综合部门采购管理制度

综合部门采购管理制度一、综合部门采购管理制度

综合部门采购管理制度旨在规范采购流程，确保采购活动的合规性、高效性和经济性，提升采购管理水平，防范采购风险，保障部门工作顺利开展。本制度适用于综合部门所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备、服务、耗材等。综合部门应严格遵守本制度，确保采购活动的透明、公正和合理。

（一）采购原则

1.需求导向原则。采购活动应以部门实际需求为导向，确保采购的物品或服务能够满足部门工作需要，避免盲目采购和重复采购。

2.公开透明原则。采购过程应公开透明，采购信息应及时发布，采购结果应公示，确保采购活动的公正性和透明度。

3.招标投标原则。对于达到一定金额的采购项目，应依法依规进行招标投标，确保采购过程的公平竞争和最优选择。

4.比较择优原则。采购过程中应进行多家比较，择优选择供应商和产品，确保采购质量和性价比。

5.合规合法原则。采购活动应遵守国家法律法规和公司规章制度，确保采购行为的合规性和合法性。

（二）采购流程

1.需求提出。部门根据工作需要提出采购申请，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、用途等信息，并填写采购申请表。

2.需求审核。部门负责人对采购申请进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，并签署意见。

3.预算审批。采购申请表经部门负责人审核后，提交财务部门进行预算审批，确保采购项目在部门预算范围内。

4.采购方式确定。根据采购金额和物品或服务的性质，确定采购方式，包括询价、比价、招标、投标等。

5.供应商选择。根据确定的采购方式，选择合适的供应商，确保供应商的资质、信誉和服务能力符合要求。

6.采购合同签订。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。

7.采购实施。按照采购合同约定，组织采购物品或服务的接收、验收和入库，确保采购物品或服务的质量和数量符合要求。

8.采购验收。采购物品或服务到达后，应由部门负责人组织进行验收，确保物品或服务的质量和数量符合采购要求，并填写验收报告。

9.采购付款。验收合格后，采购部门应根据采购合同和验收报告，向财务部门提交付款申请，经财务部门审核后，办理付款手续。

10.采购记录。采购部门应建立采购档案，详细记录采购活动的各个环节，包括采购申请、预算审批、采购合同、验收报告、付款凭证等，确保采购活动的可追溯性。

（三）采购管理职责

1.部门负责人。部门负责人是采购活动的第一责任人，负责审核采购需求，确保采购需求的合理性和必要性，并对采购活动的合规性负总责。

2.采购人员。采购人员负责采购活动的具体实施，包括需求调研、供应商选择、合同签订、采购实施、验收等，确保采购活动的顺利进行。

3.财务部门。财务部门负责采购项目的预算审批和付款审核，确保采购项目的资金安全和合规性。

4.监督部门。监督部门负责对采购活动进行监督和检查，确保采购活动的合规性和透明度，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。

（四）采购风险控制

1.需求风险控制。通过严格的采购需求审核，避免不必要的采购和重复采购，降低采购风险。

2.供应商风险控制。通过严格的供应商选择和评估，确保供应商的资质、信誉和服务能力符合要求，降低供应商风险。

3.合同风险控制。通过规范的合同签订和管理，明确双方的权利和义务，降低合同风险。

4.验收风险控制。通过严格的验收程序，确保采购物品或服务的质量和数量符合要求，降低验收风险。

5.付款风险控制。通过规范的付款程序，确保采购项目的资金安全和合规性，降低付款风险。

（五）采购监督与检查

1.内部监督。综合部门应定期对采购活动进行内部监督和检查，及时发现和纠正采购活动中存在的问题，确保采购活动的合规性和高效性。

2.外部监督。综合部门应积极配合外部监督部门的监督检查，及时提供相关资料和说明，确保采购活动的透明和公正。

3.问题处理。对于采购活动中发现的问题，应及时进行调查和处理，并采取有效措施进行整改，防止类似问题再次发生。

综合部门应严格执行本制度，不断提升采购管理水平，确保采购活动的合规性、高效性和经济性，为部门工作提供有力保障。

二、采购需求管理

采购需求是采购活动的起点，也是采购管理的基础。规范采购需求管理，能够确保采购活动有的放矢，避免盲目采购和资源浪费，提升采购效率和质量。综合部门应建立健全采购需求管理制度，明确采购需求的提出、审核、确认和变更等环节的管理要求，确保采购需求的科学性、合理性和必要性。

