订货管理制度

订货管理制度一、订货管理制度

1.1总则

订货管理制度旨在规范公司内部订货流程，确保订货活动的合法性、合规性和高效性，降低采购成本，提高供应链效率。本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖原材料、设备、办公用品等各类物资的订货活动。公司各部门在订货过程中应严格遵守本制度，确保订货行为的科学性和合理性。

1.2订货原则

1.2.1需求导向原则

订货活动应以实际需求为导向，确保订货数量与质量满足生产、经营及管理需要。各部门在提出订货申请前，应进行充分的市场调研和需求分析，避免盲目订货和资源浪费。

1.2.2比较选择原则

在订货过程中，应坚持货比三家的原则，通过多家供应商的报价进行比较，选择性价比最优的供应商。采购部门应定期收集市场信息，建立供应商评价体系，对供应商的资质、价格、服务等方面进行全面评估。

1.2.3合同约束原则

订货活动必须依法签订订货合同，明确双方的权利义务，确保订货行为的合法性和规范性。合同内容应包括订货物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等关键条款，并经法律部门审核备案。

1.2.4风险控制原则

在订货过程中，应充分识别和评估潜在风险，采取有效措施防范和化解风险。采购部门应建立风险预警机制，对市场波动、供应商违约等风险进行实时监控，及时调整订货策略。

1.3订货流程

1.3.1需求申请

各部门根据实际需求，填写《订货申请单》，详细列明订货物品的名称、规格、数量、用途等信息。需求部门负责人应对申请单进行审核，确认需求的合理性和必要性。

1.3.2供应商选择

采购部门根据《订货申请单》的要求，通过市场调研、招标等方式选择合适的供应商。采购部门应建立供应商档案，对供应商的资质、信誉、价格等进行综合评估，确保选择的供应商具备相应的供货能力和服务保障。

1.3.3价格谈判

采购部门与供应商进行价格谈判，确保采购价格合理。谈判过程中应充分了解市场行情，参考同类物资的采购价格，通过合理的谈判策略，争取最优的采购价格。

1.3.4合同签订

价格谈判达成一致后，采购部门应与供应商签订订货合同。合同内容应包括订货物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等关键条款，并经法律部门审核备案。

1.3.5订货执行

采购部门根据合同约定，向供应商下达订货指令，并跟踪订货进度。供应商应按照合同要求，按时、按质、按量交付订货物品。采购部门应建立订货跟踪机制，对订货进度进行实时监控，确保订货活动按计划进行。

1.3.6验收管理

订货物品到货后，相关部门应根据合同约定进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、数量、质量等，验收合格后方可入库。验收过程中发现问题的，应及时与供应商沟通解决，并做好记录。

1.3.7付款管理

采购部门根据合同约定，按时向供应商支付货款。付款前应核对发票、合同等文件，确保付款信息的准确性。公司财务部门应建立付款审核机制，对付款申请进行严格审核，确保付款行为的合规性。

1.4订货权限

1.4.1部门订货权限

公司根据各部门的职责和需求，设定不同的订货权限。一般物资的订货权限由部门负责人审批，重大物资的订货权限需经公司主管领导批准。

1.4.2采购部门职责

采购部门负责公司所有物资的订货活动，应建立完善的订货管理制度，规范订货流程，提高订货效率。采购部门应定期对订货活动进行总结，分析存在的问题，并制定改进措施。

1.4.3监督管理

公司审计部门负责对订货活动进行监督，定期检查订货流程的合规性，发现问题的及时纠正。公司纪检监察部门负责对订货过程中的违规行为进行调查处理，确保订货活动的公正性和透明度。

