信访件管理和保密制度

信访件管理和保密制度一、信访件管理和保密制度

一、总则

信访工作是党和政府联系人民群众的重要桥梁，是听取群众意见、接受群众监督、解决群众问题的重要途径。为规范信访件管理工作，维护信访秩序，保护信访人合法权益，保障党和国家秘密安全，特制定本制度。本制度适用于本单位所有部门和工作人员，涉及信访件接收、登记、转办、处理、答复、归档等各个环节。本制度依据《中华人民共和国信访条例》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规制定，旨在确保信访件管理工作依法、规范、高效、安全进行。

二、信访件接收与登记

1.接收范围

信访件接收范围包括通过来信、来访、网络、电话等多种渠道反映的问题和建议。所有信访件均应纳入统一管理，不得遗漏或推诿。

2.接收程序

（1）来信接收：专人负责每日定时开箱，对收到的来信进行初步筛选，剔除重复信件和无价值信件，其余信件统一登记。

（2）来访接待：指定专人负责接待来访人员，认真听取反映问题，做好记录，并引导其填写《信访登记表》。

（3）网络信访：设立网络信访平台，安排专人负责平台信息的收集、整理和登记，确保网络信访件及时纳入管理轨道。

（4）电话信访：安排专人负责接听信访电话，详细记录信访内容，并形成文字材料进行登记。

3.登记要求

（1）登记内容：信访登记表应包括信访人姓名、联系方式、反映问题、反映时间、信访方式、接收部门等信息。

（2）登记规范：登记应字迹工整、信息准确、内容完整，不得涂改或遗漏。

（3）登记保存：登记表应按日期顺序排列，妥善保管，便于查阅和统计。

三、信访件转办与处理

1.转办原则

信访件转办应遵循“属地管理、分级负责、谁主管、谁负责”的原则，确保信访件及时、准确地送达相关责任部门处理。

2.转办程序

（1）分类转办：根据信访件反映问题的性质和内容，将其转交至相应的责任部门。

（2）转办通知：通过内部转办单形式，明确转办事项、办理要求和时限，确保责任部门及时接收并处理。

（3）跟踪督办：对转办件进行跟踪督办，了解办理进度和结果，确保信访问题得到有效解决。

3.处理要求

（1）及时办理：责任部门应在收到转办件后，及时研究处理方案，不得拖延或推诿。

（2）依法办理：处理信访件应依据相关法律法规和政策规定，确保处理结果的合法性和公正性。

（3）沟通协调：在处理过程中，涉及多个部门的事项应加强沟通协调，形成工作合力，共同解决问题。

四、信访件答复与反馈

1.答复原则

信访件答复应遵循“实事求是、及时准确、规范有序”的原则，确保答复内容真实、合法、合理，满足信访人的知情权。

2.答复程序

（1）答复内容：对信访人反映的问题进行认真核查，形成书面答复意见，明确答复内容、依据和结果。

（2）答复格式：答复意见应采用统一格式，包括信访人基本情况、反映问题、答复内容、联系方式等信息。

（3）答复送达：通过邮寄、当面送达等方式将答复意见送达信访人，确保信访人及时收到答复。

3.反馈机制

（1）满意度调查：在答复送达后，通过电话、回访等方式了解信访人对答复意见的满意度，及时收集意见和建议。

（2）意见整改：对信访人提出的合理意见和建议，应及时进行研究整改，并形成书面材料反馈给信访人。

（3）归档保存：答复意见及相关材料应按日期顺序排列，妥善保管，便于查阅和统计。

五、信访件归档与管理

1.归档范围

信访件归档范围包括信访登记表、转办单、处理意见、答复意见等相关材料。

2.归档要求

（1）归档时限：信访件材料应在处理完毕后30日内归档，确保归档及时、完整。

（2）归档分类：按日期顺序排列，便于查阅和统计，确保归档材料的系统性和规范性。

（3）归档保存：归档材料应使用统一档案盒和标签，妥善保管，防止损坏、丢失或泄密。

3.管理责任

（1）专人负责：指定专人负责信访件档案的管理，确保档案的安全和完整。

（2）定期检查：定期对归档材料进行检查，发现缺失或损坏应及时补充和修复。

（3）保密管理：对归档材料进行严格保密，不得擅自查阅、复制或外传，确保党和国家秘密安全。

六、保密措施与责任追究

1.保密要求

（1）人员保密：对接触信访件的人员进行保密教育，明确保密责任，确保不泄露信访内容和涉及的国家秘密。

（2）过程保密：在信访件接收、登记、转办、处理、答复等各个环节，采取必要措施，确保信访内容和涉及的国家秘密不被泄露。

（3）存储保密：对信访件档案进行严格管理，确保档案的安全和完整，防止泄密事件发生。

2.责任追究

