湖南高朋建材销售有限公司业务招待费报账流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1.湖南高朋建材销售有限公司简介....................................1

2.湖南高朋建材销售有限公司业务招待费报账说明......................1

2.1企业业务招待费报账现状.....................................1

2.2企业业务招待费报账流程.....................................1

3.湖南高朋建材销售有限公司业务招待费报账存在的问题...............3

3.1业务招待费报账制度不完善...................................3

3.2业务招待费用支出的范围过于广泛.............................3

3.3企业管理者和工作人员缺乏节俭意识...........................3

4.湖南高朋建材销售有限公司业务招待费报账的优化方案................4

4.1规范业务招待费单据填写.....................................4

4.2明确业务招待费的支出范围及标准.............................5

4.3明确业务招待费报账人员职责及流程...........................6

4.4提升企业管理者和工作人员对招待费的认知.....................7

5.总结............................................................8

参考资料..........................................................9

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湖南高朋建材销售有限公司业务招待费报账流程设

计

1．湖南高朋建材销售有限公司简介

湖南高朋建材销售有限公司创建于2013年12月17日，注册资本约贰佰万，

职工人数100余人，位于湖南省长沙市芙蓉区人民中路140号5栋1904房，法

定代表人高博。湖南高朋建材销售有限公司的经营范围是：建材、五金产品、

机电设备的销售。在湖南省，相近经营范围的公司总注册资本为465981万元，

主要资本集中在100-1000万和5000万以上规模的企业中，共994家。目前企

业在本省范围内，注册资金都是不错的。湖南高朋建材销售有限公司以“质量

第一，创新发展，品质至上”为经营理念不断提高产品质量，增加客户对企业

的信任度和忠诚度。

2．湖南高朋建材销售有限公司业务招待费报账说明

2.1企业业务招待费报账现状

企业业务招待费由各部门负责人自行管理，各部门负责人对业务招待费的

支出全权负责，不用向上级或财务部门进行申请和审批:在客户来访时的招待地

点一般都是在本市内的各大酒店或宾馆进行招待,对于一些重要的客户会在大

型的五星级酒店内招待,而对于一些不太重要的客户就在一些中等水平的宾馆

内进行招待，招待水平的差距会很大;公司每次的消费额度都很大，哪怕是招待

一些不太重要的小客户也会消费一笔很大的费用。

公司各部门填写招待费用的审批表,受理接待事项、物品、数量和费用后,

由部门负责人报销，原则上,陪同人员的人数不得超过访客人数。在特殊情况下,

随餐人员的数量可以适当增加。酒水消费必须适度,不应因喝酒误事或损害公司

形象。公司将承担住宿费用,并由部门负责人报销。报销单必须是发票的开具，

不然就没有报销单；报销单上一定要贴报销单，报销单上一定要用笔填写报销

单。同时,不同的经济内容的发票应按不同的类别报销,报销程序应当齐全、完

整,报销的常规程序是由代理人签字盖章，部门负责人签字批准，财务部门审核

报销。

2.2企业业务招待费报账流程

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需要合法的票据，如发票、收据等。根据实际发生的业务招待费用，填写

