政府办会议室管理制度

政府办会议室管理制度一、政府办会议室管理制度

政府办会议室是政府机关进行公务活动、会议研讨、文件审阅等重要事务的场所，其管理制度的建立与执行对于保障会议的顺利进行、维护机关形象、提高工作效率具有重要意义。本制度旨在明确政府办会议室的使用规范、管理职责、设备维护、安全保障等方面内容，以确保会议室的高效、有序、安全使用。

（一）使用范围与申请流程

政府办会议室主要用于政府机关内部公务活动，包括但不限于工作会议、专题研讨、文件审阅、接待来访等。外部单位或个人原则上不得使用政府办会议室，确有特殊需要，须经政府办批准后方可使用。

使用会议室需提前提交申请，填写《政府办会议室使用申请表》，详细说明会议主题、时间、参会人数、所需设备等。申请表需经部门负责人审核签字，报政府办审批同意后，方可使用会议室。

（二）使用规范与注意事项

1.使用会议室应遵守国家法律法规和政府机关相关规定，保持会场秩序，不得进行与公务无关的活动。

2.参会人员应提前10分钟到达会场，做好会前准备，确保会议准时开始。会议期间，应保持安静，不得随意走动、交谈或使用手机等电子设备。

3.使用会议室应爱护公共设施，不得损坏或挪用会议设备。如需使用特殊设备或调整会议室布置，需提前报政府办同意。

4.会议结束后，使用人应负责清理会场，将座椅、桌椅摆放整齐，关闭灯光、空调等设备，确保会议室整洁、节能。

（三）管理职责与监督机制

政府办负责会议室的日常管理工作，指定专人负责会议室的预约、使用监督、设备维护等事务。具体职责如下：

1.会议室管理员负责接收、审核会议室使用申请，合理安排会议室使用时间，确保会议室的高效利用。

2.会议室管理员负责会议期间的现场监督，确保会议秩序，及时处理突发事件。

3.会议室管理员负责会议室设备的日常检查和维护，确保设备正常运行。如遇设备故障，应及时报修，并联系专业人员进行维修。

4.政府办定期对会议室使用情况进行监督检查，对违反本制度的行为进行通报批评，情节严重的，可依法依规进行处理。

（四）设备维护与更新

政府办会议室配备有灯光、空调、投影仪、音响等设备，使用人应爱护设备，按操作规程使用。会议室管理员定期对设备进行检查和维护，确保设备处于良好状态。设备更新需经政府办审批，并根据实际需要逐步完善会议室设施。

（五）安全保障与应急预案

政府办会议室应配备消防器材，并定期进行检查，确保消防通道畅通。会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得随意动用消防器材。如遇突发事件，应立即启动应急预案，确保人员安全疏散。

本制度自发布之日起施行，由政府办负责解释。

二、政府办会议室使用申请与审批流程

（一）申请表的填写与提交

政府办会议室的使用申请需通过填写《政府办会议室使用申请表》进行。申请表应包含会议主题、会议时间、预计参会人数、所需设备清单、会议地点（如需布置）等详细信息。申请表应由部门负责人审核签字，确保信息的准确性和必要性。部门负责人在审核时，应确保会议内容符合政府机关的工作范畴，且会议的召开时间不与其他重要公务活动冲突。

申请表填写完毕后，应提交至政府办会议室管理员处。管理员在接收申请表时，应仔细核对表内信息，确保各项内容完整、无误。如发现信息不完整或存在疑问，管理员应及时与申请部门沟通，要求补充或修正。申请表的提交可以通过纸质版或电子版形式，具体提交方式由政府办根据实际情况规定。

（二）审批流程与时间安排

政府办会议室管理员在接收申请表后，需进行初步审核，主要审查会议主题的合规性、会议时间的合理性以及所需设备的可行性。初步审核通过后，管理员将申请表报政府办相关负责人审批。相关负责人在审批时，会综合考虑会议室的使用情况、会议的重要性以及资源的分配情况，最终决定是否批准使用会议室。

审批流程一般分为三个步骤：初步审核、负责人审批、最终确认。初步审核由会议室管理员完成，负责人审批由政府办相关负责人进行，最终确认由政府办办公室进行。整个审批流程应在申请提交后的24小时内完成，以确保会议的及时安排。如遇特殊情况，审批时间可适当延长，但需提前通知申请部门。

