会议费用开支制度

会议费用开支制度一、会议费用开支制度

会议费用开支制度旨在规范会议期间各项费用的预算、审批、报销及审计流程，确保会议费用合理、合规、高效使用，防止资源浪费和违规行为。本制度适用于公司内部所有类型会议的费用管理，包括但不限于部门会议、项目研讨会、客户会议、培训会议等。

（一）费用预算管理

会议费用预算是会议组织的基础环节，需根据会议的性质、规模、时长及预期目标进行科学编制。预算编制应遵循以下原则：

1.实事求是原则，根据实际需求合理估算各项费用，避免过高或过低。

2.统一标准原则，参照公司相关费用标准，确保预算的合理性和一致性。

3.优先保障原则，对于重要会议或紧急会议，优先保障其预算需求。

预算编制流程如下：会议发起人根据会议需求填写《会议预算申请表》，详细列明会议时间、地点、参会人员、预计费用等项目，经部门负责人审核后，提交财务部门进行复核。财务部门根据公司费用标准和市场行情，对预算进行合理性评估，并提出调整意见。最终预算经公司主管领导审批后生效，作为会议费用控制的依据。

（二）费用审批流程

会议费用审批是确保费用合规性的关键环节，需严格按照公司授权体系和审批权限进行。审批流程如下：

1.会议准备阶段，会议发起人根据批准的预算，向相关部门或供应商进行预订，并索取正式发票或合同。

2.费用报销阶段，会议结束后，会议发起人填写《会议费用报销单》，附上相关票据、合同等证明材料，按照审批权限逐级提交审批。

3.审批权限规定，一般会议费用由部门负责人审批；重要会议或费用较高的会议，需经财务部门审核后，由公司主管领导审批；特别重大的会议，需经公司总经理或董事会审批。

审批过程中，审批人应认真审核费用的真实性、合规性，对于不符合规定的费用，有权要求会议发起人进行调整或撤销。同时，审批人应妥善保管审批记录，以备后续审计。

（三）费用报销管理

会议费用报销是费用管理的最后环节，需确保报销手续完备、流程规范。报销管理具体要求如下：

1.报销时限，会议费用应在会议结束后一个月内完成报销，逾期未报者，视为自动放弃报销权利。

2.报销材料，报销单需填写清晰、完整，附上所有相关票据、合同、协议等证明材料，票据金额应与发票金额一致，不得涂改、伪造。

3.报销审核，财务部门在收到报销单后，应进行认真审核，核对票据的真实性、合规性，以及与预算的符合程度。审核无误后，进行账务处理。

（四）费用控制措施

为有效控制会议费用，避免浪费和违规，应采取以下措施：

1.预算控制，会议组织过程中，应严格按照批准的预算执行，不得超预算支出。如确需调整预算，需重新履行预算编制和审批流程。

2.采购控制，会议所需物资或服务，应通过公司指定的供应商进行采购，不得擅自选择其他供应商。采购过程中，应遵循比价、招标等原则，确保采购价格的合理性。

3.节约措施，会议组织应注重节约，尽量利用公司现有资源，减少不必要的开支。例如，提倡使用视频会议系统，减少差旅费用；合理安排会议时间，避免长时间占用会议室等。

（五）费用审计监督

为加强对会议费用的监督和管理，公司应定期对会议费用进行审计，审计内容包括：

1.预算执行情况，审计预算与实际费用的差异，分析原因并提出改进建议。

2.费用合规性，审计费用报销的合规性，检查是否存在违规报销行为。

3.资源利用效率，审计会议资源的利用效率，提出优化资源配置的建议。

审计结果应形成书面报告，提交公司主管领导及相关部门，作为改进费用管理的依据。同时，对于审计中发现的问题，应追究相关责任人的责任，确保制度的有效执行。

二、会议费用开支标准

会议费用开支标准是会议费用管理的核心内容，旨在明确各类会议在不同项目上的费用限额，确保费用使用的合理性和规范性。本制度根据会议的性质、规模、时长及地点等因素，设定了详细的费用开支标准，以指导会议费用的预算、审批和报销工作。