费用报销单。填写好的费用报销单及所附单据提交给部门负责人，由部门负责

人对费用的合理性和合规性进行审核。部门负责人审核通过后，将报销单及所

附单据提交给财务部。财务部对单据进行复核。财务部将复核通过的报销单及

所附单据提交给总经理/副总经理审批。财务部根据审批通过的报销单进行付款

或入账处理。如涉及现金付款，应由出纳人员按照报销金额支付现金，并在报

销单上签名确认；如涉及银行转账，应由会计人员按照报销金额进行转账，并

在报销单上签名确认。财务部将已处理的报销单及所附单据归档保存，以便日

后查阅。

图1业务招待费报账流程图

3.湖南高朋建材销售有限公司业务招待费报账存在的问题

3.1业务招待费用报账制度不完善

企业招待费报账存在诸多漏洞。最主要的有凭证不规范、审批程序不完善

等等。同时企业的业务人员在填写报账凭证时，没有按照标准填写报账项目和

内容，甚至有些业务人员拿一些假的，过期作废的发票到财务处进行报账。而

企业财务人员在面对上层领导的一些合理但不合法的报账凭证时，却迫于压力

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给以报账，造成了企业业务招待费的报账真实情况。

3.2业务招待费用支出的范围过于广泛

当前在企业招待费的报账过程中，对招待费的支出定义比较不明确，对于

一些企业员工的私人日常开销也将其加入企业的招待费中。其次，企业的招待

费名目和子类目增多，有些不存在的名目也被纳入企业招待费的名目下。

招待对象，招待标准违反办法规定，单位同城招待超标准招待现象较多，

单位业务往来招待又占极少一部分。公司上下级来往基本没有，业务招待对象

大多是同城兄弟单位，甚至完全是假公济私招待私人关系。变相业务招待费开

支较多。我们发现，不少为了掩盖招待费开支较多的事实，把招待费以“办公

用品”、“日用品”等名目变相开支，以逃避监督部门监管。有的发票支出金

额达三四千元，却没有任何附件。业务招待费开支数额较大。综观公司招待费

开支情况，在公司的开支情况，除了维持正常的办公开支，支出较大的项目就

数业务招待费了，作为建材销售公司，每年开支十几万元招待费的还是不少的。

烟酒食品开支数额较大。近年来随着对餐饮招待费监督的力度加大，烟酒食品

开支的数额越来越大，这其中除了一部分自购烟酒外，也不乏餐饮费以烟酒食

品的名义开支。

3.3企业管理者和工作人员缺乏节俭意识

随着市场经济的快速发展，产业间的竞争日趋激烈。为了招待宾客，公司

不断提高吃饭和娱乐的水平。员工的节约意识不足，有的员工甚至觉得公司的

财产又不是自己的，不用白不用的恶劣思想。把一些日常的招待费变成企业公

费，并且在支出方面没有节约意识，不仅是员工甚至是企业管理者也是如此，

并且更注重排场和面子，给企业员工带来不良影响，另外，企业间存在攀比，

享乐之风盛行，加大企业的成本支出。

4.湖南高朋建材销售有限公司业务招待费报账的优化方案

4.1规范业务招待费单据填写

一、单据基本信息

填写完整的单据标题，明确标注为“业务招待费单据”。

填写日期时，应使用规范的日期格式，如“年月日”。

二、招待事项信息

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详细描述招待的目的、对象、时间、地点以及参与人员，确保信息准确、

清晰。

对于招待的具体内容，如餐饮、住宿、交通等，应详细列出，并注明相应

的费用。

三、费用明细与金额

将各项费用按照类别进行归类，如餐费、住宿费、交通费等，并分别列出

明细。

对于每一项费用，应注明单价、数量以及计算出的金额，确保数据准确无

误。

在填写总金额时，应仔细核对各项费用的计算是否正确，避免出现误差。

四、审批与签字

业务招待费单据应经过相关负责人的审批，确保费用的合理性和合规性。

审批人应对单据内容进行认真核对，确认无误后在单据上签字确认。

五、其他注意事项

单据应使用黑色或蓝色水笔填写，确保字迹清晰可辨。

避免涂改或错别字，如有错误需要更正，应使用规范的更正方式，并加盖

更正章。

单据应妥善保管，不得随意丢弃或遗失，以备日后审计或查询。

表1费用报销单

4.2明确业务招待费的支出范围及标准

一般招待范围一是指:来企业检查指导工作的上级领导或政府及职能部门

领导、工作人员:二是洽谈业务的关系单位领导及工作人员或在异地宴请相关单

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位人员:三是上级责成企业承办的有关会议、培训等活动外的宴请等;四是遇特