（三）会议时间的调整与变更

政府办会议室的使用时间一旦确定，原则上不得随意调整或变更。如确有特殊情况需要调整会议时间，申请部门需提前提交变更申请，并说明变更原因。变更申请同样需填写《政府办会议室使用申请表》，并按原审批流程进行审批。

会议时间的调整需考虑会议室的已有安排，确保不会与其他会议冲突。如遇时间调整导致原定会议无法进行，申请部门需负责协调处理，并及时通知相关人员。政府办会议室管理员在收到变更申请后，应立即检查会议室的使用情况，确认调整的可行性。如调整可行，管理员将变更申请报相关负责人审批，最终确认后通知申请部门。

（四）会议取消与空置处理

如会议因故取消，申请部门需及时通知政府办会议室管理员，以便释放会议室资源。取消会议的通知应通过正式渠道进行，确保信息传达到位。管理员在收到取消通知后，应立即更新会议室的使用安排，并通知其他可能使用的部门。

会议取消后，申请部门需负责清理会场，恢复会议室原状。如会议取消前已进行设备布置或特殊安排，申请部门需负责恢复原状，或与政府办协商处理。政府办会议室管理员在确认会议室恢复原状后，方可进行下一场会议的安排。

（五）申请流程的监督与反馈

政府办定期对会议室申请流程进行监督与评估，确保流程的公正性和高效性。监督内容包括申请表的填写质量、审批流程的合理性以及会议室的使用效率等。政府办通过收集申请部门的反馈意见，不断优化申请流程，提高服务质量。

申请部门在会议结束后，应填写《政府办会议室使用反馈表》，对会议室的使用情况进行评价，并提出改进建议。政府办会议室管理员在收到反馈表后，应认真阅读并提出改进措施。政府办定期汇总反馈意见，分析存在的问题，并制定相应的改进方案，以提升会议室的管理水平和服务质量。

三、政府办会议室使用规范与行为准则

（一）会议秩序与纪律要求

政府办会议室是进行公务活动的场所，保持良好的会议秩序和纪律是确保会议高效进行的基础。所有使用会议室的人员都应自觉遵守会议秩序，共同维护一个安静、专注的会议环境。会议开始前，参会人员应提前10分钟到达会场，做好会前准备，检查设备，确认会议材料，确保会议能够准时开始。

会议期间，参会人员应将手机调至静音或关闭状态，避免手机铃声干扰会议秩序。不得随意走动、交谈或进行与会议无关的活动。如需记录会议内容，应使用笔和纸进行记录，避免使用电子设备，以免造成干扰。会议中如需提问或发表意见，应举手示意，待主持人示意后发言，确保发言有序进行。

如有特殊情况需要暂时离开会场，应提前向主持人说明，并尽快返回会场。会议结束后，如需使用卫生间或其他设施，应尽量缩短时间，避免影响其他人员。离开会场时，应轻手轻脚，关闭灯光、空调等设备，保持会场整洁。

（二）设备使用与爱护规则

政府办会议室配备有灯光、空调、投影仪、音响等设备，这些设备是确保会议顺利进行的重要工具。使用人应爱护设备，按操作规程使用，避免因不当操作造成设备损坏。在会议开始前，应由专人负责检查设备的运行情况，确保设备处于良好状态。

使用投影仪时，应注意投射屏幕的清洁，避免遮挡或损坏屏幕。使用音响设备时，应调节音量适中，避免声音过大造成干扰。使用完毕后，应将设备恢复原状，关闭电源，确保设备安全。

如遇设备故障，应及时报修，并联系专业人员进行维修。不得自行拆卸或修理设备，以免造成更严重的损坏。政府办会议室管理员应定期对设备进行检查和维护，确保设备始终处于良好状态。对于经常使用的设备，应进行重点检查，及时发现并解决潜在问题。

（三）会场布置与环境维护

政府办会议室的会场布置应简洁、大方，符合政府机关的办公环境要求。会议开始前，应根据会议规模和需要，合理安排桌椅、会议材料等物品。桌椅摆放应整齐有序，会议材料应放置在显眼位置，方便参会人员取用。

