管理职责分工管理规定

管理职责分工管理规定第一章总则1.1目的为在××集团内部建立“责任唯一、接口清晰、过程可追溯、结果可量化”的管理秩序，杜绝“多人签字、无人负责”现象，特制定本《管理职责分工管理规定》（下称“本规定”）。本规定与《××集团章程》《内部控制基本制度》《授权管理制度》《绩效考核办法》共同构成公司治理制度体系，凡与上述制度冲突之处，以本规定为准。1.2适用范围本规定适用于××集团总部、各事业部、全资及控股子公司（含境外SPV）所有管理岗位，含正式员工、劳务派遣、顾问、借调及挂职人员。1.3基本原则（1）唯一负责人原则：任何业务事项在同一时间段只能有一名最终负责人。（2）书面留痕原则：职责分工、授权、调整、交接须以书面或系统留痕，口头指令无效。（3）能力匹配原则：职责分配须与岗位胜任力模型匹配，未经评估不得超负荷授权。（4）不相容职责分离原则：授权审批、业务执行、记录、监督四项职能不得由同一人兼任。（5）动态调整原则：因战略、流程、系统、法规变化导致职责冲突或真空的，须在10个工作日内完成调整并公告。第二章职责颗粒度与命名规范2.1颗粒度标准（1）可量化：职责输出必须能量化为“数量、质量、时间、成本、风险”五维度指标。（2）可交付：必须对应唯一交付物名称（如《月度资金计划表》《合同评审意见》）。（3）可考核：必须能直接提取数据进入绩效合同，不得出现“协助”“配合”等模糊动词。2.2命名规范（1）动词+名词+结果：如“审批年度预算草案，确保误差率≤3%”。（2）禁止用语：不得出现“相关”“等”“有关”“部分”等外延不清词汇。（3）版本号管理：职责说明书采用“年度+流水号”编码，如“RD-2024-001”，任何一次修订须升级版本号并保留历史版本。第三章职责库建立与维护流程3.1职责盘点（1）每年1月由人力资源中心（HRBP）牵头，使用“ARPCI”工具对全部岗位进行职责扫描：A—审批（Approve）R—负责（Responsible）P—参与（Participate）C—协商（Consult）I—知情（Inform）（2）输出《岗位ARPCI矩阵表》，对同一事项出现两个R的，列为“红色冲突”，须在5个工作日内整改。3.2职责说明书（JD）编制（1）模板：统一使用集团e-HR系统“JD-2024”模板，含十二字段：岗位名称、岗位代码、所属部门、直接上级、下级人数、使命、关键职责（≤10条）、权限（财务/人事/信息/决策）、任职资格、考核指标、工作关系、风险点。（2）编制人：由岗位任职者草拟，直接上级初审，隔级上级复审，HRBP合规性审查，事业部分管领导终审。（3）时间：每年2月15日前完成并锁定系统，锁定后如需调整须走“职责变更单”。3.3变更流程（1）触发条件：战略调整、流程再造、系统上线、法规更新、事故复盘。（2）申请：填写《职责变更单》，含变更理由、新旧职责对照、风险分析、支持文件。（3）审批：部门负责人→HRBP→法务→内控→分管副总裁，超过20%职责量变化须报集团总裁办公会。（4）公告：审批通过后2个工作日内在OA“职责看板”公示，并邮件推送至全体相关方。（5）培训：变更涉及5人以上须组织专场培训，培训签到表及考卷存入人事档案。第四章授权管理机制4.1授权类别（1）常规授权：由《授权表》每年年初一次集中办理，有效期1个财年。（2）临时授权：因出差、休假、病假超过3个工作日可申请，使用《临时授权书》，最长不超过30天，不得转授权。（3）应急授权：出现突发事件（如自然灾害、舆情危机）导致原负责人无法履职，由分管领导口头授权，24小时内补书面材料。4.2授权限额（1）资金支付：单笔≤50万元由财务总监审批；50–500万元由CFO审批；>500万元由总裁+董事长联签。（2）合同签署：标的≤100万元由事业部总经理审批；100–1000万元由法务总监+CFO联签；>1000万元须董事会决议。（3）人事任免：科级（含）以下由部门负责人提案、HR总监审批；部级由分管副总裁审批；副总级（含）以上由董事长审批。4.3授权台账（1）统一使用“Power-Auth”系统，任何授权须实时录入，系统生成唯一编号。（2）台账字段：授权编号、授权人、被授权人、授权事项、限额、起止日期、审批节点、状态（有效/已撤销/已过期）。（3）每月1日系统自动推送“授权到期预警”，被授权人须在到期前5个工作日完成续授权或交接。4.4授权监督（1）内控部每季度抽样20%授权记录，核对原始单据与系统一致性，差异>2%即启动专项审计。（2）对未经授权或超授权事项，财务、法务、系统三位一体的“熔断机制”自动触发：付款指令退回、合同用印锁定、系统账号降级。第五章职责交接管理5.1交接触发（1）主动：调岗、晋升、辞职、退休。（2）被动：免职、降级、长期病假（>30天）、被采取刑事强制措施。5.2交接清单（1）统一模板：《职责交接清单（2024版）》含“文件资料、系统权限、客户/供应商接口、未决事项、风险点、备用金、印章、钥匙”八类，每类细分具体条目。（2）数量核对：文件资料须逐份编号，系统权限须截图，客户接口须列明联系人及历史沟通记录。