（一）会议分类标准

为便于制定费用开支标准，会议应按照其性质和目的进行分类。公司内部会议主要分为以下几类：

1.部门会议，指部门内部或跨部门的工作例会、协调会等，主要目的是沟通工作进展、解决工作问题、协调部门合作。

2.项目会议，指为特定项目而召开的会议，包括项目启动会、项目进展会、项目总结会等，主要目的是推进项目进展、解决项目问题、评估项目成果。

3.客户会议，指与客户或合作伙伴召开的会议，包括产品演示会、商务洽谈会、客户答谢会等，主要目的是维护客户关系、促进业务合作、提升品牌形象。

4.培训会议，指为员工或外部人员举办的培训会议，包括内部培训、外部讲座、研讨会等，主要目的是提升员工能力、传播知识技能、促进专业发展。

5.其他会议，指上述类别以外的会议，包括临时会议、特别会议等，主要目的是处理突发事件、解决紧急问题、进行专项讨论。

（二）费用开支标准

根据会议分类，公司制定了以下费用开支标准：

1.部门会议

部门会议主要用于日常工作和内部沟通，费用应严格控制，以节约成本为主要原则。部门会议的费用开支标准如下：

（1）会议室租赁费，公司内部会议室免费使用，如需使用外部会议室，应按照市场价租赁，并严格控制租赁时间。

（2）会议资料费，部门会议可使用公司提供的打印纸和墨盒，如需购买其他资料，应经部门负责人批准。

（3）会议餐饮费，部门会议提供简单的茶水，如需提供餐饮，应控制在每人每餐50元以内，并需提前报备。

（4）会议交通费，参会人员应优先选择公共交通工具，如需使用公司车辆，应提前预约并按车辆使用标准收费。

2.项目会议

项目会议主要用于推进项目进展和解决项目问题，费用应根据项目的重要性和紧急性合理控制。项目会议的费用开支标准如下：

（1）会议室租赁费，项目会议可使用公司内部会议室或外部会议室，外部会议室租赁价格应参照市场价，并经财务部门审核。

（2）会议资料费，项目会议可使用公司提供的打印服务，如需购买其他资料，应经项目负责人批准。

（3）会议餐饮费，项目会议可提供茶水或简餐，餐饮费用应控制在每人每餐100元以内，并需提前报备。

（4）会议交通费，项目会议可使用公司车辆或预订交通工具，交通费用应按照实际支出报销，并需提供相关票据。

3.客户会议

客户会议主要用于维护客户关系和促进业务合作，费用应注重形象和效果，合理控制成本。客户会议的费用开支标准如下：

（1）会议室租赁费，客户会议可使用公司内部会议室或外部高级会议室，外部会议室租赁价格应参照市场价，并经公司主管领导审批。

（2）会议资料费，客户会议可使用公司提供的打印服务，如需购买其他资料，应经公司主管领导批准。

（3）会议餐饮费，客户会议可提供茶水、咖啡或简餐，餐饮费用应控制在每人每餐200元以内，并需提前报备。

（4）会议交通费，客户会议可预订交通工具或安排公司车辆，交通费用应按照实际支出报销，并需提供相关票据。

4.培训会议

培训会议主要用于提升员工能力和发展专业技能，费用应根据培训的规模和内容合理控制。培训会议的费用开支标准如下：

（1）会议室租赁费，培训会议可使用公司内部会议室或外部培训场地，外部培训场地租赁价格应参照市场价，并经公司主管领导审批。

（2）会议资料费，培训会议可使用公司提供的打印服务，如需购买其他资料，应经公司主管领导批准。

（3）会议餐饮费，培训会议可提供茶水、咖啡或简餐，餐饮费用应控制在每人每餐150元以内，并需提前报备。

（4）会议交通费，培训会议可预订交通工具或安排公司车辆，交通费用应按照实际支出报销，并需提供相关票据。

5.其他会议

其他会议的费用开支标准，应根据会议的具体情况和公司相关规定执行。对于临时会议和特别会议，应根据实际需求合理控制费用，并经公司主管领导审批。

（三）费用标准调整

会议费用开支标准应根据公司经营状况、市场行情及政策变化等因素进行定期调整。调整程序如下：

1.财务部门根据公司经营状况、市场行情及政策变化等因素，提出费用标准调整建议。

2.财务部门将调整建议提交公司主管领导审批。

3.公司主管领导审核通过后，将调整后的费用开支标准发布实施。

费用标准的调整应提前通知相关部门，确保各部门及时了解并执行新的费用标准。

（四）费用标准执行

为确保费用开支标准的有效执行，公司应加强费用标准的宣传和培训，提高员工对费用标准的认识和理解。具体措施如下：

1.财务部门定期组织费用标准培训，向员工介绍费用开支标准的具体内容和执行要求。

2.公司内部刊物、网站等平台发布费用标准相关信息，方便员工查阅和学习。

3.财务部门对各部门的费用使用情况进行监督和检查，确保费用开支符合标准要求。

对于违反费用开支标准的行为，公司应进行严肃处理，情节严重的可追究相关责任人的责任，确保费用标准的严肃性和权威性。

三、会议费用预算编制与审批

会议费用预算编制与审批是会议费用管理的首要环节，旨在通过科学合理的预算编制和严格的审批程序，确保会议费用的可控性和合规性。本制度明确了会议费用预算的编制依据、编制流程、审批权限及调整机制，以规范会议费用预算的管理工作。

