调阅保密制度

调阅保密制度一、

调阅保密制度

第一章总则

第一条为规范保密信息的调阅程序，确保国家秘密、商业秘密和个人隐私等敏感信息的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，结合实际，制定本制度。

第二条本制度适用于所有涉及保密信息调阅的单位和个人，包括但不限于内部员工、合作单位、外部访问者等。

第三条保密信息调阅应遵循“最小必要、严格控制、可追溯”的原则，确保调阅行为符合法律法规及内部管理要求。

第四条调阅保密信息必须经过严格审批，未经批准不得擅自调阅、复制、传播或删除。

第五条调阅保密信息应使用专用设备或授权系统，并采取必要的安全防护措施，防止信息泄露。

第二章保密信息分类

第六条保密信息分为以下类别：

（一）国家秘密，包括绝密、机密、秘密三级，具体范围按照国家相关法律法规界定；

（二）商业秘密，包括核心技术、客户信息、财务数据等，由公司自行界定并报备相关部门；

（三）个人隐私，包括员工个人信息、客户敏感数据等，受法律保护；

（四）其他需要保密的信息，如未公开的经营策略、内部会议纪要等。

第七条不同类别的保密信息调阅权限不同，调阅时需根据信息级别确定审批流程和权限要求。

第三章调阅申请与审批

第八条调阅保密信息必须提交书面或电子申请，明确调阅目的、信息类别、调阅范围及使用期限。

第九条申请调阅国家秘密需经部门负责人、分管领导及保密委员会逐级审批；商业秘密和个人隐私的调阅需经部门负责人及合规部门审批。

第十条审批过程中，需核实调阅人的身份、工作需要及保密资质，确保调阅行为符合规定。

第十一条审批不通过的申请，审批部门应书面说明理由并通知申请人；特殊情况下可申请复议，但需提供额外论证材料。

第四章调阅程序

第十二条经批准的调阅申请，由保密部门或指定人员办理调阅手续，并记录调阅时间、人员、信息类别等信息。

第十三条调阅人需在指定场所或授权系统内进行信息调阅，不得将信息拷贝至个人设备或外带离场。

第十四条调阅过程中需严格遵守保密纪律，不得泄露、传播或用于非授权用途，严禁截图、拍照或录音录像。

第十五条调阅完成后，调阅人需及时归还或关闭信息访问权限，保密部门应进行核实并记录。

第五章安全防护措施

第十六条调阅保密信息应使用加密网络或专用安全通道，防止信息在传输过程中泄露。

第十七条调阅设备需安装必要的安全软件，如防病毒、入侵检测等，并定期进行安全检查。

第十八条调阅场所应设置物理隔离，配备监控设备，并限制无关人员进入。

第十九条调阅系统需具备操作日志记录功能，确保所有调阅行为可追溯，日志保存期限不少于五年。

第六章监督与责任

第二十条公司设立保密监督小组，负责定期检查调阅保密信息的合规性，对违规行为进行通报和处理。

第二十一条调阅人对调阅信息的保密负主体责任，如发生泄露事件，需立即报告并承担相应责任。

第二十二条部门负责人对本科部门保密信息调阅行为负监管责任，如存在管理漏洞，需追究部门责任。

第二十三条公司对严格遵守本制度的人员给予奖励，对违反本制度的行为进行处罚，包括但不限于警告、降级、解除劳动合同等。

第七章附则

第二十四条本制度由公司保密委员会负责解释，自发布之日起施行。

第二十五条本制度根据法律法规及公司实际情况进行修订，修订后的制度另行发布。

二、

保密信息调阅的授权与审批流程

第一条授权原则

保密信息的调阅必须建立在明确授权的基础上，授权行为应遵循严格、规范、可追溯的原则。授权主体根据信息的敏感程度和调阅需求，通过分级审批的方式确定调阅人的权限范围。授权过程中需确保调阅目的合法正当，调阅范围具体明确，调阅期限合理可控。授权行为不得违反国家法律法规及公司内部管理规定，确保授权的合法性和有效性。