1.5订货档案管理

1.5.1档案内容

订货档案包括《订货申请单》、《供应商选择记录》、《价格谈判记录》、《订货合同》、《验收记录》、《付款记录》等文件，应完整保存相关资料。

1.5.2档案保存

订货档案应按照公司档案管理规定，分类归档保存，保存期限为五年。采购部门负责订货档案的收集、整理和保管，确保档案的完整性和安全性。

1.5.3档案利用

公司各部门在需要时，可查阅订货档案，了解订货活动的详细信息。采购部门应建立档案查阅制度，对档案查阅进行登记，确保档案的合理利用。

二、订货申请与审批管理

2.1订货申请的提出

各部门在日常运营中，如需采购各类物资，应首先由具体使用部门或项目负责人根据实际需求提出订货申请。申请过程需明确订货物品的名称、规格型号、预计使用量、期望到货时间及主要用途等信息。为确保申请的准确性，提出申请人员应提前进行内部沟通，确认需求的真实性和必要性，避免重复或不当订货。申请单需使用公司统一制定的《订货申请表》，内容填写应清晰、完整，不得有空白或模糊不清的描述。部门负责人在收到申请后，应对其进行初步审核，评估需求的合理性，并在申请表上签字确认。此环节旨在从源头上把控订货需求，确保每一笔订货都有明确的应用场景和预期效益。

2.2订货申请的审批流程

订货申请的审批流程根据物资的种类和价值大小设定不同的权限级别。一般性办公用品、低值易耗品等小额物资，其订货申请经部门负责人审核通过后，可直接提交至采购部门进行后续处理。采购部门在接到申请后，会进行必要性复核，确认无误后安排采购事宜。对于价值较高或属于关键物资的订货申请，如大型设备、重要原材料等，部门负责人审核后，还需按照公司规定的权限层级逐级上报审批。例如，一定金额以上的订货申请需经分管采购的副总经理审批，而超过更高限额的申请则需报请公司总经理最终核准。审批过程中，审批人应结合公司整体运营计划、预算状况以及物资的紧急程度进行综合判断，确保订货活动与公司战略目标保持一致。所有审批节点均需在申请表上留下明确记录，包括审批意见和审批人签名，形成完整的审批链条，便于后续追溯和管理。

2.3订货申请的调整与变更

在订货申请提交审批后至正式执行前，如因市场环境变化、项目需求调整或其他特殊情况，需要对申请内容进行修改，如变更订货物品的规格、数量或交货时间等，需按照原审批流程重新提交申请。申请调整的人员需详细说明变更的原因和理由，并提供相关证明材料。审批人需结合变更内容的性质和影响程度进行审慎评估，决定是否批准。对于涉及金额较大或可能对公司运营产生重大影响的变更申请，应进行更为严格的审批。批准调整后，所有变更信息需及时更新至订货系统中，并通知相关部门和人员。若变更内容涉及已签订的合同，采购部门还需与供应商沟通协商，根据合同条款处理后续事宜，如可能产生的额外费用或交货延迟等，确保变更过程的顺利实施。此环节旨在确保订货申请的灵活性和适应性，同时通过规范的调整流程，防止随意变更带来的管理风险。

2.4订货申请的撤销与作废

对于已提交审批但尚未执行的订货申请，如因项目取消、需求取消或其他原因不再需要采购，提出申请的部门应填写《订货申请撤销表》，说明撤销的原因，并附相关说明。撤销申请同样需按照原审批流程逐级上报审批。审批人需核实撤销申请的合理性，确认撤销的必要性和紧迫性。一旦审批通过，采购部门应立即停止该笔订货的后续操作，并通知相关供应商取消订单。若供应商已开始准备货物或生产，可能产生已承诺费用或生产成本，需由采购部门与供应商协商处理，尽量减少损失。对于已审批通过的订货申请但在执行前作废的情况，同样需履行撤销审批程序，并做好相关记录。此环节旨在规范订货申请的作废管理，避免资源浪费和潜在的法律风险，确保订货活动的可控性。

三、供应商选择与管理

3.1供应商信息的收集与评估

公司的采购活动依赖于合格且可靠的供应商。为确保采购物资的质量和服务的稳定性，建立一套系统化的供应商信息收集与评估机制至关重要。采购部门应通过多种渠道收集潜在供应商的信息，包括但不限于行业展会、专业媒体、在线平台、同行推荐以及往期合作供应商的转介绍。收集到的信息应涵盖供应商的基本情况，如公司名称、注册地址、联系方式、企业规模、主营业务、市场信誉等。同时，还需收集供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系认证（如ISO系列认证）、财务状况、客户评价等关键信息。这些信息是评估供应商是否具备合作潜力的基础。