（1）违规处理：对违反本制度规定，泄露信访件内容或涉及的国家秘密的，依法依规进行严肃处理。

（2）行政责任：对违反本制度规定，造成不良影响的，给予行政处分，包括警告、记过、降级、撤职等。

（3）法律责任：对违反本制度规定，构成犯罪的，依法追究刑事责任，包括罚款、监禁等。

3.监督检查

（1）内部监督：定期对信访件管理工作进行内部监督检查，发现问题及时整改。

（2）外部监督：接受上级机关和社会各界的监督，及时改进工作，提高信访件管理工作的质量和效率。

本制度自发布之日起施行，由本单位负责解释和修订。

二、信访件转办与处理

一、转办原则

信访件转办的核心在于明确责任，确保每一封反映问题的信件都能找到合适的部门去处理。这个过程中，坚持属地管理和分级负责的原则至关重要。属地管理意味着信访问题首先应该由所在地的相关部门负责调查和处理，这样可以更好地结合当地实际情况，快速有效地解决问题。分级负责则要求根据问题的性质和复杂程度，由不同层级的管理部门来承担相应的责任，从而形成一套清晰的责任体系。

在实际操作中，这意味着当信访件反映的问题涉及多个部门时，需要有一个牵头部门来协调各方，确保问题得到全面而系统的处理。例如，如果信访件涉及环境保护和土地使用两个领域，那么环保部门可能需要作为牵头部门，土地管理部门则配合提供相关信息和支持。这种协作机制不仅能够提高处理效率，还能确保处理结果的公正性和合理性。

此外，谁主管谁负责的原则也强调了部门的主导作用。每个部门都应该明确自己的职责范围，对于自己主管领域内的问题，要主动介入，积极解决，而不是推诿给其他部门。这种责任意识不仅能够提升部门的工作效率，还能增强群众对政府工作的信任感。

二、转办程序

转办程序是确保信访件能够顺利到达责任部门并得到有效处理的关键环节。这一程序包括分类转办、转办通知和跟踪督办三个主要步骤，每一个步骤都环环相扣，确保信访件在转办过程中不遗漏、不延误。

分类转办是转办程序的第一步，也是最为关键的一步。在这一环节，工作人员需要根据信访件反映问题的性质和内容，将其准确地分类，并转交至相应的责任部门。例如，涉及法律问题的信访件应该转交给司法部门，而涉及教育问题的信访件则应该转交给教育部门。分类转办的准确性直接关系到信访件能否得到及时有效的处理，因此，工作人员需要具备较强的业务能力和敏锐的洞察力，能够准确判断信访件反映问题的性质和涉及部门。

在分类转办的基础上，转办通知的制定和发送就显得尤为重要。转办通知不仅要明确转办的事项，还要详细说明办理要求和时限，确保责任部门能够迅速了解信访件的背景和诉求，并按照要求进行处理。转办通知的格式也应该规范统一，包括信访件的编号、反映问题、办理要求、办理时限、联系方式等信息，以便责任部门能够快速准确地接收和处理信访件。

跟踪督办是转办程序的最后一步，也是确保信访件得到有效处理的重要保障。在这一环节，工作人员需要定期了解信访件的办理进度和结果，及时发现问题并进行协调解决。跟踪督办可以通过电话、邮件、会议等多种方式进行，关键是要确保责任部门能够按照要求及时反馈处理结果，并及时解决处理过程中遇到的问题。

三、处理要求

信访件的处理是整个信访工作的重要环节，直接关系到信访问题的解决效果和群众的满意度。为了确保信访件得到有效处理，需要遵循一系列严格的要求，包括及时办理、依法办理和沟通协调三个方面。

及时办理是信访件处理的基本要求。信访件反映的问题往往关系到群众的切身利益，因此，责任部门在接到转办件后，应该迅速研究处理方案，不得拖延或推诿。及时办理不仅能够提高工作效率，还能增强群众对政府工作的信任感。例如，如果信访件反映的是群众生活中的紧急问题，如房屋漏水、食物中毒等，责任部门应该立即行动，尽快解决问题，以避免造成更大的损失。

依法办理是信访件处理的根本原则。处理信访件必须依据相关法律法规和政策规定，确保处理结果的合法性和公正性。这意味着责任部门在处理信访件时，不能随意行事，而是要严格按照法律法规和政策规定来开展工作。例如，如果信访件反映的是一起环境污染问题，责任部门应该依据环境保护法等相关法律法规进行调查和处理，确保处理结果的合法性和公正性。

沟通协调是信访件处理的重要手段。在处理过程中，如果信访件涉及多个部门或需要跨区域协作，责任部门应该加强沟通协调，形成工作合力，共同解决问题。例如，如果信访件涉及环保和城管两个部门，责任部门应该建立联席会议制度，定期召开会议，共同研究处理方案，确保问题得到有效解决。沟通协调不仅能够提高工作效率，还能避免部门之间的推诿扯皮，确保信访问题得到全面而系统的处理。

