档案收集考核制度

PAGE档案收集考核制度一、总则1.目的为加强公司档案管理工作，确保档案收集的完整性、准确性和及时性，提高档案管理水平，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本考核制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案收集工作中的考核与管理。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案收集工作合法合规。全面完整原则：涵盖公司各类业务活动中形成的各种载体的档案，保证档案信息的全面性和完整性。及时准确原则：档案形成后应及时收集，确保档案内容真实、准确，与实际业务相符。便于利用原则：档案收集应便于保管和查阅利用，提高档案的使用价值。二、档案收集工作要求1.收集范围行政管理类：包括公司各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。业务经营类：涵盖市场调研、销售合同、采购订单、生产记录、产品研发资料、质量检验报告等。项目建设类：涉及项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工记录、竣工验收资料等。其他类：如公司荣誉证书、对外宣传资料、知识产权文件等。2.收集时间常规性档案：各部门应在每月末将当月形成的档案整理后移交至档案管理部门。临时性档案：对于专项工作或特定活动形成的档案，应在工作结束后[X]个工作日内完成收集并移交。重要紧急档案：涉及重大决策、突发事件等重要紧急事项的档案，相关部门应立即收集并第一时间移交档案管理部门。3.收集质量档案内容应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。归档文件应分类准确，按照档案管理的分类标准进行整理，确保同一类档案集中存放。载体形式应符合要求，纸质档案应使用A4纸张，电子档案应格式规范、存储安全。三、考核组织与职责1.考核小组成立由档案管理部门负责人担任组长，各部门负责人为成员的档案收集考核小组。考核小组负责制定考核计划、组织实施考核工作、审定考核结果等。2.档案管理部门职责负责制定档案收集考核制度及相关标准，明确考核内容和评分细则。定期对各部门档案收集工作进行检查和指导，及时发现问题并提出整改意见。组织实施档案收集考核工作，汇总考核结果，向公司领导汇报，并将考核结果反馈给各部门。负责建立档案收集工作档案，记录各部门考核情况及整改落实情况。3.各部门职责各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，负责组织本部门员工按照档案收集要求开展工作。明确本部门档案收集工作的具体责任人，确保档案及时、准确地收集和移交。配合档案管理部门做好档案收集考核工作，对考核中提出的问题及时进行整改。四、考核内容与评分标准1.档案收集及时性（40分）每月按时移交档案，无逾期情况，得3040分。每出现一次逾期移交档案的情况，扣5分，累计扣分不超过20分。逾期移交档案超过[X]次的，该项得010分。2.档案收集完整性（30分）收集的档案涵盖规定的所有范围，无遗漏，得2030分。每发现一处档案缺失，扣3分，累计扣分不超过15分。档案缺失超过[X]处的，该项得010分。3.档案收集准确性（20分）档案内容真实、准确，无明显错误，得1520分。每发现一处档案内容错误，扣2分，累计扣分不超过10分。档案内容错误较多，影响档案质量的，该项得05分。4.档案整理规范性（10分）档案分类合理，装订整齐，编目清晰，得810分。存在部分分类混乱、装订不规范、编目不清等问题，扣25分。档案整理严重不规范，影响查阅利用的，该项得02分。五、考核方式1.定期检查档案管理部门每月定期对各部门档案收集情况进行检查，按照考核内容和评分标准进行评分。2.不定期抽查考核小组不定期对各部门档案收集工作进行抽查，重点检查档案收集的及时性、完整性和准确性等方面。3.专项检查针对特定项目或重要活动的档案收集情况进行专项检查，确保相关档案的及时、完整收集。六、考核结果应用1.通报与公示考核结果每月在公司内部进行通报，并在公司公告栏进行公示[X]个工作日，接受全体员工监督。2.绩效挂钩将档案收集考核结果与各部门及员工的绩效考核挂钩。考核得分作为部门年度绩效考核中档案管理工作的重要依据，同时对档案收集工作表现优秀的员工给予适当奖励，对考核不达标或出现严重问题的部门和个人进行相应处罚。考核得分在[X]分及以上的部门，在年度绩效考核中档案管理工作给予加分奖励。考核得分低于[X]分的部门，要求其限期整改，并在年度绩效考核中酌情扣分。连续[X]个月考核得分低于[X]分的个人，给予警告处分，并在绩效奖金中扣除一定比例。3.整改跟踪对于考核中发现的问题，档案管理部门应及时向相关部门下达整改通知书，明确整改要求和期限。各部门应在规定期限内完成整改，并将整改情况书面反馈给档案管理部门。档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。七、奖励与处罚1.奖励在档案收集工作中表现突出，成绩显著的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升机会等。对档案收集工作提出合理化建议并被采纳，有效提高档案管理水平和工作效率的，给予相应奖励。2.处罚对档案收集工作不重视，未按要求完成任务，导致档案收集工作出现严重问题的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处罚。因档案收集不及时、不完整或不准确，给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。八、培训与指导1.档案管理培训档案管理部门定期组织各部门档案收集责任人参加档案管理培训，培训内容包括档案法律法规、档案收集范围与要求、档案整理方法等，提高员工的档案管理意识和业务水平。2