建立档案考核制度

PAGE建立档案考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案考核制度。本制度旨在规范公司档案管理工作流程，明确各部门及人员在档案管理中的职责，通过科学合理的考核机制，激励全体员工积极参与档案管理工作，保障公司各项业务活动的顺利开展，为公司的持续发展提供有力的支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构及全体员工在档案管理工作中的考核与评价。涵盖公司各类文件、合同、报表、技术资料、会议记录、人事档案等所有档案资料的形成、收集、整理、归档、保管和利用等环节。（三）考核原则1.客观公正原则：考核过程应基于客观事实，以档案管理的实际工作表现为依据，确保考核结果公平、公正，不受主观因素影响。2.全面性原则：考核内容应涵盖档案管理工作的各个方面，包括档案的完整性、准确性、规范性、安全性以及利用效率等，全面评价档案管理工作质量。3.动态性原则：根据公司业务发展和档案管理要求的变化，适时调整考核标准和方法，确保考核制度的适应性和有效性。4.激励与约束并重原则：通过考核，对档案管理工作表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在问题的部门和个人进行督促改进，实现激励与约束相结合，促进档案管理水平的提升。二、考核组织与职责（一）考核小组成立公司档案考核小组，负责档案考核制度的具体实施和监督。考核小组由公司分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、各部门负责人代表等。（二）职责分工1.考核小组组长：负责审批档案考核计划、考核结果，协调解决考核过程中出现的重大问题，对档案管理工作的整体情况进行宏观指导和决策。2.档案管理部门负责人：负责制定档案考核标准和细则，组织实施档案考核工作，汇总考核数据，撰写考核报告，提出改进建议，并对档案管理工作进行日常监督和指导。3.各部门负责人代表：参与考核标准的制定，协助档案管理部门开展考核工作，负责对本部门档案管理工作进行自评和互评，提供相关考核信息和数据支持。三、考核内容与标准（一）档案收集1.及时性考核标准：各部门应按照公司档案管理规定的时间节点，及时将本部门形成的各类档案资料移交至档案管理部门。每延迟移交一次，视情节轻重扣减[X]分。具体要求：文件材料形成后，承办部门应在[X]个工作日内整理完毕并移交档案管理部门；重要会议结束后[X]个工作日内，会议组织部门应将会议文件资料移交档案管理部门；项目结束后[X]个工作日内，项目负责人应将项目相关档案资料移交档案管理部门。2.完整性考核标准：移交的档案资料应齐全完整，涵盖文件材料形成过程中的各个环节，包括正本、副本、附件、底稿等。每发现一处缺失重要文件材料，扣减[X]分。具体要求：档案管理人员应认真核对移交的档案资料，确保无遗漏。对于重要档案，如合同、协议等，应检查是否有双方签字盖章、审批文件等配套材料。（二）档案整理1.规范性考核标准：档案整理应符合国家及行业相关标准和公司档案管理规定，分类科学、编号规范、装订整齐。不符合规范要求的，每发现一处扣减[X]分。具体要求：档案整理应按照档案类别进行分类，如文书档案、科技档案、人事档案等，每类档案再根据时间、来源等因素进行细分；档案编号应遵循唯一性、系统性原则，确保编号清晰准确；装订应牢固整齐，无掉页、漏页现象。2.准确性考核标准：档案整理过程中的文件题名、日期、责任者、文号等信息应准确无误。每发现一处信息错误，扣减[X]分。具体要求：档案管理人员应认真核对每份文件的相关信息，确保录入的内容与原始文件一致。对于模糊不清或存在疑问的信息，应及时与文件形成部门沟通核实。（三）档案归档1.归档流程执行考核标准：严格按照公司规定的档案归档流程进行操作，包括档案分类、编目、装盒、上架等环节。未按流程操作的，每次扣减[X]分。具体要求：档案管理人员应熟悉归档流程，确保每个环节都准确无误。在归档过程中，应做好记录，便于查询和追溯。2.归档质量考核标准：归档后的档案应便于查找和利用，排列有序，标识清晰。归档质量不符合要求的，扣减[X]分。具体要求：档案上架应按照分类编号顺序排列，每盒档案应在盒脊上标明类别、年度、保管期限等信息，便于快速定位和查找。（四）档案保管1.保管环境考核标准：档案保管场所应具备适宜的温湿度、防火、防潮、防虫、防盗等条件。不符合要求的，每次扣减[X]分。