2026年服务机器人公司外部设备供应商合作管理制度

2026年服务机器人公司外部设备供应商合作管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范公司服务机器人外部设备供应商合作全流程管理，解决供应商准入不规范、合作标准不统一、履约监管不到位、风险防控不足等问题，提升供应商合作质量与效率，保障服务机器人核心设备、辅助设备的供应稳定性和质量可靠性，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国民法典》（合同编）《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》及行业设备供应商管理相关规范，结合公司服务机器人研发、生产、运维过程中外部设备采购合作的实际需求，特制定本制度。本制度旨在明确外部设备供应商合作的准入标准、分级管理、执行规范、评价激励、风险管控等要求，建立“准入严格、分级清晰、合作规范、评价科学、风险可控”的供应商合作管理体系，支撑公司服务机器人业务高质量发展。第二条适用范围本制度适用于公司所有服务机器人外部设备供应商的合作管理，涵盖核心设备供应商（提供传感器、控制器、执行机构、安全管控模块等核心零部件的供应商）、辅助设备供应商（提供研发测试设备、生产加工设备、运维保障设备等的供应商）、通用设备供应商（提供办公配套设备、仓储物流设备等的供应商）。公司采购部、研发中心、生产部、质量管理部、安全管理部、财务部等相关部门及供应商对接专员、设备验收人员、合作评价人员，均需严格遵守本制度；外部设备供应商参与公司合作的，需遵守本制度相关要求，由采购部负责告知并监督执行。第三条合作管理核心原则资质合规原则：合作供应商需具备合法的经营资质、产品生产/销售资质及行业相关认证，核心设备供应商需具备对应设备的研发能力或正规授权资质，严禁与无资质、资质不全的供应商开展合作。质量优先原则：以设备质量和性能匹配度为核心选择依据，核心设备供应商需通过公司样品测试、小批量试用等质量验证，确保供应设备符合服务机器人研发生产的质量标准。互利共赢原则：建立长期稳定的合作关系，在价格、交付、售后等方面与供应商达成公平合理的合作条件，兼顾双方利益，共同提升设备供应效率和质量。动态管控原则：对供应商合作全流程进行动态跟踪和评价，及时淘汰不合格供应商，优化优质供应商合作条件，确保供应商队伍始终适配公司发展需求。风险可控原则：建立供应商合作风险防控体系，重点防范质量不达标、交付延迟、知识产权侵权、售后缺位等风险，保障公司设备采购合作安全。第二章供应商准入管理第四条准入基本条件申请与公司合作的外部设备供应商，需满足以下基本条件：一是主体资质合法，持有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证照），具备独立承担民事责任的能力；二是产品资质合规，核心设备需具备对应的产品检测报告、行业认证证书（如CE认证、CCC认证等），涉及安全类设备需具备安全检测合格证明；三是供应能力匹配，具备满足公司设备采购数量、交付周期要求的生产或供货能力，核心设备供应商需具备完善的生产体系和质量管控体系；四是售后保障到位，具备与合作规模相匹配的售后服务团队和服务体系，明确售后响应时间、维修更换流程等；五是信用记录良好，无重大违法违规记录、无严重违约记录、无产品质量投诉败诉记录。第五条准入审核流程供应商准入需履行以下审核流程：首先由采购部收集供应商提交的准入申请资料，包括资质文件、产品资料、供应能力证明、售后服务方案等；其次组织研发中心、生产部、质量管理部等部门对申请资料进行审核，核心设备供应商需额外进行样品测试或实地考察；审核通过后，核心设备供应商需进行小批量试用，试用合格的纳入合格供应商名录；最后由采购部将合格供应商名录报分管领导审批，审批通过后正式建立合作关系。