档案责任制考核制度

PAGE档案责任制考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，明确档案管理各环节的责任，特制定本档案责任制考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的责任界定与考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：明确档案管理各岗位、各环节的具体责任，做到责任到人。3.客观公正原则：考核过程和结果应客观公正，以事实为依据，避免主观随意性。4.奖惩结合原则：通过考核，对档案管理工作表现优秀的部门和个人给予奖励，对违反规定的予以处罚，激励全体员工积极做好档案管理工作。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，并监督执行。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和技能。5.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案工作评估。6.参与公司重大项目、重要活动等档案的专项管理工作，确保档案的完整与准确。（二）各部门职责1.负责本部门各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.按照公司档案管理规定，定期将本部门应归档的文件材料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.明确本部门档案管理兼职人员，负责本部门日常档案管理工作的组织协调和督促检查。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关依据和资料。5.根据工作需要，及时向档案管理部门查询、借阅档案，并严格遵守档案借阅规定。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度和操作规程。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全与完整，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理并报告。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理信息化水平。6.协助做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务支持。三、档案收集与整理考核（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种载体形式。2.确保收集的文件材料齐全、完整，能够准确反映本部门工作的全过程和实际情况。3.对重要文件材料应进行重点收集，如涉及公司重大决策、项目合同、财务审计、知识产权等方面的文件。（二）整理标准1.档案管理人员应按照公司档案分类方案对收集的文件材料进行科学分类，分类应符合文件材料的形成规律和内在联系。2.文件材料应进行系统整理，遵循“一事一卷（件）、分类清晰、排列有序”的原则，确保每份文件材料都有明确标识和编号。3.纸质文件应进行装订，保持文件的整齐牢固；电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可检索性。（三）考核指标及评分标准1.文件材料收集齐全率：考核各部门文件材料收集的完整性。收集齐全率=实际收集的文件材料数量÷应收集的文件材料数量×100%。评分标准：收集齐全率达到100%得10分，每低10%扣1分。2.文件材料整理准确率：考核档案整理的准确性。整理准确率=整理正确的文件材料数量÷整理的文件材料总数量×100%。评分标准：整理准确率达到100%得10分，每低10%扣1分。3.档案分类符合率：考核档案分类的规范性。档案分类符合率=分类正确的档案数量÷档案总数量×100%。评分标准：分类符合率达到100%得10分，每低10%扣1分。四、档案归档与保管考核（一）归档期限1.各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内进行初步整理，并在[X]个月内将应归档的文件材料移交档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[X]个工作日内完成归档工作。（二）保管要求1.档案管理部门应提供符合档案保管要求的库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对档案进行定期盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案数量与账目相符，档案实体无损坏、丢失等情况。3.建立档案保管期限表，对档案进行科学鉴定，及时剔除已到保管期限且无保存价值的档案，并按照规定程序进行销毁。（三）考核指标及评分标准1.归档及时率：考核各部门档案移交的及时性。归档及时率=按时移交档案的部门数量÷应移交档案的部门数量×100%。评分标准：归档及时率达到100%得10分，每低10%扣1分。2.档案保管完好率：考核档案保管的质量。档案保管完好率=保管完好的档案数量÷档案总数量×100%。评分标准：保管完好率达到100%得10分，每低10%扣1分。3.档案盘点准确率：考核档案盘点工作的准确性。档案盘点准确率=盘点正确的档案数量÷盘点的档案总数量×100%。评分标准：盘点准确率达到100%得10分，每低10%扣1分。五、档案利用考核（一）利用服务1.档案管理部门应建立健全档案利用制度，规范档案查阅、借阅流程，为公司内部各部门及外部单位提供高效、便捷的档案利用服务。2.对档案利用需求进行及时响应，在接到利用申请后的[X]个工作日内给予答复，并按照规定办理查阅、借阅手续。3.为利用者提供必要的档案利用场所和设备，确保利用工作的顺利进行。（二）利用效果1.定期收集档案利用反馈意见，了解档案利用对公司工作的支持作用，评估档案利用效果。2.根据档案利用反馈情况，对档案管理工作进行改进和优化，提高档案的针对性和实用性。（三）考核指标及评分标准1.档案利用申请响应及时率：考核档案利用服务的及时性。档案利用申请响应及时率=按时答复利用申请的数量÷利用申请总数量×100%。评分标准：响应及时率达到100%得10分，每低10%扣1分。2.档案利用满意度：通过问卷调查或其他方式收集利用者对档案利用服务的满意度评价。评分标准：满意度达到90%及以上得10分，每低5%扣1分。3.档案利用对工作的支持率：根据档案利用反馈意见，评估档案利用对公司工作的实际支持效果。评分标准：支持率达到80%及以上得10分，每低5%扣1分。六、档案信息化建设考核（一）系统建设1.档案管理部门应按照公司信息化建设规划，推进档案管理信息系统的建设与完善，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.确保档案管理信息系统与公司其他业务系统的有效对接，实现数据共享和业务协同。（二）数据录入与维护1.及时将纸质档案进行数字化录入，录入数据应准确、完整，确保与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和准确性。（三）考核指标及评分标准1.档案信息化系统功能完善率：考核档案管理信息系统的功能完整性。功能完善率=已实现的系统功能数量÷规划的系统功能数量×100%。评分标准：功能完善率达到100%得10分，每低10%扣1分。2.档案数字化录入准确率：考核数字化录入工作的质量。数字化录入准确率=录入正确的数据量÷录入的数据总量×100%。评分标准：准确率达到100%得10分，每低10%扣1分。3.档案数据维护及时率：考核数据维护工作的及时性。数据维护及时率=按时完成数据维护的次数÷应维护的数据次数×100%。评分标准：及时率达到100%得10分，每低10%扣1分。七、奖惩措施（一）奖励1.在档案管理工作中表现突出，如档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管妥善、利用效果显著、信息化建设成绩突出等，为公司赢得荣誉或带来显著效益的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励形式包括荣誉证书、奖金、晋升机会等，具体奖励方式根据实际情况确定。（二）处罚