部门管理合同管理制度

部门管理合同管理制度一、总则

第一条为规范部门管理合同管理行为，明确合同签订、履行、变更、解除等环节的职责与流程，保障公司合法权益，防范经营风险，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门在履行职责过程中涉及的所有合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。

第三条合同管理应遵循合法合规、权责明确、流程规范、风险可控的原则，确保合同管理工作的制度化、标准化。

第四条公司设立合同管理部门，负责统筹协调全公司的合同管理工作，各部门应指定专人负责本部门的合同管理事务。

第五条合同签订前，相关部门应进行充分的可行性论证、风险评估，并确保合同内容符合公司战略发展方向及法律法规要求。

第六条合同管理全过程应实现可追溯、可监督，所有合同文件及相关资料均应纳入公司档案管理系统统一管理。

第七条部门在合同管理过程中违反本制度规定，造成公司经济损失或声誉损害的，应依法承担相应责任。

二、合同起草与审核

第八条合同应由具备相应权限的部门或人员负责起草，起草过程中应明确合同标的、权利义务、违约责任、争议解决方式等关键条款。

第九条合同起草完成后，应按以下流程进行审核：

（一）部门内部审核：由起草部门负责人组织对本部门人员提出的合同草案进行初步审核；

（二）专业审核：涉及法律、财务、技术等领域的合同，应提交专业部门进行专项审核；

（三）综合审核：合同管理部门对合同的整体合规性、风险点进行综合评估。

第十条审核过程中发现问题的，应退回起草部门进行修改，修改完成后重新提交审核，直至审核通过。

第十一条审核通过后的合同，应按公司规定流程报请法定代表人或授权代表签署。

三、合同签订与备案

第十二条合同签订应遵循以下要求：

（一）书面形式：合同应采用书面形式，电子合同需符合法律法规及电子签名相关规定；

（二）授权规范：法定代表人或授权代表签署合同前，应确认其授权范围及权限；

（三）签字盖章：合同需由双方当事人签字或盖章，并确保签字盖章与授权文件一致。

第十三条合同签订后，应及时进行备案，备案内容包括合同正本、签署页、授权文件、审核记录等，由合同管理部门统一归档。

第十四条备案完成后，合同管理部门应向相关部门发出通知，并明确合同生效日期及履行要求。

四、合同履行与监控

第十五条合同履行过程中，相关部门应建立履约台账，记录关键节点、交付成果、验收情况等信息，确保合同按约定执行。

第十六条合同履行中发生变更的，应依据本制度第七条进行变更协议的起草、审核、签署及备案，变更内容不得与原合同相抵触。

第十七条合同履行中发生争议的，应按以下顺序处理：

（一）协商解决：双方当事人应首先通过友好协商解决争议；

（二）调解解决：协商不成的，可提交第三方调解机构进行调解；

（三）法律途径：调解不成的，可依法提起仲裁或诉讼。

第十八条合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查，及时发现并处理潜在风险，确保合同顺利履行。

五、合同解除与终止

第十九条合同解除应符合以下条件：

（一）双方协商一致；

（二）出现法定解除情形，如严重违约、不可抗力等；

（三）合同目的无法实现。

第二十条合同解除应签订书面协议，并按本制度规定进行审核、签署及备案。

第二十一条合同终止后，相关部门应及时清理合同相关款项、资产，并将终止文件纳入档案管理。

六、合同归档与保密

第二十二条合同归档应符合以下要求：

（一）归档范围：合同正本、附件、相关审批文件、履行记录等；

（二）归档方式：纸质合同及电子合同应分别归档，确保存储安全、可追溯；

（三）保管期限：根据合同性质及公司规定确定保管期限，重要合同应长期保存。

第二十三条合同内容及管理过程中涉及的商业秘密，未经授权不得对外泄露，违反者将承担相应法律责任。

第二十四条合同管理部门应定期对合同档案进行盘点，确保档案完整、安全，并根据公司要求进行数字化管理。

二、合同起草与审核

第一条合同起草应基于实际需求，明确合同目的，确保条款内容具体、可执行。起草部门需充分了解合作方的背景、信用状况及合作意向，为合同条款的制定提供依据。

第二条合同的基本结构应包括标题、当事人信息、标的物、数量质量、价款或报酬、履行方式、履行期限、违约责任、争议解决、合同生效及附件等部分。各部分内容需逻辑清晰，避免歧义。

