酒店会议场地使用协议范本

酒店会议场地使用协议范本甲方（出租方）：_________酒店名称、法定地址、法定代表人/授权代表、联系方式。乙方（承租方）：_________会议组织方名称、法定地址、法定代表人/授权代表、联系方式。鉴于乙方拟在甲方酒店内举办会议活动，需使用甲方提供的会议场地及相关设施，甲乙双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：第一条预订确认1.1乙方于____年____月____日向甲方提出预订需求，要求租赁甲方位于_______（酒店具体地址）的_______（场地名称，如多功能厅A）会议场地，用于举办_______（会议名称）活动，预计使用时间为____年____月____日____时至____年____月____日____时，预计参会人数约____人。1.2甲方经审核，确认同意乙方的预订请求，并同意将上述场地在约定时间段内提供给乙方使用。第二条租赁期限与场地交付2.1本协议项下的场地租赁期限为____天/小时，具体起止时间为____年____月____日____时整至____年____月____日____时整。2.2甲方应于____年____月____日____时前，将预订的场地按照约定状态交付给乙方使用。交付地点为甲方酒店_______（具体区域，如X楼X厅）。2.3场地交付时，应具备基本的清洁状态，并包含甲方免费提供的标准会议设施，如桌椅、基础照明、基础电源插座等。2.4乙方应在租赁期限届满后____时内，完成场地清理工作，并按约定方式将场地交还甲方。场地交还时，应保持整洁，设施完好，布局恢复至甲方标准状态或双方另有约定的除外。第三条费用与支付3.1场地租赁费：乙方应支付场地租赁费人民币____元整（大写：____元整）。该费用为____（选择：每日固定单价/按面积计费/按人数计费）方式计算，具体明细为：____。3.2其他费用：除场地租赁费外，乙方可能还需承担以下费用：(1)设施使用费：如需使用甲方提供的超出免费范围的设备（例如：专业音响系统、LED大屏、舞台灯光等），乙方应支付相应费用，具体标准见附件一《可选设施及费用标准》，费用总额为人民币____元整（大写：____元整）。(2)清洁费：如乙方对场地布置或清洁有特殊要求，超出甲方常规清洁范围的部分，乙方应支付额外清洁费，费用为人民币____元整（大写：____元整）。(3)人员服务费：乙方如需甲方提供礼仪、接待、安保等人员服务，应支付服务费，具体标准及人数由双方协商确定，费用为人民币____元整（大写：____元整）。(4)燃气、水电费：会议期间产生的超出甲方免费额度或标准的燃气、水电费用，由乙方承担，费用结算依据为甲方提供的账单，金额为人民币____元整（大写：____元整）。(5)税费：本协议项下所有应付费用均含税，乙方应按国家规定缴纳相关税费。(6)其他可能产生的费用：____。3.3支付方式与时间：(1)预订定金：本协议签订后____日内，乙方应向甲方支付预订定金人民币____元整（大写：____元整），用于确认预订。甲方在收到定金后应向乙方出具收据。(2)首期付款：本协议生效后____日内，乙方应向甲方支付首期费用，金额为人民币____元整（大写：____元整），该费用包括场地租赁费的部分或全部。(3)尾款：会议结束后____日内，乙方应根据实际发生费用（含场地租赁费、设施使用费、清洁费等全部费用）支付剩余款项。甲方应在收到尾款后向乙方开具等额有效发票。上述款项应支付至甲方指定银行账户：开户行：____户名：____账号：____第四条场地布置与设备4.1乙方应在租赁期限开始前____天/小时至租赁期限开始后____天/小时（具体时间段为：____年____月____日____时至____年____月____日____时）内进行场地布置工作。4.2乙方进行场地布置时，应遵守甲方的场地管理规定，不得损坏场地原有设施设备，不得改变场地结构，布置所用材料应符合消防安全及环保要求。4.3甲方免费提供的标准会议设施仅限于乙方用于会议目的，乙方不得擅自拆卸、更换或用于其他用途。4.4乙方如需使用本协议第三条约定的付费设备，应事先与甲方确认，并按约定支付费用。设备使用应遵守甲方操作规程，如有损坏应负责维修或赔偿。4.5甲方应提供必要的技术支持，协助乙方连接和使用免费提供的设备。如乙方需要甲方技术人员进行复杂设备操作或提供超出标准支持的服务，相关费用由乙方承担。第五条乙方权利与义务5.1乙方有权按照本协议约定使用租赁的场地及相关设施，但使用范围不得超出会议活动需要。5.2乙方应遵守甲方的酒店通用管理规定，包括但不限于噪音控制、消防安全、垃圾分类等，确保会议活动期间秩序井然、安全进行。