四、责任部门的职责与权限

在信访件处理过程中，责任部门扮演着至关重要的角色。为了确保信访件得到有效处理，需要明确责任部门的职责与权限，确保每个部门都能够按照要求履行自己的职责，并享有相应的权限。

责任部门的职责主要包括调查核实、制定处理方案、实施处理措施和反馈处理结果四个方面。调查核实是责任部门的第一步工作，需要通过实地调查、查阅资料、走访群众等多种方式，全面了解信访件反映问题的真相。制定处理方案则是根据调查结果，制定具体的处理措施，确保问题得到有效解决。实施处理措施是责任部门的核心工作，需要按照处理方案，采取切实有效的措施解决问题。反馈处理结果则是责任部门的重要职责，需要及时将处理结果反馈给信访人，并听取其意见和建议。

责任部门的权限主要包括查阅资料、调查取证、处理问题的权力和处置权限。查阅资料是责任部门了解信访件背景和诉求的重要手段，需要查阅相关文件、资料和记录，以便全面了解情况。调查取证是责任部门核实信访件反映问题真相的重要手段，需要通过实地调查、走访群众、调取证据等方式，获取相关证据。处理问题的权力是责任部门的核心权限，需要根据法律法规和政策规定，采取切实有效的措施解决问题。处置权限则是责任部门在处理过程中享有的自主权，可以根据实际情况，灵活调整处理方案，确保问题得到有效解决。

五、处理过程中的注意事项

在信访件处理过程中，需要注意一系列事项，以确保处理工作的顺利进行和信访问题的有效解决。这些注意事项主要包括处理过程中的沟通协调、信息反馈和保密工作三个方面。

沟通协调是处理过程中的重要环节。责任部门在处理信访件时，需要与信访人保持密切沟通，及时了解其诉求和意见，并根据其意见调整处理方案。同时，责任部门还需要与其他部门保持密切沟通，及时协调解决处理过程中遇到的问题。例如，如果信访件涉及多个部门，责任部门应该建立联席会议制度，定期召开会议，共同研究处理方案，确保问题得到有效解决。

信息反馈是处理过程中的重要环节。责任部门在处理信访件时，需要及时将处理进度和结果反馈给信访人，并听取其意见和建议。信息反馈不仅能够增强信访人对政府工作的信任感，还能及时发现处理过程中存在的问题并进行改进。例如，如果信访人對处理结果不满意，责任部门应该及时了解其原因，并根据其意见调整处理方案，确保问题得到有效解决。

保密工作是处理过程中的重要环节。信访件往往涉及一些敏感信息，如个人隐私、商业秘密等，因此，责任部门在处理信访件时，需要严格保密，不得泄露任何信息。保密工作不仅能够保护信访人的合法权益，还能维护社会稳定和政府形象。例如，如果信访件涉及一些敏感信息，责任部门应该采取必要措施，如加密文件、限制访问等，确保信息不被泄露。

六、处理结果的评估与改进

信访件处理结果的评估与改进是整个信访工作的重要环节，直接关系到信访工作的质量和效率。通过对处理结果的评估，可以发现处理过程中的问题和不足，并及时进行改进，从而不断提升信访工作的质量和效率。

处理结果的评估主要包括处理效果的评估和处理过程的评估两个方面。处理效果的评估主要是评估信访问题的解决效果和群众的满意度，可以通过问卷调查、回访等方式进行。处理过程的评估主要是评估处理过程中的沟通协调、信息反馈和保密工作等方面，可以通过内部检查、外部监督等方式进行。

在评估的基础上，需要及时进行改进。改进措施主要包括完善处理机制、加强队伍建设、提升处理能力等方面。完善处理机制主要是通过优化处理流程、明确责任分工、加强部门协作等方式，提升处理效率。加强队伍建设主要是通过加强培训、提高业务能力、增强责任意识等方式，提升工作人员的专业素质。提升处理能力主要是通过引进新技术、新方法、新设备等方式，提升处理工作的质量和效率。

通过评估与改进，信访件处理工作能够不断提升，更好地服务于群众，维护社会稳定和政府形象。

三、信访件答复与反馈

一、答复原则

信访件的答复是信访工作流程中连接部门处理结果与信访人知晓权的纽带，其质量直接关系到信访人的满意度以及对政府工作的信任度。因此，在答复过程中必须遵循一系列基本原则，确保答复内容真实、准确、规范，并满足信访人的合理预期。

