企业保密工作管理规范与员工协议AI签订指南

企业保密工作管理规范与员工协议AI签订指南为规范企业保密工作，防范保密风险，明确员工保密责任，保障企业核心商业秘密、技术信息及内部数据安全，同时依托人工智能（AI）技术提升员工保密协议签订的效率、规范性与可追溯性，结合企业实际情况，制定本指南。本指南适用于企业全体在职员工、试用期员工、实习生及其他可能接触企业保密信息的相关人员，涵盖保密工作管理全流程及员工保密协议AI签订的具体操作，可直接作为企业保密管理及协议签订的执行依据。第一章总则一、制定目的1.明确企业保密工作的管理责任、工作标准及操作流程，构建全方位、多层次的保密管理体系，防范因保密意识薄弱、管理不当、协议签订不规范导致的保密信息泄露风险。2.规范员工保密协议的签订、备案、存储、查询等环节，借助AI技术实现协议签订的线上化、智能化、标准化，提升签订效率，确保协议条款的合规性、完整性，明确员工与企业的权利义务。3.强化员工保密意识，引导员工自觉遵守保密规范，履行保密义务，营造“人人重保密、事事讲保密、时时守保密”的企业氛围，保障企业经营发展的稳定性与安全性。二、适用范围1.人员范围：企业全体在职员工（含管理人员、技术人员、行政人员、营销人员等）、试用期员工、实习生、劳务派遣人员，以及其他因工作需要接触企业保密信息的外部人员（如合作单位工作人员、临时聘用人员等）。2.信息范围：企业所有需要保密的核心信息，包括但不限于商业秘密、技术秘密、内部管理信息、客户信息、财务信息、知识产权相关信息及其他经企业认定的保密信息。3.流程范围：保密信息的产生、存储、传递、使用、销毁全流程，员工保密协议的起草、审核、AI签订、备案、归档、变更、解除及后续追溯全流程。三、核心原则1.合法合规原则：保密管理工作及员工保密协议签订均严格遵循国家相关法律法规，确保条款合法、流程合规，不得违反法律强制性规定，保障协议的法律效力。2.权责对等原则：明确企业与员工的保密权责，企业为员工提供必要的保密条件及培训，员工履行保密义务，承担相应的保密责任，做到权利与义务相统一。3.全程管控原则：对保密信息的全生命周期及员工保密协议的全流程进行管控，借助AI技术实现实时监测、智能提醒、全程追溯，确保无遗漏、无死角。4.高效便捷原则：依托AI签订工具，简化协议签订流程，减少人工干预，提升签订效率，同时保障协议签订的规范性与安全性，兼顾效率与质量。第二章企业保密工作管理规范一、保密信息界定与分类企业保密信息是指不为公众所知悉、能为企业带来经济利益、具有实用性并经企业采取保密措施的各类信息，根据重要程度及泄露风险，分为核心保密信息、重要保密信息、一般保密信息三类，具体界定如下：（一）核心保密信息指泄露后将直接导致企业重大经济损失、经营危机、核心竞争力丧失的信息，包括但不限于：企业核心技术方案、源代码、算法模型、专利技术及申请材料；企业中长期发展战略、经营计划、投融资方案、核心商业谈判策略；核心客户的详细信息（含联系方式、合作协议、需求偏好等）；企业财务核心数据（含营收、利润、成本、资金流向等未公开信息）。（二）重要保密信息指泄露后将导致企业较大经济损失、经营不便的信息，包括但不限于：企业非核心技术文档、产品设计方案、测试报告；企业内部管理制度、薪酬体系、绩效考核方案；非核心客户信息、供应商信息；企业对外合作协议、合同草案（未生效）。（三）一般保密信息指泄露后将对企业正常经营造成一定影响，但损失较小的信息，包括但不限于：企业内部办公文件、会议纪要（非核心内容）；员工个人工作资料（涉及保密信息的除外）；企业未公开的通知、公告等。（四）保密信息认定流程1.各部门在工作中产生的需保密信息，由信息产生部门负责人初步认定保密等级，并填写《企业保密信息认定表》，说明信息内容、产生背景、保密期限及认定依据。2.《企业保密信息认定表》提交至企业保密管理部门（如行政部、法务部）审核，审核通过后，由保密管理部门统一登记备案，明确保密管理责任人和管理措施。