第六条准入资料管理采购部需建立供应商准入资料档案，完整留存供应商资质文件、审核记录、样品测试报告、试用记录等资料，档案保存期限不少于合作终止后3年；供应商资质文件到期前1个月，采购部需提醒供应商更新，未及时更新或更新后不符合准入条件的，暂停合作直至资质达标。第三章供应商分级管理第七条分级标准根据设备重要程度、合作规模、供应商综合能力，将外部设备供应商分为三个等级：一是A级供应商（核心战略供应商），指供应服务机器人核心设备、合作金额占比高、综合能力强、合作稳定性好的供应商，A级供应商数量不超过对应品类供应商总数的20%；二是B级供应商（重要合作供应商），指供应辅助设备或核心设备备选供应商，合作规模中等、综合能力达标、履约情况良好的供应商，B级供应商数量占比约50%-60%；三是C级供应商（一般合作供应商），指供应通用设备、合作金额小、合作频次低的供应商，C级供应商数量占比约20%-30%。第八条分级管理措施对不同等级供应商实施差异化管理：A级供应商可享受优先合作、批量采购价格优惠、付款周期延长等激励措施，公司与A级供应商签订长期合作框架协议，共享设备研发需求信息，联合优化设备性能；B级供应商按常规合作流程管理，定期评估其综合能力，符合升级条件的可晋升为A级供应商；C级供应商实行简化管理，重点管控产品质量和交付周期，合作前需明确单次合作的全部条款，无长期合作承诺。第四章合作执行规范第九条合作洽谈与合同签订与供应商开展设备采购合作前，采购部需组织研发、生产等部门明确设备技术参数、质量标准、交付周期、售后要求等核心需求，与供应商进行洽谈；洽谈完成后，根据合作金额和供应商等级拟定采购合同，合同需明确以下核心条款：设备名称、型号规格、数量、单价、总价；质量标准和验收方式；交付时间、地点、运输方式；付款条件和方式；售后服务范围、响应时间、质保期；违约责任；知识产权归属；争议解决方式等。合同签订前需履行审核流程：合作金额≤5万元的合同由采购部负责人审核；5万元＜合作金额≤20万元的合同需经财务部审核、分管领导审批；合作金额＞20万元的合同需经法务审核、财务部审核、总经理审批。合同签订后，采购部需将合同副本发送至研发、生产、财务、质管等相关部门备案。第十条订单执行与交付管控合同签订后，采购部需向供应商下达正式采购订单，明确订单编号、设备明细、交付时间等信息；供应商需按订单要求备货，采购专员需跟踪备货进度，核心设备订单需至少每周沟通一次进度，确保按约定交付。设备到货前，采购部需通知生产部或研发中心做好验收准备；设备到货后，供应商需提供送货单、产品合格证、检测报告等资料，无完整资料的，验收人员可拒绝验收。第十一条设备验收规范设备到货后，由质量管理部牵头，联合采购部、使用部门进行验收，验收需在到货后3个工作日内完成（大型定制设备可延长至7个工作日）。验收分为外观验收、数量验收、性能验收：外观验收检查设备有无破损、变形等外观缺陷；数量验收核对设备型号、规格、数量是否与订单一致；性能验收针对核心设备，需按合同约定的技术参数进行功能性测试，测试合格后方可通过验收。验收合格的，填写《设备验收合格单》，签字确认后办理入库手续；验收不合格的，填写《验收不合格处理单》，明确不合格原因，由采购部及时与供应商沟通，要求退换货、补货或赔偿，不合格设备需单独存放，严禁投入使用。第十二条售后服务合作供应商需按合同约定提供售后服务，核心设备质保期不少于12个月，辅助设备质保期不少于6个月；设备在质保期内出现质量问题的，供应商需在约定时间内响应（同城供应商≤24小时，异地供应商≤48小时），并负责免费维修或更换；质保期外的设备维修，供应商需提供合理的收费标准，优先保障维修时效。采购部需建立供应商售后服务记录台账，记录每次售后响应时间、处理过程、处理结果等；使用部门反馈的售后问题，采购部需在1个工作日内转达供应商，并跟踪处理进度，直至问题解决。