第三条起草过程中，部门内部应组织讨论，确保合同条款符合公司利益，并就关键条款达成共识。对于技术性较强的合同，如工程合同、研发合同等，应邀请技术专家参与起草，确保技术指标的合理性。

第四条审核流程分为三级，依次为部门内部审核、专业审核及综合审核。部门内部审核由起草部门负责人主导，对合同内容的完整性、合规性进行初步把关。

第五条专业审核环节，合同管理部门应根据合同性质，协调法务、财务、技术等部门参与审核。法务部门重点审查合同的法律风险，财务部门评估经济可行性，技术部门验证技术条款的可行性。

第六条审核过程中，各部门应提出明确的修改意见，起草部门根据意见进行调整。若存在重大分歧，应提交合同管理部门协调，必要时可邀请第三方机构提供咨询。

第七条审核通过的合同草案，需报请法定代表人或其授权代表进行最终审批。授权代表审批时，应核对其授权范围，确保审批行为的有效性。

第八条审批完成后，合同管理部门应出具《合同审核意见书》，明确合同可签署，并标注需注意的事项。起草部门根据意见书完善合同文本，确保无遗漏问题。

第九条合同审核记录应详细记载审核过程、参与人员、意见汇总及修改情况，作为合同档案的重要组成部分。审核过程中的沟通文件、会议纪要等均需归档保存。

第十条对于金额较大或涉及重大利益的合同，应进行两次以上审核。首次审核重点审查合同基本框架，第二次审核则深入审查细节条款，确保风险可控。

第十一条审核周期应根据合同复杂程度确定，一般合同审核周期不超过五个工作日，复杂合同可适当延长，但需明确告知相关部门。

第十二条审核过程中发现起草部门未按要求执行本制度规定的，合同管理部门应予以通报，并要求限期整改。多次违反者，应追究部门负责人责任。

第十三条合同审核过程中，若需参考同类合同范本，合同管理部门应提供标准合同模板，并解释模板中关键条款的适用性，确保合同起草的规范性。

三、合同签订与备案

第一条合同签订应严格遵守公司授权规定，确保签署主体具备相应的权限。部门在发起合同签订前，需确认合同已通过全部审核程序，并取得法定代表人或授权代表的书面批准文件。授权代表签署时，应核对授权范围及有效期，防止越权签署。

第二条合同签署形式应符合法律法规要求。书面合同应确保签字盖章完整，法定代表人签字或盖章，或由其书面授权的代理人签字并加盖公章或合同专用章。电子合同需符合《电子签名法》等规定，确保电子签名与授权文件一致，并存储可靠的电子签名创建日志。

第三条签署前，应对合作方提供的签字盖章文件进行验证。对于首次合作或金额较大的合同，应要求合作方提供营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书等证明文件，并核对签字盖章与文件记载是否一致。验证过程中发现疑点的，应暂停签约，并报告合同管理部门处理。

第四条合同签订场所应确保安全，重要合同或涉外合同建议在公司办公场所签署，或由法务人员陪同至合作方场所，防止签署过程中发生意外。签署时应清晰记录参与人员、签署时间、地点等信息，并拍照存档。

第五条合同签署完成后，双方当事人应确认无误，并在签署页签字或盖章。若合同分批次签署，应明确各批次内容的关联性，并注明后续签署的生效条件。签署过程中产生的沟通记录、修改说明等，应作为合同附件存档。

第六条合同备案工作由合同管理部门负责，需在合同签署后三个工作日内完成。备案材料包括合同正本或副本、签署页、授权文件、审核意见书、修改记录等。电子合同需同时提交电子签名文件及存储介质。

