机关单位档案管理规范及实操手册

机关单位档案管理规范及实操手册引言机关单位档案是各级机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是机关单位历史活动的真实写照，也是党和国家的宝贵财富。科学规范地管理机关档案，对于维护机关历史真实面貌、保障工作有序开展、服务决策参考、促进政务公开和历史研究具有不可替代的重要作用。本手册旨在结合机关单位工作实际，系统梳理档案管理的基本规范与操作要点，为相关从业人员提供一套实用、清晰的工作指引，以期进一步提升机关单位档案管理的整体水平。一、档案管理的基本原则与职责分工（一）基本原则机关单位档案管理工作应严格遵循以下原则：*统一领导，分级管理：档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制，确保档案工作有序开展。*完整准确，真实可靠：档案材料必须真实反映机关单位各项活动的历史面貌，做到内容完整、数据准确、手续齐全。*规范整理，便于利用：按照统一的标准和方法对档案进行整理、编目，为档案的有效利用创造条件。*安全保密，依法管理：严格执行国家有关档案安全和保密的法律法规，确保档案实体和信息的安全。*科学保管，永续利用：采用科学的方法和技术保护档案，延长档案寿命，确保档案资源的永续利用。（二）职责分工机关单位应明确档案工作的分管领导、档案工作机构（或档案管理人员）以及各部门兼职档案员的职责：*单位分管领导：对本单位档案工作负总责，审定档案工作规划和规章制度，协调解决档案工作中的重大问题。*档案工作机构（或档案管理人员）：具体负责本单位档案的统一管理、指导和监督工作，包括制定管理制度、组织档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。*各部门兼职档案员：负责本部门形成的文件材料的收集、积累、初步整理，并按规定向单位档案工作机构（或档案管理人员）移交。二、档案的收集与归档档案的收集与归档是档案管理的起点，是确保档案齐全完整的关键环节。（一）归档范围机关单位在各项工作中形成的具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：*文书档案：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有保存价值的各种党政工团会议文件、决议、决定、命令、指示、批示、通知、报告、请示、批复、函、纪要、计划、总结、统计报表、人事任免、考察考核等文件材料。*业务档案：在开展各项业务工作中形成的具有专业特点和查考利用价值的文件材料，如行政管理、执法执纪、业务审批、服务管理等过程中形成的材料。*会计档案：在会计核算活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料。*声像档案：记录本单位重要活动、重要事件、重要人物的照片、录音带、录像带、光盘等载体材料。*实物档案：本单位获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、印章、题词等具有纪念意义和保存价值的实物。*电子档案：在计算机等电子设备中形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件材料。*其他具有保存价值的档案材料。（二）归档要求*齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，手续完备。每份文件的正件、附件，印件、定稿，请示、批复等应收集齐全。*准确规范：文件材料的内容必须准确反映工作实际，符合归档要求。文件格式、书写材料、字迹等应符合规范。*及时归档：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集、整理，并按照规定的时限移交归档。一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。（三）归档手续文件材料归档时，移交部门与档案管理部门（或档案管理人员）应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认，明确责任。三、档案的整理与编目档案整理是将收集到的零散文件材料，按照其形成规律和内在联系，进行系统化、条理化的过程。（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法（以文书档案为例）1.分类：通常采用年度、组织机构（或问题）、保管期限的分类方法。例如，先按年度分开，再按组织机构（或问题）分类，最后在每个组织机构（或问题）下按保管期限划分。2.排列：在同一保管期限内，按照文件材料的形成时间顺序或重要程度进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。3.编号（档号编制）：按照档案分类方案和排列顺序，对每份档案材料赋予唯一的档号。档号应结构清晰、含义明确、便于计算机处理和检索。4.编目：*卷内文件目录：对案卷内的每份文件进行登记，包括顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等项目。*案卷目录/归档文件目录：按照案卷（或归档文件）的排列顺序，登记案卷（或归档文件）的档号、题名、年度、保管期限、页数、归档日期等信息，形成案卷目录或归档文件目录。5.装盒/装订：将整理好的归档文件按照顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。对于需要装订的案卷，应采用规范的装订方式，确保牢固、整齐，便于翻阅。（三）不同载体档案的整理声像档案、实物档案、电子档案等应按照各自的特点和相关规定进行整理、编目和保管。例如，照片档案应注明事由、时间、地点、人物、摄影者等要素；电子档案应注重元数据的采集和管理，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。四、档案的保管与保护档案保管是指对已整理归档的档案进行科学管理，防止档案损坏、丢失、泄密，延长档案寿命的工作。（一）库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备以下条件：*专用库房：档案库房应专用，不得存放与档案无关的物品。*温湿度控制：库房内温度应控制在适宜范围，相对湿度保持在规定区间，避免剧烈波动。可配备空调、除湿机、加湿器等设备。*防火防盗：配备必要的消防器材，安装防盗门窗和报警装置。