（一）预算编制依据

会议费用预算的编制应基于会议的实际需求和市场行情，确保预算的合理性和可行性。预算编制的主要依据包括：

1.会议性质与目的，不同性质的会议其费用构成和开支标准不同，预算编制应充分考虑会议的性质和目的，合理估算各项费用。

2.会议规模与时长，会议的规模和时长直接影响会议费用的多少，预算编制应根据参会人数、会议天数等因素进行估算。

3.会议地点，会议地点的选择对费用有较大影响，预算编制应考虑会议地点的租赁费用、交通费用、餐饮费用等。

4.市场行情，会议费用预算应参考当前市场行情，确保预算的合理性，避免过高或过低的估算。

5.公司政策，公司内部的相关费用标准和政策是预算编制的重要依据，预算编制应遵循公司政策的要求。

（二）预算编制流程

会议费用预算的编制应按照以下流程进行：

1.会议发起，会议发起人根据工作需要提出会议申请，并填写《会议预算申请表》，详细列明会议的时间、地点、参会人员、预计费用等项目。

2.预算编制，会议发起人根据会议需求和市场行情，编制会议费用预算，包括会议室租赁费、会议资料费、会议餐饮费、会议交通费等。

3.部门审核，会议发起人将《会议预算申请表》提交部门负责人审核，部门负责人对预算的合理性和合规性进行审查，并提出审核意见。

4.财务复核，部门负责人审核通过后，将《会议预算申请表》提交财务部门进行复核，财务部门根据公司费用标准和市场行情，对预算进行合理性评估，并提出调整意见。

5.最终审批，财务部门复核通过后，将《会议预算申请表》提交公司主管领导审批，公司主管领导对预算的最终可行性进行审批。

6.预算下达，公司主管领导审批通过后，将预算正式下达给会议发起人，作为会议费用控制的依据。

（三）预算审批权限

会议费用预算的审批权限应根据会议的重要性和费用规模进行分级，确保审批的合理性和高效性。审批权限具体规定如下：

1.一般会议，预算金额在1000元及以下的会议，由部门负责人审批。

2.较重要会议，预算金额在1000元以上、5000元以下的会议，由财务部门审核后，由公司主管领导审批。

3.重要会议，预算金额在5000元以上、10000元以下的会议，由财务部门审核，并由公司总经理审批。

4.特别重要会议，预算金额在10000元以上的会议，由财务部门审核，并由公司董事会审批。

审批过程中，审批人应认真审核预算的合理性和合规性，对于不符合规定的预算，有权要求会议发起人进行调整或撤销。审批人应妥善保管审批记录，以备后续审计。

（四）预算调整机制

会议费用预算在下达后，如遇特殊情况需进行调整，应按照以下程序进行：

1.调整申请，会议发起人填写《会议预算调整申请表》，详细列明调整原因和调整项目，并附上相关证明材料。

2.部门审核，会议发起人将《会议预算调整申请表》提交部门负责人审核，部门负责人对调整的合理性和必要性进行审查，并提出审核意见。

3.财务复核，部门负责人审核通过后，将《会议预算调整申请表》提交财务部门进行复核，财务部门对调整的合理性进行评估，并提出调整意见。

4.最终审批，财务部门复核通过后，将《会议预算调整申请表》提交原审批人进行最终审批，原审批人对调整的最终可行性进行审批。

5.调整下达，原审批人审批通过后，将调整后的预算正式下达给会议发起人，作为会议费用控制的依据。

预算调整应严格控制，尽量避免频繁调整，确保预算的稳定性和可控性。对于预算调整的申请，应进行认真审核，确保调整的合理性和必要性。

四、会议费用报销与支付

会议费用报销与支付是会议费用管理的重要环节，旨在确保会议费用的合理报销和及时支付，维护公司财务秩序和资金安全。本制度明确了会议费用报销的条件、程序、审核要求及支付方式，以规范会议费用报销与支付的管理工作。

（一）报销条件与要求

会议费用报销必须符合以下条件，并满足相关要求：

1.报销依据，会议费用报销必须基于真实的会议支出，并提供相应的票据、合同、协议等证明材料。报销单需填写清晰、完整，与相关票据信息一致。

2.报销时限，会议费用应在会议结束后一个月内完成报销，逾期未报者，视为自动放弃报销权利。特殊情况需经公司主管领导批准，方可延期报销。

3.报销范围，会议费用报销范围包括会议室租赁费、会议资料费、会议餐饮费、会议交通费、住宿费等，具体范围应符合公司费用开支标准的规定。

4.报销程序，会议费用报销需按照公司规定的程序进行，包括填写报销单、提交证明材料、逐级审批等，确保报销流程的规范性和合规性。

（二）报销程序

会议费用报销应按照以下程序进行：

1.填写报销单，会议结束后，会议发起人填写《会议费用报销单》，详细列明会议名称、会议时间、参会人员、费用项目、费用金额等信息，并附上所有相关票据、合同、协议等证明材料。