第七条备案时，合同管理部门应核对合同文本与审核文件的一致性，确保无遗漏修改。对于需要备案的合同，应建立备案登记簿，记录合同编号、签订日期、备案日期、经办人等信息，确保可追溯。

第八条备案完成后，合同管理部门应向相关部门发出《合同备案通知》，明确合同生效日期、主要权利义务、履行要求等关键信息。相关部门收到通知后，应安排人员对接合同履行事宜。

第九条合同文本管理需规范。重要合同正本由合同管理部门存档，副本根据需要分发给相关部门。电子合同应存储在安全的服务器中，设置访问权限，并定期进行数据备份。

第十条合作方要求提供合同复印件或电子版时，应经合同管理部门批准，并确保复印件加盖公司公章或合同专用章，电子版需有经办人签字确认。防止合同文本外泄造成风险。

第十一条合同签订过程中产生的差旅费用，由签署部门根据公司财务制度申请报销，需附上签署凭证、授权文件等证明材料。合同管理部门应定期审核相关报销申请，防止虚假报销。

四、合同履行与监控

第一条合同生效后，相关部门应立即启动履行准备，明确合同目标、关键节点及责任人。合同管理部门应提供合同文本及审核要点说明，协助部门理解合同内容，确保履行工作有序开展。

第二条部门应建立合同履行台账，详细记录合同执行过程中的重要事项。台账内容应包括交货日期、验收情况、付款进度、沟通记录等，确保履行情况可追溯。对于复杂合同，可制定详细的履行甘特图，明确各阶段任务及时间节点。

第三条合同履行中，涉及物资交付的，需严格按照合同约定的数量、质量、规格进行。交付前，应进行出厂检验或抽样检测，确保符合约定标准。若发现质量问题，应及时与供应商沟通，协商解决方案，并保留相关证据。

第四条合同履行中，涉及服务交付的，应确保服务内容、服务标准符合合同约定。服务提供方应定期向接受方汇报服务进展，接受方应按合同约定进行验收。验收过程中发现问题的，应及时提出，并协商处理方案。

第五条合同履行涉及款项支付时，财务部门应根据合同约定及验收凭证进行付款。付款前，需核对合同条款、发票、验收单等文件，确保符合支付条件。对于分期付款合同，应按约定节点进行支付，并保留付款凭证。

第六条合同履行过程中，如遇合作方违约，部门应及时收集证据，并通知合同管理部门。合同管理部门应评估违约程度，协助部门与对方协商，必要时可启动法律程序。违约证据包括但不限于邮件往来、会议纪要、物流信息、验收记录等。

第七条合同履行过程中，如遇不可抗力事件，部门应立即通知合同管理部门及合作方，并提供不可抗力证明文件。双方应根据合同约定或法律规定，协商合同变更或解除事宜。不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为等。

第八条合同履行中，如需变更合同内容，应按本制度第七条规定进行变更协议的起草、审核、签署及备案。变更协议应明确变更事项、变更原因、变更生效条件等，确保变更内容合法有效。

第九条合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查，可通过抽查、访谈、现场考察等方式进行。检查过程中发现问题的，应及时向相关部门反馈，并督促整改。检查结果应形成书面报告，存档备查。

第十条对于长期合作的合同，部门应每年进行一次履约评估，总结履行经验，识别潜在风险，并提出改进建议。评估结果应提交合同管理部门，作为后续合同管理的参考。

第十一条合同履行过程中产生的沟通文件、会议纪要、验收单等，应作为合同附件存档。电子文件应确保存储安全，纸质文件应分类归档，便于查阅。合同管理部门应定期对合同附件进行完整性检查，确保无遗漏。

第十二条合同履行过程中，如遇法律政策变化，部门应及时与合同管理部门沟通，评估影响，必要时可提出合同变更或解除建议。合同管理部门应组织法律顾问进行评估，并向公司决策层汇报。

五、合同解除与终止

第一条合同解除是指合同有效成立后，因出现法定或约定情形，由当事人一方或双方依法定程序终止合同效力的行为。合同解除分为协商解除和法定解除两种情形，均需遵循本制度规定程序。