会议期间，参会人员应保持会场整洁，不得随意丢弃垃圾。如需饮用水或其他物品，应尽量使用会场提供的物品，避免浪费。会议结束后，应清理会场，将桌椅摆放整齐，会议材料归位，确保会场恢复原状。

政府办会议室管理员应定期对会场进行清洁和消毒，确保会场卫生。对于会议中产生的垃圾，应及时清理，保持会场整洁。如遇特殊情况需要清洁，应提前通知管理员，以便安排清洁工作。

（四）保密要求与信息安全

政府办会议室是进行公务活动的场所，会议内容往往涉及政府机密或敏感信息。所有参会人员都应严格遵守保密规定，确保会议内容的安全。不得将会议内容外泄，不得在会议中谈论与工作无关的话题，以免造成信息泄露。

使用会议室时，应注意保护会议材料的安全，不得随意丢弃或带走。会议结束后，应将会议材料归位，确保材料安全。如需将会议材料带出会场，应征得主持人同意，并做好保密工作。

政府办会议室管理员应定期对会议室进行安全检查，确保会议室的安全设施完好。对于会议室的门窗、锁具等设施，应定期进行检查和维修，确保会议室的安全。如遇特殊情况需要离开会场，应确保会议室的安全，锁好门窗，关闭电源等设备。

四、政府办会议室设备管理与维护

（一）设备清单与责任分工

政府办会议室配备有多种设备，以支持各类会议的顺利进行。这些设备包括但不限于照明系统、空调系统、投影显示设备、音响系统、视频会议系统以及会议桌椅等。为确保这些设备能够随时投入使用，政府办需建立详细的设备清单，明确每项设备的名称、型号、购置日期、使用状态等信息。

设备清单的建立有助于政府办对会议室设备进行系统化管理。政府办会议室管理员负责维护设备清单的更新与准确性，定期进行检查，确保清单内容与实际情况相符。同时，管理员还需根据设备清单制定设备的维护计划，明确各项设备的维护周期、维护内容以及维护人员。

在责任分工方面，政府办会议室管理员承担着主要的设备管理责任。管理员需负责设备的日常检查、清洁、简单故障排除以及维护计划的执行。对于需要专业维修的设备，管理员需及时联系专业人员进行维修，并跟踪维修进度，确保设备尽快恢复正常使用。

除了管理员之外，参会人员在使用设备时也需承担相应的责任。使用人应爱护设备，按操作规程使用，避免因不当操作造成设备损坏。如遇设备故障，使用人应立即停止使用，并通知管理员进行处理。政府办通过明确责任分工，确保设备得到妥善管理，延长设备的使用寿命。

（二）日常检查与清洁保养

设备的日常检查与清洁保养是确保设备正常运行的重要环节。政府办会议室管理员需制定设备的日常检查计划，每天对会议室设备进行巡视，检查设备的运行状态，确保设备处于良好状态。

日常检查的内容包括设备的电源是否正常、设备是否出现异常声音或气味、设备屏幕是否有划痕或损坏等。管理员在检查过程中如发现异常情况，应立即进行处理，如无法自行处理，需及时联系专业人员进行维修。

除了日常检查之外，管理员还需定期对设备进行清洁保养。清洁保养的内容包括设备的表面清洁、内部灰尘清理、散热系统清理等。清洁保养有助于保持设备的正常运行，延长设备的使用寿命。管理员需制定清洁保养计划，并按计划执行，确保设备得到定期清洁保养。

参会人员在使用设备时也应配合进行清洁保养。使用人应保持设备表面的清洁，避免在设备上留下污渍或印记。使用完毕后，应关闭设备电源，并清理设备周围的杂物，保持设备周围的环境整洁。政府办通过日常检查与清洁保养，确保设备始终处于良好状态，为会议的顺利进行提供保障。

（三）故障报修与应急处理

尽管政府办采取了各种措施确保设备的正常运行，但设备故障仍有可能发生。政府办需建立完善的故障报修机制，确保设备故障能够得到及时处理。

当设备出现故障时，使用人应立即停止使用，并通知管理员进行处理。管理员在接到报修通知后，应尽快赶到现场，检查设备故障情况，并采取相应的措施。如管理员无法自行处理故障，需及时联系专业人员进行维修。