实事求是是答复工作的灵魂。答复内容必须基于部门实际处理的结果，客观反映问题的解决情况，不得夸大成绩，回避问题。如果信访问题得到了圆满解决，答复中应当明确说明解决的具体措施和最终结果；如果问题尚未完全解决，也应当如实告知当前进展，以及下一步计划或建议。例如，某信访人反映的社区停车难问题，经相关部门协调后，虽然未能完全硬化所有道路，但已施划了部分停车位并增设了停车标识，答复中就应当如实告知这些具体措施，而不是简单地说“正在努力解决”。

及时准确是答复工作的生命线。信访人反映问题后，通常都希望尽快得到反馈。因此，在问题处理完毕后，相关部门应当尽快将答复意见送达信访人手中，避免无谓的拖延。同时，答复内容必须准确无误，确保信息传递的精确性。例如，答复中涉及的时间节点、政策依据、处理单位等关键信息，必须经过核实，防止出现张冠李戴或信息错误的情况。迟到的答复不仅会降低信访人的满意度，甚至可能引发新的矛盾和纠纷。

规范有序是答复工作的基本要求。答复意见的格式应当统一、规范，内容应当条理清晰、逻辑严谨。这既体现了政府工作的严谨性和专业性，也有助于信访人更好地理解答复内容。规范的答复格式通常包括信访人基本情况、反映问题的简要重述、处理结果的具体说明、政策依据的引用、以及联系方式等部分。例如，在答复书中，首先应当明确信访人的姓名和联系方式，然后简要概括信访人反映的核心问题，接着详细阐述问题的处理过程和最终结果，并引用相关的法律法规或政策文件作为依据，最后留下部门负责人的签名和日期，以及便于信访人咨询或进一步沟通的联系方式。

二、答复程序

信访件答复程序是确保答复工作规范有序进行的重要保障，它涵盖了答复内容的拟定、审核、送达等关键环节，每一个环节都至关重要，需要严格按照规定执行。

答复内容的拟定是答复程序的首要步骤。在这一环节，负责答复的工作人员需要根据信访件的处理结果，认真撰写答复意见。撰写时，要确保内容完整、准确，语言要简洁、明了，避免使用过于专业化的术语，以免信访人难以理解。例如，如果信访件反映的是关于某项政策的疑问，答复中就应当对该政策进行简要的解释，并说明其适用范围和具体要求。如果信访件反映的问题得到了解决，答复中就应当详细说明解决问题的具体措施和最终结果。拟定答复意见后，还需要进行多次校对，确保没有错别字、语法错误或信息遗漏。

答复内容的审核是答复程序中的关键环节。为了确保答复意见的质量，需要设立专门的审核机制。审核人员应当仔细阅读拟定的答复意见，检查其内容是否真实、准确，是否符合相关政策法规，语言表达是否规范、清晰。如果发现问题，应当及时提出修改意见，并由原拟定人员进行修改。例如，如果答复意见中引用了某项政策，审核人员需要核实该政策的最新版本，确保引用的准确性。只有经过审核人员确认无误后，答复意见才能进入下一步程序。

答复意见的送达是答复程序的最后一步，也是直接面向信访人的环节。送达方式应当根据信访人的意愿和实际情况进行选择。通常可以通过邮寄、当面送达或电子邮件等方式进行。无论采用哪种方式，都应当确保信访人能够及时收到答复意见。例如，如果信访人留下了邮寄地址，就应当通过邮政系统将答复意见寄送给其。如果信访人希望当面领取答复意见，就应当安排专人接待。送达时，还应当向信访人说明答复意见的主要内容，并解答其可能存在的疑问。

三、答复内容的要求

信访件答复内容的质量直接关系到信访人的满意度和对政府工作的信任度，因此，在撰写答复意见时，需要满足一系列具体要求，确保答复内容能够真正回应信访人的关切，并体现政府工作的诚意和成效。

答复内容应当真实反映信访件的处理结果。这是答复工作的基本要求，也是最能体现政府工作作风的关键点。答复中应当客观、准确地描述问题的解决情况，包括采取的具体措施、取得的实际成效等。如果问题得到了圆满解决，就应当详细说明解决的过程和结果，让信访人感受到政府工作的实效。例如，某信访人反映的房屋漏水问题，经相关部门协调后，已经完成了房屋修缮工作，答复中就应当详细说明修缮的具体内容和效果，让信访人感受到问题确实得到了解决。

答复内容应当清晰、简洁、易懂。信访人反映问题时，往往希望能够得到简单明了的答复。因此，在撰写答复意见时，应当尽量避免使用过于专业化的术语或复杂的句式，而是采用通俗易懂的语言，让信访人能够轻松理解答复的内容。例如，如果答复中需要引用某项政策，就应当对政策进行简要的解释，并说明其与信访人反映问题的关联性。