3.保密信息的等级可根据企业发展及信息重要性变化，由原认定部门提出调整申请，经保密管理部门审核后调整，调整后需重新登记备案，并及时通知相关接触人员。二、保密管理责任分工企业保密工作实行“统一管理、分级负责、全员参与”的管理模式，明确各部门及人员的保密责任，确保责任到人、层层落实。（一）保密管理部门责任1.负责本指南的制定、修订、解释及推广实施，制定企业保密工作年度计划及考核方案。2.负责保密信息的统一认定、登记、备案，统筹管理保密信息的存储、传递、使用、销毁等环节，定期开展保密检查，排查保密风险。3.负责员工保密培训、保密宣传工作，提升员工保密意识及保密能力；负责员工保密协议的统筹管理，包括协议起草、审核、AI签订指导、备案归档等。4.负责保密违规行为的调查、核实，提出处理意见，督促相关部门整改；负责应对保密信息泄露事件，制定应急预案，降低泄露损失。（二）各业务部门责任1.各部门负责人为本部门保密工作第一责任人，负责本部门保密工作的日常管理，落实企业保密管理要求，督促本部门员工履行保密义务。2.负责本部门产生的保密信息的初步认定、日常管控，采取必要的保密措施，防止信息泄露；负责本部门员工的保密教育及日常提醒。3.配合保密管理部门开展保密检查、保密培训及保密违规调查工作，及时整改本部门存在的保密隐患。（三）员工个人责任1.认真学习本指南及企业相关保密规定，参加企业组织的保密培训，增强保密意识，掌握基本的保密知识及技能。2.严格遵守保密规定，不得擅自泄露、传播、复制、篡改企业保密信息，不得将保密信息带离工作区域（经批准除外），不得用于与工作无关的用途。3.妥善保管工作中接触的保密信息及相关载体（如电脑、U盘、文件、笔记本等），做好密码保护、防盗、防丢失措施，离职时需全部交还企业，不得私自留存。4.发现保密信息泄露或可能泄露的情况，立即向本部门负责人及保密管理部门报告，采取有效措施防止泄露扩大，并配合调查处理。三、保密信息全流程管理要求（一）信息产生环节1.保密信息产生时，需明确标注保密等级（如“核心保密”“重要保密”“一般保密”），核心及重要保密信息需加盖保密标识，明确保密期限。2.电子类保密信息需存储在企业指定的加密服务器或专用电脑中，设置访问权限，仅授权人员可访问；纸质类保密信息需单独存放，专人保管。（二）信息存储环节1.电子类保密信息：核心保密信息需采用加密存储方式，设置复杂密码及访问权限，定期备份；禁止存储在个人电脑、私人U盘、云盘等非企业指定载体中，禁止接入外部网络。2.纸质类保密信息：核心及重要保密信息需存放在保密文件柜中，加锁保管，明确保管人；一般保密信息需分类存放，妥善保管，防止丢失、被盗。3.保密信息存储载体（如服务器、电脑、U盘、文件柜等）需定期检查、维护，做好防盗、防火、防潮、防损坏措施，报废时需经保密管理部门批准，采取销毁、格式化等措施，确保信息无法恢复。（三）信息传递环节1.电子类保密信息：核心及重要保密信息需通过企业内部加密办公系统传递，禁止通过邮件、微信、QQ等非加密渠道传递；传递时需明确接收人，禁止转发给未授权人员。2.纸质类保密信息：核心及重要保密信息传递时，需由专人送达，做好交接记录，接收人签字确认；禁止通过普通快递、传真等方式传递核心保密信息。3.跨部门、跨层级传递保密信息时，需经相关负责人批准，明确传递范围及要求，确保信息传递过程可追溯。（四）信息使用环节1.员工使用保密信息时，需遵循“按需获取、最小权限”原则，仅可获取完成工作所需的最低限度保密信息，不得擅自扩大访问、使用范围。2.使用过程中，不得擅自复制、摘抄、传播保密信息，不得将保密信息泄露给外部人员；使用完毕后，需及时关闭相关文件、系统，妥善保管载体。3.外部人员（如合作单位）需使用企业保密信息时，需签订保密协议，明确使用范围、期限及责任，经企业负责人批准后，由专人陪同使用，全程监督，使用完毕后及时收回相关信息载体。