公共资源预约申请表单实现资源共享化利用

适用范围与共享价值本工具适用于企事业单位、社区中心、学校、科研机构等各类组织内部公共资源的预约管理，涵盖会议室、活动场地、实验设备、体育器材、共享车辆等资源。通过标准化申请流程，实现资源信息的透明化、预约流程的规范化，减少资源闲置与冲突，提升资源周转率，促进跨部门、跨团队的协作共享，同时为资源管理方提供数据支撑，优化资源配置策略。预约全流程操作指南一、申请前准备确认资源可用性：登录资源管理系统或查阅资源公示栏，查看目标资源在拟用日期的时段是否空闲，避免与已有预约冲突。知晓使用规范：仔细阅读《公共资源使用管理办法》，明确资源使用权限、时长限制、设备操作要求及费用承担规则（如有）。准备使用材料：根据资源类型，提前准备相关证明文件（如活动方案、设备使用资质说明等），保证符合使用条件。二、填写申请表基础信息填报：准确填写申请人姓名（号代替，如“张”）、所属部门/单位、联系方式（内部短号或办公电话）、电子邮箱（内部邮箱）。资源信息选择：明确勾选或填写预约资源名称（如“301会议室”“A栋共享车辆”）、资源所在位置、规格型号（如“容纳20人”“5座新能源车”）。使用时间规划：详细填写申请使用日期、具体开始时间与结束时间（精确到30分钟，如“2024-05-2014:00-16:00”），保证时长符合规定（如单次预约不超过4小时）。用途与参与人员：简述资源使用目的（如“部门周例会”“客户接待”），预估参与人数（不超过资源最大容量），列出主要参与人员姓名（号代替，如“李、王*”）。特殊需求说明：如需额外设备（如投影仪、麦克风）、场地布置（如桌椅排列方式）或其他服务（如设备调试支持），需在“特殊需求”栏详细注明，以便管理方提前准备。三、提交与审核提交申请：通过线上系统（如OA、钉钉审批）或线下提交纸质表单至资源管理部门，保证信息完整、无遗漏。部门初审：申请人所属部门负责人需对申请的合理性（如工作相关性、时间冲突）进行审核，签字确认后流转至资源管理方。资源管理终审：资源管理部门根据资源使用规则（如优先级、紧急程度）、时段空闲情况及部门意见，在1-2个工作日内完成审核。审核通过：系统发送确认通知或加盖公章的预约凭证，告知申请人具体使用注意事项。审核未通过：注明原因（如“时段已被占用”“不符合使用条件”），反馈申请人可调整时间或重新申请。四、预约确认与准备核对预约信息：收到确认通知后，申请人需再次核对资源名称、时间、地点及特殊需求，如有疑问及时联系资源管理部门更正。领取使用凭证：线上预约者可电子凭证，线下预约者需在指定时间领取实体凭证（如门禁卡、设备钥匙）。提前到场准备：按预约时间提前15分钟到达资源现场，检查设备状态、场地环境，确认无误后开始使用。五、使用与归还规范使用资源：严格按照申请用途使用资源，不得擅自转借、挪用或改变资源用途；使用过程中爱护设备设施，保持场地整洁。按时归还：使用结束前10分钟整理场地，关闭电源、门窗，将设备归位；如需延时使用，需提前2小时通过系统或电话申请，经同意后方可延长。归还确认：将资源凭证交还资源管理部门或通过系统确认归还，双方签字（或系统记录）完成交接。六、反馈与评价使用反馈：使用后可通过系统评价资源状态（如“设备完好”“场地整洁”），或提交问题反馈（如“投影仪故障”“桌椅损坏”）。建议收集：资源管理部门定期汇总反馈意见，优化资源配置与管理流程，持续提升共享服务质量。公共资源预约申请表（模板）申请人信息预约资源信息申请人姓名*张*预约资源名称*301会议室所属部门/单位*市场部资源位置*3号楼3层联系方式（内部）*8888资源规格容纳20人，带投影仪电子邮箱（内部）*zhangxxx使用详情特殊需求申请使用日期*2024-05-20是否需额外设备投影仪、无线麦克风开始时间*14:00是否需场地布置U型桌椅排列结束时间*16:00其他说明需提前调试设备使用用途*部门Q2目标研讨会参与人数*15人审批信息主要参与人员*李、王、赵*部门负责人审批审批意见：签字：日期：资源管理部门审批审批意见：签字/盖章：日期：申请人签字申请日期使用规范与重要提示一、预约时效与规则预约需提前至少1个工作日提交，紧急预约需经资源管理部门负责人特批；单次预约时长一般不超过4小时，特殊资源（如大型设备）需按具体规定执行；每人/每部门每日限预约1次同类型资源，避免资源垄断。二、信息真实性要求申请人需保证填写信息真实、准确，不得冒用他人身份或虚构使用用途；虚假预约一经发觉，立即取消预约资格，并纳入部门绩效考核。三、使用行为规范使用过程中禁止携带易燃、易爆等危险物品，不得在场地内吸烟、饮食；擅自拆卸、损坏设备需承担维修费用，情节严重者追究责任；资源仅限申请用途使用，不得从事与工作无关的活动（如商业培训、私人聚会）。四、变更与取消需变更预约时间或取消使用，应提前4小时通过系统或电话通知资源管理部门；无故缺席或未按时取消且未说明原因，累计3次暂停1个月预约