答复内容应当具有说服力和引导性。除了客观反映处理结果外，答复意见还应当具有一定的说服力和引导性，能够让信访人理解政府工作的难处和努力，并引导其理性看待问题。例如，如果信访问题由于客观条件限制暂时无法完全解决，答复中就应当说明原因，并提出下一步计划或建议，引导信访人理性看待问题，并积极配合政府工作。

四、反馈机制

信访件答复后的反馈机制是了解信访人满意度、收集意见和建议的重要途径，也是改进答复工作、提升信访工作质量的重要手段。建立完善的反馈机制，有助于确保信访工作始终沿着符合群众利益的方向前进。

满意度调查是反馈机制的重要组成部分。在答复意见送达后，可以通过电话、回访、问卷调查等方式，了解信访人对答复意见的满意度。例如，可以通过电话回访的方式，询问信访人对答复意见是否满意，以及是否有进一步的意见和建议。也可以设计一份简单的问卷调查，让信访人填写并寄回，以收集其对答复意见的反馈。通过满意度调查，可以及时了解信访人的诉求和期望，为改进答复工作提供参考。

意见建议的收集是反馈机制的重要环节。除了了解信访人的满意度外，还应当积极收集信访人提出的意见和建议。这些意见和建议可能涉及到答复内容的改进、处理程序的优化等方面，对于提升信访工作质量具有重要意义。例如，如果信访人提出答复意见中某些内容解释不清，就应当及时修改和完善答复内容；如果信访人提出处理程序存在不足，就应当及时改进和完善处理程序。

意见建议的整改是反馈机制的重要目的。收集到信访人的意见和建议后，应当认真研究，并及时进行整改。如果信访人提出的意见建议具有合理性，就应当采纳并付诸实践；如果信访人提出的意见建议不切实际，也应当耐心解释，并说明原因。通过意见建议的整改，可以不断提升答复工作的质量和效率，更好地满足信访人的需求。例如，如果多个信访人反映答复意见中某些内容解释不清，就应当对答复内容进行修改和完善，并加强对工作人员的培训，提高其沟通解释能力。

五、归档保存

信访件答复及相关材料的归档保存是信访工作管理的重要环节，它不仅关系到信访工作资料的完整性和可追溯性，也关系到信访工作的连续性和规范性。因此，必须建立严格的归档保存制度，确保所有相关材料得到妥善保管。

归档范围应当明确。所有信访件答复的相关材料，包括信访登记表、转办单、处理意见、答复意见、满意度调查记录、意见建议记录等，都应当纳入归档范围。这些材料是信访工作的重要记录，也是查询和追溯的重要依据。例如，如果日后需要查询某封信访件的办理情况，就应当能够通过查阅相关归档材料，全面了解该信访件的办理过程和结果。

归档要求应当严格。归档材料应当按照日期顺序排列，并标注清楚归档时间、归档人等信息。归档材料应当使用统一的档案盒和标签，并妥善保管，防止损坏、丢失或泄密。例如，归档材料应当存放在干燥、通风、防火的档案室中，并指定专人负责保管。

查阅权限应当明确。为了方便查阅和利用信访工作资料，应当建立相应的查阅权限制度。一般情况下，只有经过授权的人员才能查阅归档材料。例如，负责信访工作的领导、工作人员等，可以根据工作需要查阅相关归档材料。但外部人员或未经授权的人员，则不得查阅归档材料。通过建立查阅权限制度，可以确保信访工作资料的安全性和保密性。

四、信访件归档与管理

一、归档范围

信访件归档工作是信访管理流程中的收尾环节，但其重要性不容忽视。它不仅是对信访件从接收、登记、转办、处理到答复整个生命周期的记录和总结，更是对信访工作历史轨迹的保存，为后续工作的开展提供参考和借鉴。归档范围的确定，直接关系到档案资料的系统性和完整性，进而影响到信访工作的连续性和有效性。

首先，所有形式的信访件材料，包括信函、走访登记表、网络信访截图、电话信访记录等，都应当纳入归档范围。这些材料是信访工作的原始记录，反映了信访事项的来源、内容和过程，是分析信访工作形势、总结工作经验、改进工作方法的重要依据。例如，一封反映某地环境污染问题的来信，不仅包含了信访人的基本信息和反映的问题，还可能附有照片、视频等证据材料，这些都是宝贵的档案资源。

其次，信访件处理过程中的相关文书，如转办单、处理意见、答复意见等，也应当全部归档。这些文书记录了信访件在各个阶段的处理情况和结果，是评估信访工作成效、监督信访工作落实的重要凭证。例如，一份转办单明确了信访件的转办对象和办理要求，一份处理意见则体现了责任部门的调查研究和解决方案，一份答复意见则直接关系到信访人的满意度和对政府工作的信任度。

