办公室文件归档与管理标准

办公室文件归档与管理标准一、总则1.1目的为规范办公室文件的形成、流转、归档、保管、利用和销毁等管理环节，确保文件资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，为单位各项工作提供有效支持，特制定本标准。1.2适用范围本标准适用于本单位所有部门及员工在日常办公活动中形成、接收和处理的各类文件资料，包括纸质文件和电子文件。涉密文件管理除遵守本标准外，还应符合国家及单位相关保密规定。1.3基本原则1.统一领导、分级负责：办公室为文件归档与管理的牵头部门，各业务部门指定专人负责本部门文件的日常收集、整理和移交工作。2.全程管理、前端控制：从文件形成之初即纳入管理范畴，确保文件的形成、办理、流转、归档等各环节规范有序。3.真实准确、完整规范：归档文件必须真实反映单位各项工作的实际情况，内容完整，格式规范。4.安全保密、便于利用：在确保文件安全保密的前提下，建立科学的检索体系，方便文件的查询和利用。5.依法依规、与时俱进：遵循国家有关档案管理的法律法规，并结合单位实际和信息化发展要求，不断优化管理流程。二、文件的定义与分类2.1文件定义本标准所称文件，是指单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。2.2文件分类2.2.1按来源分类内部文件：本单位自行草拟、制发的文件。外部文件：上级单位、平级单位及下级单位发来的文件。外来非公文信息：包括会议资料、调研报告、合作协议、技术资料等。2.2.2按性质与内容分类行政类文件：包括决议、决定、命令、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。业务类文件：与单位核心业务相关的规划、计划、方案、合同、协议、项目资料、统计报表、技术文档等。人事类文件：员工档案、招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免、薪酬等相关文件。财务类文件：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等（按财务档案管理规定执行，本标准可作参考）。资产类文件：固定资产、设备仪器的购置、验收、使用、维修、报废等相关文件。其他类文件：具有参考价值的各类资料、出版物等。2.2.3按载体分类纸质文件：以纸张为载体的传统文件。电子文件：以数字形式存储于计算机硬盘、软盘、光盘、U盘、云存储等载体的文件，包括文本、图像、音频、视频等。三、文件的形成与办理3.1文件的形成文件的形成应符合国家及单位相关公文处理规范，做到内容真实、主题鲜明、表述准确、逻辑清晰、格式规范、手续完备。3.2文件的办理文件接收后，应及时登记、拟办、分办、传阅、承办和催办。办理过程中，应保持文件的整洁、完整，不得随意涂改、抽取、撤换文件内容。四、文件的归档4.1归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围。具体范围由各单位根据实际情况制定《文件归档范围与保管期限表》。4.2归档时间即时归档：对于重要的、具有长远查考价值的文件，或办理完毕后即可确定其归档价值的文件，应在办理完毕后及时归档。定期归档：一般文件应在次年上半年内完成上一年度文件的归档工作。项目性文件在项目结束后三个月内完成归档。4.3归档要求齐全完整：归档的文件材料应齐全、成套，每份文件的正件、附件、印件、定稿等应收集齐全。准确系统：文件内容应准确无误，反映工作的真实情况；文件的排序应条理清晰，保持文件之间的有机联系。规范整理：归档文件应按照本标准第五章的要求进行分类、排列、编号、编目、装订或装盒。纸质与电子同步：对于有电子版本的纸质文件，原则上应同时归档其电子版本；对于纯电子文件，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。4.4归档手续文件形成部门或承办人应将整理好的归档文件向档案管理部门（或指定档案员）办理移交手续，填写《文件归档交接登记表》，双方签字确认。五、档案的整理与保管5.1档案的分类档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。可采用年度-组织机构-问题分类法，或年度-问题-组织机构分类法，也可根据单位实际情况选择其他适宜的分类方法，并保持分类体系的稳定性。5.2档案的编号档案编号应具有唯一性和可追溯性。可采用全宗号-年度-组织机构（或问题）-案卷号（或件号）的结构进行编号。电子档案的编号应与其元数据相关联。5.3档案的排列与编目排列：案卷（或件）应按照分类方案和编号顺序进行系统排列。编目：应编制案卷目录或文件目录，包括序号、档号、文件题名、责任者、日期、页数、备注等要素，便于检索。电子档案应建立相应的数据库检索系统。5.4档案的保管库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。