第二条授权主体与职责

公司设立保密委员会作为最高授权机构，负责制定保密信息调阅的总体规则和审批标准。保密委员会由公司高层管理人员、法务部门、信息安全部门及各业务部门负责人组成，定期审议调阅申请，并对重大调阅事项作出最终决定。各部门负责人为本部门保密信息调阅的第一授权人，负责审核本部门员工调阅申请的合理性和必要性，确保调阅行为符合工作需要。合规部门作为监督机构，负责对授权流程进行抽查和评估，确保授权行为的合规性。

第三条授权类型与范围

授权类型分为临时授权和长期授权两种。临时授权适用于短期、特定任务的调阅需求，授权期限不超过一个月，到期后需重新申请；长期授权适用于长期、稳定的调阅需求，授权期限不超过一年，期满后需进行续期申请或撤销。授权范围应明确具体，包括信息类别、调阅内容、使用方式等，避免模糊不清或过于宽泛的授权。授权过程中需根据信息敏感程度设定不同级别的审批权限，例如绝密级信息需经保密委员会审批，机密级信息需经部门负责人和合规部门审批，秘密级信息需经部门负责人审批。

第二条审批流程

第四条调阅申请提交

调阅人需填写《保密信息调阅申请表》，详细说明调阅目的、信息类别、调阅范围、使用期限等，并附上工作需要的相关证明材料。申请表需经部门负责人签字确认，并根据信息敏感程度逐级提交审批。调阅人需确保申请内容的真实性和准确性，不得隐瞒或虚构调阅目的，否则将承担相应责任。

第五条审批环节与权限

申请表首先提交至部门负责人进行初步审核，部门负责人需核实调阅人的工作需要和保密资质，并在申请表上签署意见。对于一般秘密级信息，部门负责人可直接批准；对于机密级信息，需报请分管领导审批；对于绝密级信息，需报请保密委员会审批。审批过程中，审批人需认真阅读申请内容，必要时可要求调阅人提供额外说明或证明材料。审批意见应明确记录在申请表上，包括批准、驳回或条件批准等，并注明审批日期和审批人签名。

第六条审批时限与沟通

各级审批人应在收到申请后的五个工作日内完成审批，特殊情况可延长至十个工作日。如需更多时间进行审核，审批人应及时与调阅人沟通，说明原因并告知预计审批完成时间。如申请被驳回，审批人需书面说明具体理由，并告知调阅人是否有申诉渠道。调阅人可根据审批意见修改申请内容后重新提交，或与部门负责人沟通调整调阅需求。

第三条特殊情况处理

第七条紧急情况授权

在紧急情况下，如突发事件处置、法律诉讼准备等，调阅人可申请紧急授权。紧急授权需提供详细情况说明和必要性证明，并优先提交至部门负责人和分管领导审批。对于特别紧急的情况，可先口头报告并获得初步同意，随后补办书面审批手续。紧急授权期限一般不超过一周，到期后需尽快恢复正常审批流程。

第八条跨部门调阅授权

跨部门调阅保密信息需经双方部门负责人共同审批，必要时需报请保密委员会协调。调阅人需提供调阅目的和协作需求说明，接收部门需确认信息调阅的必要性和安全性。调阅过程中，接收部门需对信息使用进行监督，确保信息不被滥用或泄露。调阅完成后，信息需及时归还或关闭访问权限，并记录调阅情况。

第四条授权变更与撤销

第九条授权变更申请

调阅人在授权有效期内需变更调阅范围、期限或用途的，需提交《保密信息调阅变更申请表》，说明变更原因和具体内容。变更申请需按照原审批流程逐级审批，审批通过后方可执行变更。如变更内容涉及更高级别信息，需重新进行授权审批。

第十条授权撤销条件

授权撤销包括自然到期、主动申请、违规处理三种情况。授权期限届满后，授权自动失效，调阅人需及时归还或关闭信息访问权限。调阅人主动申请撤销授权的，需填写《保密信息调阅撤销申请表》，并说明原因。如调阅人离职、岗位调整或调阅目的变更，部门负责人应主动撤销其授权，并通知保密部门进行核实。调阅人违反保密规定，如泄露信息、违规使用等，审批主体有权立即撤销其授权，并视情节严重程度进行处罚。

第十一条撤销流程与通知

授权撤销需按照原审批流程进行审批，审批通过后，审批主体应及时书面通知调阅人，并告知撤销原因。保密部门需记录撤销情况，并确保相关信息访问权限被关闭。被撤销授权的调阅人需立即停止使用保密信息，并配合公司进行后续调查处理。

