乡村档案室管理制度

PAGE乡村档案室管理制度一、总则（一）目的为加强乡村档案室管理，有效保护和利用档案资源，服务乡村发展、治理及文化建设，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本乡村实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡村各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡村档案室对本乡村所有档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映乡村各项工作的实际情况，准确记录相关信息。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，便于乡村工作人员、村民及相关部门查阅利用档案。二、档案管理职责（一）档案室岗位设置及职责1.档案室管理员负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。建立档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案查询利用。做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。办理档案借阅、查阅等手续，登记档案利用情况。对破损、褪色等档案进行修复和数字化处理。2.档案分管领导负责指导和监督档案室的各项工作。审核档案管理工作计划、总结及重要档案的整理、鉴定、销毁等工作。协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作顺利开展。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料齐全、完整。2.定期将本部门整理好的档案移交至档案室，并办理交接手续。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖乡村行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度等文件。3.经济发展类：有关乡村产业规划、农业生产、招商引资、企业管理等方面的资料。4.社会事务类：涉及民政、教育、卫生、文化、社会保障等领域的文件。5.农业农村工作类：农业技术推广、农村基础设施建设、土地管理、生态环保等相关材料。6.其他类：反映乡村特色活动、重大事件、荣誉奖项等具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，载体应符合档案保管要求。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复制件，并注明复制情况。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年整理完毕并移交档案室。2.对于重大活动、重点项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集整理移交。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务、农业农村工作等类别。2.每个类别下再根据具体内容进行二级、三级分类，如行政管理类可分为综合管理、人事管理、财务管理等二级类目。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、文号、责任者等信息。3.按照分类标准，将文件材料进行装订、排列，编制目录，建立全宗卷。（三）整理流程1.初步筛选：对收集到的文件材料进行初步筛选，剔除无关或重复的文件。2.分类排序：按照分类标准对文件进行分类，并在每类中按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目编号：为每份文件编制唯一的编号，填写文件目录，包括题名、编号、日期、页数等信息。4.装订成册：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件进行修整、装订，确保整齐美观。5.上架存放：将整理好的档案按照分类顺序上架存放，便于查找和管理。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持清洁卫生。（二）保管措施1.建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查，确保档案保管环境安全。2.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找。3.采取防潮、防虫、防鼠等措施，如放置干燥剂、防虫药、挡鼠板等。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行检查和维护。（三）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.对已过保管期限且无保存价值的档案，编制档案销毁清册，经档案分管领导审核批准后，进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。六、档案利用（一）利用范围1.乡村工作人员因工作需要查阅档案。2.村民因个人权益维护、了解乡村历史文化等原因查阅相关档案。3.上级部门、其他单位因工作需要查阅本乡村档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等信息。2.经档案分管领导批准后，到档案室办理查阅手续。3.查阅档案时，应在档案室管理员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案。4.如需复印档案，应经档案室管理员同意，并登记复印内容、页数等信息。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照相关法律法规进行管理，限制查阅利用范围。2.重要档案的查阅利用应经档案形成部门或相关领导批准，并严格控制查阅人数和时间。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立乡村档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，方便档案信息共享，提升乡村治理和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化档案图像与对应的档案目录数据进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份：将数字化档案数据存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护。2.设置用户权限，严格控制对档案信息的访问，防止信息泄露。3.定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。八、监督与考核（一）监督检查1.定期对档案室的档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等环节工作的规范性、准确性和完整性。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各部门档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档