具体要求：档案库房应安装温湿度调节设备，保持温度在[X]℃[X]℃之间，相对湿度在[X]%[X]%之间；配备防火、灭火设备，定期检查维护；设置防虫、防鼠设施，定期投放防虫、灭鼠药物；安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。2.档案存储考核标准：档案应妥善存储，无破损、霉变、褪色等现象。发现档案存在问题的，根据损坏程度扣减[X][X]分。具体要求：档案装具应符合标准，定期检查档案存储情况，对发现的问题及时采取措施进行处理。对于易损档案，应采取特殊保护措施，如复印备份、密封保存等。（五）档案利用1.利用效率考核标准：档案管理部门应及时响应公司各部门及员工的档案利用需求，提供高效的档案查阅服务。档案利用申请办理不及时的，每次扣减[X]分。具体要求：档案管理人员应在接到档案利用申请后[X]个工作日内完成查阅、借阅等服务工作，特殊情况需延长时间的，应及时向申请人说明原因。2.利用记录考核标准：建立完善的档案利用记录，详细记录利用时间、利用人、利用目的、档案内容等信息。记录不完整或不准确的，每次扣减[X]分。具体要求：档案利用记录应真实、准确、完整，便于统计分析和追溯。利用结束后，利用人应在利用登记表上签字确认，档案管理人员应及时更新利用记录。（六）档案信息化建设1.档案数字化程度考核标准：按照公司档案信息化建设规划，逐步推进档案数字化工作，提高档案数字化率。未达到规定数字化率要求的，扣减[X]分。具体要求：每年制定档案数字化工作计划，明确数字化范围和目标。定期对档案数字化工作进行检查和评估，确保数字化工作质量。2.信息系统应用考核标准：积极推广应用档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、检索等功能。信息系统使用不熟练或出现故障未及时处理影响工作的，每次扣减[X]分。具体要求：组织员工参加档案管理信息系统培训，确保员工熟练掌握系统操作技能。定期对信息系统进行维护和升级，保障系统的稳定运行。四、考核方式与周期（一）考核方式1.自评：各部门应按照本考核制度的要求，定期对本部门档案管理工作进行自我评价，填写自评表，总结工作成绩，分析存在问题，提出改进措施，并于每年[具体时间]前将自评报告报送档案管理部门。2.互评：档案管理部门组织各部门之间开展互评工作。互评小组由各部门选派的代表组成，通过交叉检查、实地查看等方式，对其他部门的档案管理工作进行评价，填写互评表，提出意见和建议。互评工作每年[具体时间]进行。3.考核小组评价：考核小组根据日常检查、档案抽查、利用反馈等情况，对各部门档案管理工作进行综合评价。考核小组每年至少对各部门档案管理工作进行[X]次实地检查，并形成检查报告。（二）考核周期档案考核工作每年进行一次，考核时间为每年的[具体时间区间]。考核结果作为公司对各部门及员工年度绩效考核的重要依据之一。五、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.根据档案考核得分，确定各部门及员工的档案管理绩效奖金系数。考核得分在[X]分及以上的，绩效奖金系数为[X]；得分在[X]分至[X]分之间的，绩效奖金系数为[X]；得分在[X]分以下的，绩效奖金系数为[X]。2.档案管理绩效奖金单独核算，纳入部门及员工年度绩效奖金总额，按照公司绩效奖金分配办法进行发放。（二）表彰奖励1.对于档案管理工作表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。表彰形式包括颁发荣誉证书、通报表扬等；奖励方式包括奖金奖励、晋升机会、培训机会等。2.具体表彰奖励标准如下：部门考核得分排名前[X]名的，授予“档案管理先进部门”称号，给予[X]元奖金奖励，并在公司内部进行通报表扬。员工个人考核得分排名前[X]名的，授予“档案管理先进个人”称号，给予[X]元奖金奖励，并在公司内部进行通报表扬。在同等条件下，优先考虑晋升和培训机会。（三）督促改进1.对于档案考核得分较低的部门，考核小组将下达整改通知书，要求其针对存在的问题制定整改措施，限期整改。整改期限一般为[X]个月。2.整改期满后，考核小组对整改情况进行复查。如整改效果不明显，将继续督促整改，并视情节轻重对相关责任人进行问责。六、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或对条款理解有歧义时，由档案管理部门负责研究并提出处理意见，报公司分管领导批准后