2025年人事档案管理与转递流程规范

2025年人事档案管理与转递流程规范2025年人事档案管理与转递流程规范

人事档案作为记录个人职业生涯、思想政治表现、教育经历、工作表现等关键信息的综合性文件，是组织选拔任用、职称评定、福利待遇、政审考察等工作的基础依据。随着社会经济发展和人力资源管理的数字化转型，人事档案的管理与转递流程也在不断优化和规范。2025年，国家相关部门针对人事档案管理提出了新的标准和要求，旨在提高档案管理的科学化、规范化水平，确保档案信息安全、完整、有序流转。本规范旨在明确人事档案管理的基本原则、主要流程、操作要求以及监督机制，为各级组织、企事业单位及个人提供参考。

###一、档案管理的总体原则

人事档案管理必须遵循“依法依规、真实准确、安全保密、服务发展”的基本原则。

1.**依法依规**

人事档案管理必须严格遵守《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关法律法规，确保所有操作符合政策规定。档案的收集、整理、保管、利用、转递等环节均需依法进行，任何单位和个人不得擅自修改、伪造、损毁或私自处理档案内容。

2.**真实准确**

档案材料必须真实反映个人的工作经历、学习经历、政治表现、表彰奖励等客观信息，确保档案内容的准确性和完整性。任何虚假信息一经发现，相关责任人将承担相应责任。档案管理部门应定期审核档案材料，及时补充缺失或错误的内容，确保档案信息的真实可靠。

3.**安全保密**

人事档案涉及个人隐私和敏感信息，必须严格保密。档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全措施，防止档案丢失、损坏或泄密。档案管理人员必须经过保密培训，签订保密协议，不得泄露档案内容或擅自提供他人查阅。

4.**服务发展**

人事档案管理应服务于组织的人才选拔和人力资源管理，为个人职业发展提供支持。档案管理部门应优化服务流程，提高档案利用效率，为组织决策提供准确的数据支撑。同时，应加强档案信息化建设，推动档案数字化，方便档案的查询和转递。

###二、档案的收集与整理

人事档案的收集与整理是档案管理的基础环节，直接影响档案的质量和使用效率。

1.**档案材料的来源**

人事档案材料主要来源于个人入职、离职、晋升、培训、考核等各个阶段，包括但不限于以下几类：

-**履历类材料**：个人简历、入党申请书、思想汇报、学历学位证明、专业技术职务证书等。

-**录用类材料**：录用审批表、劳动合同、岗位说明书等。

-**考核类材料**：年度考核表、绩效考核结果、民主测评记录等。

-**奖励类材料**：表彰决定、获奖证书复印件、先进事迹材料等。

-**处分类材料**：处分决定、调查报告、悔过书等。

-**培训类材料**：培训报名表、结业证书、培训考核记录等。

-**其他材料**：个人工作总结、科研项目材料、专利证书、发表论文等与工作相关的材料。

2.**档案材料的收集要求**

-**及时性**：档案材料应在形成后及时收集，不得积压。各单位应指定专人负责档案材料的收集，确保材料完整、齐全。

-**完整性**：档案材料应包含个人职业生涯的全部重要信息，不得遗漏关键材料。如发现材料缺失，应及时联系相关人员补充。

-**规范性**：档案材料应按照规定的格式和标准整理，确保字迹清晰、信息准确、归档有序。电子材料应进行格式转换，确保兼容性。

3.**档案材料的整理要求**

-**分类归档**：档案材料应按照时间顺序或内容类别进行分类，每个类别下再按照重要程度排序，确保查找方便。

-**编目登记**：每份档案材料应进行编号，并建立档案目录，详细记录材料名称、形成时间、存放位置等信息。

-**装订成册**：档案材料应使用档案袋或档案盒进行装订，确保平整、牢固，防止散页或损坏。装订过程中应避免使用化学胶水，推荐使用无酸纸和胶棒。

###三、档案的保管与利用

人事档案的保管与利用是档案管理的重要环节，直接关系到档案的安全性和有效性。

1.**档案的保管要求**

-**存放环境**：档案保管场所应选择干燥、通风、避光的环境，温度控制在10℃-30℃，湿度控制在45%-60%。禁止将档案存放在潮湿、阴暗或易受潮的场所。

-**安全措施**：档案保管场所应配备防火、防盗、防虫、防鼠等设施，并安装监控设备，确保档案安全。

-**定期检查**：档案管理部门应定期对档案进行检查，发现破损、霉变等情况及时修复或更换档案装具。

2.**档案的利用要求**

-**查阅审批**：查阅人事档案必须经过单位负责人或档案管理部门批准，并填写查阅申请表，注明查阅目的、时间、范围等信息。

-**专人负责**：档案查阅应由专人进行，并在查阅过程中全程监督，防止档案被复制、拍照或带走。

-**记录备案**：每次查阅档案后，应记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息，并归档备查。