5.3乙方应自行负责会议活动期间现场的人员管理、安全保卫及一切法律责任。乙方应确保其工作人员及参会人员遵守甲方规定。5.4乙方负责提供会议活动所需的一切其他服务（如餐饮、住宿、物料制作等），并确保其服务提供者遵守甲方的相关规定。如乙方委托甲方代为安排相关服务，应事先与甲方确认并支付相应服务费用。5.5乙方应在支付全部合同款项前，向甲方提供符合要求的会议活动方案及流程，以便甲方进行必要的准备和协调。5.6如因乙方原因导致会议活动无法按计划进行或给甲方造成损失，乙方应承担相应责任。第六条甲方权利与义务6.1甲方有权按照本协议约定收取各项费用。6.2甲方应按照本协议约定按时提供符合使用要求的场地及相关设施。6.3甲方应在乙方进行场地布置时提供必要的合理协助（例如，提供基本电源接入点指引等），但甲方不负责监督乙方布置工作。6.4甲方应确保提供免费使用的场地及设施符合国家相关的安全标准。6.5如因甲方原因导致无法按时提供场地或设施，影响乙方会议活动，甲方应承担相应责任，包括但不限于退还部分或全部已付费用，并根据实际情况赔偿乙方损失。第七条保密条款7.1甲乙双方对于在本协议签订及履行过程中获悉的对方的商业秘密（包括但不限于价格信息、客户资料、场地布局方案等）负有保密义务。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露。7.2本保密义务在本协议终止后仍然有效。第八条违约责任8.1若乙方未按本协议约定支付任何费用，甲方有权要求乙方立即支付，并自应付款之日起，按日向乙方收取应付未付金额的____‰作为违约金。若违约金不足以弥补甲方损失的，甲方有权进一步追偿。8.2若乙方违反本协议第四条关于场地布置和设备使用的约定，造成场地设施损坏，乙方应负责修复或赔偿。8.3若乙方未经甲方同意擅自改变场地布局或结构，或进行危害场地安全的活动，甲方有权立即终止本协议，收回场地，并要求乙方承担相应责任。8.4若甲方未能按本协议约定提供场地，经乙方催告后仍未能在合理期限内纠正，乙方有权解除本协议，甲方应退还乙方已支付但尚未使用的场地租赁费及相关定金，并赔偿乙方的直接损失。8.5任何一方违反本协议保密条款，应向对方支付违约金人民币____元整（大写：____元整），若该违约行为给对方造成超过违约金的实际损失，守约方有权进一步追偿。第九条不可抗力9.1“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、罢工、政府行为、法律政策变化等。9.2任何一方因不可抗力事件导致无法履行或无法完全履行本协议义务时，不承担违约责任，但应在不可抗力事件发生后____日内书面通知对方，并提供相关证明文件。9.3双方应在不可抗力事件发生后，尽合理努力采取措施减少损失，并在不可抗力事件消除后，尽快恢复履行本协议义务。若不可抗力事件持续超过____日，双方可协商解除本协议。第十条协议的变更与解除10.1对本协议的任何修改或补充，均须经甲乙双方协商一致，并签署书面文件后方能生效。10.2除本协议另有约定外，任何一方未经对方书面同意，不得单方面解除本协议。若出现本协议第八条约定的违约情形，守约方有权书面通知违约方解除本协议。10.3若因不可抗力导致本协议无法继续履行，本协议自动解除。第十一条通知11.1甲乙双方之间的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式，通过专人递送、挂号信、传真或电子邮件等方式发送至本协议首页所列的地址或联系方式。11.2任何一方变更联系方式，应提前____日书面通知对方。第十二条完整协议12.1本协议及其附件构成甲乙双方就本协议标的达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。第十三条附件13.1附件一：《可选设施及费用标准》13.2附件二：（如有）场地平面图13.3附件三：（如有）会议活动方案确认函第十四条生效本协议自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。第十五条法律适用与争议解决15.1本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。15.2因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向____（选择：甲方所在地/乙方所在地/协议签订地）有管辖权的人民法院提起诉讼/提交____（仲裁委员会名称）按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。第十六条其他16