严禁在库房内吸烟和使用明火。*防光防尘：库房窗户应安装遮光窗帘，避免阳光直射。保持库房内清洁，定期除尘。*防虫防鼠：采取有效措施防止虫蛀、鼠咬，定期投放防虫药剂，检查有无虫鼠害迹象。（二）档案装具应使用符合国家标准的档案柜、档案盒、卷皮等装具，确保档案得到有效保护。档案柜应坚固耐用，具备防火、防潮、防虫、防鼠性能。（三）日常保管*入库管理：档案入库前应进行检查、消毒，防止带菌、带虫入库。*排列有序：档案应按照档号顺序在档案柜内排列，便于存取。柜内放置档案存放指引卡。*定期检查：定期对库存档案进行清点核对和状况检查，发现问题及时处理。*安全保密：严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断不必要的电源。（四）档案修复对已破损、褪色、霉变的档案，应根据损坏情况，按照档案修复技术要求进行修复，恢复其原貌和利用价值。修复工作应坚持“整旧如旧”的原则。五、档案的利用与服务档案利用是档案工作的目的，是发挥档案价值的重要环节。（一）利用范围与权限*机关单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，档案管理部门（或档案管理人员）方可提供。*外部单位或人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管领导或档案管理部门负责人批准。*查阅涉密档案，必须严格遵守国家有关保密规定，履行严格的审批手续，在指定的涉密场所查阅。*对于涉及党和国家核心机密、个人隐私等不宜公开的档案，应严格控制利用范围。（二）利用手续*查阅档案须填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、单位、查阅目的、查阅档案的档号、题名、查阅日期等信息。*借阅档案须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，明确借阅期限。档案一般不得带出档案库房或指定查阅室。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，限期归还。*归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。（三）利用要求*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。*查阅涉密档案，必须严格遵守保密纪律，不得将档案内容泄露给无关人员。*查阅完毕，应将档案材料放回原处，保持查阅场所的整洁和安静。（四）档案服务档案管理部门应积极开展档案利用服务，主动了解利用需求，提供档案咨询、检索、复制、证明等服务。可根据需要编制档案参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要等，提高档案利用效率。六、档案的鉴定与销毁档案鉴定是按照一定的标准，判定档案的保存价值，确定档案保管期限，并对已到期档案进行处置的工作。（一）保管期限划分机关单位档案的保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管期限又可根据实际需要划分为不同年限。*永久保管：凡是反映机关主要职能活动和历史面貌，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。*定期保管：凡是反映机关一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为定期保管。（二）鉴定组织档案鉴定工作应由单位分管领导、档案管理人员、业务部门人员组成鉴定小组负责进行。（三）鉴定程序*初审：档案管理人员根据档案保管期限表，对已到保管期限的档案进行初步鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。*复审：鉴定小组对档案管理人员提出的初步鉴定意见进行审核、评议，形成鉴定意见。*审批：鉴定结果须报单位分管领导审批。对于销毁大量档案或重要档案的，须报请上级主管部门批准。（四）销毁处理*经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的档号、题名、年度、数量、保管期限、鉴定意见、批准人、监销人等内容。*销毁档案时，必须有两人以上负责监销。监销人在档案销毁前应认真核对《档案销毁清册》与实物，确认无误后，在指定地点进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字盖章，注明销毁日期。*严禁个人私自销毁档案材料。电子档案的销毁应确保信息无法恢复。七、档案的信息化建设随着信息技术的发展，档案信息化已成为档案管理的必然趋势。（一）基础设施建设配备必要的计算机、服务器、存储设备、扫描仪、打印机、网络设备等硬件设施，搭建安全、稳定的档案管理网络平台。（二）档案管理系统选择或开发符合本单位实际需求的档案管理系统，实现档案著录、检索、利用、统计、保管等环节的信息化管理。系统应具备权限控制、日志记录、数据备份等功能。（三）数字档案资源建设*传统载体档案数字化：对现有纸质等传统载体档案，应按照相关标准和规范进行数字化扫描、著录、标引、存储，形成数字档案。*电子文件归档与管理：加强对本单位在办公自动化和业务系统中形成的电子文件的管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，并按照规定及时归档。（四）信息安全保障档案信息化建设必须坚持安全优先原则，建立健全档案信息安全保密制度，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计、容灾备份等技术和管理措施，确保档案信息系统和数字档案资源的安全。八、档案的安全与保密档案安全与保密是档案管理的生命线，必须常抓不懈。（一）安全保密制度建立健全档案安全保密责任制和各项规章制度，明确各级各类人员的安全保密职责。定期组织安全保密检查和教育，提高全员安全保密意识。（二）涉密档案管理涉密档案的管理应严格按照国家有关保密法律法规执行，实行专人、专库、专柜管理。涉密档案的查阅、复制、传递、销毁等环节须履行严格的审批手续，确保不发生泄密事件。（三）应急管理制定档案安全应急预案，对可能发生的火灾、水灾、地震、虫鼠害、泄密、信息系统故障等突发事件，明确应急处置程序和措施，定期组织演练，提高应急处置能力。九、监督与改进机关单位应建立档案管理工作的监督检查机制，定期对本单位及