第二条协商解除适用于合同双方均有意愿终止合同时，由相关部门提出解除意向，经合同管理部门审核后，组织双方进行协商。协商达成一致后，应签订书面《合同解除协议》，明确解除原因、解除日期、权利义务终止、财产清算等内容。

第三条法定解除适用于出现合同约定的解除条件或法律规定情形时，由相关部门收集证明材料，报合同管理部门审核。审核通过后，可向合作方发送《解除合同通知书》，明确解除依据及后续安排。若对方有异议，应按合同约定或法律规定处理。

第四条合同解除的条件包括但不限于：一方严重违约，致使合同目的无法实现；出现不可抗力事件，致使合同无法履行；双方协商一致等。部门在提出解除意向前，应评估解除的必要性和风险，确保符合法律规定及公司利益。

第五条合同解除需经过内部审批程序。相关部门提出申请，合同管理部门进行审核，必要时可组织法务、财务等部门参与评估。审批过程中，应重点审查解除条件的真实性、合同解除的合法性及对公司的影响。

第六条合同解除通知书应明确解除日期、解除原因、权利义务处理方式等，并附上相关证明材料。发送方式应按合同约定或法律规定执行，建议采用挂号信、快递或公证送达，确保对方收到。

第七条合同解除后，双方应按照约定进行财产清算。对于未履行完毕的合同内容，应终止履行；对于已履行的部分，应根据合同约定或法律规定，判断责任承担。清算结果应形成书面文件，并由双方签字确认。

第八条合同解除涉及的违约金、赔偿等，应按合同约定或法律规定处理。部门在处理相关款项时，需确保依据充分，程序合规，并通知财务部门进行账务处理。

第九条合同解除后，原合同文件应进行标识，并移交合同管理部门归档。归档时，应附上《合同解除协议》或《解除合同通知书》等证明文件，确保合同解除的合法性和可追溯性。

第十条合同解除过程中产生的文件、记录等，应作为合同档案的重要组成部分，包括但不限于解除申请、审核记录、沟通记录、证明材料、清算文件等。电子文件应确保存储安全，纸质文件应分类归档，便于查阅。

第十一条合同解除后，相关部门应评估解除效果，总结经验教训，并反馈合同管理部门。合同管理部门应定期整理解除案例，分析解除原因、处理方式及效果，为后续合同管理提供参考。

第十二条合同解除过程中，如遇对方拒绝确认解除或提出异议，部门应及时报告合同管理部门，并按合同约定或法律规定采取相应措施。必要时，可寻求法律援助，通过仲裁或诉讼途径解决争议。

第十三条对于因不可抗力导致合同解除的，双方应相互配合，妥善处理善后事宜。部门在处理过程中，应收集完整不可抗力证明材料，并通知合同管理部门备案，作为后续处理依据。

六、合同归档与保密

第一条合同归档是合同管理工作的最后环节，旨在确保合同文件及其相关资料得到妥善保管，便于日后查阅、审计和追溯。所有合同，无论其类型、金额大小或履行状态，均须按照本制度规定进行归档，确保档案的完整性、准确性和安全性。

第二条合同归档分为纸质归档和电子归档两种形式。纸质合同正本原则上由合同管理部门集中保管，重要合同或涉密合同可考虑双重保管，即合同管理部门和相关部门各保管一份副本。电子合同及相关数据应存储在符合安全标准的电子档案系统中，并定期进行数据备份。

第三条合同归档时，应按照合同编号或签订日期进行分类整理。同一合同的所有文件，包括合同正本、签署页、授权文件、审核记录、履行台账、变更协议、解除通知、结算单据等，应作为一组档案进行管理，确保关联文件齐全。归档过程中需仔细核对文件内容，防止遗漏或错误。

第四条合同归档的具体流程如下：部门在完成合同履行或解除后，应将所有相关文件整理齐全，填写《合同归档清单》，清单应列明合同编号、签订日期、合作方、文件数量、文件清单等信息，并经部门负责人签字确认。合同管理部门收到归档材料后，应进行复核，确认文件齐全无误后，方可办理归档手续。

第五条纸质合同归档时