（五）信息销毁环节1.保密信息达到保密期限或不再需要保密时，由信息产生部门提出销毁申请，经保密管理部门审核批准后，方可销毁。2.电子类保密信息销毁时，需采用专业的销毁软件，彻底删除、格式化，确保信息无法恢复；纸质类保密信息销毁时，需采用粉碎、焚烧等方式，禁止随意丢弃、变卖。3.保密信息销毁时，需做好销毁记录，注明销毁信息名称、数量、销毁方式、销毁时间及销毁人员，存档备查。四、保密检查与考核（一）保密检查1.保密管理部门定期开展保密检查（每月至少1次常规检查，每季度1次专项检查），重点检查保密信息管控、载体保管、员工保密行为、协议签订等情况，排查保密隐患。2.各部门每周开展自查，及时发现并整改本部门存在的保密问题，自查情况每周上报保密管理部门备案。3.检查过程中发现的保密隐患，由保密管理部门下达整改通知书，明确整改责任人、整改措施及整改期限，跟踪整改落实情况；对整改不到位的，严肃追究相关人员责任。（二）保密考核1.企业将保密工作纳入员工绩效考核、部门绩效考核体系，明确考核指标（包括保密意识、保密行为、保密责任落实等），实行奖惩分明。2.对严格遵守保密规定、有效防范保密风险、及时制止信息泄露的员工及部门，给予表彰、奖励；对违反保密规定、造成保密信息泄露或存在重大保密隐患的，视情节轻重给予批评教育、通报批评、降职、罚款等处分，情节严重的，解除劳动合同，并追究法律责任；造成企业经济损失的，依法要求赔偿。第三章员工保密协议AI签订指南员工保密协议是明确员工与企业保密权利义务的重要法律文件，是防范员工泄露保密信息的重要保障。本指南依托企业指定的AI签订平台，规范协议起草、审核、签订、备案、归档等环节，实现协议签订的线上化、智能化，确保协议签订高效、合规、可追溯。一、AI签订平台基础要求1.企业指定专用AI签订平台（如企业电子签系统、AI智能签平台），该平台需具备加密传输、身份认证、电子签章、全程追溯、存档备份等功能，确保协议签订的安全性、合法性。2.AI签订平台由保密管理部门统筹管理，指定专人负责平台维护、权限分配、数据备份等工作，定期检查平台安全，防范平台泄露风险。3.所有员工需注册、登录企业指定的AI签订平台，完成身份认证（如人脸识别、手机号认证、工号认证），确保签订人身份真实、唯一，签订行为合法有效。二、协议起草与审核（一）协议起草1.员工保密协议模板由企业法务部联合保密管理部门统一起草，模板需符合国家相关法律法规，明确协议双方主体、保密范围、保密期限、双方权利义务、保密责任、协议变更与解除、争议解决等核心条款，适配不同类型员工（如核心技术人员、普通员工、外部人员）的保密需求。2.协议模板上传至AI签订平台，由保密管理部门统一管理，根据法律法规变化及企业实际需求，定期修订模板，修订后需重新上传、更新，并通知相关部门。3.签订协议时，员工无需自行起草协议，直接从AI签订平台调取对应模板，根据员工岗位、接触保密信息等级，自动填充相关信息（如员工姓名、工号、岗位、保密等级、签订日期等），减少人工填写错误。（二）协议审核1.协议自动填充完成后，由员工所在部门负责人进行初审，重点审核员工信息、保密等级、协议条款适配性等内容，确保信息准确、条款合理，初审通过后提交至保密管理部门。2.保密管理部门进行复审，重点审核协议条款的合规性、完整性，检查是否存在遗漏、违规条款，复审通过后提交至法务部终审。3.法务部终审，重点审核协议的法律效力，确保协议条款符合国家法律法规，无法律风险，终审通过后，协议方可进入签订环节。4.审核过程中，若发现问题，由审核部门通过AI签订平台退回，标注修改意见，由相关责任人修改后重新提交审核，审核流程全程线上追溯，审核记录自动存档。三、AI签订具体操作流程员工保密协议AI签订全程线上操作，无需纸质打印、签字，具体流程如下，所有操作均在企业指定AI签订平台完成：（一）发起签订申请1.