装具要求：档案应存放在符合标准的档案柜、档案盒（袋）内，远离腐蚀性物质。保密管理：涉密档案应单独存放，严格执行保密规定，控制接触范围。定期检查：档案管理部门应定期对档案进行清点核对和状况检查，发现问题及时处理并记录。特殊载体档案：录音、录像、照片、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性进行特殊保管，并定期进行复制或转换，防止信息丢失。六、档案的利用与借阅6.1利用范围与权限单位内部人员因工作需要可按规定利用档案。外部单位查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。涉密档案的利用，须严格按照保密规定执行。6.2借阅程序申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的档号、题名、借阅目的、借阅期限。审批：根据档案密级和重要程度，按审批权限报请相关负责人批准。登记：档案管理人员对借阅情况进行登记，明确借阅人和归还日期。借阅：借阅人核对档案无误后签字领取。6.3借阅要求期限：一般档案借阅期限不超过规定天数，确需延长的，应办理续借手续。复制：因工作需要复制档案，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。保管：借阅人应妥善保管所借档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、遗失。归还：档案归还时，档案管理人员应仔细核对，确认无误后在借阅登记本上注销。如发现档案有损坏、缺失等情况，应立即报告并按规定处理。七、档案的鉴定与销毁7.1档案鉴定档案管理部门应定期（一般每若干年）会同有关业务部门对已到保管期限的档案进行价值鉴定。鉴定工作应由单位领导、相关业务人员和档案管理人员组成鉴定小组进行。7.2销毁程序提出销毁意见：鉴定小组对无保存价值的档案提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。审批：《档案销毁清册》须报请单位分管领导或主要领导批准。涉密档案的销毁，须报请上级主管部门和保密管理部门批准。监销：档案销毁时，应有两人以上负责监销。监销人应对照销毁清册，核对所要销毁的档案，确认无误后在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式。严禁个人私自销毁档案。销毁清册保存：《档案销毁清册》应永久保存。八、电子文件管理8.1电子文件的采集与积累各部门应指定专人负责本部门电子文件的采集和积累，确保电子文件的完整性和有效性。电子文件形成后，应及时进行命名、分类、存储。8.2电子文件的命名与格式电子文件的命名应规范统一，能反映文件的内容特征和形成要素（如：年度-部门-事由-序号.扩展名）。重要电子文件应采用通用、开放、稳定的格式保存，如PDF/A格式用于长期保存文本文件。8.3电子文件的元数据管理应对电子文件的元数据（如文件名、责任者、创建时间、修改时间、存储位置、格式、大小、密级等）进行著录和管理，确保电子文件的可追溯性。8.4电子文件的存储与备份存储：电子文件应存储在单位指定的服务器或安全的存储介质中，重要电子文件应进行异地备份。备份：建立电子文件定期备份制度，明确备份周期、备份方式（全量备份、增量备份）、备份介质、备份份数和保管地点。备份介质应妥善保管，并定期检查其有效性。8.5电子文件的归档电子文件归档应符合国家相关电子档案管理标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。可采用在线归档或离线归档方式。归档的电子文件及其元数据应一并移交档案管理部门。8.6电子档案的长期保存针对技术更新可能导致电子档案不可读的问题，应定期对电子档案进行迁移或转换，确保其长期可访问性。九、责任与监督9.1组织领导单位应加强对文件归档与管理工作的领导，明确分管领导，将其纳入单位管理体系和相关人员的岗位职责。9.2部门职责档案管理部门（或办公室指定岗位）：负责本标准的组织实施、指导、监督和检查；负责单位综合档案的接收、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作；负责电子档案管理系统的维护。各业务部门：负责本部门形成文件的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作；指定兼职档案员，协助档案管理部门开展工作。9.3人员职责档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，熟悉业务，严守纪律，不断学习档案管理新知识、新技术。各部门兼职档案员应认真履行职责，做好本部门文件管理的基础工作。9.4监督检查与奖惩单位应定期对文件归档与管理工作进行监督检查，对在工作中表现突出、成绩显著的