学校部门开会会议制度

学校部门开会会议制度一、

学校部门会议制度旨在规范学校各部门会议的组织、召开、参与及决策流程，确保会议高效、有序、务实，提升学校管理效能。本制度适用于学校各部门的各类会议，包括但不限于部门例会、专题会议、紧急会议等。

1.1会议分类

学校部门会议根据性质和目的分为以下几类：

（1）部门例会：由各部门负责人定期组织，旨在总结工作、部署任务、协调事项，通常每月召开一次。

（2）专题会议：针对特定议题或工作项目召开，由相关部门或负责人发起，参会人员根据议题确定。

（3）紧急会议：因突发事件或紧急情况需要即时召开，由学校领导或相关部门负责人根据实际情况决定。

1.2会议组织

（1）会议发起：部门例会由各部门负责人提前一周提出申请，专题会议由议题发起部门或负责人提出申请，紧急会议由学校领导或相关部门负责人即时通知。

（2）会议审批：部门例会需经学校办公室审批，专题会议需经分管校领导审批，紧急会议需经校长审批。

（3）会议通知：会议通知应包括会议时间、地点、议题、参会人员、准备材料等信息，提前三天送达参会人员。

1.3会议准备

（1）议题确定：会议议题应具体、明确，避免空泛，提前准备好相关材料，确保会议有针对性地解决问题。

（2）参会人员：根据会议议题确定参会人员，避免无关人员占用会议资源，重要会议应提前确认参会人员是否出席。

（3）会场布置：会议场所应整洁、安静，配备必要的设备，如投影仪、麦克风等，确保会议顺利进行。

1.4会议纪律

（1）准时参会：参会人员应按时到达会场，不得迟到、早退，特殊情况需提前请假。

（2）专注议题：参会人员应专注会议议题，积极参与讨论，不得随意离场或从事与会议无关的活动。

（3）文明发言：发言应简明扼要，尊重他人意见，避免争吵或发表不当言论。

1.5会议记录

（1）记录要求：会议记录应详细、准确，包括会议时间、地点、参会人员、主要议题、发言内容、决议事项等。

（2）记录人员：部门例会由部门指定专人记录，专题会议由议题发起部门指定专人记录，紧急会议由学校办公室指定专人记录。

（3）记录整理：会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，经部门负责人审核后存档，重要会议记录需报学校办公室备案。

1.6会议决议

（1）决议形式：会议决议可采用口头或书面形式，重要决议应以书面形式记录，并明确责任人和完成时限。

（2）决议执行：会议决议应传达至相关部门和人员，并跟踪落实情况，确保决议得到有效执行。

（3）决议反馈：决议执行情况应及时反馈至会议组织部门，必要时召开专题会议进行跟踪和调整。

1.7会议评估

（1）评估内容：会议效果评估应包括会议效率、议题解决情况、参会人员满意度等。

（2）评估方式：部门例会由部门负责人进行评估，专题会议由学校办公室组织评估，紧急会议由校长进行评估。

（3）改进措施：评估结果应用于改进会议组织和管理，提升会议质量和效率。

二、

2.1会议时间与地点

学校部门会议的时间安排应科学合理，避免与教职工正常工作及教学秩序冲突。部门例会一般安排在每周五下午或每月固定日期进行，具体时间由各部门根据工作需要自行确定，但需提前报学校办公室备案。专题会议的时间应根据议题的紧急程度和复杂程度灵活安排，必要时可利用周末或节假日进行。紧急会议则根据实际情况即时通知，不受固定时间限制。会议地点的选择应便于多数参会人员到达，优先使用部门现有会议室，如需使用学校其他会议室，应提前与学校办公室沟通协调，确保场地可用。

2.2参会人员资格

部门例会的主要参会人员为部门全体成员，部门负责人主持会议，必要时可邀请相关职能部门人员列席。专题会议的参会人员应根据议题确定，主要包括议题涉及的业务部门人员、相关部门负责人以及必要的校领导，确保参会人员能够对议题进行有效讨论和决策。紧急会议的参会人员由会议组织者根据事件性质确定，通常包括校领导、相关部门负责人及涉及事件处理的关键人员。列席人员需经会议组织者同意，避免无关人员占用会议资源，影响会议效率。

