订购流程与请示文件标准模板

订购流程与请示文件标准模板一、订购流程规范1.1流程目的与意义为规范单位内部物资、服务等采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，有效控制成本，提高采购效率，明确各环节职责，特制定本订购流程。本流程旨在为各部门提供清晰的操作指引，确保订购活动符合单位相关管理制度及财务规定。1.2适用范围本流程适用于单位内所有因工作需要进行的物资采购、服务外包等订购行为，除非另有特殊规定（如应急采购等特殊情况，需事后按规定补办手续）。1.3订购流程详解1.3.1需求发起与确认阶段此阶段为订购流程的起点，需明确采购需求的真实性、必要性与合理性。*需求提出：由使用部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》，详细列明所需物品或服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、建议品牌（若有）、期望交付日期及详细的技术参数或服务要求。此表需经部门负责人初步审核其必要性。*需求审核与汇总：提出的需求需提交至相关管理部门（如行政部或采购部，具体依单位架构而定）进行汇总与初步审核。审核重点包括需求的合理性、是否符合预算规划、是否存在重复采购等情况。对于大额或特殊采购需求，可能还需组织相关技术部门进行可行性与必要性论证。1.3.2供应商选择与询价阶段在需求得到初步确认后，进入供应商选择与询价环节。*供应商信息收集：采购部门或需求部门协助收集符合资质要求的供应商信息，建立或更新供应商名录。*询价/招标/谈判：根据采购金额大小、物品或服务的特性，选择合适的采购方式。对于常规小额采购，可向不少于三家合格供应商进行询价；对于大额或复杂项目，应按照单位规定进行招标或竞争性谈判，以获取最有利的商业条件。询价或招标过程应做好书面记录。*供应商评估与选定：综合考虑报价、质量、交货期、售后服务、供应商信誉及资质等因素，对供应商进行评估，选定最优供应商，并形成《供应商评估报告》或《询价对比表》。1.3.3采购请示与审批阶段选定供应商及确定采购方案后，需履行正式的请示审批手续。*编制采购请示文件：由需求部门或采购部门根据已确认的需求和询价结果，按照本文件后续提供的标准模板，编制《采购请示》文件。*逐级审批：将《采购请示》文件按单位规定的审批权限和流程，提交给相关负责人进行审批。审批过程中，若审批人提出修改意见，需按意见进行调整后重新报批。1.3.4合同签订与执行阶段采购请示获得批准后，进入合同签订与执行阶段。*合同起草与评审：由采购部门或法务部门根据审批结果及与供应商协商的条款，起草采购合同。合同内容应包括标的物、数量、价格、质量标准、交付时间与地点、付款方式、违约责任等关键条款。合同需经过相关部门（如法务、财务）评审。*合同签订：合同评审通过后，由授权代表与供应商正式签订合同。*订单下达：根据签订的合同，向供应商下达正式的采购订单，明确具体的交付细节。1.3.5验收、付款与归档阶段这是订购流程的收尾阶段，确保采购成果符合预期并完成闭环管理。*到货/服务验收：物资到货后或服务完成后，由需求部门、采购部门（必要时包括技术部门）共同依据合同约定及相关标准进行验收，填写《验收单》，对数量、质量、规格等进行确认。*付款申请与支付：验收合格后，财务部门根据合同约定、验收单、发票等凭证，按审批流程办理付款手续。*资料归档：采购全过程的相关文件，包括采购需求申请表、询价记录、供应商评估报告、采购请示及审批件、合同、订单、验收单、发票复印件、付款凭证等，均需由专人负责整理、编号、存档，以备查验。二、请示文件标准模板2.1模板说明本模板为订购类事项请示文件的标准格式，旨在规范请示内容的完整性、准确性和规范性，提高审批效率。各部门在提交采购请示时，应参照本模板填写。如有特殊情况或单位内部已有更细化模板，可在本模板基础上进行调整，但核心要素应保持一致。