最后，信访工作的统计报表、分析报告、会议纪要等，也应当作为档案进行保存。这些材料反映了信访工作的整体情况、发展趋势和存在的问题，是领导决策、制定政策、改进工作的重要参考。例如，一份信访统计报表可以直观地展示信访量的变化、信访类型的分布、信访问题的热点等，为领导掌握信访工作动态、科学决策提供依据。

二、归档要求

归档工作并非简单的文件堆砌，而是需要遵循一系列严格的要求，确保归档资料的系统性、规范性和安全性，从而发挥其应有的价值。

归档时限是确保档案资料完整性的关键。信访件材料应当在处理完毕后的一定期限内归档，这个期限可以根据实际情况进行规定，但必须确保所有材料都能在规定时间内完成归档工作。例如，可以规定信访件材料在处理完毕后30日内完成归档，这样可以确保在较短的时间内完成归档工作，避免材料散失或遗忘。

归档分类是确保档案资料系统性的重要手段。归档材料应当按照一定的分类标准进行整理和排列，常见的分类标准包括时间顺序、问题类型、地区分布等。例如，可以按照时间顺序将信访件材料进行排列，这样可以方便查阅和了解信访工作的历史轨迹；也可以按照问题类型将信访件材料进行分类，这样可以方便分析和研究信访问题的特点和规律。

归档保存是确保档案资料安全性的基本要求。归档材料应当使用统一的档案盒和标签，并妥善保管在档案室中，防止损坏、丢失或泄密。例如，档案盒应当选择耐用的材料制作，标签应当清晰、规范，档案室应当具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，确保档案资料的安全和完整。

三、管理责任

归档资料的管理责任落实到位，是确保档案资料安全、完整和有效利用的重要保障。明确管理责任，可以避免责任不清、相互推诿的情况发生，确保归档工作有序进行。

专人负责是落实管理责任的基础。应当指定专人负责信访件档案的管理工作，这个人应当具备一定的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的相关制度和规定，能够胜任档案管理的各项工作。例如，可以指定一名档案管理员负责信访件档案的收集、整理、保管、查阅等工作，确保档案管理的规范性和有效性。

定期检查是确保档案资料安全的重要措施。档案管理员应当定期对归档资料进行检查，发现损坏、丢失或泄密等情况，应当及时采取措施进行补救。例如，可以每季度对归档资料进行一次全面检查，检查内容包括档案盒的完好性、标签的清晰性、档案资料的完整性等，确保档案资料的安全和完整。

保密管理是确保档案资料安全的核心。信访件档案往往涉及到国家秘密、商业秘密或个人隐私等敏感信息，因此，必须建立严格的保密制度，确保档案资料不被泄露。例如，可以规定档案资料的查阅权限，只有经过授权的人员才能查阅档案资料，并要求查阅人员在查阅过程中严格遵守保密规定，不得泄露任何信息。

四、保密措施

信访件档案的保密工作至关重要，需要采取一系列切实有效的保密措施，确保档案资料的安全，防止泄密事件的发生。

人员保密是保密工作的基础。所有接触信访件档案的人员，都应当接受保密教育，了解保密工作的importance，明确保密责任，并签订保密协议。通过保密教育，可以提高人员的保密意识，使其自觉遵守保密规定，防止无意泄密。例如，可以定期组织人员进行保密培训，讲解保密工作的法律法规、制度和规定，以及泄密的危害和后果，增强人员的保密意识和责任感。

过程保密是保密工作的关键。在信访件档案的收集、整理、保管、查阅等各个环节，都应当采取必要的保密措施，防止档案资料被泄露。例如，在收集信访件材料时，应当注意保护信访人的隐私，不得随意翻看或传播信访内容；在整理档案资料时，应当将涉密档案与非涉密档案分开存放，防止交叉感染；在保管档案资料时，应当将档案存放在安全的档案室中，并采取防火、防盗、防潮、防虫等措施；在查阅档案资料时，应当登记查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息，并限制查阅范围，防止档案资料被泄露。

技术保密是保密工作的重要保障。随着科技的发展，信息化技术在档案管理中的应用越来越广泛，这也为保密工作提出了新的挑战。因此，需要加强技术保密措施，防止档案资料被非法获取或破坏。例如，可以对档案管理系统进行加密，设置访问权限，防止未经授权的人员访问档案资料；可以对涉密档案进行脱敏处理，删除其中的敏感信息，防止敏感信息被泄露；可以对档案管理系统进行定期漏洞扫描和安全加固，防止系统被黑客攻击或病毒破坏。

五、利用与监督

归档资料的有效利用和监督，是确保归档工作价值的实现，促进信访工作持续改进的重要途径。通过充分利用归档资料，可以为信访工作的开展提供有力支撑，而有效的监督则可以确保归档工作的规范性和有效性。