2.3会议通知规范

会议通知应提前足够时间送达参会人员，确保有充足的时间准备会议材料。通知内容应清晰明确，包括会议主题、时间、地点、参会人员、需要准备的材料等。部门例会通知一般由部门秘书或指定人员负责，专题会议通知由议题发起部门负责，紧急会议通知由学校办公室负责。通知方式可采取电子邮件、内部通讯软件或纸质通知，重要会议应采用多种方式同时通知，确保信息传达无误。参会人员收到通知后应回复确认是否出席，会议组织者根据回复情况调整参会安排。

2.4会议材料准备

会议材料的准备是确保会议高效进行的关键环节。部门例会材料一般包括上期工作总结、本期工作计划等，由部门秘书提前整理，并在会议前发送至参会人员。专题会议材料应根据议题具体准备，如数据报告、方案草案等，由议题发起部门负责收集整理，并在会议前至少三天送达参会人员，确保参会人员有足够时间阅读和理解材料。紧急会议材料根据实际情况准备，如突发事件的处理方案、应急预案等，由会议组织者即时提供。会议材料应简洁明了，避免冗长复杂的报告，重点突出，便于参会人员快速抓住关键信息。

2.5会议签到与考勤

为确保会议纪律，所有部门会议均需进行签到，参会人员应在会议开始前到达会场签到。部门例会签到由部门指定人员负责，专题会议和紧急会议签到由学校办公室或会议组织者负责。签到表应详细记录参会人员姓名、职务等信息，会议结束后汇总存档。对于无故缺席或迟到早退的参会人员，会议组织者应了解情况并视情节轻重进行处理，如通报批评或要求其说明原因。特殊情况需提前请假，经部门负责人或会议组织者批准后方可缺席。通过签到和考勤制度，强化参会人员的责任意识，提升会议参与度。

2.6会议主持与引导

部门例会一般由部门负责人主持，专题会议由议题发起部门负责人或邀请的校领导主持，紧急会议由学校领导或主要责任部门负责人主持。会议主持人的主要职责是控制会议进程，确保会议按计划进行，引导参会人员围绕议题展开讨论，避免偏离主题。主持人应具备良好的时间管理能力，合理分配发言时间，确保每个议题都能得到充分讨论。同时，主持人还应具备一定的协调能力，处理参会人员之间的分歧，维护会场秩序，营造良好的会议氛围。对于重要会议，可指定专人协助主持人进行会议引导，如记录会议内容、控制发言秩序等。

2.7讨论与发言规则

部门会议的讨论与发言应遵循平等、尊重、理性的原则，确保会议氛围积极向上。参会人员发言时应围绕会议议题，提出建设性意见和建议，避免空谈或情绪化表达。主持人应根据议题的轻重缓急，引导参会人员依次发言，确保每个有发言意愿的人员都能表达自己的观点。对于争议性较大的议题，主持人应引导参会人员充分讨论，寻求共识，如无法达成一致，可暂作记录，会后进一步研究。发言时应注意语言规范，避免使用不文明或攻击性语言，保持良好的沟通氛围。同时，会议组织者应确保发言机会的公平性，避免个别人垄断发言，影响会议效率。

2.8会议决议与记录

部门会议的决议是会议的重要成果，应清晰、具体、可操作。对于需要做出的决议，应在充分讨论的基础上形成书面文件，明确决议内容、责任部门、完成时限等。会议记录是会议成果的载体，应详细记录会议的主要议题、参会人员发言、会议决议等内容。部门例会记录由部门指定专人负责，专题会议和紧急会议记录由学校办公室或会议组织者负责。会议记录应做到及时、准确、完整，会议结束后应整理成文，经主持人审核后存档。重要会议的记录需报学校办公室备案，作为后续工作检查和评估的依据。通过规范的会议记录制度，确保会议成果得到有效保存和利用。

2.9会议纪要的整理与分发

会议纪要是在会议记录基础上整理形成的正式文件，应简明扼要地概括会议的主要内容、决议事项和后续工作安排。部门例会纪要由部门秘书整理，专题会议纪要由议题发起部门整理，紧急会议纪要由学校办公室整理。会议纪要的整理应遵循客观、准确、规范的原则，避免个人主观意见的加入。会议纪要完成后，应尽快分发给参会人员及相关部门，确保信息传达的及时性。参会人员收到纪要后应认真阅读，了解会议决议和自身工作要求，如有疑问应及时向会议组织者反馈。会议纪要的分发是确保会议成果落实的重要环节，应引起足够重视，避免因分发不及时或不完整导致工作延误。