2.2采购请示文件标准模板[单位/部门名称]采购请示文件编号：[例如：采请-年份-序号，由单位统一规定或自编号]致：[上级审批部门/审批领导称谓，例如：总经理办公室、王副总经理]发：[请示部门全称]日期：[年月日]事由：关于采购[物品/服务名称]的请示一、请示背景与依据（简要阐述采购的原因、必要性及相关依据。例如：为满足[某项工作]需求、根据[某会议决议/上级指示/年度工作计划]要求、现有[设备/物资]已无法满足使用等。）二、采购需求详情1.物品/服务名称：[准确、规范的名称]2.规格型号/技术参数/服务要求：[详细列明，如有附件可注明“详见附件一”]*[参数1]：*[参数2]：*...3.数量：[具体数量及单位]4.预估单价（元）：[市场调研或初步询价的单价]5.预估总价（元）：[数量乘以预估单价]6.期望交付/完成日期：[年月日]7.交付地点/服务地点：[具体地点]三、预算金额及来源1.本次申请采购总金额（元）：[人民币大写：XX万XX千XX佰XX拾XX元XX角XX分；小写：¥XXXX.XX]2.预算来源：[例如：年度预算项目“XX”、专项经费“XX”等，请注明具体预算科目或批准文号]四、供应商选择及询价情况（根据采购金额和单位规定，说明供应商选择方式及询价对比情况。）1.供应商选择方式：[例如：询价采购、竞争性谈判、单一来源采购（需说明理由）等]2.询价供应商及报价情况：*供应商A：名称[XX公司]，报价[XX元]，交货期[XX天]，其他[如付款条件、售后服务等]*供应商B：名称[XX公司]，报价[XX元]，交货期[XX天]，其他[如付款条件、售后服务等]*供应商C：名称[XX公司]，报价[XX元]，交货期[XX天]，其他[如付款条件、售后服务等]3.建议选择的供应商：[XX公司]4.选择理由：[综合价格、质量、信誉、服务、交货期等因素说明选择该供应商的理由，例如：性价比最优、资质齐全、过往合作良好等]*建议成交单价：[XX元]*建议成交总价：[XX元]五、其他需要说明的事项（如无，可填写“无”。如有特殊要求、风险提示、或其他需要上级知晓的情况，在此处说明。）六、附件清单1.[]《采购需求明细表》或《技术参数确认书》2.[]《询价记录单》或《供应商报价单》（复印件）3.[]《供应商评估对比表》4.[]其他相关支撑材料（如技术论证报告、会议纪要等）妥否，请批示。（以下为审批意见栏）请示部门意见：负责人签字：__________部门盖章：__________日期：__________相关部门会签意见（如需要）：*技术部门：签字：__________日期：__________*财务部门：签字：__________日期：__________*（其他相关部门）审批意见：*[第一级审批领导/部门]意见：签字：__________日期：__________*[第二级审批领导/部门]意见：签字：__________日期：__________*[最终审批领导]意见：签字：__________日期：__________2.3填写说明与注意事项*文件编号：应按照单位统一规定的格式填写，便于文件管理和追溯。*事由：应简明扼要，准确概括请示的核心内容。*请示背景与依据：需充分、合理，足以支撑采购行为的必要性。*采购需求详情：规格型号、技术参数等应清晰、具体，避免模糊不清导致后续采购偏差。*预算金额：大小写必须一致，准确无误。*供应商选择及询价情况：应如实反映询价过程和结果，为审批提供决策依据。如采用单一来源采购，需详细说明原因。*附件：相关附件应齐全，并在清单中勾选确认。*签字盖章：请示部门负责人需亲笔签字并加盖部门公章。审批意见栏由各级审批人亲笔签字并注明日期。*语言：行文应规范、简洁、专业，避免使用口语化或模糊不清的表述。三、重要注意事项1.合规性优先：所有订购行为及请示审批过程，必须严格遵守国家相关法律法规及单位内部管理制度。2.预算控制：采购需求应在已批准的预算范围内提出，严禁无预算、超预算采购。确需调整预算的，应按预算调整流程另行报批。3.充分论证：对于大额、重要或技术复杂的采购项目，在发起请示前，应进行充分的市场调研和技术