（一）需求提出与记录

1.需求来源。采购需求可以来自部门日常工作的需要，也可以来自部门专项工作的需要。部门在提出采购需求时，应明确需求的背景、目的和预期效果，确保需求的合理性和必要性。

2.需求提出方式。部门可以通过填写采购申请表的方式提出采购需求，采购申请表应包含物品或服务的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息。对于复杂的采购项目，部门可以提交详细的采购需求报告，说明采购项目的背景、目的、需求明细、预算安排等。

3.需求记录。采购需求提出后，应进行详细记录，包括需求提出的时间、提出人、需求内容、预算金额等信息。需求记录应存档备查，作为后续采购活动的重要依据。

（二）需求审核与确认

1.需求审核责任。部门负责人是采购需求审核的第一责任人，负责审核采购需求的合理性和必要性，并对审核结果负责。对于金额较大的采购项目，部门负责人应组织相关人员进行集体审核，确保审核的客观性和公正性。

2.需求审核内容。需求审核应重点关注以下几个方面：采购需求的必要性，即采购物品或服务是否能够满足部门工作需要；采购需求的合理性，即采购物品或服务的规格、数量是否合理；采购需求的合规性，即采购需求是否符合国家法律法规和公司规章制度。

3.需求确认方式。需求审核通过后，应进行需求确认，确认方式可以通过签署采购申请表、召开会议等方式进行。需求确认应形成书面记录，包括确认时间、确认人、确认内容等信息，并存档备查。

（三）需求变更管理

1.变更申请。采购需求在确认后，如需变更，应提交变更申请，说明变更的原因、变更内容、变更影响等信息。变更申请应经部门负责人审核，并按原程序报批。

2.变更审核。需求变更审核应重点关注变更的必要性、合理性和合规性，确保变更符合采购管理制度的要求。对于重大变更，应组织相关人员进行集体审核，确保审核的客观性和公正性。

3.变更确认。需求变更审核通过后，应进行变更确认，确认方式可以通过签署变更申请、召开会议等方式进行。变更确认应形成书面记录，包括确认时间、确认人、确认内容等信息，并存档备查。

4.变更影响评估。需求变更后，应进行变更影响评估，分析变更对采购项目的时间、成本、质量等方面的影响，并采取相应的措施进行应对，确保采购项目的顺利进行。

综合部门应严格执行采购需求管理制度，确保采购需求的科学性、合理性和必要性，为采购活动的顺利进行奠定坚实基础。通过规范采购需求管理，可以避免不必要的采购和资源浪费，提升采购效率和质量，为部门工作提供有力保障。

三、采购供应商管理

供应商是采购活动的重要参与者，供应商的选择和管理直接影响采购活动的质量、成本和效率。综合部门应建立健全供应商管理制度，明确供应商的选择、评估、使用、管理和淘汰等环节的管理要求，确保供应商的资质、信誉和服务能力符合要求，为采购活动提供有力保障。

（一）供应商选择

1.选择方式。供应商的选择应根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、直接采购等。对于金额较小的采购项目，可以采用询价采购或直接采购的方式；对于金额较大或技术复杂的采购项目，应采用公开招标或邀请招标的方式。

2.选择标准。供应商的选择应遵循公平、公正、公开的原则，选择资质合格、信誉良好、服务能力强、价格合理的供应商。选择标准应包括供应商的资质证明、财务状况、生产能力、技术水平、服务能力、信誉评价等。

3.选择程序。供应商选择应按照以下程序进行：发布招标公告或投标邀请书；接受供应商报名；对供应商进行资格审查；组织供应商进行投标或谈判；对投标或谈判结果进行评审；确定中标或成交供应商；向中标或成交供应商发出中标或成交通知书。

（二）供应商评估

1.评估内容。供应商评估应重点关注供应商的资质、信誉、服务能力、产品质量、价格等方面。评估内容应包括供应商的资质证明、财务状况、生产能力、技术水平、服务能力、信誉评价、产品质量、价格等。