第五条审批记录与追溯

第十二条审批记录管理

所有授权审批过程需详细记录在案，包括申请内容、审批意见、审批人签名、审批日期等，并存档备查。审批记录需使用公司统一管理的保密信息系统进行管理，确保记录的完整性、准确性和安全性。保密部门负责定期对审批记录进行核查，确保记录符合规定，并对异常情况进行调查处理。

第十三条追溯机制

调阅人对调阅信息的保密负主体责任，如发生信息泄露事件，公司需根据审批记录进行追溯，查明泄露原因和责任主体。审批记录作为追溯的重要依据，需确保其真实有效，不得伪造或篡改。如发现审批过程中存在漏洞或违规行为，需追究审批人的责任，并完善相关制度流程。通过审批记录的追溯机制，确保保密信息调阅行为的合规性和可管理性。

三、

保密信息调阅的操作规范与安全要求

第一条调阅场所与设备管理

保密信息调阅应在公司指定的工作场所进行，如保密室、专用会议室等，这些场所应具备物理隔离条件，配备必要的监控设备，并限制无关人员进入。调阅场所内应保持环境安全，防止意外损坏或信息泄露。调阅设备包括计算机、打印机、移动存储设备等，均需经过安全检查，确保无病毒、无木马等安全风险。公司应配备专用调阅设备，并与内部网络进行安全隔离，防止信息通过非授权渠道外传。调阅设备需安装必要的安全防护软件，如防火墙、入侵检测系统、数据加密软件等，并定期进行更新和维护。使用完毕后，设备需及时关闭或锁定，防止他人误操作或窥视屏幕内容。

第二条调阅过程控制

调阅人需在授权范围内使用保密信息，不得超出批准的调阅范围，不得擅自复制、下载、打印或拍照等，确有需要需另行申请。调阅过程中应保持警惕，防止信息被他人偷看或窃取，如需离开座位应确保屏幕锁定或信息隐藏。调阅系统需具备操作日志记录功能，详细记录调阅人的登录时间、操作内容、访问IP等信息，并定期导出备查。调阅完成后，调阅人需及时关闭信息访问权限，并退出系统，确保信息不被他人继续访问。如需将信息用于其他工作，需经过额外审批，并采取严格的安全防护措施，防止信息泄露。

第三条信息使用与处置

调阅的保密信息仅限用于授权目的，不得用于任何与工作无关的用途，不得泄露给任何无关人员。调阅人需妥善保管使用中的保密信息，防止遗失或被盗。如调阅过程中发现信息存在错误或遗漏，应及时上报部门负责人，并按照规定程序进行更正或补充。不再需要的保密信息，调阅人需及时归还或销毁，不得私自保留。销毁方式包括物理销毁和逻辑销毁两种，纸质文件需使用碎纸机销毁，电子文件需使用专业软件进行加密擦除，确保信息无法恢复。所有销毁行为需记录在案，并由相关部门签字确认。

第四条安全防护措施

公司应建立保密信息调阅的安全管理制度，对调阅场所、设备、人员进行严格管理。调阅场所应配备消防、防盗等安全设施，并定期进行安全检查，确保设施完好有效。调阅设备应进行定期安全检测，包括硬件故障排查、软件漏洞修复、病毒扫描等，确保设备运行安全。调阅人员应接受保密培训，了解保密规定和安全要求，提高安全意识和操作技能。公司应定期组织安全演练，模拟信息泄露等突发事件，提高调阅人员应急处置能力。通过多层次的防护措施，确保保密信息调阅过程的安全可控。

第五条应急处置预案

如发生保密信息泄露事件，调阅人需立即上报部门负责人，并采取以下措施：第一，切断信息泄露源头，如关闭访问权限、停止使用相关设备等；第二，控制信息扩散范围，如通知相关人员进行保密提醒、检查信息传播渠道等；第三，配合公司进行调查，提供事件经过和相关信息，协助查明原因和责任；第四，根据事件严重程度，采取补救措施，如信息召回、系统修复、人员处罚等。公司应建立应急处置预案，明确泄露事件的报告流程、处置措施和责任分工，确保能够及时有效地应对突发事件，减少信息泄露造成的损失。通过完善的应急处置机制，确保保密信息调阅过程的安全性和可控性。