第五章合作评价与激励第十三条合作评价周期与指标采购部每季度对B级、C级供应商进行一次合作评价，每半年对A级供应商进行一次综合评价，评价指标包括：产品质量合格率（核心指标）、交付及时率、售后响应效率、价格竞争力、配合度等。评价采用百分制，90分及以上为优秀，70-89分为合格，70分以下为不合格。第十四条评价结果应用评价结果为优秀的供应商：A级供应商可增加合作份额、延长付款周期；B级供应商可优先晋升为A级供应商；C级供应商可纳入B级供应商培育名单。评价结果为合格的供应商：维持现有合作条件，采购部需针对评价中发现的轻微问题，要求供应商限期整改。评价结果为不合格的供应商：C级供应商终止合作；B级供应商暂停合作，限期1个月整改，整改后重新评价仍不合格的，终止合作；A级供应商降为B级供应商，限期2个月整改，整改未达标且影响公司生产研发的，终止合作。第十五条激励与淘汰机制对年度评价排名前3的A级供应商，授予“年度优秀合作供应商”称号，给予下一年度合作价格优惠、优先获取新设备采购订单等激励；对连续两年评价优秀的A级供应商，可签订3年及以上长期合作协议。对存在以下情况的供应商，直接淘汰：提供假冒伪劣设备的；累计两次评价不合格的；严重违约导致公司损失的；存在商业欺诈、贿赂等违法违规行为的；售后缺位导致设备无法正常使用且拒不整改的。第六章合作风险管控第十六条质量风险管控建立设备质量全流程管控体系，核心设备供应商需提供每批次设备的检测报告；质量管理部需对核心设备进行抽样检测，抽样比例不低于每批次数量的5%；对出现过质量问题的供应商，增加抽样检测比例至10%-20%。建立质量追溯机制，不合格设备需追溯至供应商生产批次、采购订单、验收人员，明确责任主体，避免同类质量问题重复发生。第十七条交付风险管控对核心设备采购订单，采购部需与供应商约定交付延迟的违约责任，明确延迟交付的赔偿标准；对交付周期较长的设备，建立安全库存机制，避免因供应商交付延迟影响公司生产研发进度。供应商预计无法按约定交付的，需提前3个工作日告知采购部，采购部需及时协调备选供应商或调整生产计划，降低交付延迟带来的影响。第十八条合规风险管控采购部需定期核查供应商资质合规性，每年至少一次复核供应商营业执照、产品认证等资质文件，确保资质在有效期内；与供应商签订的合同需明确知识产权条款，严禁供应商提供侵犯第三方知识产权的设备，若因供应商原因引发知识产权纠纷，全部责任由供应商承担。严禁采购人员与供应商发生不正当利益往来，公司建立投诉举报机制，对违规人员按公司规定严肃处理。第七章责任分工与考核奖惩第十九条部门与岗位职责采购部：作为供应商合作管理归口部门，负责供应商准入审核、分级管理、合作洽谈、合同签订、订单跟踪、合作评价等全流程工作，对接供应商处理合作过程中的各类问题。质量管理部：负责设备验收标准制定、到货验收、质量检测、质量问题反馈，参与供应商准入审核和合作评价。研发中心：负责核心设备技术参数确认、样品测试、性能验证，提供设备技术需求和质量反馈。生产部：负责设备使用过程中的质量反馈、交付需求确认，参与设备验收和供应商评价。财务部：负责合作合同付款审核、资金管控，参与大额合作合同审核。采购专员：负责具体供应商对接、订单跟踪、验收协调、售后沟通，如实记录合作过程中的各类信息。第二十条考核与奖惩奖励：对供应商合作管理规范、及时发现供应商风险、推动供应商优化升级的采购专员，给予月度绩效奖励；对年度供应商合作质量高、成本控制成效显著的采购部，授予“年度采购管理优秀部门”称号。处罚：采购专员未按准入标准审核供应商资质导致合作风险的，扣减当月绩效10%-20%；验收人员未严格执行验收标准导致不合格设备入库的，扣减当月绩效15%-30%；因个人失职导致供应商违约造成公司经济损失的，扣减当月绩效30%-50%，情节严重的调离岗位，造成重大损失的按公司规定承担赔偿责任，触犯法律的移交司法机关处理。第八章附则第二十一条制度效力本制度为公司外部设备供应商合作管理的核心依据，与《采购流程管理制度》《设备验收管理制度》