2.部门审核，会议发起人将《会议费用报销单》及附件提交部门负责人审核，部门负责人对报销的合规性和合理性进行审查，并提出审核意见。

3.财务审核，部门负责人审核通过后，将《会议费用报销单》及附件提交财务部门进行审核，财务部门对报销的合规性、合理性及票据的真实性进行审查，并提出审核意见。

4.逐级审批，财务部门审核通过后，将《会议费用报销单》及附件按照审批权限逐级提交审批，直至公司主管领导审批。

5.账务处理，公司主管领导审批通过后，财务部门进行账务处理，将报销款项支付给相关供应商或个人。

（三）审核要求

会议费用报销的审核应严格遵循以下要求：

1.审核内容，财务部门在审核报销单时，应重点审核以下内容：

（1）报销依据，检查报销单是否与相关票据、合同、协议等证明材料一致，确保报销依据的真实性。

（2）报销范围，检查报销范围是否符合公司费用开支标准的规定，确保报销项目的合规性。

（3）报销金额，检查报销金额是否与票据金额一致，以及是否经过必要的审批，确保报销金额的准确性。

（4）报销程序，检查报销程序是否规范，确保报销流程的合规性。

2.审核标准，财务部门在审核报销单时，应参照公司费用开支标准的规定，对各项费用进行合理性评估，确保报销费用的合理性。

3.审核责任，财务部门应认真履行审核职责，对审核结果负责。对于不符合规定的报销单，有权要求会议发起人进行调整或撤销。

4.审核记录，财务部门应妥善保管审核记录，包括审核意见、审批结果等，以备后续审计。

（四）支付方式

会议费用支付应根据费用性质和收款人情况，选择合适的支付方式，确保支付的安全性和及时性。支付方式具体规定如下：

1.支票支付，对于供应商或单位的费用支付，可采用支票支付方式。支付前，需核对收款人信息，确保支付准确无误。

2.银行转账，对于个人或单位的费用支付，可采用银行转账支付方式。支付前，需核对收款人银行账户信息，确保支付准确无误。

3.现金支付，对于小额费用支付，可采用现金支付方式。支付前，需经公司主管领导批准，并做好现金支付记录。

支付过程中，应妥善保管支付凭证，包括支票、银行转账凭证、现金支付记录等，以备后续审计。

（五）支付流程

会议费用支付应按照以下流程进行：

1.支付申请，财务部门根据审批通过的报销单，填写《支付申请表》，详细列明支付项目、支付金额、收款人信息、支付方式等信息。

2.财务复核，财务部门对《支付申请表》进行复核，核对支付信息是否准确无误，并确保支付方式符合公司规定。

3.审批支付，财务部门复核通过后，将《支付申请表》按照审批权限逐级提交审批，直至公司主管领导审批。

4.支付执行，公司主管领导审批通过后，财务部门按照批准的支付方式和收款人信息进行支付，并做好支付记录。

5.支付凭证，支付完成后，财务部门应妥善保管支付凭证，包括支票、银行转账凭证、现金支付记录等，以备后续审计。

支付过程中，应加强内部控制，确保支付的安全性和合规性。对于大额支付，应实行双人复核制度，防止支付风险。

五、会议费用管理与监督

会议费用管理与监督是确保会议费用合理使用和合规运作的重要保障，旨在通过建立完善的内部控制机制和审计监督体系，防范费用风险，提高费用使用效益。本制度明确了会议费用管理的职责分工、内部控制措施、审计监督机制及责任追究制度，以规范会议费用管理工作。