3.**档案的数字化**

-**扫描录入**：有条件的单位应将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，方便查阅和转递。电子档案应与纸质档案同步更新，确保信息一致。

-**系统管理**：应使用专业的档案管理系统进行电子档案管理，确保档案信息的准确性和安全性。系统应具备权限管理、版本控制、检索查询等功能，方便档案的利用和管理。

-**数据备份**：电子档案应定期进行备份，并存储在多个安全地点，防止数据丢失。

###四、档案的转递与交接

人事档案的转递与交接是档案管理的重要环节，涉及个人在不同单位之间的档案流转，必须严格规范操作。

1.**档案转递的适用情况**

-**离职**：个人离职时，原单位应将档案转递至新单位或人才服务机构。

-**调动**：个人在单位内部调动时，档案应转递至新的工作单位。

-**退休**：个人退休后，档案可转递至退休管理单位或人才服务机构。

-**死亡**：个人死亡后，档案应转递至户籍所在地或指定机构。

2.**档案转递的程序**

-**申请转递**：个人或原单位提出档案转递申请，填写档案转递申请表，注明转递原因、接收单位等信息。

-**审核批准**：原单位或档案管理部门审核申请，确认无误后办理转递手续。

-**密封转递**：档案转递前应进行密封，并在档案盒上注明转递单位、接收单位、转递日期等信息。密封后不得擅自打开。

-**专人送达**：档案转递应由专人送达，并要求接收单位签收，确保档案安全到达。

3.**档案交接的要求**

-**清点核对**：档案转递时，转递单位和接收单位应进行清点核对，确保档案完整、齐全。

-**登记备案**：接收单位收到档案后，应登记备案，并通知个人或原单位确认。

-**电子转递**：有条件的单位可使用电子档案进行转递，通过档案管理系统进行数据传输，提高转递效率。电子档案转递时，应确保传输安全，防止数据泄露。

###五、档案管理的监督与责任

人事档案管理是一项严肃的工作，必须建立完善的监督与责任机制，确保档案管理的规范性和安全性。

1.**监督机制**

-**内部监督**：各单位应设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

-**外部监督**：上级主管部门应定期对各单位档案管理工作进行抽查，确保档案管理符合规范要求。

-**社会监督**：鼓励社会公众对档案管理工作进行监督，发现违规行为及时举报。

2.**责任追究**

-**失职责任**：档案管理人员失职、渎职，导致档案丢失、损坏或泄密的，将依法依规追究责任。

-**违规责任**：擅自修改、伪造、损毁档案的，将依法给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

-**连带责任**：单位负责人对档案管理工作不重视、不监督，导致发生问题的，将承担连带责任。

###六、附则

本规范自发布之日起施行，各单位应根据实际情况制定具体的实施细则，确保档案管理工作规范有序。档案管理部门应加强业务培训，提高档案管理人员的专业水平，推动档案管理的科学化、规范化发展。

人事档案管理是一项长期而细致的工作，需要各级组织、企事业单位及个人的共同努力。只有不断完善管理机制，提高管理水平，才能更好地服务于组织的人才发展和个人职业成长。

人事档案作为个人职业生涯的重要见证，其管理的规范性与安全性直接关系到个人的切身利益和组织的选人用人工作。随着社会经济的快速发展和人事管理制度的不断完善，人事档案的管理与转递流程也在不断优化。2025年，国家针对人事档案管理提出了新的要求，旨在进一步提升档案管理的科学化、规范化水平，确保档案信息的真实、完整、安全。本规范将继续深入探讨档案管理的具体操作细则，明确各环节的责任与要求，为各级组织、企事业单位及个人提供更详细的指导。

###一、档案的鉴定与销毁

人事档案的鉴定与销毁是档案管理的重要环节，旨在确保档案的时效性和准确性，防止过期或无效档案的积压。

1.**档案鉴定的原则**

档案鉴定必须遵循“实事求是、分类处理、严格审批、规范操作”的原则。

-**实事求是**：档案鉴定应以档案材料的实际价值为依据，客观评价档案的真实性和重要性。

**分类处理**：不同类型的档案应采用不同的鉴定标准和方法，确保鉴定的科学性。

-**严格审批**：档案鉴定必须经过单位负责人或上级主管部门的审批，确保鉴定的权威性。

-**规范操作**：档案鉴定应按照规定的程序进行，确保鉴定的规范性和可追溯性。

2.**档案鉴定的程序**

-**成立鉴定小组**：各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理人员、组织人事部门负责人及相关部门代表组成。