2.评估方式。供应商评估可以采用问卷调查、实地考察、样品测试、用户评价等方式。评估结果应形成书面记录，包括评估时间、评估人、评估内容、评估结果等信息，并存档备查。

3.评估结果应用。供应商评估结果应作为供应商选择的重要依据，对于评估优秀的供应商，应优先选择；对于评估不合格的供应商，应不予选择。供应商评估结果还应作为供应商管理的参考，定期对供应商进行评估，及时发现和改进供应商存在的问题。

（三）供应商使用

1.合同签订。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、验收标准、付款方式等。

2.沟通协调。与供应商保持良好的沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题，确保采购活动的顺利进行。沟通协调可以通过电话、邮件、会议等方式进行。

3.服务监督。对供应商的服务进行监督，确保供应商能够按照合同约定提供合格的产品或服务。服务监督可以通过定期检查、抽样检验、用户评价等方式进行。

（四）供应商管理

1.绩效管理。对供应商的绩效进行管理，定期对供应商的资质、信誉、服务能力、产品质量、价格等方面进行评估，评估结果应作为供应商管理的参考。

2.激励机制。建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，可以给予一定的奖励，例如优先选择、增加订单量等；对于表现不好的供应商，可以给予一定的处罚，例如减少订单量、取消合作等。

3.风险管理。对供应商的风险进行管理，定期对供应商的财务状况、生产能力、技术水平等方面进行评估，评估结果应作为供应商管理的参考。对于存在较大风险的供应商，应及时采取措施进行应对，例如减少订单量、寻找替代供应商等。

（五）供应商淘汰

1.淘汰条件。对于存在以下情况的供应商，应予以淘汰：资质不合格、信誉不良、服务能力差、产品质量差、价格不合理、违反合同约定等。

2.淘汰程序。供应商淘汰应按照以下程序进行：发出淘汰通知；与供应商进行沟通，了解淘汰原因；解除与供应商的合作关系；寻找替代供应商。

3.淘汰记录。供应商淘汰应形成书面记录，包括淘汰时间、淘汰原因、淘汰程序等信息，并存档备查。

综合部门应严格执行供应商管理制度，确保供应商的资质、信誉和服务能力符合要求，为采购活动提供有力保障。通过规范供应商管理，可以提升采购活动的质量、成本和效率，为部门工作提供有力支持。

四、采购实施与验收管理

采购实施与验收是采购活动的关键环节，直接关系到采购物品或服务的质量和部门工作的正常开展。综合部门应建立健全采购实施与验收管理制度，明确采购实施、到货接收、质量检验、数量核对、验收确认等环节的管理要求，确保采购物品或服务的质量和数量符合要求，保障部门工作的顺利进行。

（一）采购实施管理

1.合同执行。采购合同签订后，采购部门应按照合同约定，组织采购物品或服务的接收、安装、调试等环节，确保采购项目的顺利进行。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时解决采购过程中出现的问题，确保采购项目的按时完成。

2.进度跟踪。采购部门应定期跟踪采购项目的进度，及时发现和解决采购过程中出现的问题，确保采购项目的顺利进行。进度跟踪可以通过电话、邮件、会议等方式进行。

3.风险控制。采购部门应定期对采购项目进行风险评估，及时发现和应对采购过程中出现的风险，确保采购项目的顺利进行。风险评估可以通过以下方式进行：分析采购项目的特点，识别潜在的风险因素；评估风险发生的可能性和影响程度；制定相应的风险应对措施。

（二）到货接收管理

1.接收准备。采购物品或服务到达前，采购部门应做好接收准备工作，包括准备接收场地、接收人员、接收设备等。接收准备工作应确保采购物品或服务能够顺利接收。

2.接收确认。采购物品或服务到达后，接收人员应核对供应商的送货单，确认采购物品或服务的名称、规格、数量等信息是否与采购合同一致。接收确认应形成书面记录，包括接收时间、接收人、接收内容等信息，并存档备查。