档案利用是归档工作价值实现的重要途径。归档资料不仅是历史的记录，更是宝贵的资源，可以为信访工作的开展提供重要参考和借鉴。例如，可以通过查阅历史信访资料，了解信访问题的发生原因、发展过程和解决情况，为当前信访工作的开展提供借鉴；可以通过分析信访统计报表，掌握信访工作的动态和趋势，为领导决策提供依据；可以通过查阅信访工作分析报告，了解信访工作的成效和不足，为改进工作方法提供参考。

监督检查是确保归档工作规范性的重要手段。应当建立相应的监督检查机制，对归档工作进行定期或不定期的检查，发现问题和不足，及时进行整改。例如，可以由上级部门对下级部门的归档工作进行定期检查，检查内容包括归档范围、归档要求、管理责任等，确保归档工作的规范性和有效性；也可以由纪检监察部门对归档工作进行监督，防止出现泄密、损坏、丢失等问题。

持续改进是归档工作不断提升的重要动力。归档工作不是一成不变的，而是一个不断改进和完善的过程。应当根据实际情况和需求，不断改进归档工作，提升归档工作的质量和效率。例如，可以定期对归档工作进行评估，总结经验，查找不足，提出改进措施；可以学习借鉴其他单位的先进经验，不断改进归档工作方法，提升归档工作的水平。

五、保密措施与责任追究

一、保密要求

信访件涉及的内容往往与国家秘密、社会稳定、个人隐私等息息相关，因此，在信访件管理和处理的全过程中，必须将保密工作放在首位，贯穿始终，确保不泄露任何敏感信息，维护国家安全和社会稳定，保护信访人的合法权益。

人员保密是保密工作的基础。所有参与信访件管理和处理的工作人员，都应当具备高度的政治责任感和保密意识，深刻认识到保密工作的重要性，自觉遵守保密法律法规和单位的保密规章制度。单位应当定期对工作人员进行保密教育，通过案例分析、法规解读等方式，增强工作人员的保密意识和责任感。例如，可以组织观看保密教育片，邀请专家进行保密讲座，或者开展保密知识竞赛等活动，让工作人员了解保密工作的最新要求，掌握基本的保密技能，提高识别和防范泄密风险的能力。同时，工作人员在接触信访件时，要严格遵守工作纪律，不得私自复印、拍照、转发信访件内容，不得将信访件内容告知无关人员，更不得利用信访件内容谋取私利。

过程保密是保密工作的关键。在信访件的接收、登记、转办、处理、答复等各个环节，都要采取相应的保密措施，确保信访件内容的安全。例如，在接收信访件时，要当面核对内容，防止夹带forbiddenmaterials；在登记时，要妥善保管登记表，防止信息泄露；在转办时，要使用保密渠道，确保信访件安全送达；在处理时，要限制知悉范围，只有参与处理的工作人员才能接触信访件内容；在答复时，要确保答复内容的准确性，防止出现偏差或泄露敏感信息。此外，还要加强对信访件存放场所的管理，确保存放环境安全，防止信访件被盗窃或损毁。

技术保密是保密工作的重要保障。随着信息化技术的不断发展，信访工作的信息化程度越来越高，这给保密工作带来了新的挑战。单位应当加强技术保密措施，确保信访信息系统安全可靠。例如，要对信访信息系统进行安全防护，安装防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止黑客攻击和数据泄露；要对信访信息系统进行访问控制，设置不同的访问权限，确保只有授权人员才能访问敏感信息；要对信访信息系统进行数据备份，防止数据丢失。同时，还要加强对工作人员的信息化操作培训，提高其信息安全意识，防止因操作不当导致泄密事件发生。

二、责任追究

保密工作事关国家安全和利益，容不得半点马虎。任何违反保密规定的行为，都要依法依规追究责任，以儆效尤，确保保密制度的严肃性和权威性。

违规处理是责任追究的前提。对于违反保密规定，泄露信访件内容或涉及的国家秘密的行为，无论情节轻重，都要进行严肃处理。例如，如果工作人员私自复印、拍照、转发信访件内容，或者将信访件内容告知无关人员，都要根据情节轻重给予相应的处分，包括警告、记过、降级、撤职等。如果造成严重后果，构成犯罪的，还要依法追究刑事责任。通过严格的违规处理，可以有效地震慑违规行为，维护保密制度的严肃性。

行政责任是责任追究的主要方式。对于违反保密规定的行为，要根据情节轻重，给予相应的行政处分。轻微的违规行为，可以给予警告、记过等处分；情节较重的违规行为，可以给予降级、撤职等处分；情节特别严重的违规行为，可以给予开除等处分。行政责任的追究，不仅是对违规人员的惩戒，也是对其他工作人员的警示，可以有效地提高工作人员的保密意识，防止类似事件再次发生。例如，某工作人员因疏忽大意，将涉密信访件放在办公桌上，导致文件被他人发现并泄露，该工作人员应当受到相应的行政处分，以示警示。

