进行检查，如发现档案损坏、遗失等情况，应及时采取补救措施，并报告上级领导。（三）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密规定，对档案内容予以保密。2.查阅档案的场所应相对独立，防止无关人员接触档案信息。3.对涉及员工个人隐私的信息，如健康状况、违纪记录等，应严格保密，未经授权不得泄露。八、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职超过保管期限，且档案内容已无保留价值的，可进行销毁。2.因公司业务调整、档案管理系统升级等原因，需要对档案进行清理销毁，但应确保重要信息已进行备份或妥善处理。（二）销毁流程1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等。2.经人力资源部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁过程