四、

保密信息调阅的监督与责任追究

第一条监督机制

公司设立保密监督小组，由合规部门、信息安全部门及各业务部门代表组成，负责对保密信息调阅制度的执行情况进行日常监督。保密监督小组定期开展检查，包括但不限于查阅调阅记录、访谈调阅人员、测试系统安全等，确保调阅行为符合制度要求。监督小组成员需具备相关专业知识和经验，能够识别调阅过程中的风险点，并提出改进建议。公司鼓励员工积极举报违反保密规定的调阅行为，对举报人信息予以保密，并对查证属实的举报给予奖励。通过内部监督和外部举报相结合的方式，形成全面的监督体系，确保制度有效执行。

第二条责任主体与划分

保密信息调阅的责任主体包括调阅人、部门负责人、审批人及保密部门等。调阅人对自身调阅行为负直接责任，需确保调阅目的合法、范围合规、使用安全。部门负责人对本部门员工调阅行为的监督管理负主要责任，需定期检查调阅记录，确保员工遵守制度规定。审批人对授权审批行为负责任，需严格审核调阅申请，确保授权合理适当。保密部门负责制度的制定、执行和监督，需确保调阅过程的安全可控。责任划分应明确具体，避免出现管理真空或责任推诿，确保每个环节都有人负责、有人监督。

第三条违规行为识别与处理

违规行为包括未经授权调阅、超出范围调阅、擅自复制传播、泄露信息等。公司通过系统监控、人工检查、员工举报等方式识别违规行为，一经发现需立即进行调查核实。调查过程需公平公正，收集相关证据，包括调阅记录、系统日志、证人证言等，确保调查结果客观准确。对于查证属实的违规行为，需根据情节严重程度进行处理，包括但不限于警告、通报批评、降职降级、解除劳动合同等。对于涉及违法犯罪的，需移交司法机关处理。处理结果需记录在案，并告知相关人员，以儆效尤。通过严格的处理机制，确保违规行为得到有效遏制。

第四条责任追究程序

责任追究程序包括调查取证、事实认定、责任认定、处理决定、申诉复核等环节。调查部门需在规定时间内完成调查，形成调查报告，并提交给责任认定部门。责任认定部门需根据调查报告和相关规定，认定责任主体和责任程度，并提出处理建议。处理决定需经过公司领导审批，并书面通知责任主体，告知处理依据和结果。责任主体对处理决定不服的，可提出申诉，申诉部门需重新审查相关材料，并作出最终决定。责任追究程序应公开透明，确保每个环节都有据可依，避免主观随意，维护制度的严肃性。

第五条持续改进与培训

公司定期对保密信息调阅制度进行评估，根据实际情况和监督结果，及时修订完善制度内容，确保制度的适用性和有效性。公司应定期组织保密培训，对全体员工进行保密知识普及和制度宣贯，提高员工的保密意识和责任感。培训内容包括保密法规、制度规定、操作规范、应急处置等，形式可采取讲座、考试、案例分析等，确保培训效果。通过持续改进和培训，不断提升员工的保密素养，确保制度得到有效执行。同时，公司应鼓励员工提出改进建议，对有价值的建议给予奖励，形成全员参与保密管理的良好氛围。通过这些措施，确保保密信息调阅制度得到持续优化和有效执行。

五、

保密信息调阅的记录与审计管理

第一条记录管理要求

保密信息调阅记录是追踪信息流转、认定责任归属的重要依据，必须确保记录的完整性、准确性、及时性和安全性。所有调阅行为，包括申请提交、审批过程、调阅操作、变更撤销等，均需在指定系统中进行电子记录，或在使用纸质表单时妥善保管。记录内容应详细具体，至少包括调阅人身份信息、所属部门、调阅时间、信息名称或编号、信息类别、调阅目的、调阅范围、授权期限、审批人信息及签字、系统操作日志等关键要素。调阅系统需具备自动记录功能，捕捉调阅人的登录IP、操作时间戳、访问页面、数据查询和下载等行为，形成不可篡改的操作轨迹。纸质记录需使用统一格式的表单，确保信息填写清晰、无涂改，并由相关人员签字确认。所有记录的保存期限应遵循国家法律法规及公司内部规定，一般至少保存五年，对于涉及重大事项或潜在风险的记录，可适当延长保存期限。记录的保管责任由保密部门或指定部门承担，需采取加密存储、访问控制等安全措施，防止记录被非法访问、篡改或删除。