法律责任是责任追究的最终保障。对于违反保密规定，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。例如，如果工作人员故意泄露国家秘密，情节严重的，可以构成泄露国家秘密罪，要被依法追究刑事责任，包括罚款、监禁等。法律责任的追究，是维护国家安全和利益的最后保障，可以有效地打击泄密犯罪，保护国家和人民的利益。例如，某工作人员因收受贿赂，故意泄露信访件中的敏感信息，导致国家利益遭受重大损失，该工作人员应当被依法追究刑事责任，以维护法律的严肃性和权威性。

三、监督检查

保密工作的有效性，不仅取决于制度的完善和人员的自觉，还取决于监督检查机制的健全和执行力度。只有通过有效的监督检查，才能及时发现和纠正保密工作中存在的问题，确保保密制度的落实到位，维护国家安全和利益。

内部监督是保密工作的重要保障。单位应当建立内部监督机制，定期或不定期地对保密工作进行监督检查。例如，可以成立保密工作领导小组，负责保密工作的统筹协调和监督检查；可以指定专人负责保密工作的日常监督，定期对各部门的保密工作进行检查；可以组织内部审计，对保密工作进行专项审计。内部监督的重点是检查保密制度的落实情况、工作人员的保密意识、保密措施的有效性等，发现问题及时整改，防止泄密事件的发生。例如，保密工作领导小组可以定期召开会议，听取各部门的保密工作汇报，分析保密工作形势，研究解决保密工作中的问题。

外部监督是保密工作的重要补充。除了内部监督，单位还应当接受外部监督，包括上级机关的监督、纪检监察部门的监督、社会各界的监督等。例如，上级机关可以对单位的保密工作进行定期检查，发现问题督促整改；纪检监察部门可以对违反保密规定的行为进行查处；社会各界可以通过举报等方式，对保密工作进行监督。外部监督可以有效地促进单位加强保密工作，提高保密工作的水平。例如，如果群众发现单位存在泄密隐患，可以通过举报电话或举报信等方式，向相关部门反映情况，促使单位及时整改。

通过内部监督和外部监督相结合，可以形成全方位、多层次的监督体系，有效地促进保密工作的开展，确保信访件的安全，维护国家安全和社会稳定。同时，单位还应当建立健全举报制度，鼓励工作人员和社会各界对保密工作进行监督，对举报线索要认真核查，对查证属实的，要依法依规进行处理，并对举报人进行保护，以营造良好的保密工作氛围。

六、信访件管理和保密制度

一、总则

信访工作是党和政府联系人民群众的重要桥梁，是听取群众意见、接受群众监督、解决群众问题的重要途径。信访件管理和保密制度是保障信访工作顺利开展、维护信访秩序、保护信访人合法权益、确保党和国家秘密安全的重要基础。本制度旨在规范信访件管理工作，明确工作职责，规范工作流程，强化保密意识，确保信访件得到及时、准确、高效的处理，并有效防止泄密事件的发生。

二、信访件接收与登记

信访件接收是信访工作的第一步，也是至关重要的一步。所有信访件，无论是通过来信、来访、网络、电话等渠道反映的问题和建议，都应当纳入统一管理，不得遗漏或推诿。

接收程序应当明确。专人负责每日定时开箱，对收到的来信进行初步筛选，剔除重复信件和无价值信件，其余信件统一登记。来访接待应当指定专人负责，认真听取来访人员反映的问题，做好记录，并引导其填写《信访登记表》。网络信访平台应当安排专人负责信息收集、整理和登记，确保网络信访件及时纳入管理轨道。电话信访应当安排专人负责接听，详细记录信访内容，并形成文字材料进行登记。

登记要求应当严格。信访登记表应当包括信访人姓名、联系方式、反映问题、反映时间、信访方式、接收部门等信息。登记应当字迹工整、信息准确、内容完整，不得涂改或遗漏。登记表应当按日期顺序排列，妥善保管，便于查阅和统计。

三、信访件转办与处理

信访件转办是确保每一封反映问题的信件都能找到合适部门去处理的关键环节。转办原则是属地管理和分级负责，谁主管谁负责。

转办程序包括分类转办、转办通知和跟踪督办。根据信访件反映问题的性质和内容，将其准确地分类，并转交至相应的责任部门。转办通知要明确转办的事项、办理要求和时限。跟踪督办要定期了解信访件的办理进度和结果，及时发现问题并进行协调解决。

处理要求包括及时办理、依法办理和沟通协调。责任部门在接到转办件后，应当迅速研究处理方案，不得拖延或推诿。处理信访件必须依据相关法律法规和政策规定，确保处理结果的合法性和公正性。处理过程中，如果涉及多个部门或需要跨区域协作，责