2.10会议成果的跟踪与落实

会议成果的跟踪与落实是衡量会议效果的重要指标。会议组织者应建立会议成果跟踪机制，定期检查决议事项的落实情况，确保各项工作按计划推进。部门例会成果的跟踪由部门负责人负责，专题会议和紧急会议成果的跟踪由学校办公室或分管校领导负责。跟踪过程中发现的问题应及时反馈，必要时召开专题会议进行讨论和调整。同时，学校应建立相应的考核机制，将会议成果的落实情况纳入部门和个人绩效考核，强化责任意识，提升工作效率。通过规范的跟踪与落实制度，确保会议成果转化为实际行动，推动学校各项工作不断改进和提升。

三、

3.1会议保密要求

学校部门会议涉及的内容可能包含学校内部管理信息、工作计划、学生情况等敏感信息，因此必须严格遵守保密制度。所有参会人员应对会议内容保持绝对保密，不得以任何形式向外泄露会议讨论的具体内容、未公开的决策信息或其他敏感信息。会议记录、文件等资料应妥善保管，未经允许不得外传或复制。对于涉及保密级别的会议，参会人员需签署保密协议，明确保密责任和义务。会议组织者应提前告知参会人员保密要求，并在会议中强调保密的重要性，确保所有人员都能自觉遵守。违反保密规定的，学校将根据情节严重程度给予相应处理，包括通报批评、纪律处分等。

3.2会议记录的规范管理

会议记录是会议成果的重要载体，其规范管理对于会议成果的保存和后续工作具有重要意义。会议记录应详细记载会议的时间、地点、参会人员、缺席人员、会议议题、发言内容、讨论情况、决议事项等关键信息。记录人员应具备认真负责的态度，确保记录的准确性和完整性。会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，经主持人审核无误后存档。部门例会的会议记录由部门指定专人管理，专题会议和紧急会议的会议记录由学校办公室或会议组织者管理。会议记录应分类存档，便于查阅和利用。重要会议的记录需报学校办公室备案，作为学校管理决策的重要参考依据。同时，学校应建立会议记录的查阅制度，确保相关部门和人员在需要时能够及时查阅会议记录，了解工作背景和决策过程。

3.3会议决议的执行与监督

会议决议是会议的重要成果，其执行情况直接关系到学校工作的有效推进。会议组织者应将会议决议传达至相关部门和人员，明确责任人和完成时限。责任部门应按照会议决议要求，制定具体的工作计划，并认真组织实施。学校办公室应定期跟踪会议决议的执行情况，了解工作进展和存在的问题。对于执行过程中遇到的困难，责任部门应及时向会议组织者汇报，寻求支持和帮助。同时，学校应建立会议决议执行情况的监督机制，对决议执行情况进行检查和评估，确保决议得到有效落实。对于执行不力或未按期完成的，学校将根据情节严重程度给予相应处理，包括通报批评、绩效考核扣分等。通过严格的执行与监督制度，确保会议决议转化为实际行动，推动学校各项工作不断改进和提升。

3.4会议资料的归档与利用

会议资料是会议的重要组成部分，包括会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要等。会议资料的归档是确保资料安全和利用的重要环节。会议组织者应将会议资料整理成册，按会议类型和时间顺序进行分类存档。部门例会的会议资料由部门指定专人归档，专题会议和紧急会议的会议资料由学校办公室或会议组织者归档。会议资料的归档应做到及时、完整、规范，确保资料的安全性和可查阅性。同时，学校应建立会议资料的利用制度，确保相关部门和人员在需要时能够及时查阅会议资料，了解工作背景和决策过程。对于具有参考价值的会议资料，学校可以将其纳入学校档案库，供后续工作借鉴和利用。通过规范的会议资料归档与利用制度，确保会议资料的保存和利用，为学校管理工作提供有力支撑。