在收集信息的基础上，采购部门需对供应商进行初步筛选和评估。评估标准应综合考虑多个维度：首先是供应商的资质与合规性，确保其具备合法的市场经营资格，符合国家相关法律法规的要求，特别是对于涉及安全、环保等方面的物资，供应商必须具备相应的生产许可和资质认证。其次是供应商的产品质量，通过查阅供应商提供的产品样品、检测报告、质量管理体系认证情况以及过往客户的评价，判断其产品质量的稳定性和可靠性。再次是供应商的生产能力与交付能力，考察其生产线的规模、技术水平和产能状况，确保其能够满足公司订货的数量要求和交货周期。此外，还需评估供应商的财务稳定性、服务能力（如技术支持、售后维修等）以及价格竞争力。评估过程可采用定性与定量相结合的方法，例如，通过评分表对各个维度进行打分，或组织专家小组进行综合评议，形成供应商评估报告，为后续的选择决策提供依据。

3.2供应商的选择方式

根据采购物资的特点、价值以及市场竞争状况，公司采用多样化的供应商选择方式。对于日常消耗的低值易耗品，由于需求量大、规格相对简单、市场竞争充分，通常采用公开招标或邀请招标的方式选择供应商。公开招标过程需遵循公平、公正、公开的原则，通过发布招标公告，吸引足够数量的供应商参与竞争，择优选择。对于一些通用性强、标准化程度高的物资，若市场上存在多家合格供应商，也可采用询价比价的方式，向多家潜在供应商发出询价邀请，收集报价信息，进行比较后选择价格合理、服务良好的供应商。

对于价值高、技术复杂或具有唯一性的关键物资，如大型专用设备、核心原材料等，由于供应商数量有限或存在独家供应的情况，通常采用谈判或单一来源采购的方式。谈判方式允许采购部门与供应商进行充分沟通，就价格、技术规格、服务条款等进行协商，以达成双方均可接受的合作条件。单一来源采购则适用于发生不可预见的紧急情况，或原有供应商拥有不可替代的技术、产品，且符合相关规定的特殊情况。无论采用何种选择方式，采购部门都应确保过程的规范性和透明度，详细记录选择过程中的关键信息，包括信息发布、投标/报价情况、谈判过程、最终选择理由等，形成完整的档案资料，以备查验。

3.3供应商的日常管理与关系维护

供应商的选择并非一次性的交易行为结束，建立并维持长期、稳定、互信的合作关系对公司的持续运营至关重要。采购部门应建立供应商管理制度，对已选定的供应商进行分类管理，根据物资的重要性、采购量、供应商的表现等因素，设定不同的管理级别。对于核心供应商或战略合作伙伴，应给予更多的关注和支持，建立直接沟通渠道，定期召开联席会议，共同探讨合作中的问题与机遇。对于一般供应商，则应保持规范化的沟通和管理，确保采购订单的准确执行和信息的及时传递。

供应商的日常管理核心在于绩效评估与持续改进。采购部门应定期对供应商的履约情况、产品质量、交货准时率、服务响应速度等方面进行考核，评估其综合表现。考核结果可作为供应商分级、续约、调整合作策略的重要依据。同时，应将考核结果反馈给供应商，共同分析存在的问题，推动供应商不断提升其管理水平和服务质量。在管理过程中，应注重与供应商的沟通，建立相互尊重、坦诚合作的关系。当公司内部需求发生变化或出现问题时，应及时与供应商沟通，寻求解决方案。对于表现优秀的供应商，可给予一定的激励，如增加采购量、优先选择等，以巩固合作关系。对于表现不佳或存在违规行为的供应商，应依据合同约定和公司制度，采取警告、减少采购量、暂停合作甚至解除合同等措施。通过有效的管理与维护，确保供应商队伍的稳定性和可靠性，为公司提供持续优质的物资和服务保障。