3.异常处理。接收过程中如发现采购物品或服务存在质量问题、数量不符等问题，应及时通知供应商进行更换或补货。异常处理应形成书面记录，包括异常时间、异常内容、处理结果等信息，并存档备查。

（三）质量检验管理

1.检验标准。采购物品或服务的质量检验应按照国家相关标准和公司内部标准进行。检验标准应包括采购物品或服务的质量要求、检验方法、检验程序等。

2.检验方式。采购物品或服务的质量检验可以采用自行检验、委托检验、第三方检验等方式。检验结果应形成书面记录，包括检验时间、检验人、检验内容、检验结果等信息，并存档备查。

3.检验结果应用。检验结果应作为采购物品或服务验收的重要依据。对于检验不合格的采购物品或服务，应及时通知供应商进行更换或补货。检验结果还应作为供应商管理的重要参考，定期对供应商进行评估，及时发现和改进供应商存在的问题。

（四）数量核对管理

1.核对标准。采购物品或服务的数量核对应按照采购合同约定进行。核对标准应包括采购物品或服务的数量要求、核对方法、核对程序等。

2.核对方式。采购物品或服务的数量核对可以采用人工核对、电子核对等方式。核对结果应形成书面记录，包括核对时间、核对人、核对内容、核对结果等信息，并存档备查。

3.核对结果应用。核对结果应作为采购物品或服务验收的重要依据。对于数量不符的采购物品或服务，应及时通知供应商进行补货或更换。核对结果还应作为供应商管理的重要参考，定期对供应商进行评估，及时发现和改进供应商存在的问题。

（五）验收确认管理

1.验收程序。采购物品或服务的验收应按照以下程序进行：接收确认；质量检验；数量核对；验收确认。验收程序应确保采购物品或服务的质量和数量符合要求。

2.验收标准。采购物品或服务的验收标准应包括采购物品或服务的质量要求、数量要求、验收方法、验收程序等。验收标准应与采购合同约定一致。

3.验收确认。验收合格后，验收人员应签署验收报告，确认采购物品或服务的质量和数量符合要求。验收报告应形成书面记录，包括验收时间、验收人、验收内容、验收结果等信息，并存档备查。

4.验收异常处理。验收过程中如发现采购物品或服务存在质量问题、数量不符等问题，应及时通知供应商进行更换或补货。验收异常处理应形成书面记录，包括异常时间、异常内容、处理结果等信息，并存档备查。

综合部门应严格执行采购实施与验收管理制度，确保采购物品或服务的质量和数量符合要求，保障部门工作的顺利进行。通过规范采购实施与验收管理，可以提升采购活动的质量和效率，为部门工作提供有力支持。

五、采购合同与付款管理

采购合同与付款是采购活动的核心环节，直接关系到采购项目的成本控制、资金安全和双方权益。综合部门应建立健全采购合同与付款管理制度，明确合同的签订、履行、变更、解除等环节的管理要求，以及付款的条件、程序、方式等管理要求，确保采购项目的成本控制、资金安全和双方权益，保障采购活动的顺利进行。

（一）采购合同签订与管理

1.合同内容。采购合同应包含以下内容：采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等。合同内容应明确、具体、可行，确保合同能够有效履行。

2.合同审核。采购合同签订前，应进行合同审核，确保合同内容的合规性、合理性和可行性。合同审核可以由部门负责人、财务部门、法律部门等相关人员进行。合同审核应重点关注以下几个方面：合同条款是否符合国家法律法规和公司规章制度；合同内容是否明确、具体、可行；合同风险是否可控。

3.合同签订。合同审核通过后，应与供应商签订采购合同。合同签订应采用书面形式，并由双方签字或盖章。合同签订后，应将合同原件存档备查。

4.合同履行。采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的权利和义务。采购部门应监督供应商按照合同约定提供采购物品或服务，供应商应按照合同约定提供合格的采购物品或服务。

5.合同变更与解除。采购合同在履行过程中，如需变更或解除，应经双方协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应经部门负责人、财务部门、法律部门等相关人员进行审核，确保合同变更或解除的合规性、合理性和可行性。

（二）采购合同履行监督

1.履行跟踪。采购部门应定期跟踪采购合同的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同能够顺利履行。履行跟踪可以通过电话、邮件、会议等方式进行。