3.5会议效果的评估与改进

会议效果的好坏直接关系到学校管理工作的效率和质量。学校应建立会议效果的评估制度，定期对会议效果进行评估，总结经验，发现问题，持续改进。会议效果的评估可以采用多种方式，如参会人员的满意度调查、会议成果的落实情况检查、会议时间的利用率等。部门例会的评估由部门负责人进行，专题会议和紧急会议的评估由学校办公室组织。评估结果应形成书面报告，分析会议的优点和不足，提出改进措施。学校应将评估结果应用于会议组织和管理，优化会议流程，提高会议效率。同时，学校应鼓励参会人员积极参与会议评估，提出改进意见和建议，共同推动会议制度的不断完善。通过规范的会议效果评估与改进制度，确保会议能够真正发挥其应有的作用，为学校管理工作提供有力支撑。

四、

4.1会议的变更与取消

学校部门会议的安排应当遵循既定计划，但实际情况中可能会遇到需要变更或取消会议的情况。会议的变更或取消必须经过严格的审批程序，确保不影响学校正常工作的开展。对于部门例会的变更或取消，由部门负责人提出申请，说明原因，并提前报学校办公室备案。专题会议和紧急会议的变更或取消，由会议组织者提出申请，根据会议的重要性，可能需要分管校领导或校长审批。会议变更或取消的通知应及时送达所有参会人员，确保相关人员了解最新安排。对于已通知的会议，如需变更或取消，应尽量提前通知，以便参会人员调整工作安排。会议组织者应妥善处理会议变更或取消带来的影响，如重新安排会议时间、调整工作计划等，确保学校工作不受干扰。同时，学校应建立会议变更或取消的记录制度，详细记录变更或取消的原因、审批情况、通知情况等，便于后续查阅和评估。

4.2缺席会议的请假制度

学校部门会议要求参会人员准时参加，但特殊情况下，参会人员可能需要缺席会议。为规范会议缺席管理，学校应建立会议请假制度。部门例会的请假由部门负责人审批，专题会议和紧急会议的请假由会议组织者审批。请假申请应提前提交，说明请假原因和预计缺席时间。对于紧急情况导致的缺席，应在事后及时补交请假申请。参会人员应妥善安排工作，尽量减少会议缺席。对于无故缺席或频繁缺席会议的，会议组织者应了解情况并视情节轻重进行处理，如通报批评或要求其说明原因。请假制度旨在确保会议的顺利进行，同时兼顾参会人员的实际困难，通过合理的审批流程，平衡会议需求和个人情况，维护会议秩序。

4.3会议中的行为规范

学校部门会议是学校管理工作的重要场所，参会人员的行为规范直接影响会议的效果和氛围。为维护良好的会议秩序，学校应制定会议行为规范，确保会议顺利进行。参会人员应准时到达会场，签到后按指定位置就座，不得随意走动或从事与会议无关的活动。会议期间，参会人员应将手机调至静音或关闭状态，不得接听电话或发送信息，避免干扰会议秩序。发言时应举手示意，经主持人同意后方可发言，发言内容应围绕会议议题，简洁明了，避免冗长或重复。参会人员应尊重他人意见，不得打断他人发言或进行不当评论，保持良好的沟通氛围。会议期间，不得随意离场，如确需离开，应提前向主持人说明，并获得同意。对于违反会议行为规范的行为，会议组织者应进行提醒和制止，确保会议秩序不受影响。

4.4会议结束与后续工作安排

学校部门会议的结束标志着一次会议的结束，但会议成果的落实和后续工作安排是确保会议效果的关键。会议结束时，主持人应总结会议主要内容和决议事项，确保参会人员对会议成果有清晰的认识。对于需要跟进的工作，应明确责任部门、责任人和完成时限。会议组织者应将会议决议和后续工作安排传达至相关部门和人员，确保信息传达的及时性和准确性。同时，会议组织者应收集参会人员对会议的意见和建议，以便后续改进会议组织和管理。会议结束后，参会人员应认真落实会议决议，按时完成工作任务。学校办公室应定期跟踪会议决议的落实情况，了解工作进展和存在的问题，及时协调解决。通过规范的会议结束与后续工作安排制度，确保会议成果得到有效落实，推动学校各项工作不断改进和提升。