四、订货合同管理

4.1合同的拟定与审核

订货合同是明确采购方与供应商权利义务的法律文件，其拟定过程需严谨细致，确保条款清晰、完整，符合法律法规及公司规定。采购部门在选定供应商并就主要条款达成初步意向后，应着手拟定正式的订货合同。合同文本可基于公司标准模板，也可根据具体情况进行调整。合同应包含关键要素：一是双方当事人的基本信息，如名称、地址、联系方式等；二是订货物品的详细描述，包括名称、规格型号、技术参数、质量标准等，必要时可附上技术图纸或样品；三是订货数量与单价，总金额应明确列出；四是交货时间、地点、运输方式及费用承担；五是付款方式、时间节点及条件；六是质量检验标准、程序及异议处理方式；七是违约责任条款，明确双方在未能履行合同义务时的责任承担方式，如延迟交货、产品质量不合格等情形下的处理措施；八是争议解决方式，通常约定通过协商、调解、仲裁或诉讼解决；九是合同生效条件、有效期及续签方式；十是双方认为需要约定的其他事项。拟定合同过程中，应确保语言表达准确无误，避免使用模糊或歧义的词语，防止因表述不清引发争议。

合同拟定完成后，必须经过严格的内部审核程序。首先，采购部门内部应进行初步审核，检查合同内容的完整性、合规性以及是否符合公司采购政策。其次，合同需提交至公司法务部门进行法律审核。法务部门将重点审查合同的合法性、条款的公平性、风险点的覆盖程度以及是否符合相关法律法规的要求，如《民法典》合同编等。对于涉及金额较大或法律关系复杂的合同，法务部门可能还会要求采购部门提供更详细的情况说明。此外，根据合同性质和金额，可能还需要其他相关部门，如技术部门（审查技术规格）、财务部门（审查付款条款）等参与审核，从各自专业角度提出意见。只有经过所有必需审核环节并确认无误后，合同方可视为拟稿完成，进入后续的签署流程。整个审核过程应留下书面记录，包括审核意见、修改情况等，确保合同的严谨性和可追溯性。

4.2合同的签订与备案

经过审核确认的订货合同，应由采购部门代表公司正式与供应商签订。签订地点、方式（线上或线下）应遵循合同约定或公司内部规定。签订时，双方应确保参与签约的人员具备相应的授权，即签约代表是根据公司内部规定或双方授权文件有权签署此类合同的人员。签约双方应各执一份原件，确保合同文本内容完全一致。在签订合同后的一定期限内，采购部门应将合同副本及相关审核文件提交给公司档案管理部门进行备案。备案旨在建立规范的合同管理体系，便于公司对自身合同权利义务进行统一管理和跟踪。档案管理部门会对提交的合同进行编号、归档，并录入公司合同管理系统，实现信息化管理。同时，重要的合同还应根据公司规定或相关法律法规的要求，报送给政府主管部门进行备案或登记。完成备案后，合同即正式生效，成为双方必须遵守的法律依据。

4.3合同的履行监控

合同签订并非终点，对合同履行过程的监控是确保双方权利义务得以实现的关键环节。采购部门负责对合同履行情况进行持续跟踪和监督。监控内容主要包括供应商的备货生产情况、发货计划与实际运输状态、货物到货时间与数量核对、以及供应商提供的质量证明文件等。可通过要求供应商定期汇报、主动与供应商联系了解进展、查验物流信息、安排到货验收等方式进行监控。在监控过程中，若发现供应商可能无法按时交货或存在其他违约风险，采购部门应立即与供应商沟通，了解原因，并根据合同约定采取相应措施，如要求供应商提供担保、协商调整交货时间、甚至考虑寻找替代供应商等，以尽量减少可能给公司造成的损失。对于涉及付款的条款，采购部门需确保按照合同约定的时间和条件执行，及时审核相关单据，确保付款的准确性和及时性。同时，公司内部其他相关部门，如使用部门在验收环节的反馈，也应作为合同履行监控的重要信息来源。通过有效的监控，确保合同条款得到有效执行，维护公司的合法权益。