新入职员工（含试用期、实习生）：入职3个工作日内，由人力资源部通过AI签订平台发起保密协议签订申请，选择对应员工岗位的协议模板，自动填充员工基本信息（姓名、工号、岗位、入职日期等），提交至员工所在部门负责人初审。2.在职员工：因岗位调整、接触保密信息等级提升等原因，需签订或变更保密协议的，由本部门负责人通过AI签订平台发起申请，调取对应模板，补充相关信息后提交初审。3.外部人员：因工作需要接触企业保密信息的外部人员，由对接部门负责人发起签订申请，填写外部人员基本信息、合作事项、接触保密信息范围等内容，提交初审。（二）协议审核（详见本章第二节）初审、复审、终审依次进行，审核通过后，AI签订平台自动将协议推送至签订人（员工或外部人员）账户，同时发送签订提醒（短信、平台消息）。（三）员工签订操作1.签订人登录AI签订平台，查看待签订协议，仔细阅读协议全部条款，确认无误后，点击“确认签订”。2.签订人完成身份验证（人脸识别或密码验证），AI平台自动生成签订人的电子签章，电子签章与签订人身份绑定，具备唯一性、不可篡改特性。3.电子签章确认后，签订人点击“提交”，完成协议签订，AI平台自动记录签订时间、签订行为，生成签订回执，推送至签订人及相关审核部门。4.若签订人对协议条款有异议，可通过AI平台提交异议申请，标注异议内容，退回至审核部门，审核部门核实后修改协议或进行解释，修改后重新推送至签订人签订。（四）企业签章确认1.员工完成签订后，AI平台自动将协议推送至保密管理部门，由保密管理部门确认协议签订的真实性、完整性，确认无误后，提交至企业法定代表人或授权代理人账户。2.企业法定代表人或授权代理人登录平台，完成身份验证后，加盖企业电子公章，电子公章具备法律效力，加盖后协议正式生效。3.企业签章完成后，AI平台自动将生效协议推送至签订人、各审核部门，同时生成协议生效回执，存档备查。四、协议备案、归档与查询（一）协议备案1.协议正式生效后，AI签订平台自动将协议信息（签订人、协议编号、签订日期、生效日期、保密期限等）推送至保密管理部门，由保密管理部门统一登记备案，建立《员工保密协议备案表》，实现一人一档、全程可追溯。2.备案信息需定期更新，员工离职、岗位调整、协议变更或解除时，保密管理部门需及时更新备案表，确保备案信息准确、完整。（二）协议归档1.AI签订平台自动对生效协议进行加密归档，存储在企业指定的加密服务器中，归档文件包含协议原文、签订回执、审核记录、身份验证记录等相关材料，保存期限不少于协议保密期限届满后3年，核心保密信息相关协议保存期限不少于5年。2.归档协议实行分级管理，核心保密信息相关协议需加密归档，仅授权人员可访问；归档文件定期备份，防止丢失、损坏，备份文件与原文件保持一致，妥善保管。3.禁止擅自删除、篡改归档协议及相关记录，确需删除的，需经保密管理部门及企业负责人批准，做好删除记录，存档备查。（三）协议查询1.协议查询实行权限管理，不同权限人员查询范围不同：员工可查询本人签订的保密协议；部门负责人可查询本部门员工签订的保密协议；保密管理部门、法务部可查询所有员工的保密协议及备案、归档记录；企业负责人可查询全部相关信息。2.查询操作需通过AI签订平台进行，查询时需完成身份验证，平台自动记录查询人、查询时间、查询内容等信息，存档备查，确保查询行为可追溯。3.禁止查询与自身工作无关的保密协议，禁止擅自复制、传播查询到的协议内容，违反规定的，追究相关人员责任。五、协议变更、解除与终止（一）协议变更1.因员工岗位调整、接触保密信息等级变化、企业保密规定修订、法律法规变化等原因，需变更保密协议条款的，由相关部门（员工所在部门、保密管理部门）提出变更申请，说明变更原因、变更内容。2.变更申请经法务部审核、企业负责人批准后，由保密管理部门通过AI签订平台发起协议变更流程，调取原协议，修改相关条款，重新提交审核。3.