5.3交接流程（1）启动：人力资源部发《交接通知书》，明确交接起始日、截止日、监交人。（2）移交：移交人按清单逐项移交，接收人现场验证，监交人（原则上为隔级上级）签字确认。（3）抽查：内控部在交接完成后5个工作日内进行抽样复核，发现遗漏即对移交人扣减当月绩效20%。（4）系统权限：IT部根据《权限交接表》在交接截止日当日17:30前完成账号转移或冻结，超时未处理每次对IT负责人罚款500元。5.4交接争议处理（1）出现争议由监交人组织协商，协商不成提交“职责仲裁委员会”（由HR、法务、内控、工会组成），3个工作日内出具裁决书，裁决为终局。第六章监督、考核与问责6.1监督主体（1）日常监督：直接上级对下级履职情况进行日清管理，使用“钉钉日志+周例会”模式。（2）职能监督：内控部、法务部、财务部、审计部按照“三线模型”实施专业监督。（3）民主监督：设立“职责违规举报邮箱”，实名举报48小时内必须给予受理回执，查实后奖励500–5000元。6.2考核指标（1）职责履行率=按期完成职责数/应完成职责数×100%，权重占绩效合同40%。（2）职责冲突率=同一事项出现≥2个R的次数/总事项数×100%，目标值0%。（3）授权合规率=合规授权笔数/总授权笔数×100%，目标值100%。（4）交接遗漏项数：目标值0项，每增加1项扣减绩效2%。6.3问责情形（1）未按本规定更新职责说明书，导致事故无法定责，对部门负责人记过一次，扣减年度绩效10%。（2）未经授权或超越授权签订合同、支付资金，金额≤10万元给予降职，>10万元给予解除劳动合同并追偿损失。（3）交接遗漏造成客户资料外泄，移交人、接收人、监交人三方均给予记大过，并承担连带赔偿。6.4问责程序（1）立案：监督部门发现线索后2个工作日内填写《问责立案表》。（2）调查：7个工作日内完成事实调查，形成《事实确认书》，被调查人签字。（3）听证：被调查人可在收到《事实确认书》3个工作日内申请听证，由“问责委员会”组织。（4）决定：听证结束后5个工作日出具《问责决定书》，含问责类型、执行期限、申诉渠道。（5）执行：人力资源部在决定书下发当日完成绩效扣减、公告、档案录入。第七章信息化支撑7.1系统架构（1）职责管理系统（DMS）：实现职责库、版本、变更、审批、公告全生命周期线上化。（2）授权管理系统（Power-Auth）：与DMS、ERP、合同系统、财务共享中心接口打通，实现限额实时校验。（3）交接管理系统（Handover）：与HR、IT、财务、法务系统对接，自动生成待办任务，超时未处理自动升级至分管领导。7.2数据标准（1）字段长度、编码规则、接口格式统一由集团数据治理委员会发布，任何二级公司不得擅自修改。（2）系统日志保留期限不少于10年，满足《电子签名法》《会计档案管理办法》要求。7.3权限模型采用RBAC+ABAC混合模型：RBAC—基于角色授权，如“事业部总经理”角色默认拥有本事业部职责审批权；ABAC—基于属性动态授权，如“金额>100万AND风险等级=高”须额外叠加CFO属性。第八章培训与文化建设8.1培训体系（1）新员工：入职1周内完成《职责管理与授权》线上课程（2学时），考试90分合格，不合格不得转正。（2）管理者：晋升科级（含）以上前必须完成《职责分解与ARPCI》线下工作坊（6学时），输出本部门新版职责矩阵作为结业作业。（3）内训师：每个事业部选拔2名“职责内训师”，集团统一认证，每年必须完成20学时授课，课酬200元/学时。8.2文化植入（1）“职责日”：每年4月15日定为集团“职责日”，当天所有高管下沉一线，与员工面对面复核职责说明书。（2）“责任之星”评选：季度评选10名，颁发奖杯+奖金3000元，并在年会视频滚动播放事迹。（3）案例库：内控部每半年更新《职责违规典型案例》，视频+图文形式推送到学习平台，阅读量纳入部门文化考核。第九章应急预案9.1职责真空应急预案（1）触发条件：同一时间同一职责原负责人与交接人均无法履职（如集体出差航班失事）。（2）应急小组：由集团董事长指定“应急指挥官”，人力资源中心2小时内从“职责备胎库”中匹配最高胜任度人员，发布《应急授权令》。（3）备胎库建设：每个关键职责（A类）至少储备2名备胎，备胎须通过年度胜任力评估，成绩≥85分。9.2系统故障应急预案（1）DMS、Power-Auth系统中断>30分钟，IT部立即启动本地备份，切换时间≤15分钟。（2）若备份同时失效，启用纸质《应急授权表》，须由董事长、CFO、法务总监三人手工签字，系统恢复后24小时内补录。9.3舆情危机职责预案（1）舆情等级分为四级：一般、关注、有害、高危。（2）出现“有害”级别舆情，品牌部必须在30分钟内启动《危机职责分工表》：品牌部统一口径、法务部证据保全、事业部总经理客户安抚、HR员工答疑。第十章附则10.1解释权本规定由集团人力资源中心会同内控部负责解释，任何二级公司不得自行出台与本规定冲突的内部制度。10.2生效时间本规定自2024年7月1日起执行