第二条审计职责与权限

公司设立内部审计部门，负责对保密信息调阅记录进行定期和不定期的审计监督。审计部门独立于保密部门和业务部门，拥有查阅调阅记录、调阅相关资料、访谈相关人员等权限，以确保审计工作的客观性和有效性。审计频率根据公司实际情况确定，至少每年进行一次全面审计，并结合日常监督进行不定期抽查。审计内容主要包括记录的完整性、审批流程的合规性、调阅行为的合理性、安全防护措施的有效性等。审计过程中，审计人员需仔细核对记录与系统日志、审批文件等材料，检查是否存在记录缺失、审批不规范、越权调阅、信息滥用等违规行为。对于审计中发现的异常情况，需深入调查，查明原因，并形成审计报告。审计报告需如实反映审计情况，明确指出存在的问题，提出改进建议，并提交公司领导审阅。审计结果作为评价部门及个人保密工作绩效的重要参考，并作为持续改进制度的依据。

第三条审计流程与结果运用

审计流程包括计划制定、证据收集、分析评价、报告撰写、沟通反馈等环节。审计部门根据年度计划或临时需求，制定审计方案，明确审计目标、范围、方法和时间安排。在证据收集阶段，审计人员通过查阅记录、系统查询、数据比对、人员访谈等方式，获取充分、适当的审计证据，以支持审计结论。分析评价阶段，审计人员将收集的证据与制度规定进行比对，识别偏差，分析原因，评估风险。报告撰写阶段，审计人员将审计发现、评价结论和建议整理成审计报告，清晰、准确地反映审计情况。沟通反馈阶段，审计部门需与被审计部门就审计报告进行沟通，听取其意见，解释审计结论，并共同商讨改进措施。审计结果不仅用于评价责任部门和人员的绩效，还作为制度修订、培训需求、管理改进的重要输入。对于审计发现的重大问题，需形成专题报告，提交公司管理层，并督促相关部门限期整改。整改情况需向审计部门报告，并进行后续跟踪验证，确保问题得到有效解决，形成“审计-整改-验证”的闭环管理。

第四条记录的保密管理

保密信息调阅记录本身属于敏感信息，其管理必须严格遵守保密规定，防止记录本身被泄露。所有记录的创建、存储、传输、使用和销毁等环节，均需采取与保密信息保护同等的安全措施。记录的访问权限需严格控制，仅授权给特定岗位和级别的员工，并实施严格的身份验证和操作日志记录。访问记录需定期审查，监控异常访问行为。在需要共享或传输记录时，应采用加密通道或加密文件，并确保接收方具备相应的保密资质和安全防护能力。纸质记录的保管需设置专用柜锁，由专人负责，并限制存取。纸质记录的复制、携带、销毁等需履行审批手续，并详细记录操作过程。当记录不再需要保存时，应按照公司信息销毁规定进行安全销毁，确保信息无法恢复。通过严格的保密管理，防止记录泄露导致次生信息泄露风险，维护整个保密管理体系的安全。

第五条技术支持与系统管理

为保障保密信息调阅记录的准确性和完整性，公司应建立专门的信息管理系统，用于记录的存储、管理和审计。该系统需具备用户管理、权限控制、操作日志、数据备份、安全防护等功能，确保记录的安全可靠。系统应支持电子表单的在线提交、审批流转，并能自动生成带时间戳的操作日志，记录所有关键操作。系统需定期进行安全评估和漏洞扫描，及时修补安全漏洞，防止黑客攻击或内部人员滥用导致记录丢失或被篡改。数据备份需定期执行，并存储在安全的环境中，确保在发生意外时能够恢复数据。系统管理员需经过严格培训，具备专业的技术能力和安全意识，负责系统的日常维护、监控和更新。管理员需遵守最小权限原则，不得越权操作系统，并需定期更换密码，防止账号被盗用。通过技术手段的支持，提升记录管理的效率和安全性，为审计监督提供可靠的数据基础。

六、

附则

第一条制度解释

本制度由公司保密委员会负责解释。保密委员会负责定期审议本制