在故障报修过程中，政府办应建立应急处理机制，确保设备故障能够得到及时解决。对于重要的会议设备，如投影仪、音响系统等，政府办应准备备用设备，以便在设备故障时能够立即替换，确保会议的顺利进行。

除了故障报修之外，政府办还应定期对设备进行预防性维护，减少设备故障的发生。预防性维护的内容包括设备的定期检查、更换易损件、更新软件等。通过预防性维护，政府办可以及时发现并解决设备的潜在问题，避免设备故障的发生。

（四）设备更新与升级计划

随着科技的发展，会议室设备也在不断更新换代。政府办需根据实际需要，制定设备的更新与升级计划，确保会议室设备始终处于先进水平。

设备更新与升级计划的制定需考虑设备的实际使用情况、技术发展趋势以及政府机关的工作需求。政府办会议室管理员需定期评估设备的使用情况，收集使用人的反馈意见，并根据评估结果制定设备的更新与升级计划。

设备更新与升级计划应包括设备的更新与升级内容、时间安排、预算安排等。政府办需根据计划安排资金，并组织人员进行设备的更新与升级。在设备更新与升级过程中，政府办应确保设备的兼容性，避免因设备更新与升级造成其他设备的无法使用。

除了计划性更新与升级之外，政府办还应根据实际情况进行设备的临时更新与升级。如遇重要会议需要使用新型设备，政府办应临时安排设备的更新与升级，确保会议的顺利进行。通过设备的更新与升级，政府办可以提升会议室的服务水平，为政府机关的工作提供更好的支持。

五、政府办会议室安全与应急预案

（一）安全保障措施与责任落实

政府办会议室作为机关内部的重要活动场所，其安全保障工作至关重要。确保会议室的安全，不仅是维护机关正常工作秩序的需要，更是保护参会人员生命财产安全的基本要求。政府办需建立完善的安全保障措施，明确安全责任，确保会议室的安全管理落到实处。

安全保障措施首先体现在物理环境的安全上。政府办需定期对会议室的设施设备进行检查，特别是门窗、消防设施、电气线路等关键部位。确保门窗完好，能够有效防止未经授权人员的进入；消防设施齐全有效，定期检查更换，保证在紧急情况下能够正常使用；电气线路规范，无老化、破损现象，避免因电路问题引发火灾。

会议室的消防安全管理需特别重视。政府办应确保会议室配备足够的消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查，确保其处于有效状态。同时，需在会议室显著位置张贴消防安全标识，指导参会人员了解消防器材的位置和使用方法。此外，应保持消防通道畅通，不得在通道堆放杂物，确保在紧急情况下人员能够迅速疏散。

除了物理环境的安全保障外，政府办还需加强会议室的治安管理。实行会议室使用登记制度，对进入会议室的人员进行身份核实，防止无关人员进入。对于重要的会议，可安排专人负责现场秩序维护，确保会议期间的安全。

安全责任落实是安全保障工作的核心。政府办需明确会议室安全管理责任人，通常是会议室管理员或政府办指定的安全管理人员。责任人需对会议室的安全状况负责，定期进行安全检查，及时发现并处理安全隐患。同时，责任人还需组织参会人员学习安全知识，提高安全意识，确保每个人都能够自觉遵守安全规定。

（二）参会人员安全须知与行为规范

参会人员在享受会议室提供的服务的同时，也需承担相应的安全责任。政府办需制定参会人员安全须知，明确会议期间应遵守的安全规定，确保参会人员的安全。

参会人员进入会议室时，应遵守会场秩序，不得大声喧哗、嬉戏打闹，确保会议环境的安静。会议期间，应将手机调至静音或关闭状态，避免手机铃声干扰会议秩序，也防止手机在会议室内发生意外。

参会人员在使用会议室的设备时，应小心操作，避免因不当使用造成设备损坏。特别是对于音响、投影等设备，应按照操作规程使用，防止因操作不当引发安全事故。如遇设备故障，应立即停止使用，并通知管理员进行处理，不得自行拆卸或修理。

参会人员应注意保管个人物品，防止遗失。会议结束后，应及时带走个人物品，不得在会议室留置个人物品。政府办应定期对会议室进行清洁，但无法对遗留物品负责，因此参会人员需自觉保管个人物品，避免损失。