2.履行检查。采购部门应定期对采购合同的履行情况进行检查，确保供应商按照合同约定履行各自的权利和义务。履行检查可以通过现场检查、抽样检查等方式进行。

3.履行问题处理。采购合同履行过程中如发现供应商违反合同约定，应及时通知供应商进行整改。履行问题处理应形成书面记录，包括问题时间、问题内容、处理结果等信息，并存档备查。

（三）采购付款条件与管理

1.付款条件。采购付款条件应根据采购项目的特点、供应商的信誉、市场行情等因素确定。付款条件可以采用预付款、分期付款、验收后付款等方式。付款条件应在采购合同中明确约定。

2.付款申请。采购部门在满足付款条件时，应提交付款申请，说明付款原因、付款金额、付款方式等信息。付款申请应经部门负责人审核，并按原程序报批。

3.付款审核。财务部门应审核付款申请，确保付款申请的合规性、合理性和可行性。付款审核应重点关注以下几个方面：付款申请是否符合采购合同约定；付款金额是否准确；付款方式是否合适。

（四）采购付款程序与方式

1.付款程序。采购付款应按照以下程序进行：提交付款申请；审核付款申请；支付款项；确认收款。付款程序应确保付款的合规性、合理性和可行性。

2.付款方式。采购付款可以采用银行转账、支票、现金等方式。付款方式应根据采购项目的特点、供应商的信誉、市场行情等因素确定。付款方式应在采购合同中明确约定。

3.付款确认。支付款项后，应与供应商确认收款，确保款项能够及时到账。付款确认可以通过电话、邮件、会议等方式进行。

（五）采购付款记录与档案管理

1.付款记录。采购付款应进行详细记录，包括付款时间、付款人、收款人、付款金额、付款方式等信息。付款记录应存档备查，作为后续审计的重要依据。

2.档案管理。采购付款档案应包括采购合同、付款申请、付款凭证、收款确认等相关资料。档案管理应确保档案的完整性、安全性、可追溯性。

综合部门应严格执行采购合同与付款管理制度，确保采购项目的成本控制、资金安全和双方权益，保障采购活动的顺利进行。通过规范采购合同与付款管理，可以提升采购活动的效率和效益，为部门工作提供有力支持。

六、采购绩效管理与监督

采购绩效管理与监督是确保采购管理制度有效执行、持续改进的重要手段。综合部门应建立健全采购绩效管理与监督制度，明确绩效评价的标准、方法、程序，以及监督的方式、内容、责任，确保采购活动的合规性、效率性和经济性，推动采购管理水平不断提升。

（一）采购绩效评价

1.评价目的。采购绩效评价旨在客观、公正地评估采购活动的效果，识别采购活动中存在的问题，提出改进措施，推动采购管理水平不断提升。绩效评价结果是改进采购管理、优化资源配置的重要依据。

2.评价内容。采购绩效评价应包括采购活动的各个方面，包括采购需求的合理性、采购流程的合规性、采购方式的适当性、采购成本的控制、采购质量的保证、采购时间的效率、供应商管理的有效性等。评价内容应具体、可衡量、可实现。

3.评价方法。采购绩效评价可以采用定量评价和定性评价相结合的方法。定量评价可以通过数据分析、指标考核等方式进行；定性评价可以通过问卷调查、访谈等方式进行。评价结果应形成书面报告，包括评价时间、评价人、评价内容、评价结果等信息，并存档备查。

4.评价周期。采购绩效评价应定期进行，评价周期可以根据采购项目的特点、采购管理制度的完善程度等因素确定。评价周期可以采用年度评价、半年度评价、季度评价等方式。

（二）采购监督方式

1.内部监督。综合部门应建立内部监督机制，定期对采购活动进行内部监督和检查，及时发现和纠正采购活动中存在的问题，确保采购活动的合规性、效率性和经济性。内部监督可以通过自查、抽查、专项检查等方式进行。

2.外部监督。综合部门应积极配合外部监督部门的监督检查，及时提供相关资料和说明，确保采购活动的透明和公正。外部监督部门可以包括审计部门、纪检监察部门