4.4合同的变更与解除

在合同履行过程中，由于市场环境变化、公司内部计划调整或其他不可预见因素，可能需要对已签订的合同内容进行修改，或因严重违约情况而解除合同。合同的变更必须遵循严格的程序。首先，提出变更的一方（通常是采购方或供应商）需书面说明变更的原因、具体内容以及可能产生的影响。然后，根据合同约定的变更条款或公司内部规定，将变更请求提交给合同相对方进行确认。双方就变更内容达成一致后，应签订书面的《合同变更协议》，明确变更的具体条款和生效时间。变更协议应作为原合同的附件，与原合同具有同等法律效力。合同的解除则更为严肃，通常发生在一方严重违约，且该违约行为已对合同目的实现造成根本性影响的情况下。例如，供应商明确表示无法履行交货义务，或交付货物存在严重质量问题经检验确认，且无法补救；采购方无正当理由长期拖欠货款等。发生此类情况时，非违约方应首先依据合同约定或法律规定，向违约方发出解除合同的通知，明确解除的理由和依据。通知发出后，合同关系即告终止，双方应结清所有未了结的权利义务。合同的变更与解除均需履行必要的审批程序，并保留完整的书面记录，包括变更协议、解除通知、沟通记录等，以证明过程的合规性，并作为后续可能的法律纠纷处理依据。

五、订货执行与过程监控

5.1订货指令的下达与确认

在订货合同正式生效后，采购部门的核心任务便是执行合同约定，将订货指令准确无误地传达给供应商，并确认其接收与理解。采购人员应根据已签订的合同内容，特别是关于订货物品的规格型号、数量、质量要求、交货时间及地点等关键信息，制作详细的《采购订单》。这份订单是采购部门向供应商发出的正式购买指令，具有法律约束力。采购订单在制作完成后，需经过内部复核，确保其内容与合同条款一致，无误漏。复核通过后，采购部门应按照合同约定的联系方式或公司规定的流程，将采购订单正式发送给供应商。发送方式可以是邮寄、电子邮件，或通过公司指定的电子采购平台。发送的同时，采购部门应保留发送凭证，如快递单号、邮件发送记录等。

供应商在收到采购订单后，应进行核对确认。确认内容包括订单中列明的物品规格、数量、价格、交货时间、地点等是否与双方签订的合同一致。如有任何疑问、异议或需要澄清之处，供应商应及时与采购部门联系，提出书面或口头的疑问说明。采购部门在收到供应商的反馈后，应与供应商共同核实，如有必要，对订单内容进行修订，并形成《采购订单修改单》，按照原订单的确认流程再次发送给供应商确认。双方确认无误后，才算完成订货指令的正式确认。此环节确保了订货信息的准确传递和双方对订单内容的共识，是保障后续订货活动顺利进行的基石。

5.2订货过程的跟踪与协调

订货指令确认后，采购部门需对整个订货过程进行主动跟踪和管理，确保供应商按照合同约定推进生产、备货和发货计划。跟踪工作应贯穿于订货执行的全过程，从供应商开始生产准备直至货物送达指定地点。采购部门可以通过要求供应商定期报告生产进度、发货计划，或直接与供应商的生产、物流部门联系了解情况等方式进行跟踪。对于关键物资或长周期订货，采购部门还应建立更紧密的跟踪机制，例如，要求供应商提供阶段性进展报告，或在关键节点安排现场查看等。

在跟踪过程中，若发现供应商在备货、生产或发货环节出现可能影响按时交货的情况，如原材料短缺、设备故障、生产延期等，采购部门应尽早介入。首先，及时与供应商沟通，了解具体情况、原因及预计影响，评估风险程度。其次，根据合同约定和实际情况，与供应商协商调整交货时间或采取其他补救措施。若调整需要双方书面确认，应及时办理相关手续。同时，采购部门需将供应商的异常情况及己方采取的措施及时告知公司内部相关部门，如需求部门、仓库管理部门等，以便他们提前做好准备，减少因交货延迟可能带来的影响。必要时，采购部门还应积极协调公司内部资源，如联系物流部门准备运输，或与需求部门沟通调整内部计划，以应对可能出现的供应链波动。

