报刊欠费考核制度

PAGE报刊欠费考核制度一、总则（一）目的为加强公司报刊订阅费用管理，确保报刊订阅服务的正常运行，规范报刊欠费行为，提高费用回收率，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及报刊订阅及费用结算的部门、员工以及相关合作供应商。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保制度的制定与执行合法合规。2.公平公正原则：对所有涉及报刊欠费的情况进行公平公正的考核与处理，不因部门、人员等因素而有所偏袒。3.责任明确原则：明确各部门、各岗位在报刊订阅及欠费管理中的职责，确保责任落实到人。4.及时有效原则：及时发现、处理报刊欠费问题，采取有效措施提高费用回收率，保障公司利益。二、报刊订阅管理（一）订阅流程1.各部门根据工作需要，填写报刊订阅申请表，详细注明订阅报刊的名称、数量、订阅期限等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。3.行政部门对申请表进行汇总整理，统一与报刊供应商联系订阅事宜，并签订订阅合同或协议。4.行政部门负责跟踪报刊的送达情况，确保公司能按时收到订阅的报刊。（二）费用结算1.行政部门根据与报刊供应商签订的合同或协议，定期核对报刊订阅费用明细。2.核对无误后生成费用结算清单，提交至财务部门进行费用支付。3.财务部门按照公司财务管理制度及合同约定，及时、准确地支付报刊订阅费用。三、欠费管理职责（一）行政部门职责1.负责报刊订阅的具体执行工作，包括与供应商沟通协调、跟踪报刊送达情况等。2.定期对报刊订阅费用进行核对，及时发现欠费问题，并向相关部门或人员发出欠费通知。3.协助财务部门进行欠费催缴工作，提供必要的欠费信息和相关资料。（二）财务部门职责1.负责报刊订阅费用的核算与支付工作，确保费用支付的准确性和及时性。2.对欠费情况进行监控，定期与行政部门核对欠费数据，共同制定欠费催缴计划。3.根据公司考核制度，对欠费相关责任人进行财务考核。（三）使用部门职责1.严格按照公司规定的流程申请报刊订阅，确保订阅需求真实、合理。2.负责本部门所订阅报刊的日常管理与使用，不得擅自转让或丢失报刊。3.配合行政部门和财务部门做好欠费催缴工作，如果因部门原因导致欠费，应承担相应责任。四、欠费考核标准（一）个人考核1.对于因个人疏忽导致报刊订阅信息错误，从而引发欠费的员工，第一次给予警告处分，同时要求其承担相应的费用损失。2.若再次出现类似情况，扣除该员工当月绩效奖金的[X]%，并责令其在规定时间内追回欠费。3.对于故意拖欠报刊费用，经多次催缴仍拒不支付的员工，除扣除当月全部绩效奖金外，给予降职或调岗处理，并在公司内部进行通报批评。（二）部门考核1.以部门为单位，统计报刊欠费金额占部门订阅费用总额的比例。若欠费比例超过[X]%，对部门负责人进行诫勉谈话，并要求部门制定详细的欠费整改措施。2.连续两个月欠费比例超过[X]%，扣除部门当月绩效奖金的[X]%，部门负责人需在公司管理层会议上做出检讨。3.若季度内累计欠费比例持续居高不下，对部门进行全公司通报批评，并取消该部门当年的评优评先资格。五、欠费催缴措施（一）首次催缴1.行政部门在发现报刊欠费后，应立即向欠费部门或个人发出欠费通知，明确告知欠费金额、欠费原因及缴费期限。2.欠费通知可采用书面形式或电子邮件形式送达，确保对方能及时收到通知信息。（二）二次催缴1.若首次催缴后规定期限内仍未缴费，行政部门进行二次催缴。二次催缴可通过电话沟通、上门拜访等方式，进一步了解欠费原因，并强调欠费可能带来的后果。2.在二次催缴过程中，要求欠费部门或个人提交书面还款计划，明确还款时间节点和金额。（三）法律催缴1.对于经多次催缴仍拒不支付报刊费用的情况，公司将视情节严重程度采取法律手段追讨欠费。2.委托律师事务所发送律师函，通过法律途径维护公司的合法权益。律师函应明确告知对方欠费事实、法律责任及后果，敦促其尽快履行缴费义务。六、欠费处理流程（一）欠费发现与记录1.行政部门在每月定期核对报刊费用时，发现欠费情况后及时进行记录。记录内容包括欠费部门、个人、报刊名称、欠费金额、欠费期限等详细信息。2.将欠费记录整理成册，建立欠费台账，以便随时跟踪欠费情况及处理进度。（二）催缴通知与跟进1.根据欠费台账，按照欠费催缴措施的要求，及时向欠费部门或个人发出催缴通知，并跟踪催缴效果。2.对于有还款计划的欠费方，定期检查其还款执行情况，确保还款计划按时落实。（三）欠费核销与财务处理1.当欠费方足额缴纳欠费后，行政部门及时将缴费信息反馈给财务部门。2.财务部门根据缴费信息进行欠费核销处理，更新相关财务账目。（四）特殊情况处理1.若因报刊供应商原因导致报刊未按时送达或质量问题等，影响公司正常使用报刊，行政部门应及时与供应商沟通协商解决方案。2.在协商期间，暂停对因该供应商报刊订阅产生的欠费进行考核，待问题解决后再根据实际情况进行处理。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对报刊订阅及欠费管理情况进行审计检查。2.审计内容包括订阅流程的合规性、费用结算的准确性、欠费催缴措施的执行情况等。3.对于审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）管理层监督1.公司管理层定期听取报刊欠费管理工作汇报，了解欠费情况及处理进度。2.对欠费管理工作中存在的重大问题或难点，进行研究决策，协调各部门共同解决。八、附则