采购订单处理流程模板供应商管理优化版

采购订单处理流程模板供应商管理优化版一、适用业务场景与组织环境二、采购订单处理全流程操作步骤步骤1：供应商前置评估与准入责任部门：供应商管理部、采购部操作说明：供应商管理部收集潜在供应商资料（包括营业执照、资质证书、生产能力、质量体系认证、过往合作案例等），填写《供应商准入评估表》。采购部协同使用部门、质量部对供应商进行现场审核，重点评估供货能力、质量稳定性、价格竞争力及履约能力。审核通过后，由供应商管理部将供应商信息录入《合格供应商名录》，并分配唯一供应商编码，同步至采购系统。输出成果：《供应商准入评估表》《合格供应商名录》步骤2：采购订单需求发起与确认责任部门：使用部门、采购部操作说明：使用部门根据生产/运营需求，填写《采购需求申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、交付日期、质量要求及技术标准。采购部核对《采购需求申请单》，结合《合格供应商名录》，选择匹配的供应商（优先考虑绩效评分高的供应商），与供应商确认价格、交货期、付款条件等细节。双方确认无误后，采购部在系统中创建采购订单（PO），唯一订单编号，经采购经理*审核后暂存。输出成果：《采购需求申请单》《采购订单（草稿）》步骤3：采购订单内部审批责任部门：采购部、财务部、使用部门、分管领导操作说明：采购部提交《采购订单审批表》，附《采购需求申请单》《供应商报价单》及双方确认的沟通记录。财务部审核订单金额、预算匹配度及付款条款是否符合公司财务制度；使用部门审核技术参数、交付时间是否满足需求。审批通过后，由分管领导*在系统中最终审批，审批完成后采购订单正式生效。关键控制点：审批需在2个工作日内完成，紧急订单可启动加急流程，事后补签审批手续。输出成果：《采购订单审批表》（审批完成版）、《正式采购订单》步骤4：订单下达与供应商确认责任部门：采购部、供应商操作说明：采购部将正式采购订单通过系统或书面形式发送至供应商，要求供应商在1个工作日内确认订单信息（物料、数量、交付时间等）。供应商反馈确认结果后，采购部在系统中更新订单状态为“已确认”，同步仓库部及使用部门，告知供应商开始生产/备货。异常处理：若供应商对订单有异议，需在24小时内提出，采购部牵头协调解决，必要时调整订单或更换供应商。输出成果：《供应商订单确认回执》步骤5：供应商生产/备货与进度跟踪责任部门：采购部、供应商操作说明：供应商根据确认的订单安排生产/备货，采购部指定专人对接，定期（每周/每3天）跟踪生产进度，保证按期交付。若出现可能导致延期的情况（如原材料短缺、设备故障），供应商需提前3个工作日书面告知采购部，双方协商调整交付时间或制定应急方案。输出成果：《生产进度跟踪表》（供应商填报）步骤6：物料/服务交付与验收责任部门：供应商、仓库部、质量部、使用部门操作说明：供应商按订单约定时间交付物料/服务，随货附《送货单》《合格证明文件》及订单复印件。仓库部核对物料名称、规格、数量是否与订单一致，确认无误后办理入库手续，填写《入库验收单》。质量部对物料进行抽样检验（或全检），出具《质量检验报告》；使用部门对服务结果进行验收，填写《服务验收确认单》。异常处理：若数量不符或质量不合格，仓库部拒收并记录问题，采购部联系供应商在48小时内处理（补货、退货或折价）。输出成果：《送货单》《入库验收单》《质量检验报告》《服务验收确认单》步骤7：对账与付款结算责任部门：财务部、采购部、供应商操作说明：供应商在交付验收合格后，根据订单及验收单开具合规发票，提交至财务部。财务部核对发票信息（订单号、金额、税率）与验收单、入库单是否一致，确认无误后安排付款。付款完成后，财务部将付款凭证同步至采购部及供应商，更新供应商账期记录。关键控制点：付款需在合同约定账期内完成，严禁提前付款或超付。输出成果：《发票》《付款凭证》《供应商对账确认单》步骤8：供应商绩效评估与优化责任部门：供应商管理部、采购部、仓库部、质量部、使用部门操作说明：每季度末，供应商管理部组织各部门对合作供应商进行绩效评估，指标包括：交付准时率（≥95%）、质量合格率（≥98%）、价格竞争力（对比市场均价）、服务响应速度（24小时内反馈问题）。评估结果分为A（优秀）、B（合格）、C（待改进）、D（淘汰）四级，填写《供应商绩效评估表》。对C级供应商，由采购部约谈负责人，制定《供应商改进计划》；对D级供应商，移出《合格供应商名录》，终止合作。A级供应商可纳入“战略供应商”名单，在后续订单分配中给予优先权。输出成果：《季度供应商绩效评估表》《供应商改进计划》《战略供应商名录》三、核心流程配套表单设计表1：供应商准入评估表供应商名称统一社会信用代码联系人*联系方式主营业务成立时间注册资本提供产品/服务清单资质证书（编号）ISO9001、行业许可证等现场审核意见审核人*审核日期评估结论□通过□不通过审批人*审批日期表2：采购订单审批表订单编号供应商名称供应商编码订单金额订单日期物料/服务名称规格型号需求数量单价交付日期采购部意见负责人*日期财务部意见负责人*日期使用部门意见负责人*日期分管领导审批签字*日期表3：供应商绩效评估表（季度）供应商名称评估季度交付准时率质量合格率价格指数（行业平均=100）服务响应评分（1-5分）综合得分等级（A/B/C/D）改进建议评估部门签字日期四、流程执行关键控制点供应商资质管控：严禁从未经准入评估的供应商处采购，新供应商首次合作需小批量试产/试用，验收合格后方可批量下单。订单信息准确性：采购订单创建后需经采购经理*复核，保证物料编码、数量、价格等信息无误，避免因信息错误导致纠纷。交付风险预警：对关键物料或长周期订单，采购部需提前1个月与供应商确认生产计划，建立交付风险台账，每周更新进度