合同审查与签订规范

合同审查与签订规范：企业业务合作管理指南一、适用业务场景本规范适用于企业日常经营中各类对外合同的审查与签订流程，包括但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等合作场景；销售类合同：产品销售、服务提供、渠道合作等业务场景；合作类合同：项目联合开发、战略合作伙伴协议、授权代理等合作场景；服务类合同：咨询服务、技术服务、运营支持等服务场景；其他合同：租赁、保密、知识产权等专项协议签订场景。二、标准化操作流程合同审查与签订需遵循“需求明确—起草规范—多层审查—谈判修订—签署生效—归档管理”的闭环流程，保证合同合法合规、权责清晰。步骤1：需求提出与合同启动操作主体：业务部门负责人*关键动作：明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式等）；确定合同类型、核心合作内容（如标的物、服务范围、履行期限、金额等）；收集合作方资质文件（营业执照、相关行业许可证、授权书等），初步验证主体资格；填写《合同签订申请表》（见模板1），说明合作背景、预期目标及特殊需求，提交至法务部门*。步骤2：合同起草与初稿审核操作主体：业务部门（起草）、法务部门（初稿审核）关键动作：业务部门根据合作需求，参照企业《合同示范文本库》起草合同初稿，明确以下核心条款：合同主体（双方全称、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、规格、数量、质量标准等）；权利义务（双方主要职责、履行期限、地点方式）；金额与支付方式（价款、税费、支付节点、账户信息）；违约责任（违约情形、赔偿标准、争议解决方式）；保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。法务部门对初稿进行形式审核，重点检查：合同结构与条款完整性；法律术语使用规范性；是否存在与企业内部制度冲突的内容；初步风险点提示（如违约责任不对等、争议解决约定不明等）。起草部门根据法务意见修改初稿，形成《合同送审稿》。步骤3：多部门联合审查操作主体：法务部门（主导）、财务部门、业务部门、风控部门（如涉及重大业务）审查维度：审查部门审查重点法务部门主体合法性（营业执照、经营范围、资质）、条款合法性（是否符合法律法规）、违约责任可执行性、争议解决约定（明确管辖法院/仲裁机构）财务部门金额合理性、支付方式与现金流匹配度、税费承担合规性、发票开具要求业务部门标的物/服务内容与实际需求一致性、履行期限可行性、验收标准明确性风控部门合同履约风险评估（如合作方信用、履约能力）、合规性风险（如行业监管要求）输出成果：各部门签署《合同审查意见表》（见模板2），汇总修改意见，由法务部门整合形成《合同修订版》。步骤4：谈判与最终修订操作主体：业务部门、法务部门、合作方代表*关键动作：业务部门与法务部门共同组成谈判小组，与合作方就《合同修订版》进行条款协商；谈判重点聚焦：核心条款修改（如价格、履行期限、违约责任）、新增补充条款（如特殊约定、附件内容）；谈判达成一致后，形成《合同终稿》，由双方授权代表签字确认（需附授权委托书）。步骤5：签署与生效操作主体：法定代表人或授权代表、盖章管理员*关键动作：审核签署权限：法定代表人直接签署，或由授权代表持《授权委托书》（需明确授权范围、期限）签署；加盖合同印章：企业公章或合同专用章（严禁以部门章代替），骑缝章（多页合同）；确认生效条件：如约定签字盖章后生效、附条件生效（如审批通过）等；合同份数：至少一式两份（双方各执一份），涉及备案或内部管理的增加相应份数。步骤6：归档与管理操作主体：行政管理部门、法务部门关键动作：合同签署后3个工作日内，行政部门将合同原件（含附件、审批文件、谈判记录）统一归档；建立电子台账，记录合同编号、双方主体、签署日期、履行期限、金额、归档号等信息；定期跟踪合同履行情况，业务部门提前30日提示续签、变更或终止事宜。三、实用工具模板模板1：合同签订申请表申请部门申请人申请日期合同编号合作方信息名称：统一社会信用代码：法定代表人：联系人：联系方式：地址：合同类型□采购□销售□合作□服务□其他：________合同金额人民币（大写）：________元整（小写：￥________）合作内容概述（简要说明标的物、服务范围、履行期限等，可另附页）特殊需求说明（如付款方式、验收标准、保密要求等）附件清单（如合作方资质文件、技术参数、图纸等）部门意见业务负责人签字：________日期：________法务部门意见：________日期：________审批意见分管领导签字：________日期：________总经理签字：________日期：________模板2：合同审查意见表合同名称合同编号审查部门审查日期审查项目审查内容审查标准审查结果主体信息合作方营业执照、经营范围、资质主体合法，在有效期内□通过□不通过□需修改合同标的标的物名称、规格、数量、质量明确具体，符合业务需求□通过□不通过□需修改权利义务双方职责、履行期限、地点权责对等，期限可行□通过□不通过□需修改金额与支付价款、税费、支付方式、账户金额合理，支付清晰□通过□不通过□需修改违约责任违约情形、赔偿标准明确具体，可执行□通过□不通过□需修改争议解决管辖法院/仲裁机构约定明确，不违反专属管辖□通过□不通过□需修改其他条款保密、知识产权、不可抗力等符合法律法规，无遗漏□通过□不通过□需修改审查结论□同意□需修改后重审□不同意（说明理由）：________审查人签字____________四、关键风险提示1.主体资格风险合作方需为依法设立并存续的企业，核实营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、资质证书等），避免与无资质主体签约；涉及分公司的，需提供总公司授权书；涉及自然人的，需核实身份信息及履约能力。2.条款完整性风险合同必须包含《民法典》规定的必备条款（如当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等），避免因条款缺失导致争议；涉及技术服务的，需明确技术标准、验收流程、培训要求等；涉及长期合作的，需约定续签机制、终止条件。3.法律合规风险违约责任条款需具体、可量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），避免“违约方承担全部责任”等模糊表述；争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖或仲裁机构（如“提交仲裁委员会仲裁”），避免约定不明导致维权困难。4.签署流程风险严禁空白合同或未填写关键条款（如金额、履行期限）的合