殊节日或活动，经主要领导批准的内部联欢、团拜会等其他人员:五是其他经主

要领导批准的有关人员。

招待的项目及标准:招待的招待项目一般有餐饮、食品、住宿、参观、礼品

等，外地客人可适当安排参观旅游景点。工作招待原则上不安排高档娱乐和休

闲服务类项目。企业应参照当地消费水平，明确宴请、工作餐和礼品的标准，

甚至细化到酒类档次以及数量的标准，既利于健康又不失礼节和气氛。企业原

则上限在定点饭店或职工食堂，招待饭店每年核定公布一次。以下是示例性的

业务招待费标准表，可以根据不同地区的具体需求和预算进行调整：

表2业务招待费标准表

项目招待标准备注

每人每次不超过200根据地区、餐厅档次及客户级别适当调

餐饮

元整

优先公共交通，出租实时报销，提供正规发票，如专车接送

交通费用

车、网约车提前报批

根据出差地点和客

住宿费用户要求选择适当酒五星级酒店需提前审批

店

仅限于正式商务场合，禁止参与赌博等

娱乐项目每次不超过300元

违法活动

仅限于客户、合作伙选择公司标志和定制礼品，禁止赠送私

礼品赠送

伴及重要嘉宾人关系

4.3明确业务招待费报账人员职责及流程

一、职责

负责审核业务招待费的相关单据和凭证，确保其真实、完整、合规。这包

括检查单据的填写是否规范，内容是否清晰，以及所附的发票、收据等凭证是

否齐全和有效。

根据公司的业务招待费报销制度，对符合规定的费用进行核算和汇总，确

保报销金额的准确性。

负责与财务部门、审批人员等相关方沟通协调，解决报账过程中出现的问

题和疑虑。

定期对业务招待费进行统计和分析，为公司管理层提供决策支持。

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二、流程

业务招待活动结束后，报账人员需要收集并整理相关的单据和凭证，包括

发票、收据、招待活动记录等。

对收集的单据和凭证进行初步审核，确保其符合公司的业务招待费报销制

度要求。

填写业务招待费报销申请表，详细列明招待对象、时间、地点、费用明细

等信息，并附上相关单据和凭证。

将报销申请表及相关材料提交给上级或相关部门进行审批。审批过程中，

报账人员需积极与审批人员沟通，解答疑问，确保审批顺利进行。

审批通过后，报账人员将报销材料提交给财务部门进行核算和支付。财务

部门会对报销材料进行复核，确保无误后进行支付。

报账人员需将支付结果及时反馈给相关人员，并妥善保管报销材料，以备

日后的审计和核查。

图2业务招待费报账流程

三、注意事项

经办人应确保所提供的原始凭证真实、完整，不得伪造、篡改凭证。

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验收人应对所采购的物品进行认真验收，并在发票上签名确认，确保物品

质量合格。

部门负责人和财务部应严格审核报销单的合理性和合规性，防止出现虚假

报账等不良行为。

总经理/副总经理应对报销单进行认真审批，确保费用在预算范围内。

财务部应及时处理报账事宜，确保报销款项及时到账，提高财务管理效率。

4.4提升企业管理者和工作人员对招待费的认知

一、加强培训与宣传

定期举办招待费管理培训，邀请专业讲师或公司内部财务专家，为企业管

理者和工作人员讲解招待费的定义、范围、标准以及报销流程等，确保其全面

了解相关规定。

制作并发放招待费管理手册或宣传资料，方便员工随时查阅和学习。

利用企业内部网站、公告栏等渠道，发布招待费管理的最新政策、案例分

析和经验分享，提高员工的关注度。

二、强化内部控制与监督

建立完善的招待费内部控制体系，包括预算控制、审批控制、核算控制等

方面，确保费用的合理使用和合规性。

加强内部审计和监督，定期对招待费的使用情况进行检查和评估，发现问

题及时纠正。鼓励员工举报招待费违规行为，对举报人给予一定的奖励和保护，

形成内部监督的良好氛围。

三、倡导廉洁自律文化

在企业内部倡导廉洁自律的文化氛围，让企业管理者和工作人员充分认识

到招待费违规行为的危害性和严重性。

加强企业道德建设，引导员工树立正确的价值观和职业观，自觉遵守招待

费管理规定。

定期开展廉洁自律教育活动，通过案例分析、警示教育等方式，提高员工

对招待费合规性的认识

5.总结

在完成业务招待费报账流程的毕业设计过程中，我学到了很多关于企业财

务管理和业务流程设计的知识。

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