-**制定鉴定标准**：鉴定小组应根据档案类型和实际需求，制定具体的鉴定标准，明确哪些档案应保留、哪些档案可销毁。

-**逐卷鉴定**：鉴定小组应逐卷对档案进行鉴定，详细记录鉴定意见，并签字确认。

-**审核审批**：鉴定意见应报单位负责人或上级主管部门审核审批，确保鉴定的合法性。

-**登记备案**：鉴定结果应进行登记备案，并归档保存，作为档案管理的依据。

3.**档案销毁的要求**

-**销毁范围**：已鉴定为无保存价值的档案，应按规定进行销毁。销毁范围包括但不限于：超过保管期限的档案、虚假或伪造的档案、重复的档案等。

-**销毁程序**：档案销毁必须经过严格审批，并按照规定的程序进行。销毁前，应将档案进行登记，并注明销毁时间、地点、销毁人等信息。

-**安全销毁**：档案销毁应采用焚烧或专业碎纸机等方式，确保档案内容无法恢复。销毁后，应将残渣进行统一处理，防止信息泄露。

-**监督销毁**：档案销毁过程应有专人监督，并要求销毁人在销毁记录上签字确认。销毁记录应归档保存，作为监督的依据。

###二、档案的借阅与复印

人事档案的借阅与复印是档案管理的重要环节，直接关系到档案的安全性和保密性。必须严格规范操作，确保档案信息不被泄露或滥用。

1.**档案借阅的申请与审批**

-**申请条件**：档案借阅必须符合法定条件，通常包括：组织选人用人、职称评定、政审考察、学历学位认证等。非法定条件不得借阅档案。

-**审批程序**：档案借阅必须经过单位负责人或上级主管部门的审批，并填写借阅申请表，注明借阅目的、时间、范围等信息。

-**权限控制**：档案借阅应严格控制权限，借阅人必须具备相应的资格和权限，并经过档案管理人员的确认。

2.**档案借阅的监督与管理**

-**专人负责**：档案借阅应由专人负责，全程监督借阅过程，防止档案被复制、拍照或带走。

-**登记备案**：每次借阅档案后，应记录借阅人、借阅时间、借阅内容等信息，并归档备查。

-**限时借阅**：档案借阅应设定借阅期限，一般不得超过30天，特殊情况需经审批后方可延长。

-**归还确认**：档案借阅期满后，应立即归还，并要求借阅人签字确认，确保档案安全无损。

3.**档案复印的控制与规范**

-**复印审批**：档案复印必须经过单位负责人或上级主管部门的审批，并填写复印申请表，注明复印目的、范围等信息。

-**限制复印**：档案复印应严格控制范围，原则上不得复印核心内容，如身份信息、工作经历等。特殊情况下需经审批后方可复印。

-**专人监督**：档案复印应由专人监督，防止复印内容被泄露或滥用。

-**登记备案**：每次复印档案后，应记录复印人、复印时间、复印内容等信息，并归档备查。

###三、档案的数字化与信息化建设

随着信息技术的快速发展，人事档案的数字化和信息化建设已成为必然趋势。通过数字化手段，可以提升档案管理的效率，方便档案的查询和利用。

1.**档案数字化的实施步骤**

-**前期准备**：各单位应成立数字化建设小组，制定数字化建设方案，明确数字化目标、步骤和责任分工。

-**扫描录入**：将纸质档案进行扫描，建立电子档案数据库。扫描过程中应确保图像清晰、完整，并注明档案编号和存放位置。

-**数据录入**：将档案信息录入电子档案管理系统，确保信息准确无误。录入过程中应进行双重校对，防止错误。

-**系统测试**：数字化完成后，应进行系统测试，确保电子档案管理系统运行稳定，功能完善。

2.**电子档案的管理与利用**

-**权限管理**：电子档案管理系统应具备权限管理功能，严格控制档案的查询和利用权限，防止信息泄露。

-**检索查询**：电子档案管理系统应具备强大的检索查询功能，方便用户快速查找所需档案。

-**数据备份**：电子档案应定期进行备份，并存储在多个安全地点，防止数据丢失。

-**安全防护**：电子档案管理系统应具备完善的安全防护措施，防止黑客攻击、病毒入侵等安全风险。

3.**信息化建设的未来方向**

-**云计算**：未来，人事档案管理可借助云计算技术，实现档案的远程存储和利用，提升管理效率。

-**大数据**：通过大数据分析，可以挖掘人事档案中的潜在价值，为组织决策提供数据支撑。

-**人工智能**：人工智能技术可以应用于档案的自动分类、识别和检索，进一步提升档案管理智能化水平。

###四、档案的应急处理与安全防范

人事档案管理过程中，可能会遇到各种突发事件，如档案丢失、损坏、泄密等。必须建立完善的应急处理机制，确保档案安全。