（一）职责分工

公司各部门及财务部门在会议费用管理中承担着不同的职责，需明确分工，协同合作，确保会议费用管理的有效实施。

1.会议发起部门，会议发起部门是会议费用管理的责任主体，对会议费用的预算编制、审批、控制及报销负有主要责任。会议发起部门应认真履行以下职责：

（1）根据工作需要提出会议申请，并填写《会议预算申请表》，详细列明会议的时间、地点、参会人员、预计费用等项目。

（2）根据会议需求和市场行情，编制会议费用预算，并提交部门负责人审核。

（3）根据批准的预算，安排会议各项费用，并严格控制费用支出。

（4）收集会议费用相关票据，并填写《会议费用报销单》，提交财务部门报销。

（5）配合财务部门和审计部门进行会议费用审计，并提供相关资料。

2.部门负责人，部门负责人对部门内部的会议费用管理负有监督和管理责任。部门负责人应认真履行以下职责：

（1）审核本部门会议的预算申请，确保预算的合理性和合规性。

（2）监督本部门会议费用的支出，确保费用支出符合预算和公司费用开支标准。

（3）审核本部门会议费用的报销单，确保报销单的合规性和完整性。

（4）配合财务部门和审计部门进行会议费用审计，并提供相关资料。

3.财务部门，财务部门是会议费用管理的主要执行部门，对会议费用的预算审核、报销审核、支付及监督负有主要责任。财务部门应认真履行以下职责：

（1）审核会议费用的预算申请，确保预算的合理性和合规性。

（2）审核会议费用的报销单，确保报销单的合规性、合理性和完整性。

（3）按照批准的预算和报销单，办理会议费用的支付手续。

（4）建立会议费用台账，记录会议费用的预算、支出、报销及支付情况。

（5）配合审计部门进行会议费用审计，并提供相关资料。

（6）定期分析会议费用使用情况，提出改进建议。

4.审计部门，审计部门对会议费用管理进行独立的审计和监督，确保会议费用管理的合规性和有效性。审计部门应认真履行以下职责：

（1）定期或不定期对会议费用管理进行审计，包括预算编制、审批、控制、报销及支付等环节。

（2）检查会议费用管理的内部控制制度是否健全，执行是否到位。

（3）检查会议费用是否符合公司费用开支标准，是否存在违规行为。

（4）对审计发现的问题，提出整改建议，并跟踪整改落实情况。

（5）对违反会议费用管理制度的行为，提出处理意见。

（二）内部控制措施

为加强会议费用管理，公司应建立完善的内部控制措施，确保会议费用管理的规范性和有效性。

1.预算控制，会议费用预算是会议费用管理的基础，应严格控制预算执行，避免超预算支出。具体措施包括：

（1）会议发起部门应根据会议需求和市场行情，编制合理的会议费用预算，并提交部门负责人审核。

（2）部门负责人应审核本部门会议的预算申请，确保预算的合理性和合规性。

（3）财务部门应审核会议费用的预算申请，确保预算的合理性和合规性。

（4）会议费用支出应严格按照批准的预算执行，如确需调整预算，需重新履行预算编制和审批流程。

2.采购控制，会议所需物资或服务，应通过公司指定的供应商进行采购，不得擅自选择其他供应商。具体措施包括：

（1）会议发起部门应根据会议需求，选择公司指定的供应商进行采购。

（2）采购过程中，应遵循比价、招标等原则，确保采购价格的合理性。

（3）采购合同应经公司主管领导审批，并报财务部门备案。

（4）采购完成后，应索取正式发票，并提交财务部门报销。

3.支出控制，会议费用支出应严格控制，避免不必要的开支。具体措施包括：