5.3到货验收管理

货物到达指定地点后，使用部门或仓库管理部门应根据采购订单和合同约定的验收标准，对到货物资进行严格的验收。验收是确保采购物资符合要求、保障公司利益的重要环节。验收人员需核对货物的名称、规格型号、数量是否与采购订单一致。对于有质量要求的物资，需按照合同约定的检验标准和方法进行检验，检查货物是否存在损坏、变质、规格不符等问题。验收过程应有详细的记录，包括验收日期、时间、地点、验收人员、货物信息、检验结果等。若验收发现货物数量短缺、型号错误或存在质量问题，验收人员应立即停止卸货，并将情况详细记录在验收单上，拍照留存证据，并第一时间通知采购部门。采购部门在接到验收反馈后，应迅速与供应商联系，核实情况。对于数量短缺或型号错误，要求供应商补足或更换；对于质量问题，要求供应商承担相应的责任，如退货、换货或维修等。验收合格的货物，验收单据需签字确认，并办理入库手续，方可正式入库管理。整个验收过程应确保客观、公正，严格按照规定执行，所有记录需妥善保存，作为后续处理索赔或质量纠纷的依据。

5.4交货期延误的处理

交货期延误是订货执行过程中可能遇到的问题，处理此类问题需依据合同约定和实际情况，采取公平合理的应对措施。当供应商未能按照合同约定的交货时间发货或送达时，首先应由采购部门与供应商进行沟通。了解延误的具体原因，是客观不可抗力因素，还是供应商自身的原因。如果是客观原因，如自然灾害、政府政策变化等，通常需要供应商提供相关证明，并根据合同关于不可抗力的条款处理。若延误是供应商自身原因造成的，如生产计划失误、资源不足等，则供应商需要承担违约责任。

采购部门在确认供应商延误交货后，应根据合同中关于延迟交货的违约责任条款，与供应商协商处理方案。常见的处理方式包括：要求供应商支付延迟交货违约金；协商调整交货时间，并可能需要双方签订书面补充协议；在供应商承诺采取有效措施保证后续交货的情况下，考虑接受稍晚的交货时间等。处理过程中，应充分考虑延误对采购方造成的影响，如是否导致生产中断、项目延期等，并在协商中体现这些影响。若延误情况严重，或供应商持续无法履行交货义务，采购方依据合同有权解除合同，并要求供应商承担相应的赔偿责任。整个处理过程需有详细记录，包括沟通情况、违约认定、协商过程、最终处理结果等，确保处理的依据充分、程序合规。通过及时有效的处理，既维护了公司的合法权益，也尽可能减少延误带来的损失，并维护与供应商的长期合作关系。

六、付款管理与结算

6.1付款条件的确认与审核

订货合同中关于付款方式的条款是双方权利义务的重要组成部分，明确规定了采购方何时、以何种方式支付货款。在合同签订前，采购部门就应与供应商就付款条件进行充分的沟通与协商，确保条款对公司财务状况和资金周转影响可控，并能合理激励供应商按时履约。常见的付款条件包括预付款、分期付款和到货验收后付款等。预付款通常用于启动生产或购买原材料，比例不宜过高，且应有供应商提供履约保证金或预付款担保作为保障。分期付款则可能根据生产周期或项目进度设定多个付款节点，每个节点支付相应比例的货款。到货验收后付款是最常见的方式，即在供应商提供货物，且采购方完成验收确认合格后支付款项。

合同签订后，付款条件即成为约束双方的法律约定。在具体的付款操作前，财务部门需对合同约定的付款条件进行审核。审核内容包括确认付款比例、付款时间节点、所需提交的付款凭证等是否清晰、完整，是否符合公司财务制度和资金管理规定。特别是对于大额支付或特殊付款条件，财务部门可能还会要求采购部门提供更详细的采购计划、预算审批文件等支撑材料。此外，财务部门还需核对供应商的收款账户信息是否准确无误，防止资金错付。通过严格的审核程序，确保每笔付款都基于有效的合同依据，符合公司规定，并保障资金安全。

6.2付款流程的执行与控制

付款流程的执行是确保合同款项按时、准确支付给供应商的关键环节，涉及采购部门、财务部门和供应商等多个主体。当合同约定的