审核通过后，AI平台将变更后的协议推送至签订人，签订人确认无误后，重新签订（流程同原协议签订），变更后的协议生效，原协议相关条款自动失效，原协议及变更协议一并归档备案。（二）协议解除1.员工离职、外部人员合作终止，或双方协商一致、出现法定解除情形的，可解除保密协议。2.员工离职：离职前3个工作日，由人力资源部通过AI签订平台发起协议解除申请，员工确认离职后，签订《保密协议解除确认书》，明确离职后保密义务、违约责任等，经部门负责人、保密管理部门审核通过后，完成协议解除。3.外部人员合作终止：合作终止后，由对接部门发起协议解除申请，外部人员确认后，签订解除确认书，审核通过后完成解除。4.协议解除后，AI平台自动更新备案信息，解除协议及相关确认书、审核记录一并归档，员工离职后仍需履行的保密义务，需在解除确认书中明确，持续有效。（三）协议终止1.保密协议终止情形：协议保密期限届满、双方义务全部履行完毕、企业保密信息公开不再需要保密、出现法定终止情形。2.协议终止后，AI平台自动标记协议状态为“终止”，更新备案表，协议及相关材料继续归档保存，保存期限按本章第四节相关规定执行。六、AI签订注意事项1.签订人需妥善保管AI签订平台账号、密码，不得转借他人使用，不得泄露账号信息，若账号密码丢失、被盗，需立即向保密管理部门报告，及时重置账号密码，防止他人冒用签订协议。2.签订协议前，签订人需仔细阅读协议全部条款，明确自身权利义务，确认无误后再进行签订，不得随意点击确认，因未阅读条款导致的相关责任，由签订人自行承担。3.电子签章、身份验证需由签订人本人完成，不得委托他人代办，若发现他人冒用本人身份签订协议，需立即报告保密管理部门，采取补救措施，追究相关人员责任。4.协议签订过程中，若遇到平台故障、操作异常等问题，需及时联系保密管理部门（平台维护人员），不得擅自操作，避免协议签订失败、条款错误等问题。5.所有通过AI签订平台签订的保密协议，均具备与纸质协议同等的法律效力，签订人、企业需严格履行协议约定，违反协议约定的，依法承担违约责任。第四章保密违规处理与应急处置一、保密违规行为界定凡违反本指南及企业相关保密规定，存在下列行为之一的，均视为保密违规行为，包括但不限于：1.擅自泄露、传播、复制、篡改、摘抄企业保密信息，或将保密信息带离工作区域、用于与工作无关用途的；2.未妥善保管保密信息载体（电脑、U盘、文件等），导致保密信息丢失、被盗、泄露的；3.擅自访问、查看、下载未授权的保密信息，或擅自扩大保密信息访问权限的；4.未按规定签订、履行保密协议，或擅自变更、解除、终止保密协议的；5.离职时未交还企业保密信息及相关载体，私自留存保密信息的；6.发现保密信息泄露或可能泄露，未及时报告、未采取有效措施防止泄露扩大的；7.违反AI签订平台使用规定，转借账号、泄露密码、委托他人代办签订手续的；8.其他违反企业保密规定、可能导致保密信息泄露或损害企业利益的行为。二、保密违规处理流程1.举报与受理：任何员工发现保密违规行为，均可向保密管理部门举报，举报可采用线上、线下多种方式，保密管理部门对举报信息严格保密，及时受理。2.调查核实：保密管理部门受理举报后，立即组织调查，核实违规行为的真实性、情节轻重、造成的损失等情况，调取相关证据（如聊天记录、文件、访问记录等），形成调查报告。3.处理决定：根据调查报告及违规情节轻重，保密管理部门提出处理意见，报企业负责人批准后，作出处理决定，处理决定书面通知违规人员及相关部门。4.执行与整改：违规人员需在规定期限内执行处理决定，整改自身违规行为；相关部门需配合落实处理决定，加强本部门保密管理，防止类似违规行为再次发生。5.归档备查：处理过程中的相关材料（举报信息、调查报告、处理决定、整改记录等），由保密管理部门归档保存，备查。三、保密违规处理标准1.轻微违规：未造成保密信息泄露、未给企业造成损失的，给予批评教育、通报批评，责令书面检讨，限期整改。2.