在会议期间，参会人员如需离开会场，应提前向主持人说明，并尽快返回。如需使用卫生间或其他设施，应尽量缩短时间，避免影响其他人员。离开会场时，应轻手轻脚，关闭灯光、空调等设备，保持会场整洁，也防止因忘记关闭设备引发安全隐患。

（三）应急预案制定与演练实施

尽管政府办采取了各种措施确保会议室的安全，但意外事件仍有可能发生。为应对突发事件，政府办需制定完善的应急预案，并定期组织演练，确保在紧急情况下能够迅速、有效地应对。

会议室应急预案应包括火灾、地震、医疗急救等常见突发事件的处理流程。对于火灾，预案应明确火情发现后的报告程序、初期火灾的扑救方法、人员疏散的路线和方式、与消防部门的联系方式等。对于地震，预案应明确地震发生后的自我保护方法、疏散路线、应急通讯方式等。对于医疗急救，预案应明确急救知识的普及、急救器材的使用、与医疗部门的联系方式等。

应急预案的制定需结合会议室的实际情况，确保预案的实用性和可操作性。政府办应组织相关人员对会议室进行风险评估，识别可能发生的突发事件，并针对每种事件制定相应的处理流程。同时，预案还应包括应急物资的准备、应急通讯的保障、应急人员的分工等，确保在紧急情况下能够有序应对。

应急演练是检验应急预案有效性的重要手段。政府办应定期组织应急演练，模拟突发事件的发生，检验预案的可行性和人员的应急处置能力。演练结束后，应进行总结评估，发现问题并及时改进预案，确保预案始终有效。

在应急演练过程中，政府办应注重提高参会人员的应急意识和自救互救能力。通过演练，让参会人员熟悉应急流程，掌握应急技能，确保在紧急情况下能够迅速、有效地应对。同时，演练也有助于检验会议室的安全设施，发现安全隐患，及时进行整改。

（四）安全检查与隐患整改机制

安全检查是发现安全隐患、预防安全事故的重要手段。政府办需建立定期安全检查制度，对会议室的安全状况进行全面检查，及时发现并处理安全隐患。

安全检查的内容包括会议室的物理环境、消防设施、电气线路、设备安全等。检查人员应仔细检查每个环节，确保没有安全隐患。如发现隐患，应立即记录，并通知责任人进行处理。责任人需及时整改隐患，并反馈整改情况，确保隐患得到有效处理。

安全检查不仅限于会议室本身，还应包括参会人员的安全教育。政府办应定期组织参会人员学习安全知识，提高安全意识，确保每个人都能够自觉遵守安全规定。通过安全教育，可以增强参会人员的安全责任感，减少安全事故的发生。

隐患整改是安全检查的重要环节。政府办需建立隐患整改机制，确保发现的隐患能够得到及时处理。对于一般隐患，责任人应在规定时间内完成整改；对于重大隐患，责任人应立即采取措施，防止事故发生，并及时上报政府办进行处理。

隐患整改完成后，政府办应进行复查，确保隐患得到有效处理。复查结果应记录在案，并作为后续安全检查的参考。通过隐患整改机制，政府办可以不断改进会议室的安全状况，确保会议室的安全管理始终处于良好水平。

六、政府办会议室管理监督与考核

（一）监督机制与日常检查

政府办会议室管理制度的落实情况直接关系到机关工作的有序进行和形象维护，因此建立有效的监督机制至关重要。政府办需明确监督主体和监督内容，确保会议室管理制度得到严格遵守和执行。监督主体主要是政府办办公室及相关管理部门，他们负责对会议室的使用情况、设备管理、环境卫生等进行日常监督检查。

日常检查是监督机制的重要组成部分。政府办会议室管理员负责每日对会议室进行巡查，检查内容包括会议结束后的清理情况、设备是否完好、场地是否整洁等。管理员需记录检查结果，对于发现的问题及时整改或上报。此外，政府办办公室也可定期组织专项检查，对会议室的管理情况进行全面评估。

监督内容不仅包括会议室的硬件设施，还包括软件管理方面。例如，会议申请的审批流程是否规范