企业员工健康档案管理办法

企业员工健康档案管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范企业员工健康档案管理，系统掌握员工健康状况，保障员工身心健康，提升企业整体健康管理水平，同时维护员工个人隐私与信息安全，依据国家相关法律法规及企业实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于企业全体在职员工。离退休人员、实习人员及劳务派遣人员的健康档案管理，可参照本办法或另行制定细则。第三条基本原则1.客观性原则：健康档案内容应真实、准确、完整，如实反映员工健康状况。2.保密性原则：严格遵守保密纪律，未经授权不得泄露员工健康档案信息。3.规范性原则：档案的建立、填写、归档、查阅、保管等环节应符合本办法规定。4.实用性原则：健康档案管理应服务于员工健康保障、疾病预防、职业健康管理及企业人力资源合理配置。5.动态管理原则：健康档案应根据员工健康状况变化及相关健康检查结果及时更新。第二章管理机构与职责第四条管理部门企业人力资源部（或行政部/综合管理部，根据企业实际设置）为本企业员工健康档案管理的归口管理部门，负责健康档案的建立、收集、整理、保管、更新、利用及保密工作。第五条相关部门职责1.各业务部门：配合人力资源部，及时通知员工参加企业组织的健康检查，收集本部门员工的健康相关信息（如病假证明、工伤医疗记录等），并按规定提交给人力资源部。2.医务室/健康管理小组（如有）：协助人力资源部开展健康检查的组织工作，提供专业的健康咨询，对员工健康档案中的医学信息进行初步解读与建议，并参与健康档案的专业性维护。3.信息部（如有）：如采用电子健康档案系统，信息部负责系统的技术支持、维护及数据安全保障。第三章健康档案的建立与内容第六条档案建立1.入职建档：新员工入职时，人力资源部应指导其填写《员工健康基本信息表》，并收集其近期（一般为入职前三个月内）的体检报告，作为健康档案的基础资料。对于有职业禁忌要求的岗位，需额外提供符合岗位要求的健康证明。2.动态纳入：对于本办法实施前已在职的员工，人力资源部应逐步组织完善其健康档案。第七条档案内容员工健康档案应包含但不限于以下信息：1.员工基本信息：姓名、性别、年龄、部门、岗位、入职日期、联系方式等（注：不含身份证号等敏感个人信息，或采用加密方式存储关键识别信息）。2.健康检查表：历次入职体检、在岗期间定期体检、专项体检（如职业健康检查、特殊岗位体检）、离岗体检的报告及汇总表。3.健康状况声明：员工本人声明的既往病史、现患疾病、手术史、过敏史等（自愿提供）。4.职业健康相关资料：如职业史、职业病危害因素接触史、职业健康监护档案等（针对接触职业病危害因素的员工）。5.医疗记录摘要：*员工因工负伤的医疗诊断、治疗及康复情况记录。*员工因病或非因工负伤，需要较长时间休养或影响工作能力的，其主要诊断及治疗结果摘要（可由员工提供或企业根据病假证明等整理）。*企业组织的健康促进活动参与记录及效果反馈（如健康讲座、慢病管理项目等）。6.其他健康相关信息：如员工自愿提供的疫苗接种记录、重要的家族遗传性疾病史等。第四章健康档案的更新与维护第八条档案更新1.定期更新：企业组织员工健康检查后一个月内，人力资源部应将新的体检报告归入员工健康档案。2.及时更新：*员工发生工伤事故后，人力资源部应及时收集工伤医疗诊断证明及相关治疗资料，归入档案。*员工患重大疾病或进行重大手术，可自愿向人力资源部提供相关医疗信息，以便企业提供必要的关怀与支持，相关信息应及时更新入档。*员工岗位发生变动，尤其是涉及职业健康危害因素变化的，应及时更新相关信息，并根据需要安排相应的职业健康检查。第九条档案核对人力资源部应定期（建议每年一次）对健康档案的完整性和准确性进行抽查核对，发现问题及时与员工本人或相关部门沟通确认。第五章健康档案的管理与使用第十条档案保管1.健康档案应指定专人负责，存放在安全、保密、干燥、通风的场所。纸质档案应使用档案盒分类存放，电子档案应采用加密存储，并定期备份。2.建立档案查阅、借阅登记制度，详细记录查阅人、查阅事由、查阅时间及档案编号等信息。第十一条档案查阅与使用权限1.查阅权限：*人力资源部档案管理人员因工作需要可查阅所有档案。*企业高层管理人员因决策需要，经人力资源部负责人批准后可查阅相关员工的健康档案概要信息。*员工所在部门负责人因员工岗位调整、工作安排等确需了解员工健康状况时，经人力资源部负责人批准后，可查阅其职责范围内必要的健康信息。*医务室/健康管理小组人员因健康管理、咨询或医疗服务需要，可查阅相关员工的健康档案。*员工本人有权查阅本人的健康档案。*法律法规规定的其他有权查阅单位（如劳动保障监察部门、卫生健康行政部门等），需持有效证件和证明文件，方可按规定查阅。2.使用限制：健康档案信息仅用于员工健康管理、职业健康监护、工伤认定与处理、提供必要的医疗帮助、企业合理安排工作以及法律法规允许的其他用途。严禁用于与员工健康管理无关的目的。第十二条档案保密1.所有接触健康档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规及企业保密规定，对档案内容负保密责任。2.严禁私自复制、摘抄、拍摄、传播或向无关第三方泄露员工健康档案信息。3.电子健康档案系统应设置严格的访问权限和密码管理，确保数据不被非法访问、篡改或泄露。第十三条档案转移与销毁1.员工离职、调动或解除/终止劳动合同时，其健康档案由企业人力资源部负责封存保管。员工本人要求带走其体检报告等个人医疗资料复印件的，需签署领取记录。2.健康档案的保存期限应符合国家相关规定。对于已超过保存期限且无继续保存价值的档案，由人力资源部提出销毁申请，报企业相关负责人批准后，在指定人员监督下进行销毁，并做好销毁记录。第六章保密与隐私保护第十四条信息保密承诺企业承诺对收集的员工健康信息严格保密，并采取必要的技术和管理措施防止信息泄露、丢失或被篡改。第十五条员工权利员工有权了解本人健康档案的内容，对档案中不准确的信息有权要求更正。企业应在合理范围内满足员工的知情权和更正权。第七章责任追究第十六条违规处理对于违反本办法规定，造成员工健康档案信息泄露、丢失、篡改，或滥用档案信息，给员工造成损害或给企业带来不良影响的，企业将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、行政处分，直至追究法律责任。第八章附则第十七条解释权本办法由企业人力资源部负责解释。第十八条施行日期本办法自发