4.5会议经费的管理与使用

学校部门会议的召开可能涉及一定的经费支出，如会议场地租赁费、设备租赁费、资料印刷费等。为规范会议经费的管理和使用，学校应制定会议经费管理制度，确保经费使用的合理性和有效性。会议经费的预算应提前编制，根据会议的规模和需求，合理确定经费额度。会议经费的审批应遵循学校财务管理制度，由相关部门和人员审批，确保经费使用的合规性。会议经费的使用应遵循节约原则，避免浪费和滥用。会议结束后，会议组织者应及时报销相关费用，并提交经费使用说明，接受学校财务部门的检查和审计。学校应建立会议经费的监督机制，对经费使用情况进行检查和评估，确保经费使用的合理性和有效性。通过规范的会议经费管理与使用制度，确保会议经费的合理使用，提高经费使用效率，为学校管理工作提供有力支撑。

五、

5.1会议信息化管理平台的应用

随着信息技术的不断发展，学校部门会议的管理也可以借助信息化手段，提高效率和便捷性。学校可以开发或引进会议信息化管理平台，实现会议的在线预约、通知、资料共享、签到等功能。通过信息化管理平台，参会人员可以随时随地查看会议安排，接收会议通知，下载会议资料，提高会议参与的便捷性。会议组织者可以通过平台实时了解参会人员情况，统计参会率，提高会议管理的效率。信息化管理平台还可以实现会议记录的电子化管理，参会人员可以通过平台实时记录会议内容，平台自动生成会议纪要，方便后续查阅和利用。同时，信息化管理平台可以与其他学校管理系统进行对接，实现数据的共享和互通，提高学校管理工作的整体效率。学校应加强对信息化管理平台的应用培训，确保参会人员和管理人员能够熟练使用平台，充分发挥平台的作用，提升会议管理的现代化水平。

5.2会议安全与应急处理

学校部门会议的安全管理是确保会议顺利进行的重要保障。会议组织者应提前对会议场所进行安全检查，确保场地设施安全可靠，消除安全隐患。会议期间，应安排专人负责会场秩序和安全保卫工作，确保参会人员的人身安全。对于重要会议，应制定应急预案，明确突发事件的处理流程和责任人，确保在突发事件发生时能够及时有效地进行处理。会议资料的安全也是安全管理的重要内容，涉密会议资料应妥善保管，防止泄露。参会人员应遵守保密规定，不得将会议资料带出会场，或擅自复制、传播会议内容。会议结束后，应及时清理会场，确保场地安全。学校应定期组织安全演练，提高参会人员的安全意识和应急处理能力。通过完善的安全管理制度和应急预案，确保会议的安全进行，为学校管理工作提供安全保障。

5.3会议制度的宣传与培训

学校部门会议制度的有效实施，离不开对制度的宣传和培训。学校应通过多种渠道宣传会议制度，提高参会人员的制度意识。可以通过学校内部网站、宣传栏、会议等多种方式，向教职工宣传会议制度的内容和要求，确保参会人员了解会议制度的重要性。学校应定期组织会议制度的培训，对参会人员进行培训，讲解会议制度的具体内容和要求，提高参会人员的会议参与能力和水平。培训内容可以包括会议的规范、会议的纪律、会议的技巧等，帮助参会人员更好地参与会议，提高会议效率。同时，学校还可以邀请经验丰富的会议组织者或专家进行授课，分享会议管理的经验和技巧，提高参会人员的会议管理水平。通过规范的宣传和培训，确保参会人员能够遵守会议制度，提高会议质量，推动学校管理工作不断改进和提升。

5.4会议制度的持续改进与完善

学校部门会议制度是一个动态发展的制度，需要根据学校工作的实际需要进行持续改进和完善。学校应定期对会议制度进行评估，总结经验，发现问题，及时进行调整和完善。评估可以采用多种方式，如参会人员的满意度调查、会议效果的评估、会议成果的落实情况检查等。评估结果应形成书面报告，分析会议制度的优点和不足，提出改进措施。学校应鼓励参会人员和管理人员积极参与会议制度的改进和完善，提出意见和建议。可以通过座谈会、问卷调查等方式，收集参会人员的意见和建议，对会议制度进行修订和完善。同时，学校应关注其他学校的会议管理经验，学习借鉴先进的管理理念和方法，不断改进和完善会议制度。通过持续的改进和完善，确保会议制度能够适应学校工作的需要，提高会议效率，推动学校管理工作不断进步。

六、

6.1违规处理与责任追究

学校部门会议制度的严格执行，需要建立相应的违规处理机制，确保制度的有效性。对于违反会议纪律和规定的行为，学校应根据情节轻重，采取相应的处理措施。常见的违规行为包括未经批准擅自召开会议、无故缺席