（1）会议发起部门应根据会议需求，合理安排会议各项费用，避免浪费。

（2）会议餐饮费应控制在公司费用开支标准规定的范围内，并需提前报备。

（3）会议交通费应优先选择公共交通工具，如需使用公司车辆，应提前预约并按车辆使用标准收费。

（4）会议住宿费应选择公司指定的酒店，并严格按照标准执行。

4.报销控制，会议费用报销应严格按照公司规定的程序进行，确保报销的合规性和合理性。具体措施包括：

（1）会议费用报销必须基于真实的会议支出，并提供相应的票据、合同、协议等证明材料。

（2）会议费用报销应按照公司规定的程序进行，包括填写报销单、提交证明材料、逐级审批等。

（3）财务部门应认真审核报销单，确保报销的合规性、合理性和完整性。

（4）报销款项应按照批准的支付方式和收款人信息进行支付，并做好支付记录。

（三）审计监督机制

为加强对会议费用管理的监督，公司应建立独立的审计监督机制，定期或不定期对会议费用管理进行审计，确保会议费用管理的合规性和有效性。

1.审计内容，审计部门对会议费用管理的审计内容包括：

（1）会议费用预算的编制和执行情况，检查预算的合理性和合规性，以及预算执行的准确性。

（2）会议费用报销的合规性和合理性，检查报销单的合规性、合理性，以及报销款项的真实性。

（3）会议费用支付的安全性，检查支付方式的安全性，以及支付手续的完备性。

（4）会议费用管理的内部控制制度，检查内部控制制度的健全性和执行情况。

2.审计程序，审计部门对会议费用管理的审计程序包括：

（1）制定审计计划，明确审计目标、范围、方法和时间安排。

（2）收集审计证据，通过查阅资料、访谈人员、实地考察等方式收集审计证据。

（3）分析审计证据，对收集到的审计证据进行分析，判断是否存在问题。

（4）形成审计报告，对审计发现的问题，形成审计报告，并提出整改建议。

（5）跟踪整改落实，跟踪审计发现问题的整改落实情况，确保问题得到有效解决。

3.审计结果，审计部门对会议费用管理的审计结果，应形成书面报告，提交公司主管领导及相关部门。审计报告应包括以下内容：

（1）审计背景和目的，说明审计的原因和目的。

（2）审计范围和方法，说明审计的范围和方法。

（3）审计发现的问题，列出审计发现的问题，并进行分析。

（4）整改建议，对审计发现的问题，提出整改建议。

（5）跟踪整改落实，说明跟踪整改落实的计划和方法。

（四）责任追究制度

为确保会议费用管理制度的有效执行，公司应建立责任追究制度，对违反会议费用管理制度的行为，追究相关责任人的责任。

1.违规行为，违反会议费用管理制度的行为包括：

（1）未按规定程序编制和审批会议费用预算的。

（2）未按规定标准支出会议费用的。

（3）未按规定程序报销会议费用的。

（4）未按规定支付会议费用的。

（5）其他违反会议费用管理制度的行为。

2.责任追究，对违反会议费用管理制度的行为，应追究相关责任人的责任。责任追究的具体方式包括：

（1）批评教育，对情节轻微的违规行为，进行批评教育。

（2）经济处罚，对造成经济损失的违规行为，进行经济处罚。

（3）行政处分，对情节较重的违规行为，进行行政处分。

（4）移送处理，对情节严重的违规行为，移送司法机关处理。

3.责任认定，对违反会议费用管理制度的行为，应进行责任认定，明确责任主体和责任范围。责任认定应依据事实为依据，以公司规章制度为准绳，确保责任认定的公正性和合理性。

