合同保管考核制度

PAGE合同保管考核制度一、总则（一）目的为加强公司合同保管工作的规范化、科学化管理，确保合同档案的完整、安全和有效利用，维护公司的合法权益，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中签订的各类合同、协议及相关法律文件的保管考核工作。（三）基本原则1.合法性原则：合同保管考核工作应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合同管理活动合法合规。2.准确性原则：对合同保管工作的考核应准确、客观，依据明确的考核标准和流程进行评估。3.完整性原则：全面考核合同保管的各个环节，包括合同的签订、归档、存储、查阅、借阅等，确保合同档案的完整性。4.保密性原则：严格保护合同涉及的商业秘密和敏感信息，在考核过程中防止信息泄露。二、考核内容与标准（一）合同签订环节1.合同文本审核审核内容：对合同条款的完整性、准确性、合法性进行审核，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。考核标准：合同条款无重大遗漏、表述清晰准确、不存在违法违规条款，得[X]分；存在少量一般性问题，经修改后不影响合同效力，得[X5]分；存在严重问题，可能导致合同风险或无效，得[X10]分。2.合同签订流程合规性审核内容：检查合同签订是否按照公司规定的流程进行，包括审批、签字盖章等环节。考核标准：严格按照流程签订合同，手续完备，得[X]分；存在个别流程瑕疵，但不影响合同签订，得[X3]分；流程严重违规，可能影响合同效力，得[X6]分。（二）合同归档环节1.归档及时性审核内容：合同签订后，是否及时整理归档，确保合同档案的时效性。考核标准：在规定时间内完成归档，得[X]分；超出规定时间[13]天，得[X2]分；超出规定时间[35]天，得[X4]分；超出规定时间5天以上，得[X6]分。2.归档完整性审核内容：归档的合同文件是否齐全，包括合同正本、副本、附件、审批文件等。考核标准：归档文件完整无缺，得[X]分；缺少部分非关键附件，得[X2]分；缺少重要附件或审批文件，得[X4]分；合同正本缺失，得[X6]分。3.归档准确性审核内容：合同归档信息是否准确，如合同编号、签订日期、对方当事人等。考核标准：归档信息准确无误，得[X]分；存在少量信息错误，经核实后已更正，得[X1]分；存在较多信息错误，影响合同查询和管理，得[X3]分。（三）合同存储环节1.存储方式审核内容：合同档案的存储方式是否安全、规范，符合档案管理要求。考核标准：采用电子存储和纸质存储相结合的方式，存储介质安全可靠，存储环境符合要求，得[X]分；存储方式基本符合要求，但存在一些小问题，得[X2]分；存储方式存在较大安全隐患，可能导致合同档案损坏或丢失，得[X4]分。2.存储环境审核内容：检查合同存储场所的温度、湿度、防火、防潮、防虫等条件是否达标。考核标准：存储环境符合标准，得[X]分；部分环境指标略有超标，但不影响合同保存，得[X1]分；存储环境存在严重问题，可能对合同档案造成损害，得[X3]分。（四）合同查阅环节1.查阅手续审核内容：查阅合同是否按照规定办理审批手续，查阅记录是否完整。考核标准：查阅手续齐全，查阅记录详细，得[X]分；存在个别手续不完整情况，但能说明原因，得[X1]分；查阅手续混乱，无法追溯查阅情况，得[X3]分。2.查阅权限审核内容：查阅人员是否具有相应的查阅权限，是否存在越权查阅现象。考核标准：查阅人员权限明确，无越权查阅，得[X]分；发现个别越权查阅情况，但未造成不良后果，得[X2]分；存在较多越权查阅情况，可能导致合同信息泄露，得[X4]分。（五）合同借阅环节1.借阅手续审核内容：借阅合同是否办理正式借阅手续，包括借阅申请、审批、登记等。考核标准：借阅手续完备，得[X]分；手续基本齐全，但存在一些小瑕疵，得[X1]分；手续不完整，可能影响合同借阅管理，得[X3]分。2.借阅期限审核内容：借阅合同是否在规定期限内归还，有无逾期未还情况。考核标准：按时归还合同资料，得[X]分；逾期[13]天归还，得[X2]分；逾期[35]天归还，得[X4]分；逾期5天以上未归还，得[X6]分。3.借阅合同保管审核内容：借阅人对借阅合同的保管情况，是否存在损坏、丢失等情况。考核标准：借阅合同保管良好，无损坏、丢失，得[X]分；发现轻微损坏，已修复不影响使用，得[X2]分；合同丢失或严重损坏，得[X4]分。三、考核方式与周期（一）考核方式1.定期检查：每季度对合同保管情况进行一次全面检查，由合同管理部门牵头，组织相关人员对各部门的合同档案进行抽查。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对某些部门或特定合同的保管情况进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项考核：针对合同保管中的突出问题或重要项目合同，进行专项考核，深入评估合同保管工作的质量。（二）考核周期考核周期为自然年度，每年12月底对全年合同保管工作进行综合考核评价。四、考核结果评定与应用（一）考核结果评定标准1.优秀（90分及以上）：合同保管工作全面符合考核标准，各环节表现出色，无任何违规或问题，合同档案管理规范、高效。2.良好（8089分）：合同保管工作基本符合要求，存在少量一般性问题，但不影响整体工作质量，能够及时整改完善。3.合格（6079分）：合同保管工作存在一些明显问题，需要进一步改进和加强管理，部分环节不符合考核标准，但未造成严重后果。4.不合格（60分以下）：合同保管工作存在较多严重问题，如合同签订流程混乱、档案丢失、信息泄露等，对公司利益造成较大损害，必须限期整改。（二）考核结果应用1.绩效奖励：对考核结果为优秀的部门和个人，给予一定的绩效奖励，如奖金、荣誉证书等，以激励其继续保持良好的工作状态。2.绩效改进：对考核结果为良好的部门，要求针对存在的问题制定改进措施，限期整改，在下一考核周期内提高合同保管工作质量。3.培训与辅导：对考核结果为合格的部门，组织相关培训和辅导，帮助其提升合同保管业务水平，加强管理意识，确保合同保管工作规范有序。4.责任追究：对考核结果为不合格的部门，视情节轻重给予相应的责任追究，如扣减绩效奖金、通报批评、调整岗位等，同时要求其在规定时间内完成整改，并提交整改报告。整改后仍不符合要求的，将进一步严肃处理。五、合同保管工作的监督与检查（一）内部监督1.合同管理部门职责负责制定和完善合同保管考核制度，并组织实施考核工作。定期对各部门合同保管情况进行检查和监督，及时发现问题并提出整改意见。对合同保管工作中的违规行为进行调查和处理，确保合同管理工作的规范运行。2.其他部门配合各部门应积极配合合同管理部门的监督检查工作，如实提供合同保管相关资料和信息。对合同管理部门提出的整改意见，应认真落实，按时完成整改任务。（二）外部监督1.法律法规遵循：公司合同保管工作应接受国家法律法规和行业监管部门的监督检查，确保公司合同管理活动符合相关要求。2.审计监督：公司内