1.**档案丢失的应急处理**

-**立即报告**：发现档案丢失后，应立即向单位负责人和档案管理部门报告，并启动应急处理程序。

-**查找丢失档案**：档案管理部门应立即查找丢失档案，联系相关人员确认档案去向，并采取措施防止信息泄露。

-**补办档案**：如无法找回丢失档案，应按规定补办档案，并记录补办过程，确保档案的完整性。

2.**档案损坏的应急处理**

-**立即修复**：发现档案损坏后，应立即采取修复措施，如修补破损、清洗霉变等。修复过程中应避免对档案内容造成进一步损害。

-**登记备案**：档案修复完成后，应进行登记备案，并记录修复过程，确保修复质量。

-**预防措施**：分析档案损坏原因，采取预防措施，防止类似事件再次发生。

3.**档案泄密的应急处理**

-**立即调查**：发现档案泄密后，应立即启动调查程序，查明泄密原因和责任人。

-**控制影响**：采取措施控制泄密影响，如收回涉密档案、通知相关人员等，防止信息进一步扩散。

-**严肃处理**：对泄密责任人进行严肃处理，并加强保密教育，防止类似事件再次发生。

-**法律追责**：如泄密行为构成犯罪，应依法追究法律责任，维护档案安全。

4.**安全防范措施**

-**物理安全**：档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全措施，并安装监控设备，确保档案安全。

-**网络安全**：电子档案管理系统应具备完善的安全防护措施，防止黑客攻击、病毒入侵等安全风险。

-**人员管理**：档案管理人员应经过保密培训，签订保密协议，不得泄露档案内容或擅自提供他人查阅。

-**定期检查**：档案管理部门应定期对档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改，确保档案安全。

###五、档案管理的培训与考核

为了提升档案管理人员的专业水平，各单位应定期开展档案管理培训，并建立考核机制，确保档案管理工作规范有序。

1.**档案管理培训**

-**培训内容**：培训内容应包括档案管理的法律法规、操作流程、保密知识、信息化技术等，确保档案管理人员具备必要的专业知识和技能。

-**培训方式**：培训可采用集中授课、现场教学、案例分析等方式，提升培训效果。

-**培训频率**：档案管理人员应定期参加培训，一般每年不少于2次，确保持续提升专业水平。

2.**档案管理考核**

-**考核内容**：考核内容应包括档案管理的理论知识、操作技能、保密意识等，确保档案管理人员具备必要的专业能力和素质。

-**考核方式**：考核可采用笔试、实操、民主评议等方式，全面评估档案管理人员的工作表现。

-**考核结果**：考核结果应与绩效挂钩，对考核不合格的档案管理人员应进行再培训或调整岗位，确保档案管理队伍的专业性和可靠性。

3.**激励机制**

-**表彰奖励**：对表现优秀的档案管理人员应给予表彰奖励，提升工作积极性和主动性。

-**职业发展**：为档案管理人员提供职业发展机会，如晋升、培训等，提升职业归属感和认同感。

人事档案作为记录个人职业生涯、思想状况、教育背景、工作表现等关键信息的综合性文件，其管理的规范性与安全性直接关系到个人的切身利益和组织的选人用人工作。随着社会经济的快速发展和人事管理制度的不断完善，人事档案的管理与转递流程也在不断优化。2025年，国家针对人事档案管理提出了新的要求，旨在进一步提升档案管理的科学化、规范化水平，确保档案信息的真实、完整、安全。本规范的制定与实施，将为人事档案管理工作提供更加明确的方向和操作指南，推动档案管理工作的现代化转型。

###六、档案管理的创新与发展

随着信息技术的不断进步和社会需求的日益变化，人事档案管理也需要不断创新与发展，以适应新的形势和任务。

1.**档案管理的智能化**

人工智能技术的应用将为人事档案管理带来革命性的变化。通过引入人工智能技术，可以实现档案的自动分类、识别、检索和利用，大幅提升档案管理效率。例如，利用图像识别技术，可以自动识别档案中的文字、日期、印章等信息，并自动录入电子档案系统。利用自然语言处理技术，可以实现对档案内容的智能分析，为组织决策提供数据支撑。

2.**档案管理的云端化**

云计算技术的应用将使人事档案管理更加便捷和高效。通过构建云端档案管理系统，可以实现档案的远程存储、管理和利用，打破地域限制，提升档案利用效率。同时，云端系统具备强大的数据备份和容灾能力，可以有效保障档案的安全性和完整性。

3.**档案管理的协同