4.责任追究程序，对违反会议费用管理制度的行为，应按照以下程序进行责任追究：

（1）调查取证，对违规行为进行调查取证，收集相关证据。

（2）责任认定，根据调查取证的结果，进行责任认定。

（3）处理决定，根据责任认定，进行处理决定。

（4）处理执行，处理决定应得到有效执行。

（5）申诉处理，对处理决定不服的，可提出申诉，申诉应得到及时处理。

通过建立完善的内部控制机制和审计监督体系，公司可以有效地加强会议费用管理，确保会议费用的合理使用和合规运作，提高费用使用效益，防范费用风险。

六、会议费用管理制度执行与改进

会议费用管理制度的执行与改进是确保制度持续有效、适应公司发展变化的关键环节。本制度明确了制度执行的责任主体、监督机制、改进程序及效果评估，以推动会议费用管理制度的不断完善和有效实施。

（一）制度执行责任

公司各部门及财务部门在会议费用管理制度的执行中承担着重要责任，需明确分工，协同合作，确保制度的有效实施。

1.会议发起部门，会议发起部门是会议费用管理制度执行的责任主体，对会议费用的预算编制、审批、控制及报销负有主要责任。会议发起部门应认真履行以下职责：

（1）组织学习公司会议费用管理制度，确保部门人员了解制度内容，并按照制度要求开展工作。

（2）根据会议需求和市场行情，编制合理的会议费用预算，并提交部门负责人审核。

（3）根据批准的预算，安排会议各项费用，并严格控制费用支出。

（4）收集会议费用相关票据，并填写《会议费用报销单》，提交财务部门报销。

（5）配合财务部门和审计部门进行会议费用审计，并提供相关资料。

2.部门负责人，部门负责人对部门内部的会议费用管理制度执行负有监督和管理责任。部门负责人应认真履行以下职责：

（1）组织本部门人员学习公司会议费用管理制度，确保部门人员了解制度内容，并按照制度要求开展工作。

（2）审核本部门会议的预算申请，确保预算的合理性和合规性。

（3）监督本部门会议费用的支出，确保费用支出符合预算和公司费用开支标准。

（4）审核本部门会议费用的报销单，确保报销单的合规性和完整性。

（5）配合财务部门和审计部门进行会议费用审计，并提供相关资料。

3.财务部门，财务部门是会议费用管理制度执行的主要执行部门，对会议费用的预算审核、报销审核、支付及监督负有主要责任。财务部门应认真履行以下职责：

（1）组织财务人员学习公司会议费用管理制度，确保财务人员了解制度内容，并按照制度要求开展工作。

（2）审核会议费用的预算申请，确保预算的合理性和合规性。

（3）审核会议费用的报销单，确保报销单的合规性、合理性和完整性。

（4）按照批准的预算和报销单，办理会议费用的支付手续。

（5）建立会议费用台账，记录会议费用的预算、支出、报销及支付情况。

（6）配合审计部门进行会议费用审计，并提供相关资料。

（7）定期分析会议费用使用情况，提出改进建议。

4.审计部门，审计部门对会议费用管理制度执行进行独立的审计和监督，确保会议费用管理制度的合规性和有效性。审计部门应认真履行以下职责：

（1）组织审计人员学习公司会议费用管理制度，确保审计人员了解制度内容，并按照制度要求开展工作。

（2）定期或不定期对会议费用管理制度执行进行审计，包括预算编制、审批、控制、报销及支付等环节。

（3）检查会议费用管理制度的执行情况，检查内部控制制度是否健全，执行是否到位